對如何做好新時期報社檔案管理工作的幾點思考

黃鳳茹

（綏化日報社 黑龍江 綏化 152000）

科學技術(shù)的飛速發(fā)展，社會生產(chǎn)力的迅猛提高，信息化的容量越來越大，資料作為一種信息資源也顯得愈來愈為重要。檔案管理工作，不僅僅是資料的簡單保管，而且是提高工作效率和工作質(zhì)量的不可或缺的組成部分。1988年創(chuàng)辦的《綏化日報》，是中共綏化市委的機關(guān)報。近些年來，該報堅持“品牌立報、開放辦報、經(jīng)營強報”的辦報理念，突出政治性、服務性、群眾性，力爭辦成一份讓黨委放心讓群眾滿意的市級黨報。報紙在出版過程中，產(chǎn)生了大量信息和工作檔案、資料，如何利用好這些信息檔案、資料，是報社檔案工作的一個新的重要課題。

那么，如何做好新時期報社的檔案管理工作呢？

一、充分認識檔案管理工作的重要性

檔案管理的職責，就是要維護檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準確。報社的工作檔案大致可分為：文學檔案、照片資料、信息匯集等。我市歷年來用做形象宣傳、招商引資的大型畫冊，里面的照片、文字很大一部分是從報社的照片資料中選取的。如我市慶祝新中國成立六十周年、紀念改革開放三十周年，紀念撤地設市十周年，絕大部分圖片資料也是報社提供的。由此可見，做好報社的檔案工作，也是新聞媒體服務市委中心工作大局的需要。檔案管理人員還具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的。檔案管理人員必須要有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，必須做到經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防人為的泄密。防止泄密，要有規(guī)章制度作為保證。如檔案資料的使用，借用程序、批準手續(xù)、保密責任等。

二、不斷提高檔案管理工作的意識

檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員要具有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、細致的工作態(tài)度、一絲不茍的工作作風，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識、尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法提高自己的檔案管理技能，加強專業(yè)知識的學習，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，是做好新期報社檔案管理的有效途徑。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工作的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件為檔工作中影響，又發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

三、進一步鞏固檔案管理工作的熱情

如何快速、高效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量，既是檔案建設的當務之急，也是對檔案管理者工作熱情的檢驗。這些需要仔細核對，嚴格審查，以確保檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。檔案記錄的數(shù)據(jù)一經(jīng)索引到計策機管理系統(tǒng)就很難再進行核正?，F(xiàn)在，信息條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案工作需要更多的標準化和規(guī)范化，它需要有一個統(tǒng)一的檔案信息收集標準，統(tǒng)一和標準化的數(shù)據(jù)類型。主要包括電子文件為檔和電子檔案管理，不僅能在很大程度上減少操作的隨意性，而且還提高了管理效率。

四、切實加強檔案管理人員的素質(zhì)

毛主席說：“一個沒有文化的軍隊，是一個愚蠢的軍隊?！蓖瑯樱瑱n案管理人員的素質(zhì)，也是否能提高檔案管理水平的關(guān)健所在。

提高檔案管理人員的思想觀念，認真學習新的方針、政策，學習新的文件精神，學習《檔案法》，樹立新的觀念。只有學習新的知識，打破舊的思維，充分認識到檔案在社會發(fā)展中的重要性，才能發(fā)揮應有的作用。在工作方式上，由封閉式向開放式轉(zhuǎn)變。報社的檔案管理，要跳出自己的小天地，向先進單位學習，同市檔案局系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，走開放式檔案管理之路。在工作方法上，由看攤守業(yè)向主動挖掘轉(zhuǎn)變。報社的檔案管理，不能被動式工作，有什么管理什么。而應創(chuàng)造性思維，主動挖掘潛力，創(chuàng)新工作。如報社檔案可開辟信息專題，如經(jīng)濟信息、供求信息、政策信息等。在服務內(nèi)容上，由單獨提供信息向決策機構(gòu)的出謀劃策轉(zhuǎn)變。只有在思想上轉(zhuǎn)變，才能使自己的潛在能力得到更加充分的發(fā)揮?？筛鶕?jù)報社的檔案，進行資料的梳理，從中找出規(guī)律性的東西，進行調(diào)研論證，通過內(nèi)參，簡報等形式，提供給黨委、政府及有關(guān)部門，供決策參考，以此把檔案工作提升到新的層次和水平。在思維方式上，由管理型向服務型轉(zhuǎn)變。報社的檔案工作，不能由管理到管理，而應突出服務這個主題這個重點。讓檔案資料走出庫房，走出報社，服務于市委、市政府的中心工作，服務于全市的經(jīng)濟和社會發(fā)展，服務于人民群眾的生活水平的提高。

