ERP人力資源管理系統(tǒng)的不足與優(yōu)化

北京工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院 秦花花

ERP(Enterprise Resource Planning)企業(yè)資源計劃是20世紀90年代由美國Gartner Group Inc.提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標準，它將企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、制造資源、計算機硬件和軟件整合于一體，是一套面向供應(yīng)鏈的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

1 ERP人力資源管理系統(tǒng)的不足

德魯克提出企業(yè)運營的實質(zhì)在于營銷和人力資源管理，而包括營銷在內(nèi)的企業(yè)的一切活動都需要依賴人力資源來展開，所以企業(yè)獲取可持續(xù)竟爭力的關(guān)鍵在于對人力資源的管理。人力資源管理的核心內(nèi)容是績效管理，其成效的大小和好壞直接關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展。績效管理是由美國學(xué)者Ruh和Beer于1976年提出的，其定義為：“管理、度量、改進績效并且增強發(fā)展的潛力”?？冃Ч芾淼哪康氖峭ㄟ^提高員工個人的績效來達到提高企業(yè)整體績效的目的，從而使企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展的能力。ERP作為企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，可以借由績效管理的理念來豐富和完善其功能，以實現(xiàn)對企業(yè)人力資源的有效管理。

1.1 績效管理有效運行對ERP的要求

1.1.1 績效管理的有效運行需要完整的管理流程的支持

管理就是流程加方法，完善的管理流程可以規(guī)范企業(yè)的管理活動，降低企業(yè)管理風(fēng)險，提高企業(yè)管理效率。人力資源區(qū)別于其他資源的最大特征是人有主觀能動性，人力資源的主觀能動性決定了對其管理的特殊性，為了減少對其進行管理所產(chǎn)生的風(fēng)險，需要完整的工作流程作為支撐。現(xiàn)階段績效管理思想已相對成熟，其完善的體系、流程和持續(xù)改進的良性循環(huán)深受管理者們的喜愛，其中，完善的流程是保證績效管理有效運行的前提。ERP作為企業(yè)資源計劃系統(tǒng)應(yīng)該在流程上保證績效管理實施的完整性，為企業(yè)運用績效管理提高人力資源管理水平提供流程上的保證。

1.1.2 績效管理過程要求不斷地進行溝通

目前比較廣為接受的績效管理的概念是：“績效管理是一個經(jīng)理和員工之間持續(xù)不斷進行的對話過程，在這個過程中，經(jīng)理和員工就工作目標及達到目標需要的資源和支持達成一致，經(jīng)理作為員工的合作伙伴和輔導(dǎo)員幫助員工實現(xiàn)績效目標，達到改善員工績效，進而改善企業(yè)績效的目的”。從定義中我們知道，績效管理的有效實施需要依靠經(jīng)理和員工之間不斷進行的對話來實現(xiàn)，對話過程就是溝通過程。溝通是指意義的傳遞和理解。它不僅強調(diào)了意義的傳遞，更注重對意義的理解。溝通過程涉及五個要素：信息發(fā)送者(接收者)、編碼、解碼、媒介和反饋?？冃Ч芾淼男ЧQ于溝通的效果，溝通的效果除與溝通過程中涉及的每一個要素有關(guān)系之外，還會受到噪音的影響。盡可能地消除溝通過程中的噪音，提高溝通雙方信息交流的效率和效果可以提高溝通的效果。由于溝通雙方在編碼和解碼信息的過程中會因各自的知識、技能、經(jīng)驗、所處情境的不同而對同一信息產(chǎn)生不同的理解，這種情況下及時、準確的反饋是提高溝通效果的關(guān)鍵。ERP作為企業(yè)資源管理系統(tǒng)，應(yīng)能最大限度地滿足績效溝通要求，讓正確的信息及時、準確地到達員工手中，促進員工參與，幫助員工做出正確的決策。

1.1.3 績效管理過程是一個經(jīng)理和員工共贏的過程

績效管理可以有效地防止問題的發(fā)生，從而找出通向成功的障礙，讓經(jīng)理和員工保持良好的合作關(guān)系，達到雙方的共贏。要達到雙方的共贏必須保證雙方供求的平衡，不僅組織和員工個人的需求要獲得滿足，員工個人和組織所提供的輸出也必須是對方所需要的，只有雙方供求的平衡才可以讓績效管理不斷地良性循環(huán)下去。

