淺談ERP系統(tǒng)在企業(yè)的建設(shè)與應(yīng)用

○周長英

（新疆油田公司陸梁油田作業(yè)區(qū) 新疆 克拉瑪依 834000）

淺談ERP系統(tǒng)在企業(yè)的建設(shè)與應(yīng)用

○周長英

（新疆油田公司陸梁油田作業(yè)區(qū) 新疆 克拉瑪依 834000）

越來越多的企業(yè)引入ERP軟件后，發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)在一定程度上克服了會計電算化存在的不足之處，企業(yè)管理者可以依托ERP這一平臺，進(jìn)行更廣泛的各種信息的集成，從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。我國ERP系統(tǒng)的應(yīng)用還處在初級階段，企業(yè)應(yīng)加強對ERP的認(rèn)識，全面提高財務(wù)人員素質(zhì)，以達(dá)到與企業(yè)管理要求的相適應(yīng)性。

ERP 應(yīng)用 方向

一、ERP系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，中國企業(yè)原有的經(jīng)營管理方式早已不適應(yīng)劇烈競爭的要求。企業(yè)面臨的是一個越來越激烈的競爭環(huán)境，ERP卻由于具有更多的功能而漸被企業(yè)所青睞。ERP是橫跨在企業(yè)財務(wù)、生產(chǎn)、供應(yīng)、經(jīng)營之上的綜合管理系統(tǒng)，是現(xiàn)代企業(yè)的辦公方式，不是某一個人和某一個部門的事情，而是需要全員參與的一項系統(tǒng)工程。企業(yè)的ERP項目只有在一定科學(xué)方法的指導(dǎo)下，才能夠成功實現(xiàn)企業(yè)的應(yīng)用目標(biāo)。

ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MR P（物料需求計劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MR P的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源、最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。其主要宗旨是對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門，圍繞市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動，提高企業(yè)的核心競爭力，從而取得最好的經(jīng)濟效益。所以，ERP首先是一個軟件，同時是一個管理工具。它是I T技術(shù)與管理思想的融合體，也就是先進(jìn)的管理思想借助電腦，來達(dá)成企業(yè)的管理目標(biāo)。ERP的核心目的就是實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理。

在企業(yè)中，一般的管理主要包括三方面的內(nèi)容：生產(chǎn)控制（計劃、制造）、物流管理（分銷、采購、庫存管理）和財務(wù)管理（會計核算、財務(wù)管理）。這三大系統(tǒng)本身就是集成體，它們互相之間有相應(yīng)的接口，能夠很好地整合在一起來對企業(yè)進(jìn)行管理。

一般的ERP軟件的財務(wù)部分分為會計核算與財務(wù)管理兩大塊。

財務(wù)管理的功能主要是基于會計核算的數(shù)據(jù)，再加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測、管理和控制活動。它側(cè)重于財務(wù)計劃、控制、分析和預(yù)測。財務(wù)計劃：根據(jù)前期財務(wù)分析做出下期的財務(wù)計劃、預(yù)算等。財務(wù)分析：提供查詢功能和通過用戶定義的差異數(shù)據(jù)的圖形顯示進(jìn)行財務(wù)績效評估，賬戶分析等。財務(wù)決策：財務(wù)管理的核心部分，中心內(nèi)容是做出有關(guān)資金的決策，包括資金籌集、投放及資金管理。

根據(jù)股份公司ERP項目建設(shè)整體部署，按照油田公司ERP項目建設(shè)的工作安排，油田公司ERP系統(tǒng)2009年8月8日正式上線運行，公司上市業(yè)務(wù)上線的模塊包括財務(wù)管理、物資管理、項目管理、設(shè)備管理模塊，以及與ERP接口的融合FMIS系統(tǒng)。ERP項目上線后，正式實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊和FMIS系統(tǒng)的并行。

為保證會計信息的完整性和正確性，新舊系統(tǒng)切換前，ERP系統(tǒng)、融合FMIS、正式FMIS系統(tǒng)需并行，并行期間，財務(wù)人員克服困難，保證兩系統(tǒng)中財務(wù)信息的完整性和準(zhǔn)確性，每個財務(wù)人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，每日進(jìn)行核對、追蹤、記錄差異。至2011年3月FMIS系統(tǒng)正式單軌投入使用。

