應(yīng)用“約束理論”提升審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量

□文/王淑貞

（中國(guó)建設(shè)銀行河北總審計(jì)室 河北·石家莊）

思想是行動(dòng)的指南，思想有多遠(yuǎn)，就能走多遠(yuǎn)。先進(jìn)的審計(jì)理念是提升內(nèi)審價(jià)值的重要牽引力。結(jié)合學(xué)到的“約束理論”知識(shí)，筆者談一些在提升項(xiàng)目質(zhì)量管理中該理論可以發(fā)揮的作用。

一、約束理論的基本知識(shí)及核心內(nèi)容

20世紀(jì)七十年代末期，以色列物理學(xué)家埃利·格特拉特提出了最優(yōu)生產(chǎn)技術(shù)（OPT），后來(lái)進(jìn)一步發(fā)展成為約束理論（TOC）。約束理論為我們提供了一種新的管理思想。

（一）TO C的概念和內(nèi)涵。如果沒(méi)有約束，系統(tǒng)的產(chǎn)出將是無(wú)限的，然而在現(xiàn)實(shí)世界中，任何系統(tǒng)都不能無(wú)限地產(chǎn)出，因?yàn)槿魏蜗到y(tǒng)都存在著一個(gè)或者多個(gè)約束。

TOC基本假定是，在任何一個(gè)客觀現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)中，總是關(guān)鍵的極少數(shù)制約著或主導(dǎo)著普通的絕大多數(shù)。抓住關(guān)鍵的極少數(shù)進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)控，就可以收到事半攻倍的效果。應(yīng)用這一理論，可以幫助我們化障礙為通途，把制約環(huán)節(jié)變?yōu)槟軌蝻@著改善系統(tǒng)的杠桿。

應(yīng)用在項(xiàng)目進(jìn)度管理中，TOC認(rèn)為：在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，資源的利用率是不可能保持平衡的，項(xiàng)目進(jìn)度只是受到一部分資源的影響，而不是受到所有資源的影響。前者稱為瓶頸資源，后者稱為非瓶頸資源。瓶頸資源上的工序稱為瓶頸工序，非瓶頸資源上的工序稱為非瓶頸工序。瓶頸資源利用率越高，項(xiàng)目的進(jìn)度才能越快，瓶頸工序的延誤會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的延誤。

（二）TO C的基本要點(diǎn)

1、在解決問(wèn)題和管理變化中，系統(tǒng)思維比分析思維更重要。

2、企業(yè)是一個(gè)整體系統(tǒng)，系統(tǒng)一定要有各自目標(biāo)，企業(yè)的目標(biāo)應(yīng)該十分明確。

3、系統(tǒng)像一根鏈，每個(gè)系統(tǒng)都有一個(gè)最弱的環(huán)節(jié)，它就是制約因素，最終限制整個(gè)系統(tǒng)的成功。

4、加強(qiáng)鏈的每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)改善整條鏈的力度，不如加強(qiáng)它最弱的環(huán)節(jié)。

5、隨著系統(tǒng)環(huán)境的變化，一個(gè)最佳的系統(tǒng)方案會(huì)逐漸失效，因而需要持續(xù)改進(jìn)來(lái)更新和維護(hù)方案的有效性。

6、系統(tǒng)的局部最優(yōu)并不等于整體最優(yōu)。也就是說(shuō)，系統(tǒng)的每一部分處于最優(yōu)狀態(tài)，但系統(tǒng)作為整體并不是最優(yōu)的，如果系統(tǒng)整體是最優(yōu)的，系統(tǒng)至少有一個(gè)部分不是最優(yōu)的。

7、所有制約企業(yè)實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)的因素都是約束。這些約束叫做系統(tǒng)的不良效果（簡(jiǎn)稱UDES），對(duì)系統(tǒng)有重大影響的UDES往往由為數(shù)不多的核心問(wèn)題造成的。

8、核心問(wèn)題從來(lái)不是表面化的。它們主要通過(guò)一系列的UDES來(lái)顯示，這些UDES相互之間形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)。

9、思維慣性是持續(xù)改進(jìn)的最大敵人。解決方案通常有自己的一些假定，這可能阻止進(jìn)一步的變化。

（三）TO C的工作程序。TOC通過(guò)三個(gè)不斷循環(huán)的問(wèn)題來(lái)保持項(xiàng)目管理的持續(xù)改進(jìn)。這三個(gè)問(wèn)題是：改變什么；變成什么；如何變。在實(shí)際操作中，TOC的工作步驟如下：

1、找出系統(tǒng)中存在哪些約束。即找出系統(tǒng)中的最薄弱環(huán)節(jié)。

2、尋找突破這些約束的辦法。此時(shí)要給出解決第一步中所提出的種種問(wèn)題的具體辦法。

3、使企業(yè)的所有其他活動(dòng)服從于第二步中提出的各種措施。這樣才可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)其他部分與約束部分同步，從而充分利用約束部分的能力。

4、具體實(shí)施第二步中提出的措施，使第一步中找出的約束環(huán)節(jié)不再是企業(yè)的約束。

5、謹(jǐn)防人的惰性成為系統(tǒng)的約束。

（四）TO C的思維特色。TOC的發(fā)展和TOC的決策思維內(nèi)容十分明顯地體現(xiàn)了不斷“生疑-質(zhì)疑-釋疑”盤(pán)旋上升的鮮明特色，它在決策思維方面有三大特點(diǎn)：

