商務(wù)英語(yǔ)信函的禮貌原則

吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 張英

1 商務(wù)信函的禮貌原則

商務(wù)信函是商務(wù)交流的一種重要方式。通過(guò)它人們可以交流信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)、商談貿(mào)易、處理問(wèn)題、傳遞友誼等。在商務(wù)活動(dòng)中，以書(shū)信洽談業(yè)務(wù)時(shí)，雙方不能相互見(jiàn)面，只靠文字來(lái)傳遞信息和情感，信函的語(yǔ)言表達(dá)直接影響到交易的成敗及合作關(guān)系的建立，其重要性不容忽視。商務(wù)英語(yǔ)因其語(yǔ)言、知識(shí)、交際技巧、商務(wù)特點(diǎn)、文化背景等因素而形成了自己的特點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)信函應(yīng)遵循7C原則。即:禮貌原則(courtesy)、體諒原則(consideration)、完整原則(completeness)、清楚原則(clarity)、簡(jiǎn)潔原則(conciseness)、具體原則(concreteness)和正確原則(correctness)。禮貌、文雅的語(yǔ)言不僅能顯示商務(wù)工作者自身的良好素質(zhì)，而且有助于樹(shù)立良好的企業(yè)形象，建立合作關(guān)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)往來(lái)。收到對(duì)方訂單時(shí)的感謝、給對(duì)方帶來(lái)?yè)p失時(shí)的抱歉、拒絕對(duì)方要求時(shí)的婉轉(zhuǎn)語(yǔ)氣等等都是禮貌原則的體現(xiàn)。本文從詞匯和句型兩方面著手，探討在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中如何具體運(yùn)用禮貌原則，提高商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作技能。

2 禮貌原則下商務(wù)英語(yǔ)信函的詞匯策略

2.1 積極詞匯

否定和消極的話語(yǔ)常給人不友好、不愉快的感覺(jué)，還可能惡化雙方關(guān)系；而友好、肯定的表達(dá)能夠顯示出對(duì)對(duì)方的尊重，能夠使對(duì)方身心愉悅，也就更容易使對(duì)方接受自己的觀點(diǎn)，有利于雙方的合作。故商務(wù)信函寫(xiě)作中要盡量淡化對(duì)方做得不妥、失誤及所提條件對(duì)我方不利的一面，強(qiáng)化其值得肯定的、積極的一面。特別是在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即便錯(cuò)不在己方，也要把消極的表達(dá)藏于積極的表達(dá)之中。在信函中，應(yīng)當(dāng)選擇一些含有積極情感意義的詞語(yǔ)如:please，satisfy，oblige，accurate，welcome等。而盡量避免使用表示否定及不良情緒的詞語(yǔ)，如:dissatisfied，disappointing，error，mistake，failure，not，trouble，defective， bad，impossible， inconvenience，fail，delay，ignore，forget，omit，destroy，ruin，complaint，inefficiency，claim，defective等。試比較:

(1)Please do not be late in submitting your application for the L/C.

(2)Please submit your application for the L/C promptly.

your complaint about the late arrival of the samples.

(2)Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.

(1)We are sorry you are dissatisfied with the service.

(2)We appreciate your frank comments.

針對(duì)同一件事的評(píng)論，(2)句與(1)句表述的角度不同，(2)句使用了積極詞匯，(1)句使用了消極詞匯。顯然，(2)句比(1)句表達(dá)的意義更積極，效果更好。

2.2 模糊限制詞語(yǔ)

模糊限制語(yǔ)能提高話語(yǔ)的含蓄性和委婉度，使對(duì)方不丟面子或不難堪。模糊限制語(yǔ)分為兩類(lèi):變動(dòng)型模糊限制語(yǔ)和緩和型模糊限制語(yǔ)。變動(dòng)型模糊限制語(yǔ)的主要作用是對(duì)話語(yǔ)的真實(shí)性和涉及的程度進(jìn)行修正。例如:使用a little，roughly，greatly，approximately，very，highly，quite等模糊限制語(yǔ)來(lái)增加感謝、贊譽(yù)的程度。緩和型模糊限制語(yǔ)是指在不改變?cè)捳Z(yǔ)的條件下，使語(yǔ)氣趨向緩和的詞語(yǔ)。其在表明意圖的同時(shí)，能避免并表達(dá)上過(guò)于武斷和直接，淡化負(fù)面效應(yīng)，照顧對(duì)方心理和感受。例如:使用I’m afraid，I wonder，It seems， We’d like to，I suppose，probably，It is said等模糊限制語(yǔ)來(lái)減緩語(yǔ)氣。例如:

(1)We were very pleased to receive your reply of March 8.