二、ERP系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用帶來的變化

企業(yè)中，清晰分明的財務(wù)管理是極其重要的。所以，在ERP整個方案中它是不可或缺的一部分。ERP中的財務(wù)模塊與一般的財務(wù)軟件不同，作為ERP系統(tǒng)中的一部分，它和系統(tǒng)的其他模塊有相應(yīng)的接口，能夠相互集成。筆者所在單位ERP系統(tǒng)上線后，財務(wù)模塊與物資模塊集成，實時反映物資狀況，按照采購申請—采購訂單—物資收貨—財務(wù)發(fā)票校驗的流程，物資管理模塊實現(xiàn)采購需求上報，采購申請審批，采購訂單審批及物資的收貨，物資收貨直接產(chǎn)生收貨憑證，財務(wù)模塊實現(xiàn)發(fā)票校驗操作，財務(wù)人員進(jìn)行三單匹配并對物資收貨憑證進(jìn)行審核，按照該流程進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時，由于物資收貨和發(fā)貨操作會自動產(chǎn)生財務(wù)憑證，它可將由生產(chǎn)活動、采購活動輸入的信息自動計入財務(wù)模塊生成總賬、會計內(nèi)容。財務(wù)人員核對證據(jù)：正式FMIS和SAP對照的明細(xì)科目余額表，往來單位、明細(xì)科目細(xì)分的往來明細(xì)余額表（直接從FMIS中導(dǎo)出到Excel中），核對總結(jié)、核對內(nèi)容一覽表、差異分析、紅字沖銷分析，財務(wù)人員不需要進(jìn)行直接手工記賬，取消了輸入憑證繁瑣的過程，替代以往傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)行處理。

三、ERP在財務(wù)管理應(yīng)用中所存在的問題及解決方法

1、財務(wù)管理人員的素質(zhì)不能滿足ERP應(yīng)用的需要

財務(wù)人員在ERP應(yīng)用中應(yīng)起到主導(dǎo)作用，這是計算機專業(yè)人員無法替代的。目前，很多企業(yè)的財務(wù)管理人員僅僅只是操作財務(wù)系統(tǒng)，被動的使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息，而開發(fā)、擴展財務(wù)信息系統(tǒng)的工作則是計算機專業(yè)人員完成的，在這樣的系統(tǒng)中，財務(wù)管理人員不是真正的主人，無法將ERP作為支持企業(yè)財務(wù)控制、財務(wù)決策和戰(zhàn)略管理的系統(tǒng)。

2、材料成本差異情況

在實際工作中，ERP系統(tǒng)中的物資收發(fā)貨憑證由系統(tǒng)集成自動產(chǎn)生，減少了財務(wù)人員直接記賬的工作量，但是財務(wù)人員在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)票校驗時，發(fā)現(xiàn)發(fā)票尾差會導(dǎo)致材料成本差異產(chǎn)生，因此財務(wù)人員每月都要對產(chǎn)生的材料成本差異按訂單進(jìn)行調(diào)整增加了工作量。

采購訂單（合同價格）與實際發(fā)票凈額有尾差，并且發(fā)票校驗庫存已減少，再進(jìn)行發(fā)票校驗時，由于庫存數(shù)量<發(fā)票數(shù)量，只按庫存數(shù)量攤銷其對應(yīng)部分材料差異，并還原到實際成本，未攤銷部分滯留在“材料成本差異”科目，為了保證月報出具報表的準(zhǔn)確性，財務(wù)人員每月月底都要對材料成本差異進(jìn)行調(diào)整，增加了其對賬、調(diào)賬工作量。

