淺談人事檔案的價(jià)值及管理

李 瑩

（黑龍江省中醫(yī)研究院 黑龍江 哈爾濱 150036）

吳寶康教授在《檔案學(xué)概論》中曾提到“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性?！笨梢姡瑱n案是人類文明的記憶，它是獨(dú)立于具體的社會(huì)事件和個(gè)人行為之外的，它的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)社會(huì)，對(duì)人類的歷史和整個(gè)社會(huì)記憶負(fù)責(zé)。檔案是文明的記憶。

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)工資等部門在人事管理工作中形成的檔案，它是以個(gè)人為單位保存的。主要來源于一定單位的人事管理活動(dòng)。“所謂人事，并不是指人和事，而是指用人以治事，主要是指人的方面，以及同人有關(guān)的事的方面”。人事檔案就是國(guó)家在用人治事，以及處理與人有關(guān)的事情所形成的文件材料。如布置填寫履歷表；對(duì)進(jìn)行鑒定、考核和民主評(píng)議，形成鑒定書和考核材料；在用人過程中，形成錄用、定級(jí)、調(diào)資、任免、升遷、獎(jiǎng)懲等方面的各種文字、表格材料。

一、人事檔案的價(jià)值思考

（一）人事檔案對(duì)單位的價(jià)值

人事檔案是對(duì)于人員的詳盡而可靠的描述，是對(duì)人員歷史最忠實(shí)的記錄，為單位提供了最基本、最權(quán)威借鑒的作用。通過檔案，單位可以更為準(zhǔn)確地了解到個(gè)人的真實(shí)履歷，以及其它有關(guān)部門對(duì)于該人員的評(píng)價(jià)等相關(guān)信息，這對(duì)于更為精準(zhǔn)的啟用相關(guān)人員有著極大的推動(dòng)作用，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。同時(shí)對(duì)于檔案的重視還將極大有助于提升個(gè)人對(duì)單位的忠誠(chéng)度，更利于長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。

隨著相關(guān)政策和法規(guī)的形成和完善，對(duì)于聘用人員社會(huì)保險(xiǎn)金的相關(guān)政策將日益明朗，作為目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生力軍，各個(gè)單位有必要充分正視檔案的有關(guān)問題。這不僅僅是對(duì)于單位用人的利益保障，更是對(duì)自身的一種保障。

（二）人事檔案對(duì)個(gè)人的價(jià)值

毋庸置疑，人事檔案對(duì)于個(gè)人而言具有舉足輕重的地位。對(duì)于個(gè)人而言，必須明確認(rèn)識(shí)到人事檔案的現(xiàn)實(shí)意義。它不僅僅是對(duì)于個(gè)人足跡的忠實(shí)記錄，更是社會(huì)對(duì)個(gè)人的一種認(rèn)可。

個(gè)人應(yīng)當(dāng)將檔案與自身利益相聯(lián)系，從更長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看待檔案。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)以更為積極的態(tài)度對(duì)待檔案。如對(duì)檔案沒有妥善存放，就無法實(shí)現(xiàn)社會(huì)對(duì)個(gè)人的可視性，嚴(yán)重影響對(duì)于工齡或職齡的累積，各種社會(huì)保險(xiǎn)更是無從談起。因此，積極地對(duì)待檔案，對(duì)于個(gè)人的發(fā)展而言十分重要。

二、改進(jìn)人事檔案管理的方法

（一）增加人事檔案的利用價(jià)值是檔案管理工作的源源動(dòng)力

人事檔案的價(jià)值是潛在的，只有大力開發(fā)人事檔案信息資源，提供多方位、多層次服務(wù)，其價(jià)值才能得以實(shí)現(xiàn)。運(yùn)用人事檔案信息資源，是發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道之一。在人事檔案開發(fā)利用中，一方面要對(duì)已掌握的檔案材料歸檔整理，編輯有關(guān)人事資料，為準(zhǔn)確選人用、人才合理流動(dòng)提供重要依據(jù)；同時(shí)又可以利用互聯(lián)網(wǎng)做好檔案工作信息的綜合分析，全面提供可靠的人事整體狀況資料，發(fā)揮人事檔案在員工績(jī)效考核、人力資源管理方面的能動(dòng)作用。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。檔案管理人員還要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，要努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，學(xué)會(huì)使用科學(xué)的管理方法。只有建立起一支專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，才能確保檔案管理工作長(zhǎng)久良好的運(yùn)行。

（三）采用現(xiàn)代化和信息化管理手段是檔案管理工作的重要手段

現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備、高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的措施；另一方面信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，還能大大提高工作效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。

（四）建立和完善檔案管理規(guī)章制度是檔案管理工作的重要保障

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

總之，人事檔案管理的社會(huì)化正在不斷發(fā)展，也將作為一門科學(xué)，不斷進(jìn)步和深入。隨著檔案管理工作的發(fā)展，人才資源的優(yōu)勢(shì)比較會(huì)更加明顯，其質(zhì)量與數(shù)量也會(huì)不斷提高，在更大范圍內(nèi)實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理逐漸成為可能，才能更好地為社會(huì)服務(wù)。