公式編輯器的使用技巧

李 星

（曲阜師范大學圖書館 山東 曲阜 273165）

近年來，中文Word公式編輯器已經(jīng)得到了越來越廣泛的應(yīng)用,但介紹這方面內(nèi)容的資料和書籍較少,使我們對它的功能、用法等知識了解甚少，在編輯過程中會遇到許多意想不到困難。根據(jù)筆者多年的操作實踐，將部分經(jīng)驗整理如下，希望能對初學者有所幫助，對熟練者有所啟迪，以提高編輯速度和質(zhì)量。

1 創(chuàng)建公式編輯器快捷操作方式

如果您經(jīng)常使用公式編輯器輸入公式，則通過常規(guī)的調(diào)用方式，太為煩瑣，每次須4-5步之多。為了加快調(diào)用速度，最好創(chuàng)建快捷按鈕和快捷鍵，第一種適合鼠標操作，另一種適合鍵盤，兩者互相結(jié)合，可大大加快啟動速度。方法如下。

1.1 快捷鍵的創(chuàng)建

在Word文檔中,順序單擊菜單欄中的 “工具”→“自定義”→“鍵盤”，在彈出的“自定義鍵盤”對話框中左側(cè)“類別”列表中單擊“插入”，然后在右側(cè)“命令”列表中找到“Insert E-quation”并單擊選中，把光標定位在“請按新快捷鍵”下的空行內(nèi)，按“Ctrl”+“`”（或其他組合鍵），再單擊“指定”，按兩次“關(guān)閉”退出設(shè)置。 以后在 Word 中直接用“Ctrl”+“`”即可啟動公式編輯器了。

1.2 快捷按鈕的創(chuàng)建

順序單擊菜單欄中的“工具”→“自定義”→“命令”,在“類別”中點擊“插入”，然后在“命令”中選中“根號α公式編輯器”，將其用鼠標左鍵拖曳至Word窗口的工具欄上任意位置，即可插入公式編輯器快捷按鈕。

注意事項：有時插入按鈕會使工具欄發(fā)生變化，由原來的兩行變成一行。若不希望如此，可以通過菜單欄中的“工具”→“自定義”→“選項”標簽中將“常用工具欄和格式工具欄并排顯示”前的對號去掉就可恢復原來的樣式。

2 在公式編輯中靈活插入空格實現(xiàn)協(xié)調(diào)與統(tǒng)一

在編輯公式時，為了排版等原因，經(jīng)常需要插入空格，但是在實際輸入時，空格鍵并不起作用，解決此問題，有多種方法。

2.1 通過工具欄選項插入空格

公式編輯器的工具欄中，有19個選項。第一行的10個選項，均為數(shù)學符號。第二行的9個選項，為數(shù)學模板。選擇第一行左邊第2項符號工作板，即間距/省略號工作板。這其中隱藏著5種大小不同的空格，從空幾分之一格到空一個格（1磅間距）。使用時，將光標定位在所需空格處，根據(jù)需要，選擇不同間距的選項，使光標右移一定的距離，也可以連續(xù)選用，多次插入空格。此方法不僅可用于字符之間插入空格，也可用在整個公式或部分公式前插入空格，實現(xiàn)公式位置的精確定位。

2.2 快捷鍵插入空格

先將光標定位在需要插入空格的地方，按下Ctrl+Shift鍵，同時再按空格鍵，就可以插入空格，每次增加的間距長度為全身長度的三分之一，這種方法適用于快速調(diào)整間距。若用Ctrl+Alt+空格鍵方式，則每次增加1磅間距。

2.3 切換輸入法插入空格

先定位需要插入空格的位置，然后切換為某一中文輸入法，直接按空格鍵就可輸入。

2.4 改變默認設(shè)置插入空格

在多數(shù)情況下，公式編輯器會在用戶建立公式時自動調(diào)整數(shù)字、符號和變量的間距，默認狀態(tài)下不允許直接使用空格鍵輸入空格，只有在應(yīng)用“文字”樣式時才能使用空格鍵。解決方法是先定位需要輸入空格的位置，單擊公式編輯器菜單欄中的“樣式”，在下拉列表中選“文字”命令，按空格鍵就可以輸入空格。輸入完畢后，應(yīng)該立即恢復原數(shù)學模式，以便輸入其他數(shù)學符號。

