醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)

張莉

(蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院 江蘇蘇州 215004)

隨著社會信息化程度的加深,醫(yī)院的各項管理工作迎來了新的契機(jī),為了推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展,作為醫(yī)院管理一部分的檔案管理工作也需要順應(yīng)時代潮流,加快醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)步伐,對檔案資源進(jìn)行合理配置,科學(xué)管理。

1 基本概念定義

醫(yī)院綜合檔案是指醫(yī)院在發(fā)展過程中各職能部門及臨床各科室在其職能和業(yè)務(wù)活動中所形成、積累和歸檔保存的各門類和載體檔案信息的總稱。以我院綜合檔案室為例,目前,保管著包括從醫(yī)院成立以來的所有的文書檔案、會計檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、榮譽(yù)實物檔案、聲像檔案、照片檔案等在內(nèi)的各類檔案。

醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化是將醫(yī)院綜合檔案利用計算機(jī)技術(shù)、高速掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等技術(shù)手段,轉(zhuǎn)化為具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,以達(dá)到及時提供利用,實現(xiàn)資源共享的目的。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案室數(shù)字化建設(shè)的必要性

2.1 醫(yī)院數(shù)字化的過程推動了醫(yī)院綜合室檔案數(shù)字化的進(jìn)程

隨著新醫(yī)改意見的出臺,以及計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展,為了給病人提供方便有效的醫(yī)療服務(wù)水平,大部分綜合性醫(yī)院已經(jīng)廣泛采用醫(yī)院信息系統(tǒng),改變了傳統(tǒng)的醫(yī)院運(yùn)作模式,向數(shù)字化醫(yī)院轉(zhuǎn)變。

反映醫(yī)院運(yùn)作情況的檔案以電子文檔的形式逐日累積,形成巨大的數(shù)據(jù)倉庫。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平的滯后,嚴(yán)重影響了醫(yī)院管理水平的提高,阻礙了醫(yī)療技術(shù)及服務(wù)水平的發(fā)展。這也促使醫(yī)院綜合檔案室必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。

2.2 保護(hù)原始檔案實物,充分發(fā)揮各類檔案的價值

醫(yī)院綜合檔案室保管大部分是紙質(zhì)檔案,環(huán)境條件(包括溫濕度、灰塵霉菌、光線、有害氣體)的影響,紙張耐久性的差異導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案自然老化脆化,加之對檔案實體的頻繁翻閱,使之難免會出現(xiàn)破損、毀損現(xiàn)象。為了最大限度地延長其物理壽命,對其進(jìn)行數(shù)字化加工,使數(shù)字化檔案查閱利用取代翻閱檔案實物,起到最大化保護(hù)原始檔案實物的作用。

2.3 統(tǒng)一各類磁性載體檔案信息格式,簡化利用方式

醫(yī)院綜合檔案室保管的一些如錄音帶、錄像帶、DV帶等磁介質(zhì)載體檔案,利用起來具有其局限性。因為一方面能夠讀取這些磁介質(zhì)載體檔案的設(shè)備格式眾多,兼容性差,不能滿足檔案網(wǎng)絡(luò)化的需求,另一方面隨著歷史的發(fā)展,有的設(shè)備已經(jīng)慢慢被更新淘汰,如果檔案室保存這些設(shè)備,勢必又需要一筆高昂的維護(hù)成本。我們需要及時將這些載體所儲存的音頻、視頻或者圖像等信息統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為可方便讀取和利用的載體信息,存儲在統(tǒng)一的平臺或軟件中,以隨時提供方便快捷的應(yīng)用。

2.4 簡化檔案的調(diào)閱程序,提高檔案的查準(zhǔn)率

以前查閱各類檔案都要先到綜合檔案室手工查找案卷目錄,再到檔案庫房進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查找。如借閱者對自己所需查閱的檔案只有模糊的印象和需求,那查閱目錄的工作量將會很大,準(zhǔn)確性更是得不到保障。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理后,利用完整的數(shù)字化的檔案目錄庫,可以直接通過計算機(jī)在極短的時間內(nèi)準(zhǔn)確找到所需的檔案,提高了工作效率。

