圖書館采編業(yè)務外包可能出現(xiàn)的風險與控制措施

時曉鵬

（河南省圖書館，河南 鄭州 450052）

所謂圖書館業(yè)務外包，就是將圖書館內部重復性的、非核心的工作交給外部機構或者獨立工作者的第三方，由他們來為圖書館提供服務.圖書館的業(yè)務外包是很普遍的，圖書館這樣做能夠節(jié)約成本，提高工作效率.目前，我國的圖書館采編業(yè)務的外包主要是指將圖書館中的文獻采訪、編目等業(yè)務部分或者全部交給委托機構來完成.

1 圖書館采編業(yè)務外包的優(yōu)勢

1.1 節(jié)約購書經費

隨著我國教育的發(fā)展，圖書經費不足制約著學校的發(fā)展，相對來說，盡管領導給予了更多的重視，但是還是不能解決問題.為了節(jié)約成本，讓圖書館有限的經費發(fā)揮最大的作用，圖書館選擇把圖書采編業(yè)務外包給相應的企業(yè)或者機構，這一措施有效的緩解了圖書館經費的緊張.圖書供應商采用企業(yè)化管理和規(guī)?；洜I，有著強烈的競爭意識，所以，要完成同樣的任務量，圖書供應商的投入顯然是低于圖書館的.就拿圖書的編目數據來說，網絡技術的發(fā)展使得圖書館編目業(yè)務已經進入到聯(lián)機編目階段，可以利用國家圖書館聯(lián)機編目數據中心和CALIS高校文獻保障服務系統(tǒng)來進行圖書館編目業(yè)務.很據相關統(tǒng)計資料顯示，我國每種書的原始分編成本是在10-15元之間，但是從CALIS套錄數據或者由書商自己提供分編數據的成本要低很多，所以，很多圖書館都把采編業(yè)務外包出去.

1.2 提高工作效率

圖書館的硬件是學校要提高辦學質量的一個方面的指標，學校進行升級時必然會購買大批的圖書，這就增加了圖書館的工作量.一般來說，一本新書從購買到初加工，再到典藏上架，和讀者見面，大概需要一個月的時間，甚至更長的時間，這么大的工作量，再加上以前圖書館工作人員本來就少，就會導致圖書積壓待編，這就影響了學生的讀書活動.當前知識更新速度飛快，圖書耽誤時間長了就會失去響應的閱讀價值，尤其是科技性強的圖書.但是如果把這些工作交給企業(yè)去做，從編目數據、圖書埋設磁條、加蓋館藏章、貼條形碼、貼書標、典藏上架一條龍的服務，這樣就會提高效率，節(jié)約很多時間.

1.3 彌補圖書館人才資源的不足

以圖書的分編加工為例，如果使用一個正式員工，這個員工的最低工資福利至少在2萬元以上，但是在現(xiàn)代市場經濟下，為了提升競爭力，很多公司提供了圖書加工的一條龍服務，因此，原本屬于圖書館的工作被轉移到這些服務機構里去，圖書館也就因此節(jié)約了人力和財力.由于圖書館采編業(yè)務基本都是安排給圖書館職工的家人或者相關關系人，這些人水平不一、參差不齊，尤其是技術質量不過關.一些技術含量高、專業(yè)性較強的崗位沒有人上任，就算上了崗也是忙于申請、評定各種職稱，這就嚴重影響了他們的工作激情，以及繼續(xù)深造的意愿.所以，爸圖書館采編業(yè)務外包，可以緩解當前圖書館人力資源不足，工作人員工作能力不足的局面.

2 圖書館采編業(yè)務外包存在的風險

盡管圖書館采編業(yè)務有不可代替的優(yōu)勢，但是在外包時還是會出現(xiàn)一些風險，這風險既有來自外部承包機構，也有來自圖書館內部的.

2.1 引起人力資源的風險

在圖書館中，采編部分是很重要的部門，也是技術含量最高的部門之一，他們一直都有一種優(yōu)越感，假如把采編業(yè)務外包了，他們的工作的積極性將會受到打擊，長久之后，工作人員便會慢慢的喪失責任感，信息學習的能力和應用能力也會相應的降低.同時，工作人員也會抵制業(yè)務外包，并對服務商產生不切實際的期望.人力資源的風險還體現(xiàn)在外包服務商的軟件和硬件技術人員、操作管理人員的配備的合理性方面.

