科研企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)與ERP應(yīng)用

中國石油化工股份有限公司石油勘探開發(fā)研究院 曾濤

企業(yè)信息化程度反映了企業(yè)管理水平的高低和競爭能力的強(qiáng)弱。財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)信息化的核心，其重要性和戰(zhàn)略性已被越來越多的管理者所認(rèn)同。為了應(yīng)對(duì)日益變化的環(huán)境給自身生存和發(fā)展帶來的沖擊，我國科研企業(yè)也加快了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的步伐。

1 科研企業(yè)財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

1.1 財(cái)務(wù)信息化的內(nèi)涵

財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)整體信息化的一個(gè)部分，是指利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式和流程進(jìn)行重構(gòu)，建立技術(shù)與會(huì)計(jì)高度融合的、開放的現(xiàn)代財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，對(duì)財(cái)務(wù)核算、管理和決策等進(jìn)行支持工作，以提高財(cái)務(wù)信息在資源優(yōu)化配置中的有用性。財(cái)務(wù)信息化不等同于簡單的會(huì)計(jì)電算化，是財(cái)務(wù)管理理念更新和變革的過程。

1.2 我國科研企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

20世紀(jì)90年代以來，我國企業(yè)財(cái)務(wù)信息化經(jīng)歷了會(huì)計(jì)電算化、計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)一體化、財(cái)務(wù)管理信息化三個(gè)階段。目前，國內(nèi)大部分科研企業(yè)也基本完成了由手工核算向計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的過渡。隨著科技體制改革的深入，政府對(duì)科研企業(yè)的投入力度加大，科研立項(xiàng)的規(guī)模和數(shù)量不斷擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)逐年增加，開發(fā)創(chuàng)收呈多樣化，科研企業(yè)的管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化，除保持原有服務(wù)性和公益性的特點(diǎn)外,還有經(jīng)營性的特點(diǎn)。這就要求科研企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)走適合科研業(yè)務(wù)特點(diǎn)的信息化建設(shè)道路，由原來單純的會(huì)計(jì)核算型向更高層次的管理分析型和信息系統(tǒng)集成型轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)新形式的需要，企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)已逐步在我國推廣應(yīng)用，并將成為我國科研企業(yè)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的新趨勢(shì)。

2 科研企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)與ERP應(yīng)用中存在的問題

ERP(Enterprise Resource Planning的簡稱)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它將信息資源進(jìn)行充分整合，以實(shí)現(xiàn)集成管理，為決策者提供全方位的信息支持，體現(xiàn)了先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理思想。ERP技術(shù)的應(yīng)用使科研企業(yè)在會(huì)計(jì)核算、成本管理、課題管理、預(yù)算管理、采購管理、資金支付方式等方面發(fā)生了較大的變化，提高了工作質(zhì)量和效率，但同時(shí)我們也看到，內(nèi)控環(huán)境的缺失、信息集成程度較低、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享有限、復(fù)合型專業(yè)人才短缺等問題也隨著財(cái)務(wù)管理信息化的過程日益突顯。這些問題困擾著科研企業(yè)的管理，制約著科研企業(yè)的發(fā)展。

2.1 ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不健全

內(nèi)部控制環(huán)境的好壞是企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化的重要因素?？蒲衅髽I(yè)實(shí)施ERP后，內(nèi)部控制的方式、對(duì)象和范圍發(fā)生了較大變化，財(cái)務(wù)部門的組成人員也從原來的僅由財(cái)務(wù)專業(yè)人員組成，擴(kuò)大到由財(cái)務(wù)人員和計(jì)算機(jī)管理人員及專家共同組成，原有的內(nèi)控程序在ERP系統(tǒng)引入后無法適應(yīng)其需要，出現(xiàn)新的控制風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)這一變化，有的科研企業(yè)沒有及時(shí)采取相應(yīng)的措施建立和完善內(nèi)部控制制度，造成管理人員權(quán)責(zé)不分，財(cái)務(wù)核算和控制流程混亂，數(shù)據(jù)的安全性降低，各科研部門、管理部門和財(cái)務(wù)部門未能形成相互制約機(jī)制，費(fèi)用支出的合法性、合規(guī)性控制較差等問題層出不窮，內(nèi)部控制制度流于形式，嚴(yán)重地影響了財(cái)務(wù)管理信息化的效率。