2.5 打破檔案利用的時空限制,有利于檔案資源的整合和共享

一般的檔案實體的利用受時空的限制,而數(shù)字化的檔案可以以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為依托,組建的統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為平臺,通過計算機(jī)終端的檢索,檔案利用人員在權(quán)限允許的條件下,不需要進(jìn)入檔案室,就可以調(diào)閱所需要的檔案材料。最大限度的實現(xiàn)了檔案信息資源的分享。另一方面也使醫(yī)院的檔案資源有效的整合起來,增強(qiáng)了檔案的應(yīng)用程度和適用范圍。

3 如何實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設(shè)

醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化工作面廣量大,耗時耗財,必須在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上做好前提保障工作,循序漸進(jìn),分步實施,并對數(shù)字化過程進(jìn)行有效控制,使室藏檔案數(shù)字化工作順利開展。

3.1 前提基礎(chǔ)

3.1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案數(shù)字化建設(shè)的前提,要把檔案數(shù)字化納入重要議事日程,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案數(shù)字化建設(shè),使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識檔案數(shù)字化的重要性,更好地支持檔案數(shù)字化工作。

3.1.2 硬件基礎(chǔ) 硬件基礎(chǔ)是檔案數(shù)字化不可缺少的基本條件和物質(zhì)基礎(chǔ),所以要為檔案部門配足備齊相對先進(jìn)的設(shè)備包括計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)等。

3.1.3 軟件配備 除了包括常規(guī)的操作系統(tǒng)、各種語言處理系統(tǒng)和應(yīng)用軟件等,最重要的是結(jié)合醫(yī)院室藏檔案的特點定制一套實用的檔案管理系統(tǒng)。

3.1.4 人員保障 檔案的數(shù)字化工作需要大量的人力物力的投入準(zhǔn)備,檔案管理人員必須在具有專業(yè)的檔案工作知識的基礎(chǔ)上,努力掌握計算機(jī)技術(shù)、信息管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù),改善知識結(jié)構(gòu),為醫(yī)院數(shù)字化檔案的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.1.5 制度保障 為使數(shù)字化檔案管理有章可循,醫(yī)院還應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案工作的特點,制定全新完善、符合實際需要的管理規(guī)章制度,對數(shù)字化檔案予以規(guī)范,通過建章立制保障數(shù)字化檔案工作安全、有序地開展。

3.2 加強(qiáng)對數(shù)字化過程的控制

3.2.1 范圍控制 由于傳統(tǒng)歸檔方式、檔案工作者的意識和鑒定標(biāo)準(zhǔn)的差別,原有室藏檔案價值參差不齊。為了使投入的人力物力得以充分、合理有效的配置,最大限度發(fā)揮數(shù)字化成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,就需要對數(shù)字化檔案的范圍進(jìn)行擇優(yōu)鑒選。

3.2.2 前端控制 為了從整體上控制文件和數(shù)字化檔案的信息質(zhì)量,對于正在形成的電子文件,檔案工作要提前介入到文件管理階段,關(guān)注文件的形成及其運(yùn)動過程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性。使文件管理工作和檔案管理工作融為一體,把文件管理體系與檔案管理體系看成是一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程。

3.2.3 質(zhì)量控制 要重視數(shù)字化工作流程的質(zhì)量控制。如紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作,對檔案原文的掃描要按文件順序逐頁掃描,防止漏掃和跳掃;分辨率的確定應(yīng)根據(jù)實際需要綜合考慮,保證圖像的清晰度。其次對數(shù)字化文件的格式的選擇,也要綜合考慮數(shù)據(jù)容量的大小,是否便于讀取,滿足對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的支持。

3.2.4 安全控制 由于數(shù)字化的檔案信息不受載體傳遞的限制,時間和空間的制約性差,信息的可變性和易丟失性極大地威脅著檔案信息的安全性。檔案工作人員需要對數(shù)字化檔案進(jìn)行了雙機(jī)備份、光盤備份和數(shù)據(jù)庫備份,使所有檔案在光盤、移動硬盤、OA服務(wù)器等載體上實現(xiàn)了高質(zhì)量的存儲和管理,并且制定嚴(yán)格的管理辦法,分層次進(jìn)行使用權(quán)限授權(quán),對管理軟件進(jìn)行了防復(fù)制、防盜竊處理,使檔案信息公開的可控性、保密性進(jìn)一步增強(qiáng)。

總之,加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇,是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。

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