注意事項：在插入空格時，往往會出現(xiàn)重影、模糊等現(xiàn)象，難以辨別插入空格的實際效果，這可以通過單擊公式編輯器菜單欄中的“視圖”，在下拉列表中，選“重繪”即可。

3 消除文字與公式之間的尺寸差別，美化整個文檔

當我們輸入一篇文章時，通常情況下是在Word中輸入文字，遇到公式時激活公式編輯器來編輯公式，一旦公式編輯完畢，往往退出公式編輯器，返回word文檔，繼續(xù)輸入文字，這樣就存在著文字與公式符號的尺寸差別問題，一般情況下，為了清楚起見，編輯公式時符號尺寸都會較大，這樣就與文字明顯地不協(xié)調(diào)，具體解決方法：

3.1 公式編輯器各種符號尺寸的設(shè)定

激活公式編輯器，在菜單欄中單擊“尺寸”，從下拉列表中單擊“自定義”選項，就可打開“尺寸”對話框，在該對話框中，參照預覽窗口中各個符號對象的相互位置，可綜合調(diào)整這五項尺寸的大小。若想看調(diào)整后的效果，單擊“應(yīng)用”按鈕，則正在編輯的公式將會變?yōu)檎{(diào)整后的樣式，縱覽整個頁面看是否合適，如果不滿意，則單擊默認按鈕，撤銷本次修改，恢復為原來的樣式。

操作經(jīng)驗：（a）一般來講，如果正文文字選用5號字（相當于西文字符的10.5磅），則將“尺寸”對話框的“標準”定義為11磅，較為合適。

（b）若上/下標為字母、數(shù)字時，用默認的 7磅，但是如果是漢字，應(yīng)該將尺寸對話框中的上/下標選為8磅，才能有較好的視覺效果。

3.2 公式內(nèi)部各字符元素之間相對位置的調(diào)整

為了公式內(nèi)部各字符元素之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，可以調(diào)用公式編輯器的微移功能，以便能靈活自如地調(diào)整公式中各個符號對象的相對位置。操作方法如下：

將鼠標指向選定的符號對象，使其反向顯示，既選中，按住Ctrl鍵的同時用上、下、左、又（↑、↓、→、←）的方向鍵來進行精確微調(diào)定位。另外這種方法也適用于對整個公式位置的微調(diào)。

4 復制、粘貼、刪除、存盤操作中幾個疑難問題的分析與處理

4.1 在復制、粘貼過程中遇到的疑難問題

4.1.1 把一個公式中的全部內(nèi)容復制到另一個公式中，出現(xiàn)“Word公式過大，無法轉(zhuǎn)換”的錯誤提示,不論用鍵盤Ctrl+V粘貼，還是通過“編輯”菜單，都無法解決。

原因分析：這是因為在復制時沒有考慮到公式編輯器的特殊情況，把公式當成普通文字進行復制，這樣就不僅復制了公式，而且把整個公式編輯器（陰影框）都一起復制了過去，所以會出現(xiàn)無法轉(zhuǎn)換的提示。

破解方法：先用光標定位需要復制的公式，雙擊鼠標左鍵，進入編輯器陰影框內(nèi)，選“編輯”菜單中的“全選”命令，使陰影框內(nèi)的公式出現(xiàn)黑體，再選“編輯”菜單中的“復制”命令，然后退出。選擇另一個公式，連擊兩次左鍵，激活后移動光標至需要復制位置，選“編輯”菜單中的“粘貼”命令，則在光標處出現(xiàn)需要復制的內(nèi)容。