人力資源區(qū)別于企業(yè)其他資源的特征之一是人有主觀能動性。人的主觀能動性決定了人的需求會因個體的不同而有差異，個體需求的差異性導(dǎo)致了在對人力資源進行管理時一定要對個體的需求進行區(qū)別。組織的需求是不斷提高的組織整體績效和保持與員工良好的合作關(guān)系，同時組織可以提供給員工工作所需的資源和支持條件；組織在滿足自身需求的同時想要獲得更多的支持，必須對員工的需求進行了解。不同的員工可以為組織提供的資源不同，但是若想讓員工在滿足組織基本需求的同時投入更多的努力來達到更高的績效目標，需要經(jīng)理和員工之間建立并保持良好的合作伙伴關(guān)系，這種合作伙伴關(guān)系建立的前提是經(jīng)理對員工的需求有明確的了解，同時能為員工的發(fā)展提供平臺和支持。ERP作為信息管理系統(tǒng)，除了對員工的基礎(chǔ)信息進行記錄和管理之外，還應(yīng)能夠?qū)T工的信息進行綜合處理，讓經(jīng)理隨時了解員工的動態(tài)，同時將組織的發(fā)展動態(tài)及時地在員工中進行傳播，讓員工和組織能夠容易地找到切合點，從而更好地滿足雙方的需求。

1.2 ERP人力資源管理系統(tǒng)的不足

1.2.1 績效管理流程不完善

一個完整的績效管理循環(huán)的各環(huán)節(jié)，以及各環(huán)節(jié)之間的相互作用構(gòu)成了績效管理體系這個完整的系統(tǒng)。完整的績效管理流程除了包含績效管理的四個環(huán)節(jié)之外，還應(yīng)包含這四個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系?，F(xiàn)階段ERP人力資源管理系統(tǒng)包含有關(guān)人力資源管理的多方面的信息，但是各方面信息的有效關(guān)聯(lián)性還比較弱。績效計劃、績效實施、績效評估與反饋和績效結(jié)果應(yīng)用在ERP中都有包含，但是這些功能模塊僅僅被用作檔案管理，即將文檔化的績效信息存儲在了ERP中，沒有或很少將這些信息在績效管理過程中動態(tài)地聯(lián)系起來。作為資源計劃系統(tǒng)，將各種數(shù)據(jù)有效地結(jié)合起來，從而防范風(fēng)險、提高資源使用效率才是ERP的初衷，也只有這樣才能保證績效管理流程的完善和有效。

1.2.2 溝通信息不完整

溝通是意義的傳遞和理解，溝通要依賴信息傳遞來實現(xiàn)?？冃Ч芾磉^程中的持續(xù)溝通要求提供及時、完整、有效的超前信息和反饋信息，且每一環(huán)節(jié)都要求傳遞來自外部、內(nèi)部和員工本人的信息?，F(xiàn)階段ERP人力資源管理系統(tǒng)中的溝通信息僅限于和員工工作任務(wù)有關(guān)的信息，內(nèi)、外部信息和員工本人其他方面的信息的傳遞功能較弱，這導(dǎo)致了溝通效率的低下。 要保證信息的完整性需要將關(guān)乎績效管理的各方面的信息進行綜合和分類，企業(yè)所處外部環(huán)境的變化、組織內(nèi)部或部門內(nèi)部的變化、任務(wù)的變化等等都會對員工的績效產(chǎn)生影響，同時員工個人的技能、知識、身體狀況、所遭遇到的新情況等等也都會影響到員工的績效，這些都應(yīng)該包含在ERP之中。只有提供完整的信息，ERP才可以進行進一步的處理，從而保障員工績效的持續(xù)改進和提高。

1.2.3 信息處理功能較弱

ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的處理功能主要體現(xiàn)在報表和預(yù)警功能上，通過報表用戶可以將需要的信息集中在一起，從而為決策提供依據(jù)；通過預(yù)警功能企業(yè)可以有效地對生產(chǎn)過程進行控制，從而減少庫存提高資金周轉(zhuǎn)效率。但是人力資源的信息不同于物流和資金流，在對人力資源相關(guān)信息進行完整記錄和保存的同時，要結(jié)合組織需要對其進行處理，處理過程要符合人力資源管理的要求。現(xiàn)階段ERP人力資源管理系統(tǒng)對人力資源信息的處理較多地停留在對信息的報表整合功能上，結(jié)合人力資源管理實踐的需求的信息處理功能還有待完善。

