試析職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

陳藝娟

（河南推拿職業(yè)學院，河南 洛陽 471023）

職業(yè)院校檔案資源體系，從狹義講，即指由包含職業(yè)院校各項工作信息的檔案載體及其衍生體共同形成的檔案資源體系；從廣義講，還應包括職業(yè)院校檔案工作所擁有的人力資源、經(jīng)費資源、環(huán)境資源、物質(zhì)資源、管理資源等。職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)可分三個層次，微觀的是個體職業(yè)院校的檔案資源體系建設(shè)；中觀的是個體職業(yè)院校檔案資源融入的地域性檔案資源體系建設(shè)和地域性院校檔案資源體系建設(shè)；宏觀的是全國檔案資源體系建設(shè)、全國職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)等。筆者認為，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)必須在科學發(fā)展觀的指導下，以發(fā)展和大格局的眼光全面推進，即在建設(shè)好每個職業(yè)院校的檔案資源體系的基礎(chǔ)上，融入到更高、更廣范疇的檔案資源體系建設(shè)中，最終形成為國家和地區(qū)政治、經(jīng)濟、教育、文化發(fā)展服務的檔案價值合力。

一、從前端控制看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

根據(jù)文件生命周期理論，中外檔案學家提出了“前端控制”的理念，要求檔案部門及其人員應對文件從形成源頭進行控制，以保證文件管理的質(zhì)量，并使文件管理階段的成果為后續(xù)檔案管理所利用，對文件/檔案實施一體化管理。［1］

從國家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度出發(fā)，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)前端控制工作可具體化為：制定職業(yè)院校資源有關(guān)的國家標準、法規(guī)和規(guī)范；安排穩(wěn)定的檔案資源體系建設(shè)的資金來源及其制度；制定檔案資源體系建設(shè)的備份方案和應急預案制度體系；督促職業(yè)院校檔案館（室）深入貫徹《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和國家有關(guān)部門制定的專業(yè)專門檔案管理規(guī)范，健全檔案歸檔制度，完善歸檔范圍，落實檔案集中統(tǒng)一管理原則，確保職業(yè)院校檔案資源在分類、載體上的完整齊備；建立、完善、監(jiān)督、執(zhí)行國家職業(yè)院校檔案工作獎勵體系；建立健全國家職業(yè)檔案工作評價體系。

二、從全程管理看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的全程管理是指伴隨著文件/檔案生命周期開展的一切檔案資源保障管理活動，即將文件/檔案形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管、備份、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系起來，按照國際和國家及地方和專業(yè)的統(tǒng)一標準和規(guī)范進行持續(xù)的業(yè)務流程重組，并將保障文件/檔案本質(zhì)的需求融入到業(yè)務流程中，使其融合生成。在業(yè)務流程結(jié)束后，及時將文件歸檔并及時呈轉(zhuǎn)更高層次保管機構(gòu)，參與國家檔案資源共享體系。具體工作包括有：對檔案資源載體的物理保護和信息保護及其方案的制定與調(diào)整；檔案資源接收、征集、編研、整合、信息檢索等方面的制度及執(zhí)行；檔案資源維護人員、設(shè)備設(shè)施、技術(shù)培訓等方面的制度與執(zhí)行等。

從國家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度看，全程管理就是：制定檔案資源體系建設(shè)的有關(guān)法規(guī)和制度并監(jiān)督執(zhí)行；開展館員培訓教材的編訂和培訓活動的實施；編制執(zhí)行國家職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的計劃、制度、管理辦法并監(jiān)督完善等。

三、從后續(xù)管理看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的后續(xù)管理，從職業(yè)院校檔案館（室）視角看，就是指職業(yè)院校各業(yè)務部門和文書部門將現(xiàn)行業(yè)務辦理完畢，將具有保存價值的文件按照檔案管理的需求進行整理、鑒定和編目，移交給職業(yè)院校的檔案館（室）進行集中保管，由檔案館（室）對歸檔后文件實施的管理。具體的工作包括檔案的補充管理、后續(xù)鑒定和檢索體系的完善等工作。

