淺談電子文件歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題分析及對(duì)策

無(wú)錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 霍奇道

一、引言

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、文檔一體化得到進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，人們已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，信息的產(chǎn)生、發(fā)布與共享不再受時(shí)空的限制，各種應(yīng)用雨后春筍般出現(xiàn)，信息資源呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，由此產(chǎn)生了大量的電子文件。在國(guó)家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！庇纱丝梢?jiàn)，電子文件是以電子形式存在的具有動(dòng)態(tài)特點(diǎn)的一種虛擬文件，它是各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物。

二、電子文件的特征

1.信息的非人工可直接識(shí)讀性。與所有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄方式不同，電子文件是把可識(shí)別的文字、圖形、圖表等信息已二進(jìn)制碼的形式存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)載體上，人們憑借自身的感官器官?gòu)妮d體上面得不到任何相關(guān)信息，載體本身無(wú)任何信息性。

2.信息的系統(tǒng)依賴性。從電子文件的形成產(chǎn)生到修改、利用、管理都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等數(shù)字設(shè)備，必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子文件既無(wú)法讀取，更無(wú)法對(duì)電子文件實(shí)施任何行為，歸檔管理電子文件也就成為無(wú)稽之談。

3.信息的可轉(zhuǎn)載性與共享性。電子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再具有物理意義上的“實(shí)體”狀態(tài)?？梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)在計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以通過(guò)其他介質(zhì)相互復(fù)制。對(duì)信息獲得者來(lái)說(shuō)，可以實(shí)現(xiàn)多人共享而不受時(shí)空的限制。

4.信息的易變性與不安全性。電子文件的優(yōu)點(diǎn)是便于修改且不留痕跡，且電子文件存儲(chǔ)載體往往使用壽命不長(zhǎng)，對(duì)信息的安全造成隱患。

5.信息的集成性與綜合性。電子文件可以將各種信息加工組合在一起，如：文字、圖形、圖像、視頻、音頻等，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件根本做不到“多媒體化”。

三、電子文件歸檔常見(jiàn)的問(wèn)題分析

1.在思想觀念上對(duì)電子文件重要性認(rèn)識(shí)不足。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理模式和手段在檔案管理者頭腦中形成了定向思維，受傳統(tǒng)觀念的影響對(duì)電子文件歸檔的意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為只有紙質(zhì)文件才是檔案工作的對(duì)象，或者因?yàn)榕略黾庸ぷ髁慷粍?dòng)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。

2.電子文件歸檔管理制度不健全。因?yàn)殡娮游募w檔管理起步時(shí)間很短，盡管?chē)?guó)家頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)章制度，部分單位雖然也認(rèn)識(shí)到了電子文件歸檔的重要性，但是有些單位并沒(méi)有制定規(guī)范的管理制度和科學(xué)的管理方法，造成了單位各部門(mén)的電子文件處于無(wú)人管理、“自生自滅”的境地，沒(méi)有專(zhuān)人管理，也沒(méi)有歸檔保存，有些重要電子文件甚至被丟失。

3.電子文件歸檔管理缺乏專(zhuān)業(yè)性的人才。電子文件歸檔是一項(xiàng)具有業(yè)務(wù)性和技術(shù)性的工作，它不僅要求檔案人員掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要有熟練的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)處理知識(shí)。目前檔案部門(mén)人員年齡普遍偏大，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)了解甚少，在客觀上影響了電子文件歸檔的順利開(kāi)展。

4.在技術(shù)層面上存在的問(wèn)題：

(1)電子文件的可識(shí)讀性難以保證。技術(shù)發(fā)展和更新過(guò)快，造成環(huán)境、硬件、軟件的變化，原有的磁性介質(zhì)上存儲(chǔ)的信息不一定能夠識(shí)讀出來(lái)。

(2)電子文件的真實(shí)性、原始性難以保證。一方面，由于電子文件易于修改且不留痕跡，對(duì)于電子文件是否是“原件”難以界定。另一方面，電子文件因載體轉(zhuǎn)變和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身存在形式，很難確定它的原始記錄性。由此使得電子文件的法律效力大大減弱。

(3)電子文件的安全性、穩(wěn)定性難以保證。一方面，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件正面臨著非法授權(quán)訪問(wèn)、信息泄露或丟失、數(shù)據(jù)完整性的破壞及病毒的傳染。另一方面，保存電子文件的載體使用受環(huán)境條件的限制，況且載體本身也存在著損毀的風(fēng)險(xiǎn)性，包括載體老化、磁性自然衰弱，也會(huì)造成電子文件讀不出或信息丟失的現(xiàn)象。

(4)電子文件格式多樣，缺少統(tǒng)一的要求標(biāo)準(zhǔn)。電子文件格式豐富多樣，比如：同樣是一份信息內(nèi)容完全一致的視頻信息，其格式可能會(huì)是MP4、WMA、AVI等不同的格式。在歸檔管理過(guò)程中也造成了一定程度的紊亂。

四、解決問(wèn)題的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變更新思想觀念，提高對(duì)電子文件歸檔重要性的認(rèn)識(shí)。電子文件歸檔對(duì)人們來(lái)說(shuō)還是個(gè)新事物，需要一個(gè)慢慢接受的過(guò)程。電子文件是信息時(shí)代的新生事物，是檔案的一個(gè)重要來(lái)源，要通過(guò)宣傳，改變過(guò)去只重視紙質(zhì)材料的觀念，把電子文件歸檔作為一個(gè)重要工作來(lái)抓，提高電子文件的歸檔的檔案意識(shí)。

2.建立健全電子文件歸檔管理制度。各單位應(yīng)該根據(jù)國(guó)家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)章制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從電子文件的產(chǎn)生途徑、類(lèi)型出發(fā)，明確電子文件的管理機(jī)制，劃定電子文件的歸檔范圍，制定出合理科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，做到有章可循、有?guī)可依。

3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的人才。電子文件管理是一個(gè)嶄新的課題，目前還處于摸索階段，這要求檔案工作人員除了要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行電子文件和電子檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案人員自身也要加強(qiáng)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)電子文件歸檔工作的需要。

4.在技術(shù)操作層面上：在電子文件形成、積累、歸檔過(guò)程中，要及時(shí)記錄電子文件的設(shè)備環(huán)境和相關(guān)元數(shù)據(jù)，生成電子文件的相關(guān)軟件要一并歸檔，確保電子文件的可識(shí)讀性；對(duì)電子文件要進(jìn)行前端控制和全程管理，條件允許的情況下要對(duì)電子文件進(jìn)行數(shù)字認(rèn)證，電子簽章，確保電子文件的真實(shí)性和原生性，同時(shí)要加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力度和憑證作用；制定切實(shí)可行的措施，加大資金投入力度，在硬件和軟件上確保電子文件的安全和完整性；建立統(tǒng)一的電子文件結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，使得電子文件格式能夠滿足以下的需求：格式開(kāi)發(fā)、不綁定軟件、文件自包含、格式自描述、顯示一致性、持續(xù)可解釋、穩(wěn)健、可轉(zhuǎn)換、支持技術(shù)認(rèn)證機(jī)制、利于存儲(chǔ)、便于利用。

五、結(jié)束語(yǔ)

電子文件是社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件能夠及時(shí)完善地歸檔，是檔案工作者面臨的新的挑戰(zhàn)和課題，相關(guān)問(wèn)題還處于探索階段，有關(guān)研究正在逐步深入進(jìn)行。只有不斷地探索研究，改進(jìn)技術(shù)，完善制度，才能使得電子文件更好為社會(huì)提供信息資源，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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