淺析高校財務管理的信息化建設

徐慶

（常州機電職業(yè)技術學院 江蘇 常州 213164）

一、信息化建設對高校財務管理的意義

信息化建設是高校財務管理手段改革的必然趨勢?，F(xiàn)代信息技術對管理效率的提高已得到普遍認可，運用信息化方式管理高校財務同樣對其意義重大。

1、信息系統(tǒng)的建設提高了會計信息披露的及時性和充分性

傳統(tǒng)的財務系統(tǒng)大多數(shù)由手工完成，很多會計信息的記錄缺乏時效性，且因上傳到總賬系統(tǒng)再反映為管理信息的程序比較復雜，會計披露的可靠性都不是很理想。如果構建完善的信息管理系統(tǒng)，將所有發(fā)生的會計業(yè)務實時進行會計處理，并同步到總賬模塊和管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)隨時向財務部門之外的信息需求者提供財務信息，并且可以通過校園財務查詢系統(tǒng)方便地查詢到所需要的各種信息。對管理者來說，對每天發(fā)生的財務事項有精確的掌握，從而做出有針對性的調整政策和工作議程安排，不僅增強了財務人員、行政管理人員、科研人員、教師和學生之間的信息溝通，提高了財務服務水平，也同時促進了學校整體管理水平的提高，是一舉多得的管理方式。

2、實現(xiàn)了資源共享，明顯地提高財務工作的質量和效率

財務信息化建設的基本要求是構建全面的信息處理體系，實現(xiàn)信息資源的共享。在財務信息化平臺上，不同職責崗位的財務人員在記賬、審核、制單、結賬、報表等環(huán)節(jié)都可以實現(xiàn)同步操作，并通過訪問權限的控制，使各個環(huán)節(jié)的不相容職責分離，互相監(jiān)督和牽制，保證財務信息質量。全面推行信息化財務管理后，能夠做到與人事、資產(chǎn)、后勤等管理部門的銜接，對后期的賬務處理如查賬、審計等都提供了非常大的便利，通過信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢，迅速地調取以往的會計憑證，節(jié)約了資源，減少賬簿查詢耗費的人力、物力，降低了成本，提高了財務管理工作的效率。

3、促進財務人員專業(yè)技能的提高和整體素質的提升

現(xiàn)代信息化系統(tǒng)不僅要求單位為財務部門配備足夠的硬件設備，以順利推行財務信息化平臺的構建，同時也對從事財務工作的會計人員提出了更高的要求。一方面需要通過培訓等方式了解和掌握新引入的信息化系統(tǒng)的操作技能，并在事務中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，不斷地提出新的管理需求，完善已上線的信息系統(tǒng)，以更好地為財務工作服務。另一方面要求財務人員及時更新已有的專業(yè)知識體系，結合所在高校財務工作的特點，補充財務知識，總結工作中的得與失，并通過與同事之間的交流與學習，提高獨立處理會計實務的能力。多重要求的推動，毫無疑問會使財務部門的整體素質得到很大的提升。

二、我國高校財務信息化建設存在的問題

目前，大部分高校財務都構建了信息化處理系統(tǒng)，并充分地運用到管理工作中。但還是存在很多制約信息化系統(tǒng)管理效率的問題。

1、部分高校領導思想意識薄弱，對財務信息化未給予足夠的關注

在我國現(xiàn)階段教育體制下，一般意義上的高校經(jīng)費是由財政部劃撥，很少有自己單獨的預算外收入，也無需承擔過重的支出壓力。這種非市場競爭的發(fā)展機制，使很多高校領導潛意識里認為高校的花費有財政支撐，無需在財務管理上給予過多的關注，只要把財政部或其他管理部門要求的信息提供完全就足夠了，經(jīng)常憑借個人經(jīng)驗與能力決定高校財政資金的分配與使用。這種錯誤的領導意識直接影響了財務管理工作的效果，忽視財務信息在學校發(fā)展管理決策中的作用，也因此忽視了財務信息化的作用。最明顯的后果就是經(jīng)常會出現(xiàn)財務信息與教育信息化發(fā)生沖突，教學與管理無法實現(xiàn)雙贏。

