論高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實施

陳秋婉

（韓山師范學(xué)院 學(xué)生處，廣東 潮州 521041）

論高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實施

陳秋婉

（韓山師范學(xué)院 學(xué)生處，廣東 潮州 521041）

學(xué)生檔案管理是非常重要的一項學(xué)生管理工作。然而，由于高校辦學(xué)歷史原因以及其自身具有整體性、系統(tǒng)性、時間跨度大特點，高校學(xué)生檔案管理工作一直存在許多不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的問題，使得學(xué)生檔案沒能發(fā)揮它的最大價值。認(rèn)真分析檔案管理工作特點及其服務(wù)范圍，指導(dǎo)高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實施。

高校；學(xué)生檔案；規(guī)范；實施

學(xué)生檔案是學(xué)生在各階段學(xué)習(xí)、實踐活動、生活中形成的具有保存價值的個人人事文件材料，其對于每一名在校學(xué)生來說有著重要的意義，管理好學(xué)生檔案對學(xué)校的教育工作者來說更是意義重大、任重道遠(yuǎn)[1]。作為高校學(xué)生工作中非常重要的一個項目，高校學(xué)生檔案管理服務(wù)的對象是所有在校大學(xué)生，工作的內(nèi)容主要是把分散、零亂、大量的學(xué)生檔案進行收集、系統(tǒng)分類、整理與保管。隨著社會對檔案需求的滿足程度的提高，這對目前高校檔案管理工作中存在的一系列問題提出了挑戰(zhàn)，迫切需要高校需要加強檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，不斷提高檔案工作的整體管理水平。

一、目前高校學(xué)生檔案管理工作中的問題

學(xué)生檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，直接服務(wù)、影響大學(xué)生的切身利益，但是，現(xiàn)在大學(xué)生檔案管理工作中確實存在很多如檔案方式方法落后、檔案資料不完整、不準(zhǔn)確等問題[2]。作為高校檔案管理老師，應(yīng)該深刻發(fā)現(xiàn)、認(rèn)識這些問題，以尋求科學(xué)、有效的改善和解決方式。

1.管理部門劃分不清

目前，由于高校都沒有一個專門的制度文件來明確學(xué)生檔案管理工作的歸口問題，不同的學(xué)校有不一樣的管理部門。有的學(xué)校把學(xué)生檔案放在學(xué)生處，由學(xué)生處專門成立一個檔案室來管理學(xué)生檔案；有的學(xué)校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室，實行學(xué)生檔案、學(xué)校歷史檔案等統(tǒng)一管理；有的學(xué)校將學(xué)生檔案放在人事處，實行學(xué)生、教師人事檔案統(tǒng)一管理；有的把學(xué)生檔案放在各自院系，由院系管理自己系部學(xué)生檔案[3]。以上這些情況導(dǎo)致各校學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，檔案整理、分類混亂，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不利于學(xué)生檔案將來的有需銜接。

2.管理體制、機制落后

歷史原因，由于目前高校學(xué)生檔案承載的信息量絕大部分是在計劃經(jīng)濟體制下設(shè)置的，歸檔材料的信息表現(xiàn)形式、類型都顯得過于單一和信息量過小。在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，這些檔案材料有的已經(jīng)過時，無法滿足信息時代用人單位的信息需要。另外，大部分檔案管理人員缺乏正確的指導(dǎo)思想和全新的觀念，造成管理機制不完善，特別是檔案管理方法老套、信息化水平不高。如高校的學(xué)生檔案大部分還是沿用數(shù)百年的紙質(zhì)檔案，占據(jù)大量的空間，需要浪費大量的人力物力去做檔案的保護工作；另一方面，檔案沒有做到實時更新，大量的紙質(zhì)檔案混亂地堆在一起，造成學(xué)校、學(xué)生和用人部門很難找到需要的個人檔案。這種管理方式很明顯還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式階段，管理體制、管理技術(shù)手段滯后于信息時代，嚴(yán)重影響學(xué)校整體管理水平。

