新時(shí)期高職學(xué)院教學(xué)秘書管理工作之探討

黃珊

（天津中德職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300350）

為適應(yīng)天津海河教育園區(qū)的職能定位和快速發(fā)展，我市高職學(xué)院的教學(xué)管理工作,必須根據(jù)高職學(xué)院的特色、教學(xué)管理的對(duì)象、教育教學(xué)的客觀規(guī)律，做到進(jìn)一步解放思想、轉(zhuǎn)變觀念,在教學(xué)管理理念、手段和方法等方面進(jìn)行積極探索、大膽嘗試、勇于創(chuàng)新、付諸實(shí)踐。［1］

一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的重要作用

秘書既是一項(xiàng)工作，也是一種職業(yè)。黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位等社會(huì)法人組織中，均設(shè)有秘書工作部門、秘書工作人員。顯而易見(jiàn)，秘書是一項(xiàng)通用工作，是一種通用職業(yè)。然而，由于社會(huì)法人組織的性質(zhì)各不相同，秘書的重要性及其表現(xiàn)形式勢(shì)必相應(yīng)不同。即便在高職學(xué)院一個(gè)單位內(nèi)部，也存在著行政秘書、教學(xué)秘書之分。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的重要作用，表現(xiàn)為下列幾個(gè)方面。

1.組織協(xié)調(diào)

教學(xué)秘書的主要職責(zé)是教學(xué)管理，院系教學(xué)管理的對(duì)象涉及本院系教師和學(xué)生，其發(fā)揮著與教務(wù)處、其他院系、各個(gè)行政職能部門之間的橋梁或紐帶作用。教學(xué)秘書須將學(xué)院、教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)、各種信息及時(shí)傳達(dá)給教師、學(xué)生，同時(shí)將教師、學(xué)生的意見(jiàn)、建議和需求及時(shí)反饋給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，起到承上啟下、聯(lián)絡(luò)溝通、協(xié)調(diào)平衡各部門之間、師生之間和諧關(guān)系的作用。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院(系部)、各行政職能部門、其他學(xué)院、各教研室以及教師、學(xué)生的種種教學(xué)問(wèn)題，包括教務(wù)、考務(wù)、行政三個(gè)方面的管理，教務(wù)管理和行政管理雙重職能的綜合管理。涉及日常教學(xué)管理、教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)質(zhì)量管理、學(xué)生成績(jī)管理、各類考試管理等。

2.參謀服務(wù)

院系主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)工作中起著決策的作用,大量的日常教學(xué)工作是在領(lǐng)導(dǎo)作出決策后,由教學(xué)秘書去組織、協(xié)調(diào)和落實(shí)的。由于教學(xué)秘書同時(shí)同步地直接參與教學(xué)管理,因此能夠?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題及時(shí)反饋給主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo),為領(lǐng)導(dǎo)在以后作出科學(xué)決策時(shí)提供具有參考價(jià)值的信息和建議,起到參謀作用。

教學(xué)秘書在工作中還發(fā)揮綜合服務(wù)作用,既要為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù),也要為教師的教學(xué)服務(wù)。例如，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)各種教學(xué)檔案的收集、整理與歸檔,因此對(duì)教學(xué)及教學(xué)管理的文件和資料比較熟悉,所以當(dāng)教師對(duì)與教學(xué)有關(guān)的法律法規(guī)、政策規(guī)定、校內(nèi)規(guī)則及操作流程遇有疑惑或不甚清楚時(shí),教學(xué)秘書要向其全面正確地解釋相關(guān)內(nèi)容,以利于教師對(duì)相關(guān)內(nèi)容的理解,避免引發(fā)一系列影響教學(xué)秩序正常有序運(yùn)行的不良后果，避免教學(xué)事故的產(chǎn)生。［2］

