談新建院校檔案規(guī)范化建設(shè)的幾個問題

陳一紅，盧世標(biāo)

（欽州學(xué)院 院長辦公室，廣西 欽州535000）

新建院校多由師專、教院、電大、中師等合并升格而成，地處地級市，投資主體是高校所在地政府，也稱地方院校，在自身不斷走向成熟、壯大的同時，也為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展作出了貢獻(xiàn)。但在一些新建地方院校，檔案工作整體水平不容樂觀，要盡快提高檔案管理質(zhì)量，使檔案工作正常運(yùn)行，檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)就顯得尤為必要。本文以這些新建院校的檔案工作為視角，探討新建院校檔案管理在規(guī)范建設(shè)中遇到的問題和解決的方法、策略，使檔案資源更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作，服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)。

一、檔案規(guī)范化建設(shè)中遇到的問題

檔案規(guī)范建設(shè)的重點(diǎn)要圍繞通過在學(xué)校進(jìn)行檔案宣傳教育與建立健全各項檔案管理制度等工作來進(jìn)行，總體來看，新建院校的檔案管理一般都存在以下問題：

（一）檔案意識薄弱，歷史責(zé)任感不強(qiáng)

檔案意識是人們主觀上對檔案和檔案工作的了解程度和認(rèn)識水平。在不少地方院校，干部的檔案法制觀念較為淡薄，仍用傳統(tǒng)的思維、短淺的目光看待檔案工作，師生員工整體缺乏檔案意識，缺少適于開展檔案工作的良好氣氛。校內(nèi)各立卷部門在平時的工作中，許多具有保存價值的、重要的文件材料都零散四放，不注意收集、保管、整理、歸檔，導(dǎo)致向?qū)W校移交歸檔的材料不齊全、檔案整理不規(guī)范等后果。此外，檔案意識的薄弱還表現(xiàn)在這些新建院校在轉(zhuǎn)型時期，校內(nèi)新頒布的相關(guān)管理制度得不到規(guī)范的執(zhí)行，在實際業(yè)務(wù)中難以創(chuàng)出新局面。

（二）檔案管理制度不健全、體制不合理

新建地方院校普遍存在檔案管理制度不健全的情況。由于檔案工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)制不完善，不少專職檔案員身兼數(shù)職，兼職檔案員更是經(jīng)常變動，人員不穩(wěn)定，致使文件材料的收集被動，整理工作不到位，歸檔不齊全；專職人員在檔案業(yè)務(wù)工作中缺乏科學(xué)、合理的規(guī)范操作，質(zhì)量難上層次。在管理機(jī)制方面，沒有形成檔案管理工作的良性循環(huán)和長效機(jī)制，難以保障檔案管理各個環(huán)節(jié)工作的順利開展，影響了檔案資源的開發(fā)和利用，妨礙了檔案工作質(zhì)量的提高。

（三）檔案載體和形式單一，庫藏結(jié)構(gòu)不合理，存藏環(huán)境亟待優(yōu)化

地方院校檔案的載體和形式主要是紙質(zhì)材料。檔案館藏在結(jié)構(gòu)上一般都存在不均衡、不合理的現(xiàn)象：黨政類的文書檔案多，設(shè)備、聲像、照片等類別的檔案少；紅頭文件多，業(yè)務(wù)檔案少；實物檔案缺乏科學(xué)存放、保管等。此外，多數(shù)新建院校的檔案用房面積有限，檔案庫房建設(shè)不到位，不能達(dá)到基本要求；有些學(xué)校的檔案庫房對已到保管期限的檔案沒有進(jìn)行鑒定與銷毀，庫藏未能優(yōu)化；在不少新建院校，庫房所需的很多基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，例如相應(yīng)的防火、防塵、防濕等設(shè)備及保護(hù)檔案的消毒設(shè)施等未能配置，整體來看，檔案的存儲環(huán)境存在不少問題。

