對(duì)ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)控管理探究

謝翠霞

（馬鞍山鋼晨實(shí)業(yè)發(fā)展公司潤(rùn)滑油分公司,安徽 馬鞍山 243000）

一、ERP與企業(yè)內(nèi)部控制運(yùn)行范圍界定

（一）ERP的運(yùn)用內(nèi)涵

在20世紀(jì)90年代初期，美國(guó)Gartner Group公司最先提出ERP這一概念；ERP起初是作為一種新型的企業(yè)管理模式、同時(shí)也是重要的管理手段和工具，以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)為載體；充分地將企業(yè)供應(yīng)商與企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)，如采購、生產(chǎn)、銷售、售后、客戶等緊密聯(lián)系起來，一定程度上是對(duì)MIS、MRP-Ⅱ管理范圍的一種擴(kuò)展；企業(yè)應(yīng)用ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)的目的之一就是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)外部資源的計(jì)劃與控制。因此企業(yè)實(shí)施ERP管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的動(dòng)態(tài)控制、完成對(duì)企業(yè)各種資源的集成和優(yōu)化，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的合理、高效的利用，因此對(duì)提升企業(yè)的管理水平起著舉足輕重的作用。

（二）企業(yè)內(nèi)部控制及其目標(biāo)

企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)是在企業(yè)遵循國(guó)家法律法規(guī)的前提下，促進(jìn)企業(yè)的資產(chǎn)安全完整，提高企業(yè)信息報(bào)告質(zhì)量，短期內(nèi)提高經(jīng)營(yíng)效率，從而最終實(shí)現(xiàn)自己的發(fā)展戰(zhàn)略。其實(shí)質(zhì)就是為實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略在企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中而采取的必要一系列管理措施。企業(yè)在ERP環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制的具體形式隨之發(fā)生變化：一是企業(yè)需要利用風(fēng)險(xiǎn)手段來重新確定生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)觀念的業(yè)務(wù)流程；二是對(duì)企業(yè)整個(gè)流程和控制的設(shè)計(jì)能否很好地滿足企業(yè)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；三是對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制方式上要看是否具有合理性。

二、ERP環(huán)境下促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制效益的分析

（一）ERP在企業(yè)內(nèi)部控制中作用與問題

通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)進(jìn)行分析之后，可以看到企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，ERP作為一種信息管理系統(tǒng)，是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)來服務(wù)的。在ERP實(shí)施之后，需要對(duì)企業(yè)的相關(guān)組織進(jìn)行重新安排設(shè)計(jì)，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面改進(jìn)，也就是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的再造，再造之后的企業(yè)流程將成為企業(yè)組織必須遵守的共同標(biāo)準(zhǔn)。通過對(duì)企業(yè)流程的設(shè)計(jì)再造，一些設(shè)計(jì)人員正確的管理思想可以體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有效控制和高效信息優(yōu)勢(shì)，同時(shí)將企業(yè)內(nèi)部控制的要求加以全面考慮來形成企業(yè)內(nèi)部組織所遵循的共同標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)ERP對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用，但從另一方面看由于ERP的程序設(shè)計(jì)和實(shí)際操作都是人為主觀因素進(jìn)行操作的，其操作過程中不可避免地存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，一旦前期數(shù)據(jù)輸入有誤，將會(huì)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的整個(gè)過程產(chǎn)生十分消極的影響，最終可以導(dǎo)致企業(yè)在管理決策上的失誤，ERP數(shù)據(jù)人為操作和控制使之呈現(xiàn)出一定的主觀性。同時(shí)，ERP在資產(chǎn)安全、財(cái)產(chǎn)價(jià)值方面同樣存在與其他信息系統(tǒng)一樣的風(fēng)險(xiǎn)，因此也要將ERP作為企業(yè)內(nèi)部控制的重要客體對(duì)其進(jìn)行有效控制。

（二）ERP環(huán)境對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)和方式產(chǎn)生影響