2 ERP人力資源管理系統(tǒng)優(yōu)化的方向

2.1 完善ERP人力資源管理系統(tǒng)的流程，保證績效管理的有效運行

進一步完善績效管理的四個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，并將各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系固化在ERP人力資源管理系統(tǒng)中，保證績效管理流程的完整?？冃в媱澀h(huán)節(jié)要求員工和經(jīng)理一起回顧員工的工作職責、以往績效和組織戰(zhàn)略、部門任務(wù)等信息，這就要求ERP人力資源管理系統(tǒng)要將員工上一個計劃期內(nèi)的績效結(jié)果、獎懲結(jié)果等信息包含在這一環(huán)節(jié)當中，同時上一個計劃期的績效結(jié)果應(yīng)用環(huán)節(jié)就和該計劃環(huán)節(jié)之間有效地關(guān)聯(lián)起來了，且員工以往的培訓(xùn)經(jīng)歷、績效突出或低下的原因都為該計劃環(huán)節(jié)提供信息，并為預(yù)測該員工在績效實施階段可能出現(xiàn)的問題提供依據(jù)。

2.2 提供全方位的信息，更好地滿足績效管理對溝通的要求

員工的績效不僅與員工本人有關(guān)，還與組織有關(guān)：不合理或不完善的工作流程、落后的工具或設(shè)備等都是造成員工績效低下的原因，因此及時地傳遞全方位的信息是提高溝通效率的關(guān)鍵。組織所處市場的變化、技術(shù)的革新等都會影響到組織的戰(zhàn)略，及時收集這些外部信息可以有效地引導(dǎo)員工，適時調(diào)整員工的績效目標，減少風(fēng)險，保證員工的成功。此外，部門任務(wù)的變化、員工可獲得資源的變化、員工本人在生活上的變化等等也會對員工的績效產(chǎn)生影響，將所有這些內(nèi)部、外部、員工本人的信息綜合到ERP人力資源管理系統(tǒng)中來，為持續(xù)的績效溝通提供及時、完整、有效的超前信息，從而更好地提高績效溝通系統(tǒng)的效率。

2.3 有效聚合信息，提高ERP的信息處理功能

人的成長過程是迭代的，每一個迭代過程所需要的信息是不同的，每一個迭代過程的特征也各不相同。在企業(yè)實施績效管理的過程中，經(jīng)理與員工通過績效管理來保持良好的合作關(guān)系，這種合作關(guān)系維系的前提是經(jīng)理對員工的了解。ERP可以將每個員工的經(jīng)歷信息進行整合，對比有相似經(jīng)歷的員工的不同發(fā)展階段，可以大致地得出員工現(xiàn)在所處的發(fā)展階段所需要的資源、支持和幫助，經(jīng)理們結(jié)合組織實際就可以和員工就組織需求、員工需求和雙方的供給達成合作，從而為雙方的共贏創(chuàng)造條件。

人力資源區(qū)別于機器設(shè)備的顯著特征是：人有感情且人需要休息。通過績效管理員工和經(jīng)理之間建立了良好的關(guān)系，組織與員工之間保持著合作關(guān)系，這種關(guān)系的維系會通過員工與組織之間感情的加深而不斷地發(fā)展，所以及時地給員工的發(fā)展提供幫助不僅能夠讓員工獲益，而且可以培養(yǎng)員工對組織的忠誠。ERP對涉及人力資源管理的各種信息進行聚合整理，方便經(jīng)理和員工之間的溝通，不僅可以體現(xiàn)出其作為資源管理系統(tǒng)的功能，而且可以作為組織與員工建立良好合作關(guān)系的工具，真正地發(fā)揮其盤活企業(yè)資源的作用，為企業(yè)整體績效的提升和競爭能力的獲取提供幫助。

3 結(jié)語

ERP作為企業(yè)的資源計劃系統(tǒng)，首先需要優(yōu)化的是它作為信息管理系統(tǒng)的功能，借助其對數(shù)據(jù)的處理功能完善企業(yè)管理流程，通過流程來保證績效管理的有效運行。其次，ERP系統(tǒng)的集成性使其可以成為一個讓企業(yè)所有員工自由進行溝通的平臺，通過該平臺員工可以隨時獲得所需要的知識以提高自己的工作能力，從而加快成長的速度。最后，ERP的信息集成功能可以為員工的成長提供指導(dǎo)，引導(dǎo)員工進行自我開發(fā)，減少對直線經(jīng)理的依賴，進而提高個體績效，最終提高企業(yè)整體的績效。從績效管理的角度對ERP進行優(yōu)化，可以達到對人力資源的有效配置，讓ERP成為真正的“資源計劃系統(tǒng)”，為企業(yè)管理提供更加優(yōu)秀的解決方案。

[1]趙日磊.績效管理[M].北京工業(yè)大學(xué)出版社,2008.

[2]斯蒂芬.P.羅賓斯,瑪麗.庫爾特著.管理學(xué).孫健敏,黃衛(wèi)偉等譯[M].中國人民大學(xué)出版社(第七版),2003.