關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的思考

吳斐

(鄭州市市政工程管理處檔案室，河南鄭州450007)

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。但隨著會(huì)計(jì)電算化工作的開展，產(chǎn)生了大量的電子會(huì)計(jì)文件，這為檔案管理工作增加了新的內(nèi)容，檔案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟進(jìn)。會(huì)計(jì)電算化檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。根據(jù)本單位工作實(shí)踐，針對(duì)如何做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作，談?wù)剛€(gè)人的看法。

一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理的現(xiàn)狀

1．電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，包括電子化會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等數(shù)據(jù)，還有電算化環(huán)境下的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容。但同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案還保留著。這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件不同，為管理工作帶來(lái)了難度。

2．管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境。會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質(zhì)，因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點(diǎn)。但與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng)，人們可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會(huì)計(jì)信息，而會(huì)計(jì)電算化檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。

3．會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

會(huì)計(jì)電算化檔案因其信息的數(shù)字化，大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率，便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享;但會(huì)計(jì)電算化檔案具有易破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞的風(fēng)險(xiǎn)。

二、會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

1．會(huì)計(jì)電算化檔案管理認(rèn)識(shí)滯后。會(huì)計(jì)電算化檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可實(shí)現(xiàn)，因此目前許多單位因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。一是備份打印輸出不及時(shí)。一些單位過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份或及時(shí)打印，一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。二是硬件設(shè)施未跟上。由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁性介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。我國(guó)電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念尚未達(dá)到充分認(rèn)識(shí)電算化的意義及重要性。有些單位電算化僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，還未認(rèn)識(shí)建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性，致使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí)，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說(shuō)建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，注冊(cè)自己的網(wǎng)站，不能利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高企業(yè)的運(yùn)作效率。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

2．會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員。會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作要求相關(guān)人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多單位對(duì)檔案管理不夠重視，有的單位甚至讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)則應(yīng)付了事，檔案意識(shí)滯后。個(gè)別單位的檔案室多采用打開柜門，讓財(cái)務(wù)部門的工作人員自己查閱會(huì)計(jì)檔案，有的甚至未辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求，也無(wú)法滿足單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)。從一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了計(jì)算機(jī)操作，管理與維護(hù)還是非常陌生的，由此導(dǎo)致的損失往往非同小可。一些會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很缺乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作的重任。一旦出錯(cuò)，就會(huì)將自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。

3．會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度不完善。準(zhǔn)確、真實(shí)和安全是會(huì)計(jì)檔案的生命所在，是對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的最基本要求。由于會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。但在會(huì)計(jì)電算化條件下，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。如果被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原貌，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性就難以保證。再者，電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。可見，由于磁性材料易被遺失、污染、篡改、復(fù)制、銷毀等，因而防潮、防盜、防塵、防火、防篡改、防過(guò)期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重要內(nèi)容。由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，一些單位會(huì)計(jì)電算化檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且只是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表，強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作而忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制中。

三、改善會(huì)計(jì)電算化檔案管理的建議

1．提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理的認(rèn)識(shí)。各類檔案設(shè)備的購(gòu)建，專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案管理制度的出臺(tái)，都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。主管領(lǐng)導(dǎo)要高度重視會(huì)計(jì)檔案工作，實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制，明確專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常會(huì)計(jì)檔案工作，牢固樹立良好的會(huì)計(jì)檔案意識(shí)。增強(qiáng)法紀(jì)觀念，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，從而使會(huì)計(jì)違規(guī)違法行為無(wú)立足之地。同時(shí)，將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入單位整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經(jīng)費(fèi)投入，完善硬件環(huán)境，不斷升級(jí)軟件，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

2．提升會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，因而對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案人員的管理比一般的檔案人員管理要求高，除了要求具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還要求具備電算化基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí)等。要通過(guò)對(duì)檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，使會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員成為具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)等多門學(xué)科知識(shí)，具備良好的道德品質(zhì)和潛在的創(chuàng)新意識(shí)與能力的復(fù)合型人才。要提高檔案管理人員的實(shí)際工作能力及責(zé)任心，使之能夠按照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷，還要具備時(shí)代意識(shí)，包括信息意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)、法紀(jì)意識(shí)。一個(gè)高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個(gè)方面的素質(zhì)。

3．完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度。會(huì)計(jì)電算化檔案的管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應(yīng)的管理制度。實(shí)施電算化后應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理?；痉椒ㄈ缦?一是建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷歸檔制度。首先應(yīng)確定歸檔范圍。會(huì)計(jì)電算化檔案主要包括本單位的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同，以及原程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案予以保管。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。二是建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。會(huì)計(jì)相關(guān)職能部門應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等建立會(huì)計(jì)電算化檔案保管制度。一般情況下，單位每一至兩年應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一次大的清理，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞要進(jìn)行修補(bǔ)，而對(duì)磁性介質(zhì)檔案每年應(yīng)進(jìn)行一次復(fù)制，以防磁盤等介質(zhì)損壞造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失。每年年終決算后，將會(huì)計(jì)信息記錄在一次性刻寫光盤上。這樣不僅光盤有效保存期限長(zhǎng)(超過(guò)15年)，完全能夠滿足一般會(huì)計(jì)賬薄保管的需要，而且一次刻錄后，光盤不能重復(fù)擦寫，可以有效防止數(shù)據(jù)被非法修改或病毒破壞。三是建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)電算化檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會(huì)計(jì)檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個(gè)人，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤不得帶出檔案室，每次調(diào)閱，必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督，財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后，由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。必須在確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下，使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。四是建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案有相應(yīng)的安全保密措施;要有用戶識(shí)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理、監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣的設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。五是建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案，由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀時(shí)，由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷，并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案，均不得銷毀。六是建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí)，要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交，接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。

會(huì)計(jì)電算化檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)電算化檔案的基礎(chǔ)，那么會(huì)計(jì)電算化檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用，更好地為決策服務(wù)的保證。為此，要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理這一基礎(chǔ)性工作。