注意事項：

（a）在公式與公式之間操作時，一定要注意復制與粘貼的方式必須統(tǒng)一。若是先激活公式編輯器，再執(zhí)行的復制操作，則粘貼前也必須激活公式編輯器，進入陰影框以后，才能進行粘貼。

（b）在公式與Word文檔之間的操作中，不要求必須統(tǒng)一。既您可以打開公式編輯器，選復制整個公式或部分公式內(nèi)容，任意粘貼到Word文檔中。

4.1.2 把Word文檔中的漢字復制后，想移到公式編輯器中，但粘貼后出現(xiàn)亂碼。

原因分析：當若干個公式之間有文字連接時，我們可以一次性輸入這幾個公式，以免多次打開、關(guān)閉公式編輯器，但是當我們把Word中的文字復制到公式編輯器內(nèi)時，就會出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。這是由于Word文檔與公式編輯器格式不匹配造成的。公式編輯器可以認識經(jīng)過自身編輯出的公式或漢字，而不能自動識別除此以外的漢字。

正確操作：在輸入一篇文章時，要把文章的主體文字與公式內(nèi)的漢字分別輸入，以避免不必要的混亂。

幾點說明：

（a）雖然文檔中的漢字不能被公式編輯器識別，但文檔中的阿拉伯數(shù)字和一些特殊符號卻能被完全識別，即可以把文檔中的數(shù)字、符號復制到公式中。

（b）公式編輯器內(nèi)不論公式、還是漢字，都可以直接復制到文檔正文中。但粘貼后的內(nèi)容是作為“公式”格式來保存的，即使一個漢字，也是如此?？傊?，我們不提倡把這兩部分內(nèi)容交叉復制，最好在公式編輯器內(nèi)直接輸入漢字及符號。但對于公式編輯器中無法直接輸入的特殊符號，如：★、①、≌等?？梢韵仍谖臋n中輸入，再通過“復制”、“粘貼”的方法將它移植到公式中。

4.2 刪除操作中遇到的幾個問題

4.2.1 正常情況下，用Backspace鍵刪除光標左側(cè)的字符，用Delete鍵刪除光標右側(cè)的字符或選中的項目。但是有時會遇到無論如何也刪除不掉的插槽項目，如積分公式中被積函數(shù)的插槽。由于插槽與模板之間的嵌套，必須先刪除包含該插槽的模板，然后才能刪除這個插槽。

4.2.2 有時對某個特殊的字符元素無法刪除，甚至根本就無法選中它，尤其是借用別人編輯過的公式。其實，這種字符元素往往是經(jīng)過“微移”命令處理過的元素，它已經(jīng)脫離了原始位置。所以，無法定位它。我們應(yīng)該先找到他的輸入初始位置，再用Shift+右方向鍵選中，刪除即可。

4.2.3 有些英文單詞中的空格無法刪除，如Single變成了Sin gle。這是因為該單詞中包含了正弦函數(shù)名稱“Sin”的緣故。不僅如此，所有包含函數(shù)名稱的單詞，在默認的“數(shù)學”模式下，都會自動加上空格，如：正弦、余弦、指數(shù)、對數(shù)等。要想刪除它，選擇“樣式”菜單中的“文字”命令，即可輕松解決。

4.3 在存盤操作中遇到的問題

在編輯過程中，為了防止突然斷電或者死機，每輸入幾個公式以后就保存一次。輸入若干公式以后，保存無效，出現(xiàn)“磁盤已滿或打開文件太多”的錯誤提示，但退出公式編輯器查看磁盤時，卻發(fā)現(xiàn)還有許多空閑空間。

原因分析：這是因為在編輯過程中，進行公式輸入或復制時出現(xiàn)了格式錯誤，使得公式編輯器無法編輯該公式，字符格式不統(tǒng)一，造成存盤時出現(xiàn)該錯誤。

正確操作：依次雙擊上次存盤后編輯的公式，多為較復雜公式，找到該非法公式刪除后再重新編輯即可。