知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用初探

夏立芳

（皖西學(xué)院 綜合檔案室，安徽 六安237012）

在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛的當(dāng)今時(shí)代，知識(shí)管理和檔案管理作為新型的管理形式，它們有著互相依存、互相促進(jìn)的關(guān)系。由于知識(shí)管理發(fā)展迅速，其在檔案管理中的應(yīng)用顯得格外重要。如何高效地利用知識(shí)管理的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，是新時(shí)期檔案工作的重要目標(biāo)。

一、知識(shí)管理與檔案管理的構(gòu)建

知識(shí)管理與檔案管理兩者之間存在并體現(xiàn)著現(xiàn)實(shí)價(jià)值與歷史價(jià)值。檔案管理是以知識(shí)管理為導(dǎo)向，并以知識(shí)管理理論來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作的創(chuàng)新，知識(shí)管理既是更新檔案管理的核心資源，也是創(chuàng)造檔案價(jià)值的核心資產(chǎn)，它們也有著不可分割的密切關(guān)系。

（一）知識(shí)管理理論概述與實(shí)質(zhì)

知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)下悄然興起的新興管理理念，從20世紀(jì)90年代起在商業(yè)界開(kāi)始流行，并不斷普及到了各級(jí)領(lǐng)域。它是競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中企業(yè)及個(gè)人得以發(fā)展的必由之路，也是新興的發(fā)展方式。信息化下為滿足人們的急切需求，知識(shí)管理的概念很快被提出并開(kāi)始運(yùn)用于現(xiàn)實(shí)之中。美國(guó)德克薩斯州立大學(xué)奧斯丁分校商學(xué)院的Davenport和Prusak于1998年合著的《工作知識(shí)》一書，就是知識(shí)管理概念形成的標(biāo)志之一。我國(guó)經(jīng)濟(jì)界也開(kāi)始意識(shí)到知識(shí)管理的力量，并圍繞知識(shí)管理采取了一系列的行動(dòng)。有人認(rèn)為，21世紀(jì)組織管理的重要組成部分之一就是知識(shí)管理，是人們對(duì)科學(xué)技術(shù)即是生產(chǎn)力論斷更深層次的認(rèn)識(shí)，它將從一種管理的理論逐漸發(fā)展為管理現(xiàn)實(shí)下的具體實(shí)踐［1］。

知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)就是建立起一個(gè)學(xué)習(xí)、傳播、共享和創(chuàng)新的新機(jī)制。這種機(jī)制集中表現(xiàn)的特點(diǎn)是：首先知識(shí)管理是基于對(duì)“知識(shí)具有價(jià)值、知識(shí)能夠創(chuàng)造價(jià)值”的認(rèn)識(shí)而產(chǎn)生的，它的目的是通過(guò)獲取學(xué)習(xí)知識(shí)來(lái)提高個(gè)人或組織創(chuàng)造價(jià)值的能力。其次知識(shí)管理是一種全新的經(jīng)營(yíng)管理模式，它的出發(fā)點(diǎn)是將知識(shí)作為重要的戰(zhàn)略資源，最大限度地掌握和利用知識(shí)為各行業(yè)發(fā)展服務(wù)，創(chuàng)造出整體大于局部之和的效果。三是知識(shí)管理不僅是最新的管理方式，而且代表了釋讀和探索知識(shí)在管理和工作中的應(yīng)用和發(fā)展，這種方式更加有效、全面。四是知識(shí)管理產(chǎn)生的根本原因是科技進(jìn)步在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的作用日益增大。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，知識(shí)管理將遍及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，它將使機(jī)構(gòu)、企業(yè)和個(gè)人擺脫傳統(tǒng)資源或資本的限制，獲得新的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，因而具有強(qiáng)大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。

身為檔案工作者，要時(shí)刻掌握最新的知識(shí)管理動(dòng)態(tài)，了解知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)及含義，通過(guò)知識(shí)管理，更加有效地做好檔案管理工作。

（二）檔案管理現(xiàn)狀分析

檔案管理本身就是對(duì)知識(shí)的一種管理活動(dòng)和過(guò)程。檔案管理工作是在信息加工、知識(shí)組織、傳播學(xué)習(xí)、共享交流4個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)揮了應(yīng)有的積極作用?，F(xiàn)階段隨著信息化的迅速發(fā)展，檔案管理工作也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，與社會(huì)發(fā)展要求相比，知識(shí)管理未能在檔案管理中扮演重要的角色。

1.信息化環(huán)境的檔案管理

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式為社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程［2］。傳統(tǒng)手工檔案管理模式既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，工作效率低，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，不僅提高了工作效率也提高了服務(wù)質(zhì)量，為檔案管理提供了更為廣闊的發(fā)展平臺(tái)。

在檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的不斷演變下，只有集成信息化知識(shí)管理系統(tǒng)，才能更加有效地推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新，滿足社會(huì)各方面日益增長(zhǎng)的利用需求，創(chuàng)造出更多的價(jià)值，并以此提升檔案管理的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.檔案管理工作存在的問(wèn)題