（四）檔案信息化設(shè)施欠缺，檔案管理數(shù)字化建設(shè)落后

在不少新建院校，由于受資金限制等客觀因素的影響，檔案基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備配備不全，大多數(shù)院校雖然具有微機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，但普遍缺乏開展聲像檔案工作所需的技術(shù)設(shè)備，如獨(dú)立設(shè)置的服務(wù)器、機(jī)房等；此外，用于網(wǎng)絡(luò)化檔案管理和服務(wù)平臺的網(wǎng)頁或網(wǎng)站也沒有建立；在檔案管理和檢索方面，許多新建院校尚未實現(xiàn)電子文件全文管理和檢索，僅實現(xiàn)了檔案目錄級管理和檢索，少數(shù)學(xué)校的早期檔案和非紙質(zhì)檔案目錄信息尚未錄入完結(jié)。檔案部門無法對學(xué)校各院（系）、部門所產(chǎn)生的教學(xué)、科研、管理等方面的大量電子信息進(jìn)行在線歸檔，實現(xiàn)信息資源的共享。

（五）檔案干部隊伍素質(zhì)偏低

地方院校檔案干部隊伍整體力量較弱，結(jié)構(gòu)不夠合理。存在女性多、非檔案專業(yè)學(xué)歷人員多、中老年人多，高學(xué)歷、高職稱、檔案專業(yè)人員少的“三多三少”現(xiàn)象［1］。許多高校復(fù)合型素質(zhì)的專職檔案管理人才奇缺，在不少地方院校，由于缺少一個良性的考核管理機(jī)制等因素，各部門的兼職檔案人員多數(shù)身兼數(shù)職，輪換頗繁，流動性大，缺乏檔案業(yè)務(wù)需要的知識。

三、做好檔案規(guī)范化建設(shè)的辦法與途徑

（一）進(jìn)行多種形式的檔案宣傳活動，增強(qiáng)檔案意識和依法治檔思想

檔案意識是檔案工作能否順利開展的基礎(chǔ)，是檔案事業(yè)發(fā)展的基石。在地方院校，要改變學(xué)校群體檔案意識薄弱的現(xiàn)狀，必須充分利用校內(nèi)外宣傳媒體，大力宣傳檔案在學(xué)校各項工作中的價值和作用，讓各級領(lǐng)導(dǎo)和師生改變對檔案工作的偏見，提高對高校檔案工作的認(rèn)識水平。在平時的宣傳教育中，多想辦法，拓寬渠道，深入強(qiáng)化檔案意識?？梢越n案工作網(wǎng)頁，通過發(fā)布條例、文件或相關(guān)的動態(tài)信息等供大家學(xué)習(xí)；或通過廣播、報刊媒體、黑板報、測試卷、檔案展覽、主題活動等形式，進(jìn)行檔案的宣傳與教育工作；還可以充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)時代的快捷溝通方式——QQ群，進(jìn)行檔案教育宣傳。

（二）理順管理體制，建立健全檔案管理制度

為盡快做好檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，升本后，地方院校應(yīng)及時理順檔案管理體制。第一，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，建立學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，明確學(xué)校主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，建立學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，以利于工作的開展與落實；第二，根據(jù)本校的實際情況，建立健全學(xué)校檔案管理機(jī)制，公布各檔案形成單位的兼職檔案員，形成專兼職檔案管理人員結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)；第三，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，實行部門立卷制度、平時預(yù)立卷制度和教學(xué)檔案的“三納入”、“四同步”制度；第四，將檔案工作納入學(xué)校的整體工作，把檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)成為學(xué)校的檔案信息保管基地和檔案信息資源開發(fā)利用中心［2］，積極謀取和促進(jìn)上級部門建立完善檢查（督查）、評比、評估、評級和有關(guān)高校檔案行政制度。

此外，要實行規(guī)范管理，建立健全檔案管理制度是必不可少的一項工作，是做好檔案工作的基本條件。在新建院校的轉(zhuǎn)型時期，需要?dú)w檔的文件材料較多，內(nèi)容也較為復(fù)雜，因此，建立健全相關(guān)的管理工作制度，在業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行統(tǒng)一，使合并后院校的檔案工作盡快走上科學(xué)、規(guī)范的運(yùn)行軌道，顯得尤為必要。一是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國教育部27號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)檔案法令，針對本校檔案工作的具體情況制定或修改檔案工作管理辦法；二是為了讓檔案案卷形成的全過程都能做到有章可循，要對原有的業(yè)務(wù)管理制度及時修訂和補(bǔ)充。例如根據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》的規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定出本校的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及歸檔范圍；為了在具體的檔案業(yè)務(wù)中使檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化，要制定相關(guān)規(guī)章制度，例如文件材料的收集與歸檔辦法、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案庫房管理制度等。這些制度及工作規(guī)范是學(xué)校新的檔案管理體系科學(xué)、合理、有序運(yùn)行的基本保障，可以使新的檔案管理體系得到應(yīng)有的導(dǎo)向和約束［3］。