3、ERP在財務(wù)管理中應(yīng)用的解決方法

如果高層財務(wù)管理人員關(guān)注的焦點僅僅是企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和日常事務(wù)，而系統(tǒng)技術(shù)人員關(guān)注的又只是程序，雙方都只對各自領(lǐng)域里的知識熟悉，結(jié)果是財務(wù)經(jīng)理與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)人無法溝通，會導(dǎo)致無法控制系統(tǒng)的實施。在這種情況下，ERP很快就會脫離管理人員的控制。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)中的財務(wù)人員需要縮小與信息系統(tǒng)技術(shù)人員之間的差距，以便能夠更恰當(dāng)?shù)匕哑髽I(yè)的迫切需求告訴給信息系統(tǒng)技術(shù)人員。實施ERP戰(zhàn)略，不僅要求財務(wù)人員要具有較高的財務(wù)專業(yè)知識，而且對財務(wù)人員計算機應(yīng)用能力、統(tǒng)計指標(biāo)應(yīng)用能力、分析判斷能力等均提出了較高的要求，這樣就必須對財務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)。

ERP的實施過程是企業(yè)信息化管理思想和工具的知識轉(zhuǎn)移過程，項目成功的標(biāo)志是培養(yǎng)出成功操作ERP的用戶，因此供應(yīng)商實施顧問要對用戶進(jìn)行持續(xù)反復(fù)的信息化培訓(xùn)。

4、ERP材料成本差異實現(xiàn)自動記賬解決方案

為減輕財務(wù)人員對賬、調(diào)賬工作量，充分體現(xiàn)系統(tǒng)的集成性和優(yōu)越性，針對ERP系統(tǒng)中材料成本差異無法自動記賬，提出采用配置替換和增強開發(fā)的解決方案，按照財務(wù)管理要求，工程項目采購的庫存消耗記賬到項目成本科目，將該種類型庫存消耗成本產(chǎn)生“材料成本差異”替換為WB S對應(yīng)的“項目成本”，即由系統(tǒng)自動判斷材料成本差異的記賬行項。通過該方案實施，實現(xiàn)了差異額自動記賬到對應(yīng)科目，減少了財務(wù)人員手工調(diào)賬工作量。

四、ERP系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用取得的成果

第一，超越MRPⅡ范圍的集成功能。包括質(zhì)量管理、試驗室管理、流程作業(yè)管理、配方管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、維護(hù)管理、管制報告和倉庫管理。第二，支持混合方式的制造環(huán)境。包括既可支持離散又可支持流程的制造環(huán)境、按照面向?qū)ο蟮臉I(yè)務(wù)模型組合業(yè)務(wù)過程的能力和國際范圍內(nèi)的應(yīng)用。第三，支持能動的監(jiān)控能力，提高業(yè)務(wù)績效。包括在整個企業(yè)內(nèi)采用控制和工程方法、模擬功能、決策支持和用于生產(chǎn)及分析的圖形能力。第四，支持開放的客戶機/服務(wù)器計算環(huán)境。包括客戶機/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)、圖形用戶界面（GUI）、計算機輔助設(shè)計工程（CASE）、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、使用S QL對關(guān)系數(shù)據(jù)庫查詢、內(nèi)部集成的工程系統(tǒng)、商業(yè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)采集和外部集成（EDI）。ERP是對MRPⅡ的超越，從本質(zhì)上看，ERP仍然是以MR PⅡ為核心，但在功能和技術(shù)上卻超越了傳統(tǒng)的MRPⅡ，它是以顧客驅(qū)動的、基于時間的、面向整個供應(yīng)鏈管理的企業(yè)資源計劃。

五、結(jié)論

目前我國的宏觀環(huán)境正在日益完善，今后企業(yè)的興衰存亡將更多地取決于企業(yè)自身的競爭能力。在這種形勢下，為了適應(yīng)全球經(jīng)濟一體化，并能在激烈的國際競爭中求得生存與發(fā)展，我國企業(yè)開始重視管理，并應(yīng)用了許多企業(yè)管理軟件。中國將有越來越多的企業(yè)會認(rèn)同ERP并使用它，企業(yè)在實施ERP項目時企業(yè)能把業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組與實施ERP有效地結(jié)合起來。但是，實現(xiàn)科技與管理雙輪并進(jìn)，企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益將會大為提高。

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