檔案管理工作現(xiàn)狀主要存在檔案工作者檔案意識(shí)不強(qiáng)；檔案管理人員素質(zhì)有待提高；檔案管理工作中的技術(shù)及環(huán)境亟需改善等。首先，檔案管理過(guò)程中工作人員沒(méi)有保護(hù)檔案的意識(shí)及理念。這普遍表現(xiàn)出對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有制定出很好的保護(hù)政策以及措施，也沒(méi)有在檔案工作上下功夫。其次，檔案人員的學(xué)歷、專業(yè)技能、業(yè)務(wù)熟練性等方面素質(zhì)有待于提高。此外，檔案工作技術(shù)亟需改進(jìn)，還應(yīng)特別注重吸納社會(huì)技術(shù)力量的支持。目前檔案工作硬件設(shè)備普遍較差，設(shè)施也不夠健全，庫(kù)房環(huán)境有待于改善。只有外部環(huán)境的改善，跟上時(shí)代步伐，這樣才能充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理在檔案管理工作中的有效應(yīng)用。

二、知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用

知識(shí)管理與檔案管理相互融合、共同發(fā)展并推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。只有兩者有機(jī)結(jié)合，才能充分促進(jìn)各項(xiàng)管理工作質(zhì)量及效率的提高，并實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理效果。因此科學(xué)分析知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用必不可少。

知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用使得檔案管理工作有了新的發(fā)展，其應(yīng)用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理保管過(guò)程細(xì)化的實(shí)現(xiàn)

在網(wǎng)絡(luò)信息化的大環(huán)境下，由于知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用，促使檔案管理由保管單位到知識(shí)元的細(xì)化。在檔案管理中檔案保管工作是檔案的基礎(chǔ)工作，在傳統(tǒng)的管理過(guò)程中是以立卷為單位進(jìn)行管理，其存在許多隱含的問(wèn)題，例如檔案人員無(wú)法主動(dòng)了解檔案材料信息，不方便查閱信息，檔案出現(xiàn)更改時(shí)也較難對(duì)其進(jìn)行查詢，加之如果要查詢的內(nèi)容是其中的一部分信息，卻需要整卷查閱，非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

如今，僅僅依靠案卷管理已非常落后，加之辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷普及和網(wǎng)絡(luò)信息傳遞及存取技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理實(shí)現(xiàn)了從保管單位到知識(shí)元的細(xì)化。知識(shí)元是知識(shí)管理的基本單位，它是表達(dá)技術(shù)訣竅、行政指令、管理要素、基本原理及思想方法等的基本單元。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通信這兩個(gè)強(qiáng)有力的工具，知識(shí)元管理比案卷管理顯得更加便利。同時(shí)，也解決了案卷管理中存在的實(shí)際問(wèn)題，從而促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用更加深入。

（二）檔案管理趨于有序化

隨著知識(shí)管理的不斷發(fā)展，檔案管理部門不斷將知識(shí)管理的新技術(shù)運(yùn)用于自身的管理當(dāng)中。傳統(tǒng)的檔案管理方式不斷改變，取而代之的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)強(qiáng)有力支撐下的檔案管理。最終不斷引入信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的工作方式，時(shí)刻跟隨信息化時(shí)代發(fā)展的潮流，實(shí)現(xiàn)有序化的檔案管理。

（三）檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)加速發(fā)展

在信息化網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的時(shí)代，檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)發(fā)展迅速。檔案智能檢索機(jī)制是順應(yīng)檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)的應(yīng)用而發(fā)展起來(lái)的，它是通過(guò)應(yīng)用人工智能技術(shù)模擬檔案檢索過(guò)程，從而完成對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸和檢索。同時(shí)，它可以通過(guò)使用自然語(yǔ)言的處理技術(shù)，來(lái)分析用戶所提出的問(wèn)題，進(jìn)而向用戶提供所需的檢索結(jié)果，表現(xiàn)出極強(qiáng)的推理性，并通過(guò)技術(shù)手段提高了檔案信息的檢準(zhǔn)率及檢全率。這也充分體現(xiàn)了檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)發(fā)展的新方向［3］。

（四）知識(shí)共享下的檔案管理

從檔案管理特點(diǎn)來(lái)看，它不能獨(dú)立于組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，否則難以被前端控制、集成管理及全過(guò)程管理；從知識(shí)管理來(lái)看，知識(shí)管理不僅僅是先進(jìn)的技術(shù)方法，更重要的是一種全新的思想理念，其貫穿于各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值［4］。知識(shí)管理打破了知識(shí)的局限性，讓人們?cè)谛枰獧n案的時(shí)候便可以隨時(shí)利用，并且沒(méi)有地域界限，更具有開(kāi)放性，也更符合檔案利用開(kāi)放的初衷。從封閉到開(kāi)發(fā)開(kāi)放，再到主動(dòng)提供服務(wù)，知識(shí)共享下的檔案管理過(guò)程將更加有助于實(shí)現(xiàn)檔案館等服務(wù)機(jī)構(gòu)的價(jià)值，從某種程度上改變了以前固步自封的守舊狀態(tài)。所以，知識(shí)管理的應(yīng)用增加了多種形式的檔案利用服務(wù)，便于開(kāi)發(fā)檔案資源，充分利用檔案館館藏優(yōu)勢(shì)，從而提高檔案館的綜合形象。