2.2 會(huì)計(jì)流程存在缺失

ERP的應(yīng)用改變了原有組織和管理體系的信息基礎(chǔ)，使傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程無法滿足和適應(yīng)新的信息技術(shù)條件下的財(cái)務(wù)工作和會(huì)計(jì)信息使用者日益增長的信息需求。一些科研企業(yè)沒有充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)來重構(gòu)財(cái)務(wù)核算流程，只是簡單地照搬原有管理體系下的會(huì)計(jì)電算化流程，無法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化，更不能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳遞與共享。此外，由于財(cái)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)操作的熟練程度不高，使財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)所反映的信息滯后于其他業(yè)務(wù)信息，這種滯后性影響了財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量，降低了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的相關(guān)性，從效益的角度對(duì)科研管理活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控變得更加困難。

2.3 信息集成程度不高，財(cái)務(wù)部門成為信息化中的孤島

ERP最重要的特點(diǎn)就是集成，涉及多個(gè)部門多個(gè)模塊的集成操作。目前我國已實(shí)施了ERP的科研企業(yè)，大多啟用了財(cái)務(wù)模塊(FI/CO/TR)、采購模塊(MRO)和項(xiàng)目模塊(PS)，財(cái)務(wù)模塊是ERP系統(tǒng)的核心。財(cái)務(wù)部門與其他職能部門的業(yè)務(wù)聯(lián)成一體，需要各模塊協(xié)同合作、環(huán)環(huán)相扣，才能成為一個(gè)主動(dòng)控制的循環(huán)系統(tǒng)。但在科研企業(yè)ERP實(shí)際應(yīng)用中，財(cái)務(wù)部門與其他職能部門間問題協(xié)調(diào)解決機(jī)制存在問題，一些關(guān)鍵核心業(yè)務(wù)的管理還是使用各自的信息系統(tǒng)，比如人力資源管理、科研課題管理、審計(jì)(AIS)等信息系統(tǒng)各自為政，沒有和ERP系統(tǒng)很好的結(jié)合，在一定程度上導(dǎo)致了內(nèi)部工作協(xié)調(diào)不當(dāng)、部門之間相互推諉的現(xiàn)象，信息孤島、資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)等弊病日益嚴(yán)重。

2.4 財(cái)務(wù)管理軟件與財(cái)務(wù)人員信息化技能之間的矛盾

通過實(shí)施ERP系統(tǒng)來推進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，需要既懂財(cái)務(wù)管理知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)的綜合型人才。目前，一些科研企業(yè)盡管擁有信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)和技能的計(jì)算機(jī)人才，但這些信息化內(nèi)部實(shí)施人員大多沒有財(cái)務(wù)管理方面的經(jīng)驗(yàn)，在軟件應(yīng)用培訓(xùn)、業(yè)務(wù)問題處理，以及系統(tǒng)日常運(yùn)維管理等方面不是那么得心應(yīng)手。另一方面，財(cái)務(wù)管理人員學(xué)歷不高，財(cái)務(wù)管理的能力和理念往往不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求，多數(shù)停留在會(huì)計(jì)電算化水平上，缺乏信息化管理能力及思想，一定程度上制約了ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用，減緩了財(cái)務(wù)信息化推進(jìn)的步伐。

3 加強(qiáng)科研企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)和ERP應(yīng)用的對(duì)策及建議

如何結(jié)合科研企業(yè)自身特點(diǎn)進(jìn)一步提高ERP應(yīng)用的水平，以應(yīng)對(duì)新時(shí)期財(cái)務(wù)信息化帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，推動(dòng)科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化的改革和創(chuàng)新，成為我國科研企業(yè)面臨的重要課題之一。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)

科研企業(yè)和一般意義上的企業(yè)相比較，由于組織性質(zhì)不同，在財(cái)務(wù)管理目標(biāo)、管理方法等方面有較大差異，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員甚至單位負(fù)責(zé)人長期以來形成了一種錯(cuò)誤的觀念：科研企業(yè)業(yè)務(wù)單一，會(huì)計(jì)核算簡單，會(huì)計(jì)工作只是簡單的記賬，重核算、輕管理的現(xiàn)象很普遍，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化就是財(cái)務(wù)管理信息化的目標(biāo)?？蒲衅髽I(yè)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前信息化發(fā)展的形勢(shì)，加大財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的政策支持和資金投入。ERP的實(shí)施是一項(xiàng)“一把手工程”，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全力參與和支持，因?yàn)橹挥懈邔宇I(lǐng)導(dǎo)的積極參與和充分理解，全體財(cái)務(wù)人員才能全身心投入到信息化建設(shè)中去，才能創(chuàng)造出良好的財(cái)務(wù)管理信息化的環(huán)境，不斷地推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)邁向新高度。