3.監(jiān)督反饋

教學(xué)秘書的工作在教學(xué)管理中處于最直觀、最具體、最活躍的位置,雖然其不直接承擔(dān)教學(xué)任務(wù),但是其在提高教學(xué)質(zhì)量的任務(wù)中起到了不可替代的作用。教學(xué)秘書既要進(jìn)行教學(xué)全部信息的管理,又要進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量管理的落實(shí)；組織輔導(dǎo)員定期開(kāi)會(huì)，反饋學(xué)生對(duì)教學(xué)工作的意見(jiàn)和建議；定期組織學(xué)生對(duì)教師教學(xué)工作進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)和評(píng)估。

二、教學(xué)秘書目前工作的整體狀況

教學(xué)秘書并非高職學(xué)院的新職業(yè)、新崗位，而是設(shè)置已久的職業(yè)和崗位，已經(jīng)積累了十分成熟的經(jīng)驗(yàn)并日漸完善。目前高職學(xué)院的教學(xué)秘書工作尚存在諸多不盡如人意之處。表現(xiàn)為下列幾個(gè)方面：

1.人員結(jié)構(gòu)配備欠合理

目前擔(dān)任教學(xué)秘書崗位的教師，年齡普遍趨于年輕化，青年教師雖富有朝氣、精力充沛、思維敏捷、體能良好，吸收理解新知識(shí)快，但人生閱歷和工作經(jīng)驗(yàn)明顯不足，導(dǎo)致其中有些人辦事魯莽、缺乏穩(wěn)重、憑個(gè)人直覺(jué)感情用事。且教學(xué)秘書數(shù)量緊缺，師生員工在1000人以上院系，一名教學(xué)秘書已經(jīng)是高強(qiáng)度超負(fù)荷工作，心理負(fù)擔(dān)和體能負(fù)擔(dān)非常沉重，造成其深感疲憊，工作激情大大減退。

應(yīng)該組建教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)，由不同年齡段的人員共同組成。教學(xué)管理工作可分為對(duì)外教學(xué)管理、對(duì)內(nèi)教學(xué)管理這兩大類工作。對(duì)外教學(xué)管理工作，需及時(shí)捕捉目前社會(huì)教育現(xiàn)狀，對(duì)外及時(shí)宣傳院系最新動(dòng)態(tài)；掌握國(guó)家有關(guān)高校教學(xué)管理方面的法律法規(guī)、政策規(guī)定，特別是其中涉及高等職業(yè)教育的相關(guān)內(nèi)容；深入用人單位開(kāi)展實(shí)地調(diào)研，依據(jù)各單位用人的宏觀意向和具體需求，及時(shí)調(diào)整或充實(shí)課程設(shè)置；與輔導(dǎo)員、校友會(huì)加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，分別跟蹤在校生實(shí)習(xí)情況反饋、畢業(yè)生就業(yè)情況反饋。對(duì)內(nèi)教學(xué)管理工作，需按照學(xué)院及系部的統(tǒng)一部署，完成日常教學(xué)管理工作，為全學(xué)院（系部）師生熱情周到服務(wù)，保證學(xué)年教學(xué)工作順暢進(jìn)行，避免發(fā)生教學(xué)事故。

2.工作內(nèi)容繁雜，職責(zé)欠明確

教學(xué)秘書工作是高等學(xué)院眾多崗位中最繁瑣、最辛苦的工作,內(nèi)容涵蓋諸多事項(xiàng)。第一大類：專業(yè)課程建設(shè)、新專業(yè)申報(bào)、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃變更、精品課制作、示范校評(píng)估檢查、基本教學(xué)信息搜集采集、日常教學(xué)檔案歸檔。第二大類：服務(wù)學(xué)生。從開(kāi)學(xué)初的新生專業(yè)認(rèn)知教育、學(xué)籍歸檔，學(xué)期初的補(bǔ)考、學(xué)期中的英語(yǔ)等級(jí)證書考試及職業(yè)資格技能證書考試，直到學(xué)期末的排課、安排考試、征訂教材、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控（聽(tīng)課、查課、學(xué)生評(píng)教考核等），以及畢業(yè)生補(bǔ)考、答辯等各項(xiàng)事務(wù)工作。第三大類：服務(wù)教師。下發(fā)核對(duì)教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)儀器設(shè)備維修管理、核算教師工作量等一系列工作，協(xié)助制定教學(xué)工作計(jì)劃、教學(xué)管理制度，其中涉及管理外聘教師的各項(xiàng)事務(wù)。