(2)Your prompt reply will be highly appreciated.

(1)句中的very、(2)句中的 highly如去掉，句子意思沒(méi)有變化，但是語(yǔ)氣就大大減弱，不能更好表達(dá)喜悅、感謝之情和對(duì)對(duì)方的贊譽(yù)之情。又如:

(1)We’d like to remind you that the payment for the shipment hasn’t been made yet.

(2)I’m afraid that the price you offered is out of line with prevailing market level.

這兩句話使用了限制模糊語(yǔ)之后，大大降低了要求和責(zé)備的語(yǔ)氣，顯得客氣、尊重，使對(duì)方更容易接受。

2.3 人稱(chēng)代詞you/your

在商務(wù)信函中，禮貌原則要求寫(xiě)信人不能只考慮自己的感受，而應(yīng)該盡量以他人為重，從對(duì)方利益出發(fā)，站在對(duì)方立場(chǎng)上，設(shè)身處地地為對(duì)方考慮；并從對(duì)方的角度看問(wèn)題、闡明問(wèn)題、表達(dá)我方的意愿。這樣做能夠使對(duì)方的情感、態(tài)度等向積極的方向發(fā)展，從而達(dá)到我方的目的。因此，要多使用突出對(duì)方的第二人稱(chēng)代詞you或第二人稱(chēng)物主代詞your，而減少第一人稱(chēng)代詞I，we和物主代詞my，our的使用。試比較以下句子:

(1)We are confident in our new energy-saving car.

(2)You will find our new energy-saving car satisfying.

(1)句以第一人稱(chēng)we做主語(yǔ)，直接表達(dá)了寫(xiě)信人對(duì)新產(chǎn)品的信心。(1)句雖合情合理，但沒(méi)有完全采取對(duì)方立場(chǎng)。用“我們認(rèn)為”這種句型一定程度上是以自我的標(biāo)準(zhǔn)為中心，沒(méi)能令對(duì)方感覺(jué)到是從對(duì)方角度考慮，沒(méi)能把對(duì)方利益放在首位，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)讓對(duì)方覺(jué)得受到尊重和重視的目的，而且有自以為是之嫌。(2)句以第二人稱(chēng)代詞you開(kāi)頭，通過(guò)設(shè)想對(duì)方對(duì)新車(chē)的感受，間接表達(dá)了我方對(duì)新車(chē)的信心，既傳遞了信息又給對(duì)方很大的尊重，顯得更禮貌體貼，使對(duì)方更易于接受。再如:

The car you ordered comes in seven brilliant colors. Please indicate your choice on the enclosed form.

該句不僅尊重對(duì)方，而且體現(xiàn)了寫(xiě)信人能夠替對(duì)方著想。附上訂單，對(duì)方填上信息即可，表現(xiàn)得體貼周到，當(dāng)然有助于促進(jìn)雙方良好關(guān)系的發(fā)展。

3 禮貌原則下商務(wù)英語(yǔ)信函的句型特點(diǎn)

3.1 過(guò)去時(shí)態(tài)的疑問(wèn)句

在商務(wù)英語(yǔ)信函中，為避免過(guò)于生硬或強(qiáng)勢(shì)，在向?qū)Ψ教岢鲆蠡蚪ㄗh時(shí)，常使用過(guò)去時(shí)態(tài)的疑問(wèn)句形式，來(lái)使語(yǔ)氣變得委婉、禮貌，使指令變得間接、不唐突、不逼人。試比較:

(1)I want to have a look at your specification first.

(2)Could you show me your specification first?

(1)Make payment by confirmed irrevocable L/C soon.

(2)Could you make payment by confirmed irrevocable L/C soon?