3.2 完善ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度

為了減少實(shí)施ERP產(chǎn)生的新的控制風(fēng)險(xiǎn)，必須使ERP與內(nèi)控管理充分結(jié)合，建立完善的內(nèi)部控制制度。首先，對(duì)現(xiàn)有的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理辦法進(jìn)行全面梳理，制定嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理制度，把財(cái)務(wù)管理的重心從原來的以會(huì)計(jì)核算為主，轉(zhuǎn)移到以管理、分析和決策為主上來；其次，對(duì)部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等，按ERP環(huán)境下的要求進(jìn)行重新設(shè)定，對(duì)人員操作的業(yè)務(wù)、核算的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，以達(dá)到相互制約、減少舞弊的目的；此外，利用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手段重新確定ERP系統(tǒng)下的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵控制點(diǎn)，與相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通、確認(rèn)，并形成控制備案文檔，保證會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的保密性和安全性。另外需要說明的是，內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)隨著科研企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化而變化，只有這樣，才能持續(xù)穩(wěn)定地保證ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

3.3 建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息處理流程

流程重組是實(shí)施信息化的基礎(chǔ)工作。只有對(duì)不適應(yīng)新的信息環(huán)境下的內(nèi)部會(huì)計(jì)流程做出評(píng)估和改進(jìn)，進(jìn)行財(cái)務(wù)流程的重建，才能確保企業(yè)有一個(gè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的管理。下面以國內(nèi)某石化科研單位差旅費(fèi)報(bào)銷為例，說明實(shí)施ERP后進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的必要性和重要性。

該科研單位由于業(yè)務(wù)性質(zhì)特點(diǎn)，科研人員需要經(jīng)常出差，差旅費(fèi)占全部費(fèi)用的比例相當(dāng)大。原有的差旅費(fèi)報(bào)銷流程為：員工手工填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單后，由各部門單獨(dú)設(shè)立的報(bào)賬員拿原始單據(jù)按內(nèi)控權(quán)限找各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字審批后，統(tǒng)一交由財(cái)務(wù)報(bào)賬，同時(shí)建立費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬定時(shí)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。整個(gè)報(bào)銷過程少則三五天，多則十天來，工作量大，報(bào)賬效率低。隨著研究院規(guī)模的擴(kuò)大，結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)流程重組成為當(dāng)務(wù)之急。該科研單位利用原有OA系統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬模塊，由報(bào)賬人員在該系統(tǒng)中錄入信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成差旅補(bǔ)助及費(fèi)用總額等信息，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在OA系統(tǒng)中完成審批，財(cái)務(wù)審核人員對(duì)原始單據(jù)審核無誤后，通過事先定義好的業(yè)務(wù)性質(zhì)、費(fèi)用科目與會(huì)計(jì)憑證映射關(guān)系進(jìn)行實(shí)時(shí)觸發(fā)，將OA中的費(fèi)用報(bào)銷信息自動(dòng)生成ERP中的會(huì)計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)了差旅申請(qǐng)與報(bào)銷管理業(yè)務(wù)流程在OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)間的有效集成。通過上述業(yè)務(wù)流程的重組，利用信息化手段簡化線下操作流程，使費(fèi)用報(bào)銷周期大大縮短，財(cái)務(wù)人員的出錯(cuò)率和工作量大大降低，把財(cái)務(wù)人員從繁瑣的日常核算中解脫出來，將更多的精力投入到對(duì)數(shù)據(jù)的分析和管理中去。同樣，在資金流轉(zhuǎn)、成本控制、物資采購、信息傳遞等方面都可以采用同樣的方法對(duì)原有的流程進(jìn)行變革和揚(yáng)棄，因?yàn)橹挥薪⒇?cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化信息處理流程，才能真正的提升科研企業(yè)的競爭力。

3.4 消除信息孤島，推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化模式創(chuàng)新

財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)是項(xiàng)系統(tǒng)工程，其基本中心思想是協(xié)同集中管理?？蒲衅髽I(yè)在實(shí)施ERP的過程中，涉及到財(cái)務(wù)部門、信息部門和其他部門的共同協(xié)作，在與其他部門取得充分溝通的前提下，實(shí)現(xiàn)與其他管理信息系統(tǒng)的全面對(duì)接，這樣才可以盡可能多的獲取信息，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)信息集成功能。同時(shí)，通過信息資源的有效整合，不斷地推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化模式的創(chuàng)新?？蒲袉挝豢梢越Y(jié)合自身的特點(diǎn)和需要，以ERP為核心系統(tǒng)設(shè)置一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫(BW)，各個(gè)職能部門的子系統(tǒng)與中心數(shù)據(jù)庫相連。當(dāng)物資采購系統(tǒng)(MRO)、項(xiàng)目計(jì)劃系統(tǒng)(PS)、科研管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)(HR)等發(fā)生變化時(shí)，中心數(shù)據(jù)庫自動(dòng)收集信息并傳遞給財(cái)務(wù)系統(tǒng)(FI/CO/TR)進(jìn)行動(dòng)態(tài)核算，再把處理完的會(huì)計(jì)信息傳回中心數(shù)據(jù)庫，這樣，決策系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)可以隨時(shí)調(diào)用中心數(shù)據(jù)庫的信息進(jìn)行決策分析和預(yù)算控制，其他部門也可以享受財(cái)務(wù)信息化管理所帶來的成果，整個(gè)科研單位的科研經(jīng)營活動(dòng)就全部納入了信息化管理之中，各部之間協(xié)作監(jiān)督，解決了信息“孤島”問題，真正實(shí)現(xiàn)了信息集成和資源共享。