企業(yè)在ERP信息系統(tǒng)中，將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)和處理規(guī)則嵌入系統(tǒng)程序，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制管理中的手工環(huán)境下難以實(shí)現(xiàn)的控制功能，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控下的物流、資金流、信息流的統(tǒng)一。如：通過權(quán)限管理功能控制用戶的操作權(quán)限，建立不同等級(jí)信息的授權(quán)使用制度，達(dá)到將內(nèi)控管理中不相容職責(zé)相分離的目標(biāo)。如在ERP中設(shè)置操作日志功能，對(duì)操作情況進(jìn)行監(jiān)控，確保操作的可審計(jì)性，達(dá)到內(nèi)部控制的監(jiān)督與審計(jì)的實(shí)時(shí)可操作；對(duì)異常的或者違背內(nèi)部控制要求的交易和數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)告并設(shè)置跟蹤處理等，滿足內(nèi)部控制中重大事件即時(shí)匯報(bào)、重要事件定期匯報(bào)制度，這樣可以避免傳統(tǒng)條件下內(nèi)控中舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)將產(chǎn)生巨大的積極的影響。另外，ERP方式對(duì)企業(yè)的操作流程和運(yùn)行方式都將產(chǎn)生巨大的變化。ERP環(huán)境下，企業(yè)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)抄可以通過數(shù)據(jù)共享的方式來保證數(shù)據(jù)的一致性，數(shù)據(jù)的傳遞通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從而保證了同步性。數(shù)據(jù)的計(jì)算和匯總通過程序公式自動(dòng)完成從而保證正確性，這樣可避免傳統(tǒng)條件下人工操作的漏洞和錯(cuò)誤率，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)產(chǎn)生積極的影響，ERP系統(tǒng)大大提高內(nèi)部控制的效率。但從另一方面看由于ERP的程序設(shè)計(jì)和實(shí)際操作都是人為主觀因素進(jìn)行操作的，其操作過程中不可避免地存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，如信息系統(tǒng)規(guī)劃不合理，可能造成信息孤島，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率低下；系統(tǒng)開發(fā)不符合內(nèi)部控制要求，授權(quán)管理不當(dāng)，可能導(dǎo)致無法利用信息技術(shù)實(shí)施有效控制；系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和安全措施不到位，可能導(dǎo)致信息泄漏或毀損，系統(tǒng)無法正常運(yùn)行。最終導(dǎo)致企業(yè)在管理決策上的失誤，無法實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)。

三、ERP環(huán)境下提高內(nèi)部控制效益的可行性建議

（一）切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)文化提升及員工的培訓(xùn)，使企業(yè)內(nèi)控改革與ERP實(shí)施相協(xié)調(diào)

本質(zhì)上來講，ERP是企業(yè)實(shí)施內(nèi)控的一項(xiàng)深刻變革,要求企業(yè)員工的行為方式、工作方式以及習(xí)慣方式都要在變革中積極迎合ERP環(huán)境，對(duì)員工的個(gè)人利益會(huì)產(chǎn)生一些影響。企業(yè)內(nèi)控過程中加強(qiáng)改革力度，減少員工抵制是保證ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵因素，直接影響到ERP實(shí)施的效果。企業(yè)內(nèi)控改革必須要跟上ERP實(shí)施的步驟，就必須要處理好以下幾面的問題：首先，當(dāng)員工在面對(duì)ERP這個(gè)新的環(huán)境時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)宣傳了力度，避免員工在新的工作環(huán)節(jié)下產(chǎn)生畏懼和消極面對(duì)的情緒，逐步增強(qiáng)員工對(duì)ERP的認(rèn)同感，這是企業(yè)內(nèi)控改革讓員工在思想方面跟上ERP實(shí)施的步驟；其次，企業(yè)在加強(qiáng)內(nèi)控改革時(shí)要高度重視員工的培訓(xùn)和再教育工作。畢竟ERP環(huán)境下為員工創(chuàng)造的是一個(gè)新的、甚至是陌生的環(huán)境，要想讓員工盡快熟悉并適應(yīng)ERP環(huán)境就必須加強(qiáng)系統(tǒng)的ERP知識(shí)培訓(xùn)，保證員工及時(shí)的在新的管理體制下獲得必要的技能，這是企業(yè)內(nèi)控改革讓員工在行動(dòng)上跟上ERP實(shí)施的步驟；再次，企業(yè)要做好與員工之間的交流與溝通，逐步在企業(yè)內(nèi)控改革中建設(shè)完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，用更加明確的形式確定企業(yè)部門之間、各業(yè)務(wù)層次之間的協(xié)調(diào)方式。對(duì)與在實(shí)施ERP過程中出現(xiàn)的抵制要善于采取靈活多樣的手段及時(shí)排除，這是企業(yè)內(nèi)控改革讓員工在發(fā)展層面跟上ERP實(shí)施的步驟。