3.管理隊伍混亂

由于機制的不健全，目前大部分高校的檔案管理工作沒有配備專職人員，不論是從專業(yè)知識還是從資金上來說都是欠缺的，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，很大程度上高校學(xué)生檔案在收集整理過程中沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，造成這樣那樣的常識性錯誤。但是長期以來，高校檔案管理工作隊伍建設(shè)未得到足夠重視，多數(shù)高校大都由兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。由于學(xué)習(xí)、專業(yè)背景的不同與參差不齊，大多缺乏檔案專業(yè)方面的基本知識和理論素養(yǎng)，造成檔案管理工作缺乏科學(xué)性和規(guī)范性。檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，這就需要有一支專業(yè)的檔案管理工作隊伍來從事這項工作，而不是隨意拉一個兼職人員來湊數(shù)。

檔案管理工作人員應(yīng)該豐富自己的知識結(jié)構(gòu)，努力提高自身業(yè)務(wù)水平，提高自己的計算機操作能力水平和管理水平。

4.管理缺乏制度依據(jù)

我們都知道，高校針對學(xué)生管理的相關(guān)制度文件有很多，如學(xué)生行為準(zhǔn)則、學(xué)生管理規(guī)定等等。但到目前為止，都沒有專門針對高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒有相關(guān)的條文約束，也沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，致使高校學(xué)生檔案管理體制不一。教育主管部門應(yīng)該根據(jù)學(xué)生需要，盡快出臺高校學(xué)生檔案管理相關(guān)制度準(zhǔn)則，使學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。任何事情缺乏制度的約束，其結(jié)果是可想而知的。所以，我們應(yīng)該用制度的力量去強化大家的檔案意識，指導(dǎo)、約束學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化，科學(xué)化。

二、加強高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范與實施

高校學(xué)生檔案管理工作的好壞直接影響到學(xué)生的直接利益。在市場經(jīng)濟的快速發(fā)展下，高校學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了以上諸多問題急需改進。檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性是檔案的基本屬性和特征，真實可靠的檔案才是最有參考價值的，而缺乏基本的原始性、準(zhǔn)確性的檔案將根本沒有利用的價值[4]。因此，我們的高校檔案工作者要正確認(rèn)識學(xué)生檔案管理中存在的問題，憑著一股專業(yè)精神來加快推動學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化進程 。

1.規(guī)范管理隊伍，提高人員素質(zhì)

要搞好學(xué)生檔案管理工作，首先要明確管理部門，建立起一直穩(wěn)定的專業(yè)人才隊伍。管理人員要明確指導(dǎo)思想，轉(zhuǎn)變那種與人才培養(yǎng)相脫離的舊觀念，要樹立以人為本的理念，全心全意為學(xué)生利益服務(wù)，為高校教育教學(xué)管理進一步規(guī)范化、科學(xué)化服務(wù)。在工作思想上要高度重視大學(xué)生檔案管理工作。在工作方法上，要不斷更新工作方法，用科學(xué)系統(tǒng)的現(xiàn)代科學(xué)管理方法來完善自己的工作，主動為學(xué)校服務(wù)，為提高學(xué)生素質(zhì)、維護學(xué)生權(quán)益、提高學(xué)校管理質(zhì)量服務(wù)。在管理水平上，要努力提高自己的信息化技術(shù)水平，提高工作效率。

2.更新管理模式

目前，傳統(tǒng)的檔案管理模式在表現(xiàn)類型和信息量上已經(jīng)無法滿足學(xué)生個人和用人單位的需求。因此，高校檔案管理工作者應(yīng)不斷嘗試進行各種檔案管理制度的改革。總之，一切改革的目的就是為了提高檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校要適時投入一定的財力對各級檔案工作者進行相關(guān)管理培訓(xùn)，更新他們的理念和觀念，提高他們的檔案管理水平，強化他們對檔案管理的意識，調(diào)動檔案管理工作者的能動性和工作積極性，讓他們認(rèn)識到檔案管理不僅僅是簡單的體力勞動。另外，檔案管理部門要努力提高自己的部門職能，加強與學(xué)校其它部門的工作聯(lián)系，切實發(fā)揮檔案管理這一專業(yè)在高等教育中的作用，提升檔案管理工作質(zhì)量，更好地為學(xué)生服務(wù)。另外，要加大精力實現(xiàn)紙制檔案的規(guī)范化，并逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案電子信息化。由于高校學(xué)生人數(shù)眾多（特別是擴招后，有的高校少則一兩萬，多則四五萬），這就更加要求我們要加大檔案管理改革工作，巨大的管理工作量，如果不實行信息化管理，學(xué)生檔案材料很難實現(xiàn)有效的開發(fā)和利用。有效的信息化檔案管理，可以及時、高校整理歸檔學(xué)生的材料，建成學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，最大化發(fā)揮檔案的保存價值，切實為學(xué)生服務(wù)。