3.5 加強(qiáng)科研課題信息化管理

科研課題的管理和核算的工作量幾乎占到了科研單位所有財(cái)務(wù)工作量的一半以上，是科研單位財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，將信息技術(shù)引入到課題管理具有很重要的意義?？蒲衅髽I(yè)的課題一般分為縱向、橫向和其他三大類型課題，每個(gè)課題涉及的成本費(fèi)用項(xiàng)目繁多，有的甚至達(dá)到了20多個(gè)，每個(gè)課題不僅實(shí)行分類核算，而且在開題、中期、結(jié)題階段都要對(duì)課題的預(yù)算、核算執(zhí)行情況進(jìn)行持續(xù)的跟蹤和管理，隨時(shí)為內(nèi)外部提供精準(zhǔn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如此龐大的數(shù)據(jù)信息，在ERP系統(tǒng)中采用CO模塊的訂單進(jìn)行核算，可以代替手工臺(tái)賬的方式將眾多課題進(jìn)行分類、多層面管理，使所需數(shù)據(jù)快速高效生成。但對(duì)于預(yù)算控制較嚴(yán)格的課題，如國家重大專項(xiàng)課題，僅通過訂單來管理，對(duì)預(yù)算的控制力度比較弱，在課題中期審計(jì)或結(jié)題前進(jìn)行查詢時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差再進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，無形中給財(cái)務(wù)部門帶來較大的工作量。通過對(duì)ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)核算和相關(guān)業(yè)務(wù)的調(diào)整優(yōu)化，目前已有部分科研單位對(duì)國撥類型的課題啟用PS模塊的WBS元素代替訂單進(jìn)行課題核算和管理，取得了較好的效果，費(fèi)用超出預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)立即報(bào)警，形成了對(duì)國撥課題預(yù)算、核算有效地在線控制和監(jiān)管機(jī)制。將此核算方法應(yīng)用到其他類型課題中，能夠大大地提高科研企業(yè)課題的信息化管理效率。

3.6 加大財(cái)務(wù)管理信息化的人力資源投資

ERP應(yīng)用是一個(gè)知識(shí)更新、管理不斷進(jìn)步的過程。因此，科研企業(yè)在引進(jìn)高級(jí)人才的同時(shí)，也要持續(xù)地做好用戶的培訓(xùn)工作，才能保持ERP系統(tǒng)的高效運(yùn)行，為提升管理、降本減費(fèi)提供很好的支持。首先，要抓好應(yīng)用層面的用戶培訓(xùn)，提高ERP的應(yīng)用層面水平，使ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)倉庫的強(qiáng)大功能得以進(jìn)一步的應(yīng)用，從而提升財(cái)務(wù)管理水平；其次，隨著ERP應(yīng)用的深化，關(guān)鍵用戶掌握的ERP知識(shí)也必須不斷地豐富、更新，才能滿足ERP應(yīng)用不斷提升的要求，因此，抓好關(guān)鍵用戶技能提升的培訓(xùn)，確保該群體始終保持技術(shù)領(lǐng)先，不斷地指導(dǎo)財(cái)務(wù)ERP應(yīng)用工作；此外，對(duì)在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中起重要作用的業(yè)務(wù)骨干，應(yīng)該實(shí)行短期激勵(lì)與長期激勵(lì)相結(jié)合的機(jī)制，采取有效措施防止人才流失。

4 科研企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)

從成功實(shí)施了ERP的科研企業(yè)來看，盡管ERP是一個(gè)適合于科研企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的管理軟件，但不是實(shí)施了ERP就可以解決所有的管理問題，我們必須清醒的認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)階段我國科研單位ERP的應(yīng)用水平普遍較低，存在著許多應(yīng)用方面的死角和盲點(diǎn)，我們要重點(diǎn)關(guān)注這些薄弱環(huán)節(jié)，運(yùn)用ERP系統(tǒng)中包含的先進(jìn)思想，構(gòu)建適合科研企業(yè)發(fā)展的信息化管理體系，提高精細(xì)化管理水平，將科研企業(yè)的經(jīng)營管理推上一個(gè)新臺(tái)階。

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