計算機在圖書管理中的應(yīng)用

河南 張建新

前言

隨著人類社會的發(fā)展，人類對知識的需求也不斷地增長。在這種形勢下，書籍就漸漸地成為人們獲取知識的主要途徑，而圖書館就自然而然地在人們的生活中占據(jù)了一定的位置，如何科學(xué)地管理圖書館不但關(guān)系到讀者求知的方便程度，也關(guān)系到圖書館的發(fā)展。

而當(dāng)前，圖書管理中普遍存在的問題是管理人員繁重而重復(fù)的手工操作，擁有信息資源較豐富的圖書館卻空守著一大堆信息資源而難以被利用，大量的文獻(xiàn)信息資源被閑置浪費，沒有充分開發(fā)利用，從而浪費了大量的人力、物力和財力。故此，如何提高圖書館圖書的利用率和周轉(zhuǎn)率，合理調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，使有限的圖書經(jīng)費發(fā)揮更大的作用，就成為當(dāng)前圖書管理中亟待解決的問題。顯然，在信息高速發(fā)展的今天，依靠目前傳統(tǒng)落后的管理方式很難實現(xiàn)，只有依靠先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)——計算機才能有效的解決這一問題。

1 計算機技術(shù)在圖書管理中的必要性

傳統(tǒng)的圖書管理模式中，在圖書采購與編目管理階段需要大量的人力和時間來整理采購計劃，手工建立圖書分類檢索卡片，整體工作效率較低。同時由于不同的管理員有可能將一本書分到不同的類目中，因此可能造成“同書異卡”進(jìn)而導(dǎo)致重復(fù)采購等問題，浪費經(jīng)費。

而在傳統(tǒng)的讀者管理系統(tǒng)中，讀者的身份信息與權(quán)限管理也基本都由手工和紙質(zhì)表格記錄完成。讀者的分類管理、權(quán)限修改、當(dāng)前借閱狀態(tài)查詢等較難進(jìn)行，同時手工操作在效率低下的同時也容易發(fā)生錯誤造成圖書流失。

在讀者查詢和借閱階段，傳統(tǒng)圖書管理模式的弊端更為明顯。在傳統(tǒng)的手工與紙質(zhì)管理模式中，讀者很難依靠關(guān)鍵字對整體館藏資源進(jìn)行檢索，只能依靠已完成的分類來進(jìn)行查詢。這無疑會浪費大量的時間。而在借閱階段，管理員需要手工記錄本次借閱涉及的讀者信息與圖書信息。同時管理員很難對已借出圖書、逾期未歸還圖書等進(jìn)行管理，效率較低。

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機已經(jīng)融入到社會各個領(lǐng)域各個方面，大大提高了人類生產(chǎn)生活的效率。這里將計算機技術(shù)引入到圖書管理中，無疑也會解決上述圖書管理各個階段中效率低下、錯誤率高的問題。

2 圖書管理系統(tǒng)的需求與設(shè)計

通過對圖書管理中三個重要工作的分析，筆者認(rèn)為引入計算機技術(shù)后的圖書管理系統(tǒng)也應(yīng)該有以下三大功能：圖書采購與分類管理、讀者信息與權(quán)限管理和查詢與借閱管理。

2.1 圖書采購與分類管理模塊

圖書采購與分類管理模塊即以圖書為核心進(jìn)行管理。包括圖書信息管理和圖書類別管理，其功能是實現(xiàn)對各部分?jǐn)?shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行添加、修改、查詢等操作。

圖書信息管理包括圖書信息的添加、圖書信息的修改、圖書信息的查詢和圖書的信息刪除四部分。其中，圖書信息包括圖書編號、書名、圖書類別、作者、出版社、出版日期、采購日期以及當(dāng)前借閱狀態(tài)等。

圖書類別管理包括圖書類別的添加、圖書類別的修改、圖書類別的查詢和圖書類別的刪除四部分功能。其中，圖書類別包括類別名稱和類別編號兩部分。

在圖書采購階段，管理員可以按照類別對圖書當(dāng)前狀態(tài)進(jìn)行查詢，同時根據(jù)預(yù)算與計劃建立詳細(xì)采購明細(xì)。在圖書入庫階段，管理員根據(jù)現(xiàn)有分類（如有需要可以創(chuàng)建新的圖書類別），添加新入庫圖書的信息到圖書管理系統(tǒng)中。