3.教學(xué)管理水平偏低

少數(shù)高職學(xué)院忽視教學(xué)秘書崗位的重要性，未做到結(jié)合教學(xué)秘書個(gè)人特定的綜合素質(zhì)、工作能力、脾氣性格、專業(yè)特長(zhǎng)等因素，未能有針對(duì)性地具體情況具體分析，人員配備隨意性較大，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書在工作上很難做到耐心、細(xì)心、安心，難于全心全意富有責(zé)任心地踏實(shí)工作。

在部分高職學(xué)院中，教學(xué)秘書崗位輪換頻繁的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致日常教學(xué)工作總處于摸索狀態(tài)，缺乏科學(xué)性、合理性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，管理水平難以提高。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為一線教學(xué)管理工作提供先進(jìn)便捷的辦公條件，應(yīng)增強(qiáng)現(xiàn)代化的管理技能，提高教育教學(xué)的信息化水平，鼓勵(lì)教學(xué)秘書熟練使用網(wǎng)上教學(xué)辦公軟件及教務(wù)管理系統(tǒng)等，以此大幅度提高教學(xué)辦公效率，最終實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作領(lǐng)域辦公自動(dòng)化。［3］

三、教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新思路

教學(xué)秘書工作今后面臨的任務(wù)相當(dāng)艱巨，正確恰當(dāng)?shù)淖龇☉?yīng)當(dāng)是：與時(shí)俱進(jìn)、大膽改革、積極創(chuàng)新，樹立新理念、實(shí)施新舉措、取得新成效。

1.合理組建教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)

教學(xué)秘書置身于教學(xué)管理的第一線，是教學(xué)管理的實(shí)際工作者。院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視教學(xué)秘書人才的引進(jìn)、選拔、培養(yǎng)、進(jìn)修。須將綜合素質(zhì)放在首位去考慮，引進(jìn)、選拔那些思想政治水平高、文理知識(shí)兼?zhèn)?、心理素質(zhì)優(yōu)秀、身體素質(zhì)良好的人才從事教學(xué)秘書崗位工作。這種人才具有“三具備”的優(yōu)勢(shì)：具備強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心、榮譽(yù)感、使命感，具備愛(ài)崗敬業(yè)、恪盡職守、心胸寬廣、淡泊名利的奉獻(xiàn)精神，具備熱忱熱情、誠(chéng)懇誠(chéng)實(shí)、全心全意、盡善盡美的工作態(tài)度。

同時(shí)，根據(jù)院系師生總數(shù)，按照適當(dāng)比例配備相應(yīng)的教學(xué)秘書或?qū)Ｂ毥虒W(xué)管理人員，從而組建起一支結(jié)構(gòu)合理、人盡其才的教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)，構(gòu)筑保證教學(xué)管理能夠有序運(yùn)行的人力資源支持系統(tǒng)。

2.大力開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)

院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視對(duì)教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，包括：時(shí)間方面，上崗前培訓(xùn)、在崗中培訓(xùn)，在職培訓(xùn)、“脫產(chǎn)”培訓(xùn)；空間方面，校內(nèi)培訓(xùn)、校外培訓(xùn)，國(guó)內(nèi)培訓(xùn)、國(guó)外培訓(xùn)；內(nèi)容方面，政策法規(guī)知識(shí)培訓(xùn)、教育管理知識(shí)培訓(xùn)，教育心理學(xué)知識(shí)培訓(xùn)、教育領(lǐng)導(dǎo)學(xué)知識(shí)培訓(xùn)；層次方面，學(xué)歷教育、在職讀研，進(jìn)修訪問(wèn)、掛職鍛煉。

