優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策

◎ 龐秀云

優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策

◎ 龐秀云

隨著醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各級(jí)醫(yī)院對(duì)檔案管理的要求也越來越高。優(yōu)撫醫(yī)院是專門為榮復(fù)軍人服務(wù)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其檔案管理水平不但影響著優(yōu)撫對(duì)象的服務(wù)質(zhì)量，也直接反映醫(yī)院的整體管理水平。針對(duì)檔案管理中存在的問題，研究探索有效解決途徑，促進(jìn)優(yōu)撫事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是檔案管理者面臨的重要任務(wù)。

一、優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)優(yōu)撫醫(yī)院有近百所，大都建立在解放戰(zhàn)爭(zhēng)和抗美援朝戰(zhàn)爭(zhēng)期間，分布在全國(guó)各個(gè)省市，主要收治傷殘軍人，是黨和國(guó)家對(duì)傷殘軍人進(jìn)行關(guān)懷體貼的窗口，由國(guó)家全額撥款。長(zhǎng)期以來，優(yōu)撫醫(yī)院由于服務(wù)對(duì)象和管理體制特殊等原因，形成了半封閉局面。在檔案工作中，無論是創(chuàng)新意識(shí)、管理模式，還是硬件設(shè)施等方面都與醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展的形勢(shì)有一定距離。主要表現(xiàn)在：

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率不高。檔案管理對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展具有十分重要的利用價(jià)值，但醫(yī)院在全面建設(shè)發(fā)展中，對(duì)檔案重視程度不夠，存有“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，認(rèn)為檔案管理是醫(yī)院的輔助性工作，只要做好收集、整理、收藏工作即可，這使得醫(yī)院檔案資源開發(fā)不足，利用率不高。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，管理不規(guī)范。一是優(yōu)撫醫(yī)院檔案工作大多沒有獨(dú)立部門，往往掛靠在行政科室，由工作人員兼管，庫房擁擠，設(shè)備陳舊，工作條件只能滿足于收受管。二是檔案收集不系統(tǒng)、不規(guī)范。醫(yī)院檔案綜合管理部門一般只負(fù)責(zé)醫(yī)院的文書檔案、科技檔案、音像檔案等，而病歷檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療影像檔案等由各業(yè)務(wù)科室分頭負(fù)責(zé)，形成了多頭無序的管理局面，而醫(yī)院又沒有一套科學(xué)統(tǒng)一的管理要求，致使醫(yī)院檔案管理水平參差不齊，管理制度不規(guī)范。

（三）檔案管理缺乏遠(yuǎn)景規(guī)劃，不能與醫(yī)院發(fā)展同步。醫(yī)院管理是運(yùn)用現(xiàn)代管理理論和方法，對(duì)人、財(cái)、物、信息、時(shí)間等資源，進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制。優(yōu)撫醫(yī)院會(huì)定期制定適合自身特點(diǎn)的發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展目標(biāo)和年度實(shí)施計(jì)劃，一般會(huì)對(duì)醫(yī)院規(guī)模、重點(diǎn)建設(shè)、人才培養(yǎng)、技術(shù)創(chuàng)新等臨床醫(yī)療方面有明確的發(fā)展目標(biāo)、實(shí)施步驟、保障措施等做出要求，但涉及檔案管理建設(shè)的內(nèi)容往往很少，致使檔案工作隨意性強(qiáng)，發(fā)展緩慢，管理人員安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新和活力，造成醫(yī)院檔案發(fā)展不能與醫(yī)院全面發(fā)展同步。

二、加強(qiáng)優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

根據(jù)上述檔案管理的現(xiàn)狀，筆者提出了加強(qiáng)優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策：

（一）提高科學(xué)理念，充分認(rèn)識(shí)優(yōu)撫檔案工作重要性。優(yōu)撫醫(yī)院肩負(fù)著全心全意為榮復(fù)軍人康復(fù)治療服務(wù)的辦院宗旨，具有其特殊的政治使命。其檔案信息既是這種具有特殊服務(wù)性質(zhì)的優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展的真實(shí)記錄，又是研究這個(gè)特殊服務(wù)對(duì)象群體生理和心理變化的第一手資料。做好優(yōu)撫醫(yī)院檔案工作，不僅僅是優(yōu)撫醫(yī)院加強(qiáng)和改善優(yōu)撫服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)優(yōu)撫事業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要，更是加強(qiáng)軍政、軍民團(tuán)結(jié)和鞏固國(guó)防、穩(wěn)定社會(huì)不容忽視的政治任務(wù)。作為優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理者，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變思想觀念，加大宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，提高現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí)，樹立以檔案促發(fā)展的科學(xué)理念，使檔案工作逐步由封閉到開放、由被動(dòng)到主動(dòng)、由后臺(tái)到前臺(tái)，主動(dòng)將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，為提高醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)，為優(yōu)撫對(duì)象服務(wù)方面上來。

（二）健全檔案制度，拓展檔案歸檔范圍。建立科學(xué)檔案管理體系，健全檔案管理制度，是檔案管理的重要基礎(chǔ)?？茖W(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，檔案管理手段和水平也在更新和提高，必須不斷充實(shí)完善適應(yīng)醫(yī)院自身發(fā)展的檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、程序化、規(guī)范化。一是建立完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有明確的制度約束。二是建立檔案收集制度，拓展檔案歸檔范圍。根據(jù)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展需要，不斷調(diào)整和擴(kuò)展本單位檔案資料的接收和收集范圍，把具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料及時(shí)收集歸檔，尤其是那些對(duì)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展具有潛在價(jià)值的重要文件，在提高檔案信息的收集與保管基礎(chǔ)上，強(qiáng)化開發(fā)利用觀念。三是根據(jù)醫(yī)院檔案發(fā)展需要，設(shè)置專門的檔案管理部門、配備與之相適應(yīng)的檔案專職人員與硬件設(shè)施，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案資料統(tǒng)一收集、統(tǒng)一管理，改變過去多頭無序的管理局面。

（三）建立長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)檔案管理與醫(yī)院發(fā)展同步。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，要積極探索符合優(yōu)撫醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)的可持續(xù)長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)檔案管理與醫(yī)院發(fā)展同步。一是要建立健全領(lǐng)導(dǎo)分工責(zé)任制，定期組織研究檔案工作，解決檔案中遇到的實(shí)際問題，保證檔案管理水平和綜合實(shí)力與醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。二是要將檔案管理工作納入醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃、制度體系和工作流程，建立檔案工作管理組織和制度落實(shí)的約束保障機(jī)制。三是建立檔案信息平臺(tái)，創(chuàng)建收、管、用并重的檔案工作鏈條。通過信息加工、數(shù)據(jù)分析、報(bào)道交流、技術(shù)咨詢等方法，讓檔案管理在醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)和醫(yī)療活動(dòng)中發(fā)揮跟蹤服務(wù)和超前服務(wù)的積極作用。四是建立檔案隊(duì)伍培養(yǎng)激勵(lì)機(jī)制。檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接影響到檔案管理水平。加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新人才激勵(lì)機(jī)制是提高檔案現(xiàn)代化管理水平的重要條件。

山東省榮軍總醫(yī)院)