淺議商務(wù)英語函電的清楚原則*

呂輝芳(山西財貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西太原030031)

淺議商務(wù)英語函電的清楚原則
*

呂輝芳
(山西財貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西太原030031)

我們要了解與熟悉商務(wù)英語在哪些情況下要用到函電，對國際間的貿(mào)易往來起到橋梁的作用。所以要根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行這種函電，寫作具有一定水準(zhǔn)的英語函電要對其基本的規(guī)則做深入的了解，人們在寫商務(wù)英語函電時，主要運(yùn)用了清楚原則。本文以商務(wù)英語函電的特點、清楚原則及其應(yīng)用、不斷在選詞與書寫句子這幾個方面做出了說明。

商務(wù)英語;函電;清楚原則

在進(jìn)行商務(wù)活動中，要用到英語函電，我們要熟練掌握它的用法與所遵循的原則，因為在國際貿(mào)易往來中，人們經(jīng)常用到它。除此之外，人們還要用它來建立貿(mào)易往來關(guān)系。我們一般要遵守Clearness(清楚)、Courtesy(禮貌)、Conciseness(簡潔)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Concreteness(具體)、Consideration(考慮周到)這樣七個原則，這里的清楚原則是這樣七個原則中最重要的一條原則?，F(xiàn)在的商務(wù)英語函電有了各種進(jìn)步，下面我針對清楚原則進(jìn)行研究并和大家做如下的討論與分析，人們對清楚原則的運(yùn)用較多，它在商務(wù)英語函電中的利用率非常高，在進(jìn)行國際性的貿(mào)易往來中，利用英語函電較多，在函電中對清楚原野則的運(yùn)用，是時提高了寫作者的應(yīng)用水平。

一、商務(wù)英語函電的特點

商務(wù)函電在寫作過程中主經(jīng)是考慮了它的實用效果，通過英語函電可以使有商業(yè)交往的雙方進(jìn)行溝通，完整與準(zhǔn)確地傳遞相關(guān)的經(jīng)濟(jì)信息，但不是為了展示語言與文字的華麗，所以在翻譯與使用時用比較專業(yè)的行話、專業(yè)語言，在進(jìn)行翻譯與寫作時，對一些專業(yè)性強(qiáng)的術(shù)語進(jìn)行精確翻譯.對文章的語氣要注意，做到有禮貌、誠懇、表述要清楚，對書面語言的使用要做到簡潔化、規(guī)范化。使用專業(yè)的商業(yè)語言，要有商業(yè)信函的特點，盡量不要使用會有分歧的語言，對長句子的要求是做到條理清晰，表達(dá)清楚，并且要符合“7C原則”，也就是Clearness(清楚)、Courtesy(禮貌)、Conciseness(簡潔)、Correctness(正確)、Completeness (完整)、Concreteness(具體)、Consideration(考慮周到)，這樣幾條原則。

二、商務(wù)英語函電的清楚原則

清楚原則具有三個層面意思，第一層意思是句子是獨立的;第二層意思是句子與其它的句子有隱含的關(guān)系，通過上一句話或者下一句話才可以解釋這一句的意思，第三層意思是直接、簡單的表達(dá)。只有做到言簡意賅才不至于發(fā)生誤會，同時也避免了一些貿(mào)易上的糾紛。

三、清楚原則運(yùn)用的幾個方面

1、詞語的用法

(1)詞語的準(zhǔn)確無誤

當(dāng)你對想表達(dá)的問題有了明確的認(rèn)識以后，需要進(jìn)行表達(dá)的時候，在寫作時首選清晰和簡單的詞語，必須使你要傳達(dá)的信息能夠準(zhǔn)確無誤。不能用太復(fù)雜、太深奧的詞匯。一部分函電寫作者喜歡寫一些復(fù)雜、深奧的詞匯，他們認(rèn)為這會讓對方感覺寫信人的誠意，也能看出寫作人的寫作水平，這一點是很關(guān)鍵的。但是，對于那些難以讀懂的詞語會讓人感覺到一定的難度，在理解上有歧義產(chǎn)生，通常情況下，寫商務(wù)英語函電時，要選擇一些比較容易理解、通俗性較強(qiáng)的詞匯。

(2)代詞的指代

代詞所指代的人、事、物及關(guān)系代詞所表示人、事、物存在一定的邏輯關(guān)系。沒有特殊的情況，代詞與關(guān)系代詞都是與后邊較近的名詞產(chǎn)生修飾與被修飾的關(guān)系，遵循就近的原則，它們所提到的人或事的數(shù)量具有一致性。一定要合理且正確地運(yùn)用這些代詞，使分歧減少。比如:They informed Mr.George and Clinton that they would receive a full answer in the future.我們一起來分析句子中的“they”，這兩個代詞“they”第一個和第二個分別代表或者說是指代了什么，第一個和第二個所指代的是不是同樣的人人呢?這給了我們許多的問號，在理解上產(chǎn)生了分歧，這主要是寫函電的這一方?jīng)]有運(yùn)用好清楚原則。怎樣才能夠清楚地表示?這里的原意是:Mr.George and Clinton這兩位先生會在將來會得到一個滿意的答復(fù)，那么正確的句子應(yīng)該是:They informed Mr.George and Clinton on that the latter would receive a full answer in the future.“the latter”指的是“Messrs.Smith and Richardson”，后邊句子中的指代變得清楚明了，句子的本意也比較清晰了。

