淺談如何做好新時(shí)期的學(xué)校檔案工作

黑龍江 李家文

淺談如何做好新時(shí)期的學(xué)校檔案工作

黑龍江 李家文

隨著我國(guó)高科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的逐漸加快，正在向信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)、實(shí)施現(xiàn)代化管理、推進(jìn)檔案工作的法制化進(jìn)程已經(jīng)尤為今后工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、加強(qiáng)檔案的收集和整理

中專學(xué)校檔案資料的收集要全，不分巨細(xì)，悉數(shù)保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，只有在廣博的收集留存的基礎(chǔ)上，才能所謂“取精用宏”。中專學(xué)校資料的收集工作主要有以下幾種類型：

一是人員資料。每年師生員工變動(dòng)較大，中專學(xué)校要抽出專人搞好人員資料的收集整理工作，幫助教師建立個(gè)人檔案，并幫助他們整理保存，這樣不少教師，尤其是成績(jī)顯著的教師一定很重視這項(xiàng)工作，這必將對(duì)教職工產(chǎn)生不小的凝聚和促進(jìn)作用。教職工個(gè)人資料每年要由教職工本人填寫(xiě)一次，學(xué)生情況由班主任填寫(xiě)。

二是圖片資料。中專學(xué)校每年要舉行各類活動(dòng)，諸如學(xué)術(shù)交流、崗位培訓(xùn)、教學(xué)觀摩、來(lái)訪接待、采訪錄相、師生獎(jiǎng)懲及各種會(huì)議等等，這些活動(dòng)都要留下珍貴的圖片資料，并按年度登記保存。

三是新聞報(bào)道和論文刊發(fā)資料。這主要是指在國(guó)內(nèi)外各類報(bào)紙、刊物及電視、電臺(tái)上發(fā)表的圖片和文字報(bào)道資料，平時(shí)要注意收集、存檔。教職工撰寫(xiě)發(fā)表的論文資料，也要整理好編印成冊(cè)，全部歸檔保存。

四是要撰寫(xiě)《學(xué)校年鑒》。按時(shí)間順序依次記載中專學(xué)校一年中的各項(xiàng)工作和各類活動(dòng)。

五是建立榮譽(yù)檔案。這是指中專學(xué)校和師生每年獲得的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)，要認(rèn)真建冊(cè)登記，并將獎(jiǎng)品的照片、證書(shū)的復(fù)印件及原件(師生個(gè)人的原件由本人收藏)作為資料存檔。

六是非文字資料。這主要包括中專學(xué)校的校舍、遺跡、繪畫(huà)、文物、歌謠及視聽(tīng)資料等，都要留心收集，認(rèn)真建冊(cè)登記存檔。

二、合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。中專學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，檔案的縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理；另一方面是利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)文檔一體化的管理，克服學(xué)校各部門(mén)之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動(dòng)等問(wèn)題，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，把文件信息的生成到檔案信息的轉(zhuǎn)化，以至檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理，讓中等專業(yè)學(xué)校檔案室不僅成管理部門(mén)，更是一個(gè)信息供應(yīng)中心。

三、加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施

中專學(xué)校各類檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，并配備思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律、有較好政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)，檔案工作人員不僅要“具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)”，還要具備“相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能”。同時(shí)，要建立健全檔案工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保密制度等各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。此外，還要加強(qiáng)硬件建設(shè)，這是提高檔案水平的基礎(chǔ)，也是保障檔案管理質(zhì)量的最佳手段，要配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬)實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

四、加強(qiáng)檔案法制建設(shè)

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案法律觀念。只有加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，才能不斷提高和緩領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員以及社會(huì)各界的檔案法制觀念，真正做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違反必究。一要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，掌握其內(nèi)容和具體要求。二要加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高檔案法制建設(shè)水平。三要依法治檔，強(qiáng)化檔案法律的權(quán)威，維護(hù)檔案法律的尊嚴(yán)。四要加大檔案法制宣傳教育力度，不斷增強(qiáng)遵守《檔案法》及相關(guān)法規(guī)的自覺(jué)性。

2.強(qiáng)化監(jiān)督職能和力度，健全檔案行政執(zhí)法程序。要規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為，履行職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)法，依法管理檔案。要建立法制監(jiān)督隊(duì)伍，對(duì)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督檢查，真正做到依法治檔，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)管理的程序化、制度化，檔案業(yè)務(wù)管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化。要嚴(yán)肅查處違法案件，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)。

3.正確處理檔案工作與檔案法制建設(shè)的關(guān)系。眾所周知，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與案例，便于社會(huì)各界利用，是檔案工作的基本原則，這一基本原則是在長(zhǎng)期的檔案工作實(shí)踐中逐步確定的。而檔案執(zhí)法正是為了堅(jiān)持檔案工作的這一基本原則，防止和個(gè)人做出危害檔案事業(yè)的行為，以鞏固有利社會(huì)關(guān)系和社會(huì)秩序。因此，各級(jí)檔案部門(mén)要正確處理檔案工作與檔案法制建設(shè)的關(guān)系，依法管理檔案事業(yè)。

中專學(xué)校切實(shí)重視起檔案管理工作，科學(xué)合理地開(kāi)發(fā)學(xué)校檔案資源，不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢(shì)，為深化教育教學(xué)改革、強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問(wèn)題提供依據(jù)，還能使學(xué)校工作正?；?、規(guī)范化地開(kāi)展，有利于宏觀調(diào)控教育工作。加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校的教學(xué)檔案管理，有助于加強(qiáng)和完善學(xué)校的科學(xué)管理體制。有利于學(xué)校的教育教學(xué)工作的健康發(fā)展。學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容，我們應(yīng)加快改進(jìn)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，為提高教學(xué)質(zhì)量，提升教育品質(zhì)，創(chuàng)立學(xué)校品牌做出積極的貢獻(xiàn)。

（編輯 呂智飛）

（作者單位：哈爾濱市商業(yè)學(xué)校）