試論中職學(xué)校電子檔案管理之方針策略

王建忠

（呼和浩特市衛(wèi)生學(xué)校，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010050）

試論中職學(xué)校電子檔案管理之方針策略

王建忠

（呼和浩特市衛(wèi)生學(xué)校，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010050）

社會(huì)的飛速進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。擬通過(guò)對(duì)中職學(xué)校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，來(lái)嘗試探尋出適合中職學(xué)校檔案管理的有效策略。

中職學(xué)校；電子檔案；管理策略

1 目前中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 認(rèn)識(shí)落后，管理不規(guī)范

1.1.1 制度不完善，管理隨意性強(qiáng) 中職學(xué)校有其自身的辦學(xué)特點(diǎn)，部門(mén)多，教育教學(xué)管理工作繁雜，如涉及到教務(wù)方面的工作有：教學(xué)計(jì)劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績(jī)管理、學(xué)籍管理等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門(mén)在計(jì)算機(jī)上起草制作的文件，經(jīng)常被忽視，沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使其與當(dāng)初打印出來(lái)的紙質(zhì)文件不盡相同，從而失去了歸檔保存的意義。

1.1.2 歸檔程序不明確，存儲(chǔ)載體不安全 目前很多中職學(xué)校對(duì)電子文件的歸檔程序制度建設(shè)不健全，要求不夠明確，存儲(chǔ)過(guò)于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件可能丟失。一些學(xué)校的電子文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，或以軟磁盤(pán)作為電子文件存儲(chǔ)的介質(zhì)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題或軟磁盤(pán)遭到損壞，極有可能造成電子文件損壞，甚至全部丟失的嚴(yán)重后果。

1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，查閱難度大 歸檔電子文件的真假與價(jià)值，需要做辨別及鑒定，如果電子存檔只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤(pán)上，這樣歸檔，一方面達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面使大量珍貴的文件淹沒(méi)在價(jià)值不大的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)諸多不便。

1.2 設(shè)備落后，專業(yè)人才缺乏在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，由于轉(zhuǎn)化速度快，中職學(xué)校往往在人才和設(shè)備上都出現(xiàn)了短缺現(xiàn)象。電子文件的歸檔工作，要求檔案工作者不但必須具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還必須擁有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。與此同時(shí)，學(xué)校還要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備及相應(yīng)的管理軟件，這樣才能充分發(fā)揮專業(yè)人才的作用。

2 中職學(xué)校電子檔案管理的方針策略

2.1 健全規(guī)章制度，完善管理體系

2.1.1 明確分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò) 學(xué)校檔案要實(shí)事求是地整理記錄學(xué)校的各項(xiàng)工作、活動(dòng)，記錄教師工作業(yè)績(jī)、學(xué)生情況等，這些是學(xué)校管理工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問(wèn)題最有價(jià)值的參考資料，是教師評(píng)先晉級(jí)的憑證，也是學(xué)生成長(zhǎng)的記錄。因此中職學(xué)校要建立健全檔案制度，特別是電子檔案的管理制度，明確學(xué)校各部門(mén)的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成科學(xué)的檔案管理體系，進(jìn)而發(fā)揮檔案的積極作用，促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展。

2.1.2 規(guī)范電子文件收集工作 在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)槲募氖占瘹w檔是否有序規(guī)范，不僅影響檔案的完整性，而且影響今后的開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索的要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。并應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。從這個(gè)意義上說(shuō)，紙質(zhì)文件和電子文件各有優(yōu)缺點(diǎn)，能實(shí)現(xiàn)雙軌存留管理的盡量實(shí)現(xiàn)雙軌存留，這也是現(xiàn)階段對(duì)檔案收集工作的新要求。

2.1.3 嚴(yán)格電子文件的歸檔管理 電子文件歸檔，有其特定的工作要求，具體來(lái)說(shuō)是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，運(yùn)用“雙套式”管理模式，將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等)制作雙重備份，并分別歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。目前在學(xué)校檔案管理中，為了便于保管和利用，兩套同版本的電子文件，一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)保管。為確保電子文件的真實(shí)性，歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF

文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

2.1.4 健全電子文件管理的檢查審核制度 電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，電子公文管理工作要加以強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書(shū)、檔案部門(mén)進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等。同時(shí)設(shè)定好查閱權(quán)限等級(jí)，為以后的工作打好基礎(chǔ)。

2.1.5 規(guī)范公文制作和控制程序 對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端(專人或部門(mén))，各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類(lèi)修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

2.1.6 嚴(yán)格查閱制度 學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開(kāi)發(fā)利用，學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，寫(xiě)明查閱目的。還應(yīng)明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。

2.2 加大投入力度，充實(shí)硬件設(shè)備

中職學(xué)校要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)。做好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限工作。

2.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)技術(shù)發(fā)展

從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。在人才問(wèn)題上，要做到“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，跟得上”。具體來(lái)說(shuō)，一要注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)人才，接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類(lèi)人才可以經(jīng)過(guò)短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育、再培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。

總之，在檔案工作的重點(diǎn)由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案的過(guò)程中，中職學(xué)校要認(rèn)清自身的辦學(xué)特點(diǎn)，提高對(duì)電子檔案的重視程度，軟件上要建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度和操作流程，硬件上要大力引進(jìn)先進(jìn)的人才和設(shè)備，做好電子檔案管理工作，并使之為學(xué)校的健康、快速發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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1671-1246（2012）10-0042-02隨著電子信息化時(shí)代的到來(lái)，電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等諸多優(yōu)點(diǎn)，正逐步替代紙質(zhì)文件，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，也是評(píng)估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。在職業(yè)院校學(xué)校檔案管理工作中，如何配合職業(yè)教育發(fā)展的需求，做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的環(huán)境，已成為目前學(xué)校檔案工作者越來(lái)越關(guān)注的話題。