2.2 讀者管理模塊

讀者管理模塊即以讀者為核心進(jìn)行管理。包括讀者信息管理和讀者類別管理，其功能是實現(xiàn)對各部分?jǐn)?shù)據(jù)內(nèi)容的添加和修改、刪除等操作。

讀者信息管理包括讀者信的添加、讀者信息的修改、讀者信息的查詢和讀者信息的刪除四部分功能。其中，讀者信息包括讀者姓名、讀者編號、性別、讀者類別、工作單位、家庭住址、電話號碼、登記日期等。

讀者類別管理包括讀者類別的添加、讀者類別的修改、讀者類別的查詢和讀者類別的刪除四部分功能。其中，讀者類別包括各種類名稱、借閱權(quán)限、借書期限和有效期限等內(nèi)容。

在讀者登記階段，管理員將根據(jù)讀者類別將讀者信息登記到圖書管理系統(tǒng)中。之后也可以對讀者信息、讀者類別權(quán)限等進(jìn)行查詢和修改。

2.3 查詢和借閱管理模塊

查詢和借閱管理模塊則是結(jié)合了圖書信息和讀者信息的綜合模塊。查詢是指根據(jù)讀者分類，在讀者被授權(quán)的范圍內(nèi)對讀者的查詢請求做出應(yīng)答。借閱管理則是對借閱記錄進(jìn)行添加和修改、刪除等操作。

借閱管理包括借閱記錄的添加、借閱記錄的修改和借閱記錄的查詢?nèi)糠?。其中借閱記錄包括借閱記錄編號、圖書編號、讀者編號、借出日期、應(yīng)歸還日期、實歸還日期、是否已歸還等。

在讀者查詢階段，需要讀者登錄系統(tǒng)后輸入關(guān)鍵字啟動查詢請求。系統(tǒng)根據(jù)讀者類別在該讀者被授權(quán)的圖書范圍內(nèi)，利用關(guān)鍵字對比圖書信息中的書名、作者和出版社等找出符合查詢的條目，并將詳細(xì)的圖書信息返回給讀者。在實際使用中，也可以設(shè)置一個默認(rèn)的圖書范圍，當(dāng)讀者未登錄系統(tǒng)而進(jìn)行查詢時，查詢只在該默認(rèn)范圍內(nèi)進(jìn)行。在借書階段，管理員添加一條新的借閱記錄到圖書管理系統(tǒng)中。而在還書階段，管理員查詢到之前的借閱記錄，同時更新歸還狀態(tài)。管理員亦可在日常管理中，根據(jù)讀者編號或是圖書編號，查詢到某位讀者當(dāng)前借閱狀態(tài)和某本圖書的當(dāng)前借閱狀態(tài)。

完整的圖書管理系統(tǒng)除了具有上述三大基本功能模塊外，還應(yīng)具有管理員登陸操作部分、系統(tǒng)配置與管理部分和幫助部分等功能。

3 總結(jié)

總之，計算機技術(shù)的推廣是圖書館現(xiàn)代化管理的必然途徑。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，具有現(xiàn)代意識的圖書館不是僅以擁有多少館藏為榮，還要看它是否以最快的速度和最便捷的方式為廣大讀者提供第一手的資料。因此，充分利用計算機技術(shù)，發(fā)揮圖書館的資源和人才優(yōu)勢，就能使圖書管理更具有科學(xué)性、先進(jìn)性和系統(tǒng)性，從而使圖書館更好地為社會發(fā)展服務(wù)。

[1]王子舟.圖書館學(xué)基礎(chǔ)教程[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2003.

[2]袁琳.讀者服務(wù)的組織與管理[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1998.

[3]魏濱.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)工作的變革[J].圖書館學(xué)刊，2002.

[4]林昕.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館圖書流通服務(wù)工作探討[J].情報探索，2007.