1、TOC十分注重激發(fā)管理者提出問(wèn)題和抓住主要矛盾進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)控的能力。

2、TOC的目的是幫助管理者為企業(yè)開(kāi)創(chuàng)一條持續(xù)優(yōu)化的良性發(fā)展道路。

3、TOC把深邃的思維邏輯學(xué)具體化、形象化、程式化，因而易學(xué)、易用和易于取得實(shí)效。

二、約束理論在提升審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量中的應(yīng)用

項(xiàng)目管理就是以項(xiàng)目為對(duì)象的系統(tǒng)管理方法，通過(guò)一個(gè)臨時(shí)性的專門(mén)柔性組織，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。

項(xiàng)目質(zhì)量管理是指為了保證完成項(xiàng)目達(dá)到高級(jí)管理層所規(guī)定的質(zhì)量要求而實(shí)施的一系列管理過(guò)程。以下按照審計(jì)項(xiàng)目的流程介紹“約束理論”在各個(gè)階段的應(yīng)用。

（一）項(xiàng)目組成立階段。該階段的核心工作是：審計(jì)資源的配置。一個(gè)成功的審計(jì)項(xiàng)目必須配備充足的適合審計(jì)項(xiàng)目需要的專業(yè)特長(zhǎng)人員，如果專業(yè)人員配備不足，就會(huì)成為審計(jì)項(xiàng)目的“瓶頸”，制約項(xiàng)目質(zhì)量的提高。為了達(dá)到審計(jì)資源的合理配置，總室需要根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的特點(diǎn)，在各個(gè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)中挑選具有專業(yè)勝任能力的審計(jì)人員加入到審計(jì)項(xiàng)目中。在人員到位后，項(xiàng)目組內(nèi)部需要對(duì)審計(jì)組成員進(jìn)行優(yōu)化組合，根據(jù)每個(gè)審計(jì)人員的專業(yè)特長(zhǎng)安排最適合他的崗位，即“用合適的人去做正確的事”。

（二）前期準(zhǔn)備階段。該階段的核心工作是：在準(zhǔn)確理解審計(jì)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，梳理所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和審計(jì)中需重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。在確定了審計(jì)組成員的分工后，審計(jì)組人員主要通過(guò)以下方法做到梳理所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和審計(jì)中需重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容：一是熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)制度，整理以往審計(jì)發(fā)現(xiàn)；二是認(rèn)真研讀總行的審計(jì)目標(biāo)和審計(jì)方案，把握審計(jì)重點(diǎn)。

（三）非現(xiàn)場(chǎng)階段。該階段的核心工作是：審計(jì)人員要有審計(jì)思路，并能夠落實(shí)到審計(jì)模型中。一是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中主要是在每個(gè)審計(jì)小組中配備1～2名精通非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)技術(shù)的技術(shù)支持人員帶動(dòng)其他成員完成審計(jì)思路向?qū)徲?jì)模型的轉(zhuǎn)化；二是利用非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)影像系統(tǒng)和excel表的強(qiáng)大功能對(duì)審計(jì)模型疑點(diǎn)進(jìn)行非現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)。

（四）現(xiàn)場(chǎng)階段。該階段的核心工作是：良好的溝通能力，優(yōu)質(zhì)高效地完成模型疑點(diǎn)與被審計(jì)對(duì)象的核實(shí)。主要是平時(shí)舉辦一些關(guān)于管理溝通的培訓(xùn)和優(yōu)秀主審人的經(jīng)驗(yàn)介紹。

（五）報(bào)告階段。該階段的核心工作是：重要審計(jì)發(fā)現(xiàn)的歸納、總結(jié)、提煉和升華。在該階段主要是多與總行溝通，及時(shí)的把握審計(jì)報(bào)告的重點(diǎn)。

三、應(yīng)用約束理論解決項(xiàng)目中存在的不理想行為

（一）項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的不理想行為

1、基于所謂的“低風(fēng)險(xiǎn)”方法估算任務(wù)持續(xù)時(shí)間，為了“安全”，估算中本身就包含了時(shí)間冗余，從而增加了項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間。

2、多任務(wù)，審計(jì)組成員同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)。

3、“帕金森定律”現(xiàn)象，完成項(xiàng)目任務(wù)的日期做到相關(guān)方同意即可，而不是盡可能早地完成任務(wù)。

4、“學(xué)生綜合癥”現(xiàn)象，較晚開(kāi)始任務(wù)，增加了任務(wù)和項(xiàng)目延遲的機(jī)會(huì)。

（二）在項(xiàng)目管理中，最終目標(biāo)是摒棄上述不理想的行為，重點(diǎn)在于：

1、專注于切實(shí)可行的項(xiàng)目和日期，而不要武斷地設(shè)置到期日。

2、避免發(fā)生打斷項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作的情況。

3、在項(xiàng)目遇到問(wèn)題時(shí)提供幫助和支持。

4、設(shè)置戰(zhàn)略項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)，識(shí)別約束，并根據(jù)約束情況安排項(xiàng)目。■