運(yùn)用5S管理提升高校職能部門工作水平

汪海偉

(常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇常州 213164)

0 引言

進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著高等教育的快速發(fā)展，高等學(xué)校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等方面都面臨著新的挑戰(zhàn)。高校職能部門作為高等學(xué)校的管理部門，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶，擔(dān)負(fù)著黨務(wù)、教學(xué)、科研、人才、財(cái)務(wù)、后勤服務(wù)等多方面工作的宏觀指導(dǎo)職能和管理職能、服務(wù)職能、協(xié)調(diào)職能，對(duì)學(xué)校的全局起著參謀、組織、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、綜合、服務(wù)的重要作用［1］。近年來，隨著我國高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，教師隊(duì)伍不斷壯大，教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)的性質(zhì)也發(fā)生了較大變化，職能部門承擔(dān)的工作任務(wù)成倍增長，工作節(jié)奏越來越快，工作要求也越來越高。本文提出在高校職能部門中引入5S管理，以期進(jìn)一步塑造其良好形象，提高工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量，更好地發(fā)揮職能部門管理與服務(wù)工作職能。

1 5S的含義及作用

1.1 5S 的含義

5S是指日語中的五個(gè)詞語——整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)，因其日語的羅馬拼音均以“S”開頭，所以被簡稱為“5S”［2］。5S起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法、環(huán)境等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，這是日本企業(yè)一種獨(dú)特的管理方法［3］。1955年，日本企業(yè)提出了“整理、整頓”兩個(gè)S，其目的在于確保作業(yè)空間和生產(chǎn)安全，宣傳口號(hào)為“安全始于整理整頓，而終于整理整頓”。后來因生產(chǎn)控制和品質(zhì)控制的需要，又逐步提出了3S，即“清掃、清潔、素養(yǎng)”，其應(yīng)用空間及適用范圍進(jìn)一步擴(kuò)展。1986年，日本的首本5S著作問世，對(duì)整個(gè)日本現(xiàn)場管理模式起到了沖擊作用，從此掀起5S浪潮。

1)1S-整理(Seiri):整理是指對(duì)現(xiàn)場擺放的必要品和非必要品進(jìn)行分類，丟棄或處理現(xiàn)場不需要的物品，管理需要的物品?，F(xiàn)場不需要的東西堅(jiān)決清除，做到現(xiàn)場無不用之物。

2)2S-整頓(Seiton):整頓是指對(duì)必要的物品分門別類放置，進(jìn)行標(biāo)識(shí)和定位定量，任何人都能立即取到，實(shí)現(xiàn)尋找時(shí)間為零的目的。

3)3S-清掃(Seiso):清掃是指清除工作場所內(nèi)的臟污，將工作現(xiàn)場變得干凈整潔，無灰塵、無垃圾，實(shí)行點(diǎn)檢將設(shè)備保養(yǎng)得锃亮完好，消除污染源，防止污染的發(fā)生。

4)4S-清潔(Seiketsu):清潔是對(duì)整理、整頓、清掃這“3S”的堅(jiān)持與深入，并使之責(zé)任化、制度化、規(guī)范化，使現(xiàn)場保持最佳狀態(tài)，從而創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使職工能愉快地工作。這對(duì)企業(yè)提高生產(chǎn)效率，改善整體的績效有很大幫助。

5)5S-素養(yǎng)(Shitsuke):素養(yǎng)是指人人按規(guī)定行事，養(yǎng)成好習(xí)慣，達(dá)到全面提高員工素質(zhì)，形成企業(yè)文化的目的。素養(yǎng)是“5S”活動(dòng)的核心。沒有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)活動(dòng)就不能順利開展，也不能持續(xù)下去。

1.2 5S管理在高校職能部門工作中的作用

高校職能部門與校外單位、二級(jí)院系、教師、學(xué)生與家長等都有著緊密聯(lián)系，是學(xué)校的窗口單位，引入5S管理，對(duì)高校職能部門塑造良好形象，提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)凝聚力，提升整體績效等方面都具有重要作用。

1)塑造職能部門良好形象。實(shí)施5S管理，清除不必要的物品，有序擺放需要的物品，塑造一個(gè)舒適、整潔、和諧的工作環(huán)境，能給來訪者留下深刻的印象，使他們對(duì)本單位的管理水平充滿信心，起到本單位對(duì)外的窗口作用和對(duì)內(nèi)的示范作用。

2)提高職能部門工作效率。實(shí)施5S管理，營造良好的工作氣氛，培養(yǎng)有素養(yǎng)的工作人員隊(duì)伍，規(guī)范辦事程序，促進(jìn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化，可以大大提高工作效率。