開(kāi)展“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”活動(dòng)，建立校際合作、校企合作機(jī)制，定期或利用假期組織教學(xué)秘書進(jìn)行互訪學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)交流。上述方式方法，具有很強(qiáng)的刺激作用或稱之為激勵(lì)作用，有助于教學(xué)秘書知識(shí)更新、與時(shí)俱進(jìn)，有利于教學(xué)秘書拓寬視野、豐富閱歷，從而激發(fā)他們心理上的熱情、激情、豪情，促使他們行動(dòng)上采取具體舉措，即全身心投入日常工作，大幅度提高工作質(zhì)量和效率。

3.建立健全獎(jiǎng)勵(lì)淘汰機(jī)制

院系對(duì)教學(xué)秘書必須加強(qiáng)管理，采取既嚴(yán)格嚴(yán)厲，又親切感人、富有人情味，充滿人文關(guān)懷的管理措施。指導(dǎo)思想是獎(jiǎng)優(yōu)淘劣、優(yōu)勝劣汰；基本原則是鼓勵(lì)、激勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)為主，批評(píng)、調(diào)崗、淘汰為輔。

在政策層面上，應(yīng)當(dāng)設(shè)置與教學(xué)秘書崗位相對(duì)應(yīng)、相匹配的專業(yè)技術(shù)職稱和行政職務(wù)，并且建立有關(guān)職稱和職務(wù)的初次任職、年度考核、常規(guī)晉升、破格晉升的規(guī)章制度。

應(yīng)當(dāng)建立一套完善的教學(xué)秘書考核評(píng)價(jià)體系，其中要有明確的量化指標(biāo)。對(duì)那些工作認(rèn)真細(xì)致、盡職盡責(zé)、業(yè)績(jī)突出、師生認(rèn)可的教學(xué)秘書，予以充分肯定、表?yè)P(yáng)、表彰及獎(jiǎng)勵(lì)，在職稱職務(wù)晉升時(shí)，優(yōu)先考慮。對(duì)那些因?qū)I(yè)水平不高、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，造成難以或無(wú)法勝任教學(xué)秘書崗位的人員，予以調(diào)換崗位、自然淘汰，避免貽誤正常教學(xué)秩序。對(duì)那些違反職業(yè)道德、不作為（敷衍了事、推諉扯皮、應(yīng)付差事、不負(fù)責(zé)任）、亂作為（超越權(quán)限、無(wú)事生非、以權(quán)謀私、徇私舞弊）的教學(xué)秘書，予以批評(píng)教育、訓(xùn)誡問(wèn)責(zé)、紀(jì)律處分。

4.盡量增加職業(yè)人文關(guān)懷

改善教學(xué)秘書的工作環(huán)境，減輕其不必要的額外負(fù)擔(dān)，恰當(dāng)適量地確定教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)工作量；承認(rèn)教學(xué)秘書的勞動(dòng)成果，不僅對(duì)作出突出貢獻(xiàn)的教學(xué)秘書給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，而且對(duì)那些長(zhǎng)年埋頭苦干、默默無(wú)聞的教學(xué)秘書中的典型代表，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

應(yīng)考慮并嘗試給教學(xué)秘書建立類似輔導(dǎo)員隊(duì)伍的單獨(dú)職稱評(píng)定制度。對(duì)綜合素質(zhì)好、工作業(yè)績(jī)佳的教學(xué)秘書，職稱評(píng)定時(shí)，在同等條件下可以適當(dāng)優(yōu)先考慮。

為了有助于教學(xué)秘書的成長(zhǎng)，學(xué)期末或?qū)W年末對(duì)教學(xué)秘書的工作應(yīng)進(jìn)行總結(jié)考核。主管教學(xué)的院系領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，對(duì)那些工作認(rèn)真、管理水平高、業(yè)績(jī)突出的教學(xué)秘書予以表彰。

［1］楊晉明.強(qiáng)化教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用［J］.長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2011(1).

［2］仇偉.二級(jí)管理體制下高校教學(xué)秘書工作的落腳點(diǎn)［J］.高等教育，2011(1).

［3］祿中華.淺析優(yōu)化高校教學(xué)秘書職業(yè)修養(yǎng)的策略［J］.教育與職業(yè)，2011(24).