(1)句顯然從說(shuō)話人的角度出發(fā)，有命令的語(yǔ)氣，沒(méi)考慮對(duì)方的感受。(2)句以過(guò)去式疑問(wèn)句的形式提出建議，盡管實(shí)際上是一種要求，但是表達(dá)上像是一種請(qǐng)求，故維護(hù)了對(duì)方面子和尊嚴(yán)。

3.2 被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

在國(guó)際貿(mào)易中，總會(huì)出現(xiàn)交易條件不理想的情況，也時(shí)還會(huì)出現(xiàn)貿(mào)易糾紛。但即使寫(xiě)信人有理有據(jù)，也需要心平氣和、語(yǔ)氣委婉地與對(duì)方溝通。被動(dòng)語(yǔ)態(tài)不強(qiáng)調(diào)動(dòng)作的發(fā)出者，而是含蓄地指出對(duì)方的過(guò)失、不足或任何不良情況。其所表達(dá)的話語(yǔ)不是針對(duì)對(duì)方的，而只是間接地向?qū)Ψ教岢鲆?。所以，它使?qǐng)求聽(tīng)起來(lái)比較溫和，對(duì)方易更于接受。例如:

(1) Upon taking delivery of the cargo，we have found that you only shipped 900 cartons against 1100 cartons.

(2)Upon taking delivery of the cargo，we have found that 900 cartons were shipped against 1100 cartons.

(1)You forgot to enclose the sample in the letter.

(2)The sample was not enclosed in the letter.

(1)Obviously you made a very careless mistake .

(2)A very careless mistake was made.

(1)句強(qiáng)調(diào)的是施動(dòng)者本身，直接表達(dá)了對(duì)收信人的責(zé)備，但如果過(guò)錯(cuò)是由于他人造成的，這樣的句式就容易使對(duì)方受到傷害，很容易引起對(duì)方反感，甚至影響雙方關(guān)系。(2)句為被動(dòng)句，省掉了施動(dòng)者，強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)轉(zhuǎn)為施動(dòng)對(duì)象及行為，我們只知道出錯(cuò)這一事實(shí)，但不知道是誰(shuí)出的錯(cuò)。寫(xiě)信人不是在追究是誰(shuí)的責(zé)任，只是提示應(yīng)該馬上解決問(wèn)題，語(yǔ)氣委婉，給對(duì)方留了面子，使對(duì)方也就擺脫了尷尬的境地。寫(xiě)信人在這一點(diǎn)上是故意含糊的，這種含糊在拒絕信中是很適用的。

3.3 虛擬語(yǔ)氣

在商務(wù)英語(yǔ)信函中常用虛擬語(yǔ)氣來(lái)淡化語(yǔ)氣。虛擬語(yǔ)氣可以委婉禮貌地提出希望或意見(jiàn)，能以友好協(xié)商的口吻表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重，具有更多的磋商余地，有利于達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。例如:

(1)We would be very grateful if you could let us take delivery before June.

(2)Should the goods happen to be unavailable for supply，would you please be so kind as to offer the nearest specifications?

(1)We would ask you to open L/C soon.

(2)I wish we were able to accept your recommendation.

上面兩組例句中， (2) 句使用了虛擬語(yǔ)氣，表示出了說(shuō)話人的禮貌和客氣和為對(duì)方著想，與其相比，(1)句顯得有些唐突、生硬。

總之，隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展及我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的不斷增加，商務(wù)英語(yǔ)信函在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中將越來(lái)越多地被運(yùn)用。商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌原則是國(guó)際經(jīng)濟(jì)交往的普遍要求，其核心是一切為對(duì)方著想。一封彬彬有禮的商務(wù)信函，能增強(qiáng)貿(mào)易雙方彼此間的情感，提高交易成功的可能性。反之，一封禮貌欠佳、用語(yǔ)不當(dāng)?shù)男藕?，則會(huì)給一個(gè)公司帶來(lái)負(fù)面的評(píng)價(jià)和不良影響。國(guó)際商務(wù)人員應(yīng)該熟練地掌握和運(yùn)用這種技巧，提高商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作的質(zhì)量，保障商務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。

[1]Leech, G. Principles of Pragmatics[M].London:Longman,1983.

[2]葛麗芳,商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的禮貌研究[J].河南大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2006(4).

[3]周瑞琪,語(yǔ)用原則在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中的運(yùn)用[J].廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)學(xué)報(bào),2007(1).

[4]陳楚君.禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的運(yùn)用[J].重慶工商大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2008(3).

[5]羨錫彪.商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作[M].北京:高等教育教育出版社,2002.