(3)句子中的修飾詞位置

英語句子會因為修飾詞的存放關(guān)系而有所不同，相同的可以起到修飾作用的詞因為位置的不同，它所要求表達(dá)的意思及中心句就會有所不同。下面觀察以下兩個實例:①They can supply 233 tons of the item only.②They can supply only 233 tons of the item.在第一句中，“only”中是修飾了“the item”，對所提供的項目進(jìn)行了描述，里面不包含別的項目。在第二個句子中，“only”對“100 tons”做了修飾，闡述了只能提供233噸，不會有更多的數(shù)量。因此，修飾詞會因為句子中的不同位置而生出其它的意思，因為后面被修飾的詞有所不同，意思會發(fā)生很多意想不到的效果，所以我們更要注意商務(wù)英語函電的書寫。

另外，修飾詞在位置上的要求較高，比較靠近它要進(jìn)行修飾的詞語?，F(xiàn)在對下面兩個句子進(jìn)行分析:①We bought a digital camera in a big shop in Shanghai which costs $21.80.②We bought a digital camera for$21.80 in a big shop in Shanghai.“$21.80”是修飾“digital camera”，表明這一種數(shù)碼相機(jī)的總價格，必須和它所修飾的詞語“digital camera”靠近。在前邊一句中“which costs$21.80”要移到“digital camera”的后面。第二個句子沒有涉及到定語從句的問題，對“for”進(jìn)行了運(yùn)用，帶出了數(shù)碼相機(jī)的價格為“$21.80”，只有確定了修飾詞所需的位置，整個句子會更簡潔、清楚、易懂。

(4)句子的邏輯結(jié)構(gòu)

在商務(wù)活動中，較多情況下需要用到英語函電，只有是寫作之人，在進(jìn)行寫作時，一定要做要簡明扼要，進(jìn)行寫作是一定讓對方清楚自己所表達(dá)的意思，說明要具體、詳細(xì)，容易弄懂意思，讓有商務(wù)往來的對方讀懂自己的意圖，可以使讀信人利用較短的時間清楚自己所表達(dá)的意圖，使對方可以完全理解我方的具體內(nèi)容，所以，在商務(wù)英語信函授，要運(yùn)用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z句做簡單的敘述。寫信人的思維要符合一定的邏輯，在英語函電中，對內(nèi)容的組織要注意段落間的邏輯關(guān)系，除了符合一定的邏輯以外，還要注意語言的縝密性，要讓讀信的感覺清晰，緊緊圍繞這樣的主題意思，做進(jìn)下的表述。在表達(dá)時要選擇什么樣的句式是非常關(guān)鍵的，為了做到言簡意賅，一定要選擇那些比較簡單和直接的句式，比如，在英語函電中，可以運(yùn)用主動句式，一般不要選擇那種被動句式。在句子的連接與段落的連接上，可以注意選擇一些不可缺少的短語或者是連詞，讓對方容易理解。

另外，要想表達(dá)清楚意思，首先要做到重點突出，讀信的人就不會將重要的信息遺漏。當(dāng)我們要寫商務(wù)英語函電的時候，還要對句子結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，對需要強(qiáng)調(diào)的部分做到突出。

4、語言要力求規(guī)范:對外貿(mào)易越來越繁盛了，外貿(mào)函電的語言也越來越趨向于規(guī)范化，這就對大家的所選詞匯、所造的句子、所用到的語法、單詞的拼寫及標(biāo)點符號不斷地提出較高的要求，這樣使語言更規(guī)范并且更合乎習(xí)慣，并且，各種商務(wù)活動的法律、法規(guī)和慣例的使用受到了約束以后，也有更加明確和規(guī)范的規(guī)定。

5.在內(nèi)容上更要簡明:在寫外貿(mào)函電時，要做到生動，具體及明確，尤其是想讓對方做出比較明確反應(yīng)的函件，或者是想答復(fù)對方提出的某些要求或者某些問題的信函，有些是用于報盤和承諾，要將信函寫得清清楚楚，沒有艱澀難懂的地方，使收到信件的人看了以后不會產(chǎn)生誤解，不會誤解寫信人所要表達(dá)的總體意思，要用相對較少的文字做一些完整、清楚地表達(dá)所需要表明的某層意思。

三、結(jié)語

本文首先對英語函電的原則做了簡單的說明，重點分析了清楚原則在應(yīng)用在商務(wù)英語函電中，主要是平時注意了詞語的選擇，和句子的組織與書寫做了深入的分析，并且總結(jié)了以下心得體會:1、在寫作的過程中要選用簡單的詞語，要注意代詞的所指代的對象;2、在句子的表達(dá)是要求突出重點，對重點突出了還要具有相應(yīng)的連貫性。英語函電所具有的這些特點主要是由外貿(mào)英語的所需的語境與交際所需進(jìn)行決定的。它的這些特點具有一定的客觀性，這給人們在使用外貿(mào)英語時提出了一定的要求，也就是一定要遵守它的語言表達(dá)方面的種類，加強(qiáng)外貿(mào)語言方面的表達(dá)作用。在進(jìn)行英文函電書寫或者對其進(jìn)行翻譯時，要以這些規(guī)律和特點為出發(fā)點，注意中英文寫作中在表達(dá)方面的不同，爭取達(dá)到對字詞的運(yùn)用要得體，語氣和句調(diào)要相似，做好做準(zhǔn)信息的傳達(dá)，給商務(wù)活動起到語言橋梁的作用。

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