三、知識(shí)管理在檔案管理中的有效實(shí)施策略

組織只有立足于檔案管理和知識(shí)管理，與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)的管理方法相結(jié)合，建立知識(shí)與情報(bào)檔案庫(kù)，并有效地存儲(chǔ)知識(shí)，使其成為組織堅(jiān)實(shí)的信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，并提供切實(shí)可靠的參考依據(jù)，最終將其轉(zhuǎn)化為檔案。唯有如此，才能使組織獲取有效信息、維持穩(wěn)定發(fā)展，在面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代取得雙贏。因此，正確看待知識(shí)管理在檔案管理中的地位，充分發(fā)揮知識(shí)管理在檔案工作中的重要作用顯得尤為重要。

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，充分發(fā)揮知識(shí)管理的作用

思想觀念的轉(zhuǎn)變是新形勢(shì)下檔案管理工作需要首先解決的問(wèn)題。只有擁有與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，才能更好地開(kāi)展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作與信息化的結(jié)合，做到網(wǎng)絡(luò)化、有序化管理，將被動(dòng)服務(wù)方式變?yōu)橹鲃?dòng)利用檔案的服務(wù)模式，并能在實(shí)踐中更好地適應(yīng)檔案管理的發(fā)展。

同時(shí)，知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用不容忽視。檔案管理工作不僅需要原始知識(shí)信息，而且需要將隱形知識(shí)從檔案中挖掘出來(lái)，并尋找其價(jià)值。因此，充分發(fā)揮知識(shí)管理的作用，將檔案信息經(jīng)過(guò)挖掘、整合，才能更好地實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

（二）積極推行學(xué)習(xí)型檔案組織模式

每一個(gè)組織，都必須通過(guò)改進(jìn)技術(shù)水平及管理方法，才能在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。無(wú)論是組織還是個(gè)人，只有通過(guò)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新才能不斷向前發(fā)展。因此，作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下的檔案部門，也應(yīng)嘗試改進(jìn)工作模式。將學(xué)習(xí)型組織運(yùn)用于檔案部門加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育及學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷汲取新的知識(shí)，幫助自己部門的成員在工作中進(jìn)步、成長(zhǎng)，同時(shí)也鼓勵(lì)自己部門的成員努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)［5］。

（三）人力資本與技術(shù)創(chuàng)新管理雙管齊下

在檔案工作過(guò)程中既要注重人力資源的開(kāi)發(fā)，各種激勵(lì)措施必不可少；同時(shí)又要注重技術(shù)創(chuàng)新管理，只有技術(shù)創(chuàng)新管理跟上時(shí)代發(fā)展的要求，才能更好地實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。

首先，知識(shí)管理人員和檔案管理人員相互配合、互相幫助。檔案管理人員通過(guò)了解社會(huì)的信息需求從而推動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源；另一方面，知識(shí)管理人員可以向檔案管理人員提供技術(shù)支撐，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，從而促進(jìn)知識(shí)管理與檔案管理的相互融合發(fā)展。

其次，組織中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將多種激勵(lì)政策運(yùn)用起來(lái)，創(chuàng)造良好的文化氛圍。檔案管理部門應(yīng)該積極運(yùn)用多種激勵(lì)方法，促進(jìn)員工個(gè)人利益與集體利益之間的融合、一致，從而使員工產(chǎn)生集體榮譽(yù)感，更加努力的工作，為組織創(chuàng)造更大的效益。

與此同時(shí)，知識(shí)管理中應(yīng)不斷加入新的技術(shù)管理因素。社會(huì)信息化程度越來(lái)越高，可供人們接受的信息量越來(lái)越大，對(duì)信息的選擇程度越來(lái)越細(xì)。依靠傳統(tǒng)的工作方法從眾多的檔案信息中獲取人們需要的信息并使之系統(tǒng)化并非易事。因此，檔案管理部門應(yīng)不斷學(xué)習(xí)并關(guān)注最新技術(shù)動(dòng)態(tài)，了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最新的發(fā)展態(tài)勢(shì)，將檔案管理注入更多的知識(shí)技術(shù)含量，從而更好地促進(jìn)檔案管理與知識(shí)管理的融合發(fā)展，為社會(huì)進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］劉永，常金玲.知識(shí)管理與檔案管理［J］.檔案管理，2000，（4）：6-7.

［2］夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考［J］.云南檔案，2010，（3）：29-31.

［3］張?zhí)m月.檔案工作中的知識(shí)管理分析［J］.河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（2）：235-237.

［4］徐擁軍.“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略［J］.檔案學(xué)通訊，2009，（2）：58-61.

［5］于元元.知識(shí)管理對(duì)檔案工作的啟示［J］.檔案學(xué)研究，2007，（2）：3-5.