2.2 鎖定風險的負面影響

所謂鎖定風險，是指圖書館難以擺脫與服務商的交易關系，除非圖書館愿意支付高額的轉移成本.服務商可以利用鎖定風險來要挾圖書館采編業(yè)務外包的續(xù)談，使得圖書館接受對自身不利的條款，一旦不愿意接受這個協(xié)議，就要付出昂貴的轉移費用.將圖書館業(yè)務外包最大的風險就在于業(yè)務很有很能收不回來.同時，業(yè)務外包也會使得內部工作人員失去鉆研業(yè)務的動力.

2.3 選擇外包服務商時的風險

在進行業(yè)務外包時，服務商很有可能隱瞞對自己不利的信息，向圖書館提供誤導性的信你，以獲取自身的利益.這主要是源于圖書館和服務商信息的不對稱，圖書館會因此錯過了擁有優(yōu)質服務質量的服務商，導致業(yè)務外包達不到圖書館的預期要求.

2.4 業(yè)務外包面臨的道德風險

圖書館在進行過業(yè)務外包時，圖書館與服務商之間是一種“委托——代理”的關系，這種關系表明了，圖書館和服務商之間的利益是不一致的，服務商會在業(yè)務洽談的時候故意隱瞞信息和隱藏知識，這樣就會使得圖書館處于不利的位置，這同時也加大了圖書館業(yè)務外包的管理和監(jiān)督，增加外包管理和監(jiān)控的成本.

2.5 外包服務商能力限制

隨著社會的進步，圖書館不斷升級，其要求也在不斷提高，這就對外包服務商提出了更高的要求，它不僅要求服務商能夠提供與圖書館一致的要求，還要具備使用各種變化的能力和創(chuàng)新的能力.但是在目前的服務商不能滿足圖書館采編業(yè)務的要求，或者不能提供具有競爭優(yōu)勢的價格.

2.6 質量效用的風險

圖書館采編業(yè)務是一種后驗性產品，也就是要在工作完成之后才能體驗到產品質量的好壞.圖書館正是因為人力有限，才把業(yè)務外包，所以沒有充足的時跟蹤服務商的實際運作當中，無法有效約束和監(jiān)督服務商，控制外包月的質量.服務商在短期之內難以掌握圖書館的專業(yè)的業(yè)務技能，他們就有可能在工作過程中得過且過，不對業(yè)務負責任，這就可能會影響都圖書館外包的采編業(yè)務的質量.

3 圖書館采編業(yè)務外包的風險控制措施

3.1 慎重選擇承包商

要設立專門的質檢員，定期的對承包商的業(yè)績進行考核和監(jiān)督，并明確圖書外包編目的規(guī)則以及相關的注意事項，仔細記錄其編目的流程和步驟，以提高對其的質量控制.

3.2 與承包商建立互信的合作伙伴關系

為了在責任上達成共識以及合作效益的成效，圖書館應該和承包商之間保持常規(guī)化的交流和溝通，建立起互信的合作伙伴關系.因為只有雙方都在相互信任，相互理解的基礎上進行合作，才能使業(yè)務外包順利有序的推進.

3.3 重視一些核心業(yè)務的推進，以便提高圖書館的核心競爭能力

所謂核心競爭能力是指某一組織內部一些技能的互補和知識的結合，能夠組成使其在一項或者是多項業(yè)務在相關的領域都能達到一定的競爭水平的競爭能力.圖書館核心競爭力是指圖書館能夠及時掌握并適應用戶的需求，它是圖書館存在和保障圖書館發(fā)展的獨特能力.進行業(yè)務外包能夠使圖書館把主要精力放在建立圖書館的核心競爭力上面，提升圖書館為讀者服務的水平和良好的形象，保障圖書館的長足發(fā)展.

3.4 加強過程監(jiān)控與成果評估

圖書館要把業(yè)務外包，就必須做好相應的管理和監(jiān)督工作，要對采編業(yè)務及時進行監(jiān)測評估，采取各種方式對服務商進行檢查，及時了解他們的工作動態(tài)，不斷糾正服務商在工作中出現(xiàn)的偏差，加強工作方式和工作內容的創(chuàng)新，不斷適應圖書館在新的形勢下的要求，從而達到整合資源，節(jié)約成本，提高效率的統(tǒng)一.

綜上所述，圖書館采編業(yè)務進行外包自有她的優(yōu)勢，它能為圖書館節(jié)約成本、提高工作效率，但是在外包的過程中，要進行分析，發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢，采取各種積極有效的措施對其進行分析、評估、控制和規(guī)避，只有這樣，才可能保證外包業(yè)務的高質量.

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