從國家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度看，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的后續(xù)管理包括以下內(nèi)容：特定檔案資源的呈繳、備份管理；電子文件中心的建設(shè)與管理；地域性檔案資源體系的建設(shè)管理等。

四、從后期監(jiān)督看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

不論從個體的職業(yè)院校，還是從國家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度看，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)都需要進行后期監(jiān)督，具體包括：檔案資源體系建設(shè)活動的評估；館員技術(shù)水平的評估；經(jīng)費財政結(jié)算；檔案資源體系建設(shè)活動的總結(jié)、報告；制度、標準、規(guī)范的完善；檔案資源體系建設(shè)先進經(jīng)驗、方法、模式的參考性提供等。

五、從檔案安全看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

館藏建設(shè)是檔案館事業(yè)發(fā)展的永恒主題，沒有豐富的館藏資源，檔案館的公共服務功能也就無從說起。［2］職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)在社會信息化和信息社會化的發(fā)展進程中，由于受到法規(guī)和制度不健全、檔案實體保管環(huán)境跟不上時代發(fā)展，以及信息技術(shù)的自身弱點等影響，其真實性、完整性、可靠性及長期可續(xù)性受到嚴重挑戰(zhàn)。［3］更不用說職業(yè)院校檔案館（室）館員隊伍建設(shè)跟不上事業(yè)發(fā)展的要求。［4］這些都表明，職業(yè)院校檔案資源的安全受到著一定威脅。

職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的檔案信息安全問題主要依賴于檔案信息安全體系的建設(shè)，具體來講就是要從四個方面來做好相關(guān)工作：建立和堅持全面、科學、發(fā)展的檔案資源安全觀，確立檔案資源安全的思想基礎(chǔ)；針對檔案資源安全的新情況、新變化和新特點，制定檔案資源安全戰(zhàn)略和規(guī)劃，完善檔案資源安全策略機制；促進傳統(tǒng)安全技術(shù)和現(xiàn)代安全技術(shù)相互補充、相互結(jié)合，應用先進的安全科學技術(shù)，從不同層次、不同角度構(gòu)筑檔案資源的安全屏障；樹立現(xiàn)代人才觀念，堅持依法治教，有計劃、有重點、分層次、分類型、多形式、多途徑地開展檔案資源安全人才的培養(yǎng)和教育，建立檔案資源安全的人才保障基礎(chǔ)。［5］

六、從檔案資源整合看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

職業(yè)院校檔案資源整合的目標是結(jié)構(gòu)合理和配置優(yōu)化。結(jié)構(gòu)合理指的是職業(yè)院校檔案館（室）的收藏結(jié)構(gòu)，尤其是職業(yè)院校整體、區(qū)域職業(yè)院校、專業(yè)職業(yè)院校、地域檔案資源體系及至國家檔案資源體系的館藏結(jié)構(gòu)要合理。配置優(yōu)化：一是指職業(yè)院校檔案館（室）的合理布局及相關(guān)館（室）接受范圍的統(tǒng)籌規(guī)劃，合理調(diào)整，多種檔案保管機構(gòu)的合理布局；二是要進一步健全完善和嚴格執(zhí)行各職業(yè)院校內(nèi)部歸檔制度；三是要確保各職業(yè)院校的檔案資源按期保質(zhì)保量地向上級檔案館移交；四是要強化數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在館（室）際互聯(lián)和檔案信息多元組合的基礎(chǔ)上，推進職業(yè)院校檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)，逐步融入國家檔案資源體系之中。

整合職業(yè)院校檔案資源，要堅持職能決定原則、地域性原則、公共性原則、系統(tǒng)性原則和突出特色原則。［6］通過這些原則的貫徹執(zhí)行，提高職業(yè)院校檔案資源整合和檔案資源體系建設(shè)的科學性。