（二）在ERP環(huán)境下，企業(yè)一定要根據(jù)與時(shí)俱進(jìn)的本企業(yè)內(nèi)控目標(biāo)制定并完善ERP工作流程，不斷增強(qiáng)新環(huán)境意識(shí),轉(zhuǎn)變管理觀念

隨著國(guó)際及我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)生存環(huán)境、競(jìng)爭(zhēng)方式以及管理模式上也在不斷的變化，企業(yè)一定要根據(jù)環(huán)境的變化通過ERP工作流程及時(shí)確定新的內(nèi)部控制目標(biāo)，通過ERP工作流程加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)要對(duì)內(nèi)部控制的效果進(jìn)行評(píng)估，利用ERP環(huán)境促使企業(yè)在新的環(huán)境下對(duì)內(nèi)部控制的目標(biāo)、內(nèi)控體系的構(gòu)建等積極做出調(diào)整，充分調(diào)動(dòng)其企業(yè)管理層和全體員工的參與積極性，在ERP環(huán)境下提升企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)操作能力和管理水平。以此實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的充分利用，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和工作的效率，保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、內(nèi)部控制制度能夠與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相一致，進(jìn)而提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）不斷強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，降低實(shí)施ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在運(yùn)用ERP的時(shí)候，在一開始就應(yīng)當(dāng)清醒的認(rèn)識(shí)到在帶來便利的同時(shí)對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來的可能性風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)環(huán)境的變化不斷對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行科學(xué)和規(guī)范的評(píng)估與改進(jìn)。ERP環(huán)境下，企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要來源于企業(yè)重組后的業(yè)務(wù)流程方面。因此企業(yè)一定要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，在實(shí)施ERP過程中進(jìn)行定期或不定期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，找出對(duì)業(yè)務(wù)流程破壞性最大的影響因素，以此來降低實(shí)施ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的方法主要是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)管。ERP環(huán)境下，在充分了解內(nèi)部控制環(huán)境之后要實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，在此基礎(chǔ)上執(zhí)行監(jiān)督管理程序，將風(fēng)險(xiǎn)控制性測(cè)試系統(tǒng)作為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的必要補(bǔ)充來降低風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面影響，提高企業(yè)內(nèi)部控制的效果。

（四）企業(yè)要進(jìn)一步健全與完善ERP環(huán)境下的崗位設(shè)置

企業(yè)在ERP環(huán)境下可以采取完善的崗位設(shè)置來不斷提升企業(yè)內(nèi)部控制水平，對(duì)不同崗位的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確的規(guī)范，以此來方便企業(yè)更加有效、更加準(zhǔn)確的進(jìn)行內(nèi)部控制。ERP系統(tǒng)崗位設(shè)立應(yīng)該切實(shí)從企業(yè)自身的實(shí)際出發(fā)，可以嘗試建立將崗位設(shè)置成一般崗位、與ERP系統(tǒng)相關(guān)的崗位。需要指出的是，與ERP系統(tǒng)相關(guān)的崗位應(yīng)該注重對(duì)ERP進(jìn)行直接操作、直接管理、維護(hù)保養(yǎng)、軟件開發(fā)與管理崗位，并且根據(jù)企業(yè)實(shí)際工作需要與企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)際需求上進(jìn)行交叉設(shè)崗。ERP環(huán)境下的崗位設(shè)置既要保證其獨(dú)立性，還要形成互相聯(lián)系、互相制約的關(guān)系。