（三）積極進(jìn)行檔案資源體系建設(shè)，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

檔案資源建設(shè)要求檔案館員必須認(rèn)真履行職能，為檔案資源的可持續(xù)發(fā)展積極創(chuàng)造條件。一是對高校各學(xué)院（系、部）各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，二是依法對全校各門類檔案集中統(tǒng)一地進(jìn)行管理和利用。這兩種職能對高校檔案部門開展檔案資源建設(shè)工作、發(fā)展檔案事業(yè)有著積極的作用。與此同時，在強(qiáng)化全校師生員工的檔案意識基礎(chǔ)上，要根據(jù)各院校的實際情況，明確和細(xì)化高校各門類和各部門檔案材料的歸檔范圍及保管期限，并通過行政手段或部門年度工作定量考核等相應(yīng)的激勵機(jī)制，在監(jiān)督中進(jìn)行指導(dǎo)，在指導(dǎo)中進(jìn)行監(jiān)督［4］，建立健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)等一系列有利于檔案收集完整齊全的制度。

（四）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案數(shù)字化建設(shè)是規(guī)范檔案工作的組成部分，新建院校要實現(xiàn)這一目標(biāo)，第一，要將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校整體工作規(guī)劃，與學(xué)校的其他工作同步發(fā)展；第二，檔案機(jī)構(gòu)必須要有進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理所需要的硬件設(shè)備投入；第三，利用先進(jìn)的檔案技術(shù)設(shè)備，積極構(gòu)建檔案資源信息建設(shè)平臺，用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對庫存的紙制檔案、照片檔案、錄音、錄像等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，使高校數(shù)字檔案信息資源庫真正成為高校檔案資料存儲的中心和檔案資料處理中心；第四，通過接收電子檔案，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫存和多媒體數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案全文信息查詢，加快實現(xiàn)檔案信息采集實時化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化等檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

（五）提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)，提升檔案管理質(zhì)量

新建院校必須重視投入資金，引進(jìn)人才，積極改變新建院校檔案隊伍中文化知識結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)思想不深，缺乏創(chuàng)新精神的局面。首先，各部門必須配備穩(wěn)定的兼職檔案員，并對兼職檔案員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；其次，在創(chuàng)造條件引進(jìn)復(fù)合型檔案專業(yè)人才的同時，對原有的、業(yè)務(wù)理論水平欠缺的專職檔案人員進(jìn)行理論知識教育，熟悉各種現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能；再次，加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育等 ；最后，注重對專業(yè)人員的培訓(xùn)，適當(dāng)培養(yǎng)他們協(xié)調(diào)人際關(guān)系的能力，減少檔案工作的阻力。這樣，才能真正把檔案崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的軌道。另外，如果能在每個省份都設(shè)置檔案學(xué)高等教育基地，地方院校檔案規(guī)范化工作就可以和這些檔案學(xué)高等教育基地取得聯(lián)系，一方面給學(xué)生提供了一個實習(xí)機(jī)會，另一方面也可以對社會資源進(jìn)行合理配置。

當(dāng)前，新建地方院校還是處在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的轉(zhuǎn)型時期，打造規(guī)范的檔案管理工作體系，構(gòu)建運(yùn)轉(zhuǎn)良好的檔案信息資源服務(wù)平臺，是高校檔案工作者面臨的迫切任務(wù)，地方院校檔案工作在面臨發(fā)展的大好機(jī)遇的同時，也面對著諸多的挑戰(zhàn)，只要理清工作思路，就一定能把檔案工作做好。

［1］ 李殷青，丘如華，黃華春．廣西高校檔案工作現(xiàn)狀分析及發(fā)展對策研究［J］．高教論壇，2009，（9）：123－126．

［2］ 宋蘇榮．新建地方院校檔案工作在評估整改中面臨的問題與對策［J］．內(nèi)江師范學(xué)院學(xué)報，2009，（5）：92－94．

［3］ 譚磊．高校合并后檔案管理工作面臨的問題及對策［J］．文教資料，2006，（9）：35－36．

［4］ 姜萍．高校檔案資源建設(shè)的思考［J］．中國檔案，2010，（10）：50－51．