在實踐中，要通過機制和制度創(chuàng)新，把有價值的職業(yè)教育的檔案接收進館（室），為地域、專業(yè)及國家檔案資源的優(yōu)化組合提供基礎(chǔ)。各級職業(yè)教育管理部門和各職業(yè)院校要積極爭取各方面對職業(yè)院校檔案資源整合工作的支持，理順各種關(guān)系，整合好本館（室）檔案資源、同一系統(tǒng)館（室）檔案資源、同一地區(qū)檔案資源等，促進檔案資源配置的更加科學合理，為全面實現(xiàn)國家檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。

在工作中，我們還要注重職業(yè)院校檔案資源的呈繳、移交、異地、異質(zhì)多方面的備份工作，抓好電子文件中心的建設(shè)，促進重點檔案的搶救保護工作。

七、從相關(guān)資源整合看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

1.整合人力資源。人力資源是職業(yè)院校檔案事業(yè)生存發(fā)展的重要條件，并在一定的時候起到?jīng)Q定性的作用。檔案工作或是檔案資源體系建設(shè)工作歸根結(jié)底還要有館員來完成。整合職業(yè)院校檔案人力資源，一是要引進競爭機制，二是引進流動機制，三是要有職業(yè)教育和全國或區(qū)域檔案人力資源的交流配置機制。

2.整合經(jīng)費資源。職業(yè)院校檔案工作和檔案資源體系建設(shè)離不開經(jīng)費支持。整合經(jīng)費資源就是要擴大經(jīng)費來源，把不同渠道的經(jīng)費融合在一起，形成一種合力，推動職業(yè)院校檔案工作的發(fā)展。對于職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)來說，就是一要爭取國家檔案管理部門、職業(yè)教育管理部門和各職業(yè)院校的長期穩(wěn)定的經(jīng)費保障，二要積極爭取社會捐贈和資助，三是要自主經(jīng)營積累一些經(jīng)費。

3.整合環(huán)境資源。改變職業(yè)院校檔案館（室）周圍環(huán)境中的不和諧之處，營造一個良好的環(huán)境氛圍，更好地體現(xiàn)檔案館（室）的特征。

4.整合物質(zhì)資源。一是要開展全國性或地域性的職業(yè)院校檔案館（室）的系統(tǒng)調(diào)查和評估，摸清家底，明確達標要求，健全開放和服務功能。二是要改善職業(yè)院校檔案館（室）的地區(qū)分布，加大扶持西部地區(qū)職業(yè)院校檔案館（室）的建設(shè)，促進西部職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)。

5.整合管理資源。就是在信息時代，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)遇到了巨大的挑戰(zhàn)和機遇，正確的管理可以促進職業(yè)院校檔案資源體系的建設(shè)。我們要根據(jù)自身的特點，創(chuàng)建和完善有中國和專業(yè)或地域特色的職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的管理模式，最終實現(xiàn)對社會的獨特貢獻。

綜上所述，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要我們從國家檔案管理、職業(yè)教育管理及職業(yè)院校的檔案資源體系等多層面加以研究、探索和實踐。職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)任重而道遠。

［1］ 薛四新，等.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)［M］.北京：機械工業(yè)出版社，2007：76，183.

［2］ 楊冬權(quán).以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務能力為重點，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)新跨越［J］.中國檔案，2009，（12）：8-14.

［3］ 許桂清，李映天.檔案信息安全保障體系的建設(shè)與思考［J］.檔案學研究，2010，（3）：54-58.

［4］ 胡全裕.論高職院校檔案工作存在的問題與對策［J］.無錫職業(yè)技術(shù)學院學報，2004，（1）：7-9.

［5］ 邢燕，才碧瑩.淺析信息安全保障體系建設(shè)［J］.黑龍江檔案，2010，（6）：18.

［6］ 潘積仁.檔案資源建設(shè)：原則 實踐 策略［J］.中國檔案，2009，（7）：16-18.