淺談如何做好檔案管理工作

程金玉

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

淺談如何做好檔案管理工作

程金玉

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

一、檔案收集

1.豐富和優(yōu)化庫藏。一個機(jī)構(gòu)的檔案收藏是否豐富，是否完整，這是衡量檔案機(jī)構(gòu)工作做得好壞的重要標(biāo)志，也是開展檔案利用工作的一個前提條件。豐富庫藏的主要標(biāo)準(zhǔn)和要求應(yīng)該是：數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化，成分充實，結(jié)構(gòu)合理。

在強(qiáng)調(diào)豐富庫藏的同時，也需強(qiáng)調(diào)優(yōu)選。將具有重要價值的檔案收入檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)，達(dá)到庫藏檔案的優(yōu)質(zhì)化。

2.加強(qiáng)館室外調(diào)查和指導(dǎo)。收集工作是解決檔案的集中問題，因為檔案具有分散性，這就要求檔案館應(yīng)該進(jìn)行全宗調(diào)查，了解有關(guān)單位的歷史、建檔情況、保存檔案的數(shù)量及整理、保管等情況，以便統(tǒng)籌安排哪些全宗或哪些部分、何時、有多少檔案應(yīng)該進(jìn)館。

3.推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。所謂檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是對檔案工作中的一些管理原則和技術(shù)方法，按照規(guī)范化的要求統(tǒng)一起來。在收集工作中如何實行標(biāo)準(zhǔn)化的問題，我國還處于探索階段?，F(xiàn)在有些單項標(biāo)準(zhǔn)，地方的一些做法和國外的經(jīng)驗，都值得我們?nèi)ソ梃b。

4.保持全宗和全宗卷的不可分散性。保持全宗整體，是檔案管理的一條重要原則，也是貫穿于整個檔案管理工作的核心問題。只有首先在收集工作中堅持全宗不可分散的原則，以后各個環(huán)節(jié)才有可能按全宗管理。同時還需注意各個全宗之間的相互關(guān)系。

二、檔案整理

1.內(nèi)容：主要包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位、案卷的排列和案卷目錄的編制。其中在檔案管內(nèi)檔案的整理又包括：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理。

2.分類：檔案分類的一般方法按時間分類有：年度分類法，時期分類法；按來源分類有：組織機(jī)構(gòu)分類法，作者分類法，通訊者分類法；按內(nèi)容分類有：問題分類法，實物分類法，地理分類法；按形式分類有：按文件種類分類，按文件的裁體形式分類，按文件的形狀規(guī)格分類。普通檔案的分類方法：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。復(fù)試分類法有：年度—組織機(jī)構(gòu)分類法、組織機(jī)構(gòu)—年度分類法、年度—問題分類法、問題—年度分類法。人物全宗內(nèi)檔案法有：生平傳記材料、創(chuàng)作材料、公務(wù)活動材料、個人書信、經(jīng)濟(jì)材料、親屬材料、評價材料、音像材料、其他材料。

3.環(huán)節(jié)：檔案的整理按各個環(huán)節(jié)的作業(yè)性質(zhì)分為系統(tǒng)化和基本編目。其中，系統(tǒng)化包括：區(qū)分全宗、分類、立卷、案卷排列以及編制案卷目錄。編目包括；卷內(nèi)文件編號、卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表編制、案卷封面編目、以及案卷目錄的編制。

4.檔號：檔號的結(jié)構(gòu)可分為：1）全宗號—案卷目錄號—案卷號—件或頁（張）號；2）全宗號—類別號—案卷號—件或頁（張）號。檔號編制方法：1）全宗號用四位代碼標(biāo)識，其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗類別，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一類別全宗順序號，全宗號一般采用流水順序編號法；2）案卷目錄號采用流水順序編號法，一本目錄編一個號；3）類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識；4）案卷號用流水順序編號，用三位以內(nèi)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，其間不應(yīng)有空號。數(shù)年合編一本案卷目錄的，每年的案卷號應(yīng)連續(xù)編排；5）頁（張）號或件號按其排列次序編流水順序號。

5.歸檔文件整理內(nèi)容：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。裝訂是以“件”為單位進(jìn)行的，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。分類有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法和保管期限分類法。排列方法包括同一事由內(nèi)歸檔文件的排列方法和不同事由間歸檔文件的排列方法。編目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。裝盒要求歸檔文件要嚴(yán)格按照件號的順序裝入檔案盒并分類裝盒，應(yīng)根據(jù)文件的厚度選擇適宜的檔案盒。檔案盒的盒脊應(yīng)設(shè)置全宗號、年度、保管日期、機(jī)構(gòu)、起止件號和盒號。

三、檔案保管和庫房管理

工作內(nèi)容包括：檔案的庫房管理；檔案流動過程中的保護(hù)；保護(hù)檔案的專門措施。檔案庫房管理：庫房編號就是為所有庫房編一個總的順序號，編順序號適合于庫房較少的檔案館，另一種是根據(jù)庫房所在地的方位及庫房建筑的特征分區(qū)進(jìn)行編號。其中，檔案架的排放和編號要求：整齊一致；避光通風(fēng)；空間利用；統(tǒng)一編號。針對檔案在流動中的保護(hù)，要求管理人員合理使用庫房容積，庫內(nèi)檔案的存放位置在一定條件下需要調(diào)整。應(yīng)定期和不定期的對檔案進(jìn)行檢查。

責(zé)任編輯：孫延波