對(duì)電子文件檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

劉 穎

（太原市市政工程設(shè)計(jì)研究院，山西 太原 030002）

1 電子文件

電子文件是以二進(jìn)制編碼形式記錄于軟盤、磁盤和光盤等載體中，并依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取，同時(shí)可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸文件。電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備才能閱讀利用。

（2）電子文件由計(jì)算機(jī)生成，可以被迅速地處理和傳遞。

（3）電子文件的利用是可共享的，不再受時(shí)間和距離的影響。

（4）電子文件對(duì)保存條件和環(huán)境的要求很高。

2 電子文件的特性對(duì)檔案管理工作的影響

（1）電子文件信息載體的非直讀性。電子文件的非直讀性主要體現(xiàn)在對(duì)設(shè)備的依賴上，從文件的制作、處理，以至于歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。

（2）電子文件信息與載體的可分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制。

（3）電子文件信息的可變性、不安全性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動(dòng)過的痕跡。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被刪除，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存。

電子文件除上述特性外，還具有載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性、電子文件的信息共享性等。這些特性都對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了或多或少的影響。

3 電子文件的管理和歸檔

3.1 電子文件的管理

電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此，做好電子文件歸檔前的管理工作，是實(shí)現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提；保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，是電子文件歸檔、保存工作的可靠保障。

（1）電子文件的真實(shí)性是指其內(nèi)容和顯現(xiàn)形態(tài)等全部信息都保持著原始狀態(tài)。在保證原始狀態(tài)的基礎(chǔ)上，建立真實(shí)性的認(rèn)定方法和手續(xù)。必須滿足以下幾個(gè)方面的條件：①電子文件生成、流轉(zhuǎn)過程中的每一個(gè)參與者都必須具有合法的權(quán)限；②文件形成過程中所記錄下來(lái)的每一個(gè)操作時(shí)間都是真實(shí)的；③文件形成之后，其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與其形成（處理完畢）時(shí)一致。

（2）電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能使一些電子文件還未來(lái)得及歸檔就已經(jīng)丟失了，從而造成電子文件的不完整，影響對(duì)其讀取還原的有效性和原始性?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面保證電子文件的完整性：①在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間；②建立電子文件的歸集、積累制度；③制定電子文件數(shù)據(jù)管理規(guī)范；④對(duì)電子文件的背景信息作出規(guī)范化的要求，并編制電子文件統(tǒng)一的信息摘要庫(kù)，隨時(shí)進(jìn)行登記，保證文件數(shù)據(jù)的完整性。

（3）電子文件的有效性是指電子文件在保管期限內(nèi)應(yīng)具備載體的完好性、信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。由于信息管理發(fā)生混亂、系統(tǒng)更新造成軟硬件設(shè)備不兼容、載體損毀、網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備遭受惡意訪問、計(jì)算機(jī)病毒感染等對(duì)電子文件有效性的影響很大，電子文件的易更改性也為非法操作提供了便利。可以從以下幾個(gè)方面保證電子文件的有效性：①電子文件形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，以防止發(fā)生信息損失和變動(dòng)；②建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)；③建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度；④加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度。

3.2 電子文件的歸檔

3.2.1 電子文件的收集整理

電子文件一般應(yīng)在形成或任務(wù)完成后及時(shí)收集，以磁盤或光盤的形式移交，收集范圍除了文件本身外，還應(yīng)包括該文件的存儲(chǔ)格式、讀取軟件，甚至操作系統(tǒng)?？缒甓韧瓿傻娜蝿?wù)和項(xiàng)目要分階段收集。對(duì)于一些紙質(zhì)文件的電子化收集，主要采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的圖像或數(shù)字文本。

電子文件的格式種類繁多，歸檔前一定要進(jìn)行整理分類，將其格式統(tǒng)一化，以方便日常管理。

文本文件的通用格式為：DOC、TXT。

圖片文件的通用格式為：JPEG、TIFF。

圖紙文件的通用格式為：DWG。

多媒體文件的通用格式為：MPEG、AVI。

音頻文件的通用格式為：WAV、MP3。

3.2.2 電子文件的保存和利用

（1）由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及對(duì)外利用等方面也有許多不同之處。電子文件以化學(xué)磁性材料為載體，從理論上講，能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件這種存儲(chǔ)方式是近幾年剛剛出現(xiàn)的，缺乏實(shí)際存儲(chǔ)的經(jīng)驗(yàn)，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。主要有以下幾個(gè)方面的要求：①電子檔案要進(jìn)行多次備份，并保留一份異地封存；②查看有無(wú)物理?yè)p傷，表面是否清潔，檢測(cè)有無(wú)計(jì)算機(jī)病毒等；③對(duì)檢測(cè)所使用驅(qū)動(dòng)設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，使其處于可靠完好狀態(tài)；④保持存儲(chǔ)載體庫(kù)房的溫度在7～20℃，濕度在35%～45%范圍內(nèi)。

（2）歸檔的電子文件載體不應(yīng)外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，不允許擅自復(fù)制文件。使用時(shí)，應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)使用拷貝文件，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

3.2.3 電子文件的銷毀

由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數(shù)量劇增。盡管這些文件的儲(chǔ)存空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)文件，但是數(shù)量龐大的電子文件會(huì)因此而增加電子信息系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，既降低系統(tǒng)響應(yīng)檢索訪問的速度，也增加維護(hù)保管的費(fèi)用。況且有些電子文件的確沒有長(zhǎng)久保存的價(jià)值，所以對(duì)這部分電子文件進(jìn)行銷毀是必要的。

（1）歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。

（2）屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

4 電子文件的檔案管理對(duì)我們提出新的要求

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為檔案工作中不可或缺的重要組成部分。然而，在我們現(xiàn)有技術(shù)應(yīng)用的情況下，電子文件又具有一些很明顯的弱點(diǎn)：一是它在運(yùn)行過程中內(nèi)容容易被竊取和改動(dòng)，信息容易發(fā)生丟失，黑客和病毒這兩大頑敵時(shí)時(shí)威脅著它的安全；二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞的威脅。這就給歸檔管理工作提出了新的要求，對(duì)此，我們必須有清醒的認(rèn)識(shí)。電子文件管理必須依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、循序漸進(jìn)地展開，不能一蹴而就。因此，我們要做好電子檔案管理過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，包括歸檔前的準(zhǔn)備工作、歸檔時(shí)應(yīng)注意的問題以及歸檔后的驗(yàn)收檢查工作等?？傊?，做好電子文件的歸檔管理工作是信息時(shí)代檔案工作面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。