2、財務信息化所需的專業(yè)人才短缺，出現(xiàn)系統(tǒng)問題導致工作癱瘓

隨著高校發(fā)展規(guī)模的擴大，大部門高校都會研發(fā)與使用自己專屬的一套財務信息處理系統(tǒng)。雖然理論上這種信息處理系統(tǒng)會更切合高校管理需要和工作需求，但同時也會有另一個問題的存在。那就是典型的高校人員技術知識兩極分化——懂信息系統(tǒng)程序的人，缺乏全面的財務管理知識；富有財務工作經(jīng)驗的人，計算機技術不符合要求。在出現(xiàn)程序化問題時，僅靠財務部門人員經(jīng)常無法處理，需要配置專門的計算機技術團隊，時刻待命解決財務系統(tǒng)報錯信息。而在兩個部門的溝通過程中，又會出現(xiàn)信息傳達的弊端，信息不對稱導致的理解偏差不僅不利于問題的解決，還會給雙方帶來工作上的困擾，財務工作經(jīng)常出現(xiàn)停滯狀態(tài)。財務人員計算機知識的匱乏從根本上限制了財務管理信息化進程。

3、財務工作的傳統(tǒng)組織模式，阻礙財務管理信息化建設

雖然引進并推廣了現(xiàn)代信息化管理系統(tǒng)，但高校的事業(yè)單位性質使很多配套的組織結構無法同步跟進。其中高校財務工作組織模式就是一大障礙。因為它是依據(jù)功能活動劃分層級組織，根據(jù)各項常規(guī)作業(yè)流程，將財務模塊劃分為現(xiàn)金、賬務、資金管理、預算與費用、財務控制、財務復核等，同時管理者也被加入到財務工作活動層級，以管理與掌控整個財務活動。這種傳統(tǒng)的管理模式最典型的表現(xiàn)就是決策處理所需的信息是通過層級上報與下批的循環(huán)來實現(xiàn)，要求財務工作環(huán)境非常穩(wěn)定。隨著高校財務工作涉及內(nèi)容的逐漸擴張，非常規(guī)的及時性項目越來越多，財務管理難度加大，財務信息層層上送的方式嚴重影響了信息的時效性，無法與現(xiàn)代財務管理相適應，不同人員、部門之間信息溝通與數(shù)據(jù)處理也會受到極大的限制，財務信息化系統(tǒng)建設名不副實。

4、財務管理軟件的功能不全，信息系統(tǒng)存在安全隱患

信息系統(tǒng)的建設不是一蹴而就的事，需要在實務中不斷地提出新的需求，進行系統(tǒng)的更新與維護。很多高校財務系統(tǒng)對后期的開放與維護重視不足，財務管理軟件功能不夠強大，還不能完全滿足業(yè)務處理的需要。尤其是數(shù)據(jù)標準尚未建立統(tǒng)一的規(guī)則，部門之間的信息共享有限，部門編碼、教職工編碼、科研項目編碼等通用信息沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則，導致數(shù)據(jù)采集和處理口徑不一致，容易出現(xiàn)各方面的矛盾，財務提供信息的可信度降低。另外，信息系統(tǒng)的安全保護措施不全面。對財務部門人員未設置嚴格的管理權限，沒有充分體現(xiàn)不同崗位職責之間的互相監(jiān)督，存在財務部門員工和外部用戶通過網(wǎng)絡對數(shù)據(jù)進行非法修改的現(xiàn)象，使財務信息泄露，或致使計算機系統(tǒng)感染病毒，管理系統(tǒng)癱瘓，給學校造成較大損失。

5、沒有做好內(nèi)部控制與財務信息化建設的銜接

高校財務管理推行信息化后，財務內(nèi)部控制的范圍和重點必然會發(fā)生變化。傳統(tǒng)的財務內(nèi)部控制要求每一筆經(jīng)濟業(yè)務的處理都經(jīng)過重復記錄和重復數(shù)據(jù)的調整工作，這與信息化推崇的降低重復、提高效率相矛盾，如果不順應信息化系統(tǒng)的要求和發(fā)展特點，仍堅持原來的監(jiān)督會計職能為主，未調整原有的授權與批準制度，忽視信息的數(shù)字化控制、信息的輸出控制等關鍵環(huán)節(jié)，財務內(nèi)部控制的流程就會限制信息技術的應用范圍與深度，從而產(chǎn)生一系列的問題。