3.制度的規(guī)范化、科學(xué)化

學(xué)生的檔案伴隨一個學(xué)生的一生，它具有系統(tǒng)性、完整性等特點。學(xué)生檔案從形成、歸檔到使用，經(jīng)歷的時間漫長，經(jīng)過的部門多，如果歸檔制度不健全、內(nèi)容不完整統(tǒng)一，手續(xù)不嚴(yán)格，接受部門之間的工作協(xié)調(diào)不好，就會造成學(xué)生檔案的失實、甚至丟失等問題，不能為檔案使用單位提供客觀、準(zhǔn)確的參考，影響學(xué)生的一生。因此，我們要建立和完善各項規(guī)章制度，使學(xué)生檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。要實現(xiàn)一套完善可行的管理制度，制度的執(zhí)行情況進行進行嚴(yán)格的考核，做到統(tǒng)一管理規(guī)范。大學(xué)生檔案的分類應(yīng)根據(jù)本校檔案管理規(guī)定，做到類目層次劃分準(zhǔn)確。檔案案卷形式要統(tǒng)一，填寫項目要一致。要避免大學(xué)生檔案材料的重復(fù)歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。另外，各高校要根據(jù)本校情況，編制適合自己的、方便大學(xué)生和用人單位使用的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，檔案庫都要有詳細(xì)的記錄，以方便大學(xué)生就業(yè)時用人單位的查詢。

4.全校聯(lián)動，加強協(xié)作，促進學(xué)生檔案管理先進化

作為一名教育工作者，我們首先要明確，離開了全校任意一位教職員工，檔案管理工作都是無法做好的，它是一項系統(tǒng)工程，我們所有的教師都應(yīng)加入到學(xué)生檔案管理工作中來，為學(xué)生檔案管理盡一份力。作為學(xué)生檔案管理的主管部門，要以積極的行動爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，在人力、物力、財力上得到保障，并且與各職能部門和教學(xué)單位溝通，力爭取得協(xié)作支持。另外，作為學(xué)校檔案的主管部門，學(xué)校綜合檔案室要定時多多支持學(xué)生檔案管理部門的工作，可以定期檢查、督促相關(guān)檔案建設(shè)，促進學(xué)生檔案管理先進化，這種相互的支持合作才能推動檔案管理工作不斷進步。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及高校規(guī)模的不斷擴張，高校學(xué)生檔案管理工作越發(fā)顯得重要。作為高校學(xué)生檔案管理者，要正確認(rèn)識工作上存在的問題，理念上緊跟時代發(fā)展的步伐，積極采取有效措施，不斷解決問題，努力探索高校學(xué)生檔案管理新模式，提高檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平，切實發(fā)揮高校學(xué)生檔案管理的重要作用。

[1] 顏培珍.堅持以人為本 做好高校學(xué)生檔案工作[J].上海檔案，2009， （06）.

[2] 張營.關(guān)于新時期高校學(xué)生檔案管理工作的思考[J].考試周刊， 2009，（17） .

[3] 李秀榮.試論大學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對策[J].現(xiàn)代營銷（學(xué)苑版）， 2010，（12） .

[4] 龐美燕.從檔案屬性角度談檔案信息資源共享問題[J].廣西民族大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）， 2007.

Discussion on the Norm and Execution of College Students’ archives administration

CHEN Qiu-wan

Students’ archives administration plays an important part in students affair.Because of history of college and characteristics of students’ archives administration, such as integrity, Systematicness and chronicity of time span, there are many disorderly problems of college students’ archives administration, which doesn’t play it’s value.Carefully analyzing characteristics of college students’ archives administration, so as to gudie the norm and execution of college students’ archives administration.

college; students’ archive; norm; execution

G271

A

1008-7427（2012）04-0155-02

2012-02-14