3)提高職能部門服務(wù)質(zhì)量。實(shí)施5S管理，創(chuàng)造令人心曠神怡的工作環(huán)境，能給工作人員以信心，使工作人員工作時(shí)心情舒暢，有強(qiáng)烈的歸屬感和自豪感，對(duì)自己的工作愿意付出愛心與耐心，從而大大提高職能部門人員的工作樂趣和工作效率，不斷提高各方面的滿意度。

4)增強(qiáng)職能部門凝聚力。實(shí)施5S管理，可以培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，使所有工作人員責(zé)任化、秩序化、規(guī)范化，充分發(fā)揮每個(gè)人的聰明才智，提升每個(gè)人的素質(zhì)，并通過合作不斷增強(qiáng)職能部門的凝聚力。

5)提升職能部門整體績效。實(shí)施5S管理，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)和教育，使其素質(zhì)得以提高，道德修養(yǎng)得以升華;同時(shí)針對(duì)不同工作人員的特點(diǎn)，給予其最大的發(fā)展空間，使之發(fā)揮更大的作用，從而提升職能部門的整體績效。

2 5S管理在高校職能部門管理工作中的運(yùn)用

2.1 高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)推行5S的重視

一般來說，凡是需要在一個(gè)單位或部門導(dǎo)入一項(xiàng)新的活動(dòng)或制度時(shí)，高層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的程度應(yīng)是這項(xiàng)活動(dòng)能否成功及堅(jiān)持下來的決定因素。在高校職能部門中推行5S管理也不例外。高校高層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與重視必須持續(xù)地表現(xiàn)在言語和行動(dòng)上，不僅需要承諾全力支持5S管理的推行，而且還應(yīng)將這種決心和承諾正式地傳遞給職能部門全體工作人員。在實(shí)施過程中，高層領(lǐng)導(dǎo)要親自掛帥、組織領(lǐng)導(dǎo);在推進(jìn)過程中遇到這樣或那樣的阻力時(shí)，要始終充滿信心，并對(duì)該項(xiàng)工作給予大力支持，及時(shí)做好各部門的協(xié)調(diào)工作以及工作人員的教育工作，這些都是非常必要和重要的。

2.2 建立5S推行組織

5S管理的有效推進(jìn)有賴于建立一個(gè)強(qiáng)有力的推進(jìn)組織。建議5S推行組織架構(gòu)層次不宜太多，一般3～4層為宜。具體來說，高校職能部門5S推行組織可包括5S推行委員會(huì)、5S推行辦公室、各職能部門5S推進(jìn)小組，形成一個(gè)推進(jìn)組織上的架構(gòu)。5S推行委員會(huì)主要由高校高層領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門負(fù)責(zé)人組成，由校長擔(dān)任委員會(huì)主任;5S推行辦公室主要由黨辦、校辦工作人員組成，由黨辦、校辦主任擔(dān)任辦公室主任;各職能部門5S推進(jìn)小組由各部門指定人員組成，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長。

2.3 確定5S的目標(biāo)和計(jì)劃

5S推行辦公室作為高校5S管理推進(jìn)部門，可以結(jié)合高校的辦學(xué)方針和目標(biāo)及職能部門的管理現(xiàn)狀，組織制定5S管理的方針和目標(biāo)，為5S管理推行工作指明方向。在5S推行工作開始后，5S推行辦公室應(yīng)要求各職能部門根據(jù)5S管理總目標(biāo)及自身的特點(diǎn)提出本部門5S管理的目標(biāo)。由于5S管理推進(jìn)是一個(gè)長期持續(xù)的過程，因此應(yīng)分階段制定推進(jìn)計(jì)劃，一般以3個(gè)月或半年為一個(gè)階段較為合適?；顒?dòng)發(fā)起時(shí)的第一個(gè)階段任務(wù)主要是管理工作的發(fā)起、展開與穩(wěn)定，以后各階段的管理工作內(nèi)容應(yīng)是前階段的繼續(xù)，側(cè)重于目標(biāo)管理和改善項(xiàng)目的推進(jìn)。5S管理推進(jìn)計(jì)劃可分為兩級(jí)，即全體職能部門的5S推進(jìn)計(jì)劃由5S推行辦公室制定，用以指導(dǎo)全體職能部門5S活動(dòng)的開展;各職能部門的5S實(shí)施計(jì)劃根據(jù)全體職能部門的5S推進(jìn)計(jì)劃制定，用于指導(dǎo)本部門5S活動(dòng)的實(shí)施。

2.4 開展5S的培訓(xùn)、宣傳

5S管理始于培訓(xùn)，終于培訓(xùn)，并且使培訓(xùn)工作貫穿于全過程。在高校競爭越來越多地表現(xiàn)為人力資本競爭的今天，培訓(xùn)教育無疑是高校培養(yǎng)高素質(zhì)機(jī)關(guān)工作人員的重要途徑，也是打造高校核心競爭力的重要手段。實(shí)施教育培訓(xùn)的對(duì)象可分為骨干人員和一般人員兩個(gè)層次:

1)骨干人員的培訓(xùn)。為了推進(jìn)5S，必須有意識(shí)地培訓(xùn)一批骨干人員，使他們對(duì)5S的基本知識(shí)和推行要領(lǐng)有清晰明確的認(rèn)識(shí)，從而能夠負(fù)責(zé)活動(dòng)的有效推進(jìn)。

2)一般人員的培訓(xùn)。對(duì)一般人員也要實(shí)施必要的5S培訓(xùn)，其主要目的就是讓一般工作人員正確認(rèn)識(shí)5S。一般來說，培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括5S的基本知識(shí)、推行5S管理的意義、5S管理的目標(biāo)和活動(dòng)計(jì)劃、有關(guān)的評(píng)比和獎(jiǎng)懲措施等。

為了更好地宣傳和推進(jìn)5S管理，營造一個(gè)積極向上的氛圍，高校還可以組織各職能部門通過廣播、標(biāo)語、板報(bào)、宣傳欄、網(wǎng)站等進(jìn)行大力宣傳。

2.5 開展樣板區(qū)試點(diǎn)活動(dòng)

在推行5S管理的過程中，肯定會(huì)遇到各種各樣的問題，如果這些問題不能得到有效解決，5S的推進(jìn)將會(huì)是相當(dāng)困難的。因此，可以通過開展樣板區(qū)活動(dòng)，了解5S管理推進(jìn)過程中的薄弱環(huán)節(jié)，這樣在全面推廣的過程中能夠做到心中有數(shù)，并針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)實(shí)施切實(shí)有效的措施加以改進(jìn)。對(duì)于高校來說，創(chuàng)建樣板區(qū)(樣板職能部門)的目的是為了給高校其他職能部門的5S管理推進(jìn)工作提供借鑒和指導(dǎo);與此同時(shí)，高校職能部門5S推行委員會(huì)也可以借助于5S活動(dòng)在樣板區(qū)的成功推行，進(jìn)一步加深對(duì)5S推行要領(lǐng)的理解與掌握，增強(qiáng)廣大工作人員的信心，激發(fā)起大家參與的熱情與積極性。

2.6 制訂檢查、評(píng)比、獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)

員工往往重視和努力完成被檢查和有獎(jiǎng)勵(lì)的工作，而對(duì)不被檢查和沒有獎(jiǎng)勵(lì)的工作則常常敷衍了事。因此，各級(jí)5S推行組織要建立監(jiān)督檢查制度，以確認(rèn)是否能夠按要求實(shí)施。監(jiān)督檢查措施是否有效，對(duì)保持5S管理高水準(zhǔn)是非常重要的。高校職能部門5S管理需要建立校級(jí)、部門級(jí)、科室級(jí)、員工級(jí)四級(jí)檢查、評(píng)比、考核體系。對(duì)檢查后的工作要進(jìn)行評(píng)比，大區(qū)域一般實(shí)行評(píng)分制，獎(jiǎng)懲區(qū)域責(zé)任人;小區(qū)域一般采用直接以現(xiàn)金形式進(jìn)行獎(jiǎng)懲的辦法，這對(duì)一線工作人員最為有效。

3 結(jié)束語

當(dāng)今各行各業(yè)管理日益趨于制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、國際化，高校管理應(yīng)順應(yīng)潮流，將5S管理引入高校職能部門的管理中，這對(duì)于保證教學(xué)、科研、人才、財(cái)務(wù)、后勤服務(wù)等工作的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)和樹立良好的部門形象都具有重要意義，值得大力研究和推廣運(yùn)用。實(shí)踐證明，在5S活動(dòng)中，通過不厭其煩地教育職工做好整理、整頓、清掃工作，其目的就是希望人們將辦公室場所的東西擺好，辦公設(shè)備擦拭干凈，最主要的是通過這些瑣碎單調(diào)的工作，潛移默化地改變他們的思想，養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣，變成一個(gè)有高尚情操與良好習(xí)慣的優(yōu)秀職工;同時(shí)也可以提供一個(gè)舒適的工作環(huán)境，塑造機(jī)關(guān)職能部門的優(yōu)良形象，不斷提高機(jī)關(guān)工作人員的工作熱情和敬業(yè)精神，最終促使人們綜合素質(zhì)的提高和道德修養(yǎng)的提升，這也正是當(dāng)今創(chuàng)建和諧高校所需要的。

［1］ 王洪.高校機(jī)關(guān)職能部門功能的思考［J］.安徽理工大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2007(4):42-43.

［2］ 原崎郁平，西澤和夫.生產(chǎn)現(xiàn)場問題解決［M］.深圳:海天出版社，2002:24.

［3］ 何文康，許小麥.5S實(shí)戰(zhàn)錦囊［M］.廣州:廣東經(jīng)濟(jì)出版社，2002:11.