（五）企業(yè)要進(jìn)一步健全與完善ERP環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督

ERP環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制體系的主要內(nèi)容之一就是要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)與監(jiān)督，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督也是保證企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)的重要手段。實(shí)施企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)與監(jiān)督，可以有效提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)與管理水平。ERP環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督，要設(shè)立專門的審計(jì)部門或獨(dú)立審計(jì)單位，在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下嚴(yán)格對(duì)企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)與監(jiān)督的時(shí)間段控制上，既要有制度式的定期檢查制度，又要采用定期或者是不定期的抽查方法。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)提出整改措施，對(duì)于出現(xiàn)的嚴(yán)重違規(guī)或違紀(jì)現(xiàn)象也要制定相應(yīng)的出發(fā)措施。

（六）ERP環(huán)境下，企業(yè)要不斷實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化管理

企業(yè)內(nèi)控過程中，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化管理是促進(jìn)ERP實(shí)施的最為關(guān)鍵因素之一。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化管理，就是要實(shí)現(xiàn)流程管理中的合理化、最優(yōu)化。企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程最優(yōu)化，就必須要重點(diǎn)做好以下幾方面的工作：第一，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化管理是對(duì)原有業(yè)務(wù)流程的深刻變革，如果處理不好，會(huì)引發(fā)一些列的問題和矛盾，因此企業(yè)在實(shí)施業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中要謹(jǐn)慎處理好各種關(guān)系，避免為今后ERP實(shí)施埋下隱患；第二，企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，還要堅(jiān)持循序漸進(jìn)的思路，畢竟ERP系統(tǒng)的實(shí)施僅僅為企業(yè)搭建的是一個(gè)初步的流程結(jié)構(gòu)框架；。業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)優(yōu)化后，要求在實(shí)施ERP之后要求業(yè)務(wù)人員不斷加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的了解，聯(lián)系實(shí)際業(yè)務(wù)情況，逐步優(yōu)化可操作性；第三，在業(yè)務(wù)優(yōu)化管理過程中，要區(qū)分好企業(yè)在現(xiàn)有模式下具備什么樣的關(guān)鍵流程，這些流程與ERP設(shè)計(jì)中的標(biāo)準(zhǔn)流程究竟有多少差距，明確好差距之后，分清主次，逐步推進(jìn)。

四、結(jié)語

ERP作為先進(jìn)的企業(yè)管理理念，為企業(yè)內(nèi)部控制管理帶來的是一種新型的管理模式。作為一種先進(jìn)的管理工具，倡導(dǎo)將企業(yè)業(yè)務(wù)流程看作是一個(gè)緊密連接、相互作用的供應(yīng)鏈條，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商之間在各個(gè)環(huán)節(jié)上的有效對(duì)接。這種方法。極大實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)的動(dòng)態(tài)控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的集成管理和優(yōu)化管理，對(duì)于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理具有十分重要的意義。ERP環(huán)境下，企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)必須要重點(diǎn)確定新的內(nèi)部控制目標(biāo)，不斷增強(qiáng)新環(huán)境意識(shí),轉(zhuǎn)變管理觀不斷強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，降低實(shí)施ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步健全與完善ERP環(huán)境下的崗位設(shè)置，健全與完善ERP環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化管理，只有這樣，企業(yè)才能在充分利用ERP這個(gè)先進(jìn)的管理工具實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)。

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