提高檔案管理人員的開拓創(chuàng)新能。開拓創(chuàng)新能力是提檔案人員在掌握一定數(shù)量的檔案資源情況下，盡量把有利用價值的信息挖掘出來的能力，要實現(xiàn)這個轉(zhuǎn)變，就必須加大創(chuàng)新力度，這樣才能改善提高檔案員的管理水平，及時準確、系統(tǒng)、全面的提供檔案信息，使現(xiàn)有的信息資源與挖掘的信息統(tǒng)一為共同服務體系。檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)健在于人才。這就要求檔案管理人員除把握淵博的知識外，還必須學會創(chuàng)新的方法，還要精通本職業(yè)務，同時還要掌握信息反饋的技術(shù)性問題，使信息做到在創(chuàng)新中利用，在利用中創(chuàng)新，通過這樣的良性循環(huán)，使檔案管理人員在社會生產(chǎn)中發(fā)揮更大的作用。

提高檔案管理人員的預測能力，目的就是為領導實行科學決策，提供強有力的依據(jù)。通過對信息的創(chuàng)新、綜合、預測客觀事物的發(fā)展，向決策機構(gòu)提出建議，起到高參作用。搞好預測，首先要對全市政治、經(jīng)濟、社會等各方面情況的了解、掌握，做到情況明，思路清。如新的一屆市委、市政府組成后，提出的發(fā)展產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟、異地經(jīng)濟、城市經(jīng)濟、鄉(xiāng)村經(jīng)濟、都市圈經(jīng)濟，提出的大發(fā)展、快發(fā)展、大跨越等，都要做到心中有數(shù)，并把握好發(fā)展趨勢，準確預測發(fā)展前景。同時，根據(jù)掌握的檔案資料，寫成調(diào)研報告，為市委、市政府決策當好參謀。這既是檔案的價值屬性所決定的，也是檔案管理人員所必須提高的素質(zhì)。

提高檔案管理人員的綜合能力，一個人掌握知識的多少充分表現(xiàn)了他的綜合力。檔案管理人員在綜合能力方面不僅要掌握檔案工作的知識，還必須掌握其它知識，這樣才能做好檔案工作，使其更加條理化、規(guī)范化，否則，就很難做好檔案管理工作。所以，檔案管理人員加強學習，努力提高自身的綜合能力，掌握檔案所涉及的關(guān)系，才能向有關(guān)人員和部門提供綜合性信息。同時，檔案管理人員還要提高對檔案事業(yè)的熱愛。只有提高對檔案事業(yè)的熱愛，才能有所追求。有追求才能勤奮，有勤奮才會出成果。提高對工作勤勤懇懇、認真負責的態(tài)度。檔案工作是非常平凡的，對個人來說既無名又無利，很多細致的工作要重復去做，既枯燥又索然，這就需要檔案管理人員要有一種耐得住寂寞的默默奉獻的精神。

網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展極大地促進了檔案業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性和關(guān)連性，如果不在文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。但是檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，可能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。

總之，有效的提供信息，進一步加強和改進現(xiàn)代化檔案管理工作，努力采用現(xiàn)代科技手段，不斷提高服務質(zhì)量，這樣，既節(jié)約了資源，也提升了檔案管理水平和效率。