高校檔案管理之我見

陳志銀

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

高校檔案是記錄學校歷史建設沿革的載體，在高校發(fā)展建設中發(fā)揮著越來越重要作用。高校的檔案是高校信用管理的重要保證，是公認的構(gòu)成信用信息的核心資源。它的作用主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是憑證作用。俗話說的好:“空口無憑,立字為證”。另一方面是參考作用，檔案對查考過去情況,掌握歷史材料,研究事物發(fā)展規(guī)律,起到廣泛的參考作用。

盡管高校的檔案工作具有這樣重要的作用，但在檔案管理中卻存在許多問題。

首先，檔案管理工作滯后,跟不上管理發(fā)展需要?？赡茉谠S多人的眼里，檔案是一些屬于歷史的東西，在我們這個飛速發(fā)展的時代，我們只需要往前看就行了，沒必要一直抓著歷史不放，于是有的檔案管理人員便形成了一種懈怠心理，感覺這份工作不具有時效性，可以隨自己的心情而定，什么時候想整理或者記錄了，才去整理記錄。這便很容易造成檔案管理工作的滯后性。因為檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實性和完整性的可靠保證，現(xiàn)代的檔案管理理念和控制手段都發(fā)生了很大的變化，可是目前有的高校無論是在硬件設施還是在人員素質(zhì)方面,都與現(xiàn)代化管理的要求有一定差距。如目前許多高校的檔案管理員都是身兼數(shù)職，忙的時候，通常會對檔案資料進行簡單裝訂，這便造成了檔案資料的不完整,直接影響了高校檔案的質(zhì)量,跟不上高校改革與發(fā)展的需求，隨著時間的推移，這種差距會越拉越大。

其次，管理意識淡薄,歸檔質(zhì)量不高。在實際的建檔工作中,由于檔案員的檔案管理意識不強,使檔案歸檔的時候出現(xiàn)許多的問題。最首要的問題是歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低,材料不符合歸檔要求,比如一些本來具有憑證作用和法律效力的關(guān)鍵文件都保存了復印件,有時候許多簽字、蓋章都不全,這便使得檔案失去了原有的意義和作用。再就是文件的歸檔材料、紙張大小沒做到完全統(tǒng)一,個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫,字跡模糊，不易保存。另外,還有些檔案內(nèi)容失實,不少材料分散在經(jīng)辦人或其他人員手中,需向知情人詢問才能還原當時的數(shù)據(jù)情況，致使原始記錄散失嚴重。

第三，缺乏有效的管理機制,造成管理偏差。高校的一些建設項目比如蓋一些辦公場所或者教學樓，一般都要經(jīng)過立項、設計、施工、竣工等階段,項目文件資料形成周期長,涉及單位廣,專業(yè)性強,從而造成收集、整理難度增大。進而資料從產(chǎn)生到歸檔也會經(jīng)歷相當長的一段時間,并經(jīng)過許多環(huán)節(jié),其中每一環(huán)節(jié)的差錯都直接地影響到存檔資料的準確性和完整性。雖然目前許多高校已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，也出臺了一些相關(guān)的政策，但是由于管理要求及政策水平的差異,所制定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細則,造成管理人員在

如何加強高校檔案資料的科學化管理,使其在審計、監(jiān)督、管理以及學校未來建設等方面發(fā)揮更大的效用,筆者以為應從以下幾方面加強管理:

一是加強檔案管理工作的領導，因為領導的重視和支持是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理工作是整個學校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分,領導對檔案工作的重視與否,也是搞好檔案工作的主要因素。這就要求學校領導高度重視檔案工作,在人員、經(jīng)費、設施上給予大力支持,切實將檔案工作納入學校的目標管理,認真研究和解決檔案工作中的實際問題.只有這樣，高校的檔案工作才能順利地進行下去，并將它的作用發(fā)揮到極致。

二是提高檔案人員素質(zhì)。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的敬業(yè)精神和服務態(tài)度。要配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。在具體工作中,還要注重加強檔案人員素質(zhì)訓練、加強科學管理,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平及檔案管理能力。

三是要完善高校檔案管理制度。完善檔案管理的各項規(guī)章制度,是做好高校檔案歸檔的關(guān)鍵。高校要結(jié)合本校的工作實際,制定出一套切實可行的規(guī)章制度,并經(jīng)常進行檢查、督促。

四是實現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡化管理。高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求，也是高校檔案管理的必然趨勢。隨著高校對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡技術(shù)的全面普及使用,利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對高校檔案進行管理,將大大提高工作效率。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，并通過光盤、磁盤存儲，不再是紙質(zhì)載體儲存，這樣一個高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，通過數(shù)字化的手段,存儲在電腦里，任何個人和機構(gòu)都能很方便地進行查閱。所以檔案管理工作應充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使高校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。檔案管理人員在日常工作中應注意加強與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報有關(guān)檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。

高校的檔案是高校的寶貴財富，是高校各項工作的真實記錄和歷史憑證,隨著時間推移，相信人們會越來越認識到高校檔案的重要性和建立完備的電子檔案體系的必要性。因此，各高校應從戰(zhàn)略的高度來重視和加強自己的檔案管理工作，以檔案管理的科學化促進高校管理的高效化。

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