三、改善我國高校財務信息化建設的建議

1、高校領導決策者應轉變觀念，支持財務信息化建設

財務信息化建設不僅是技術層面的問題，是對傳統(tǒng)財務管理模式的一次變革，首先需要管理觀念上的轉變。從宏觀上講，財務信息化建設涉及高校管理與發(fā)展的方方面面，需要各項工作的融合與部門之間的配合。這種環(huán)境的營造需要領導層發(fā)揮牽頭作用，重視和支持財務信息化建設，抓好管理制度的制定、貫徹和落實，給予足夠的人力、物力和財力配備，加大信息化推動的宣傳力度，使各個層級的相關人員真正了解和認識財務信息化，確保高校財務信息化建設有序推進。

2、提高財務人員全面素質，培養(yǎng)高校財務復合型人才

良好的信息化系統(tǒng)還需要人力資源的支持，直接操作人員的素質和能力是信息化系統(tǒng)運用效率的關鍵性因素。所以，推進信息化建設，除了要有計算機設備等硬件和財務系統(tǒng)軟件的全面配置外，更需要具有專業(yè)技術人員。第一，高校財務在聘用人才時就強調同時兼具計算機操作能力和扎實全面的會計理論知識。第二，加強財務人員的信息技術培訓，提供交流與學習的機會和平臺，重視財務人員的后續(xù)教育，培養(yǎng)復合型人才，使他們充分掌握信息化所要求的工作技能，清楚地了解信息技術帶來的各種管理結構和工作手段上的變化，重新界定工作職責。

3、優(yōu)化財務工作組織模式，順應信息化管理要求

財務信息化建設是對傳統(tǒng)財務管理工作的全面性的變革，為適應全新的管理方式，需要財務組織模式的相應變化。首先，財務負責人應全面分析信息化系統(tǒng)對財務業(yè)務處理流程的改變，總結與以往傳統(tǒng)管理方式的不同點和相同之處，構思新的業(yè)務處理流程，重新設置或優(yōu)化組織模式，在保證不相容崗位職責分離、相互監(jiān)督的前提下，加快信息流轉和業(yè)務處理的順暢性。其次，應發(fā)揮信息化共享的優(yōu)勢，盡量壓縮組織結構的層級數(shù)，嘗試建立扁平化的組織模式，提高財務信息的時效性，為高校發(fā)展決策提供有價值的財務信息。

4、完善財務信息安全性策略，加強信息系統(tǒng)的風險監(jiān)控

信息系統(tǒng)的安全性需要從兩方面同時著手。一是工作人員操作上的安全控制策略。在財務人員的權限設置上必須嚴格規(guī)范，除了利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件本身的安全控制，加設防火墻等措施，還需要人為地設置合理的用戶賬號、權限和密碼，對工作人員進行網(wǎng)絡安全知識教育，保證財務信息的安全。同時，要求財務人員知悉基本的查殺病毒程序，進行常規(guī)地系統(tǒng)維護與升級更新，保證業(yè)務處理的正確性。二是配置系統(tǒng)維護人員，全程關注系統(tǒng)的使用情況，及時安裝、發(fā)布系統(tǒng)補丁程序，對殺毒軟件進行升級，維護整個系統(tǒng)的安全性。

5、創(chuàng)新財務內(nèi)部控制制度，適應內(nèi)部控制的變化

首先，應該制定信息規(guī)范制度，打破部門局域內(nèi)部的信息規(guī)則壁壘，統(tǒng)一信息編碼方式，使信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)具有交換性和可比性，保證數(shù)據(jù)信息共享，方便對數(shù)據(jù)信息的全面監(jiān)控。其次，根據(jù)信息化管理系統(tǒng)帶來的業(yè)務流程的改變，更新內(nèi)部控制制度，確定新的業(yè)務控制重點，包括信息化系統(tǒng)中的崗位責任制、數(shù)據(jù)管理職責考核、內(nèi)部審計制度等。同時強調由專門的內(nèi)部控制職能部門監(jiān)督落實制度和規(guī)范，找出控制薄弱環(huán)節(jié)，對控制過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時更正，確保財務信息系統(tǒng)的安全可靠。

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