房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案管理和歸檔的探討

鄧學(xué)偉

（鶴崗市城市建設(shè)綜合開發(fā)公司 黑龍江 鶴崗 154100）

中華人民共和國原建設(shè)部發(fā)布的《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》從2002年5月1日起施行，其編號為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點(diǎn)對房地產(chǎn)企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進(jìn)行了一些探索和研究。

一、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵、管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險

（一）房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵

指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，并依據(jù)國家對建設(shè)工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實(shí)體檔案。

（二）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的管理現(xiàn)狀

沒有專門的檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理。出現(xiàn)此類問題一是大部分房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都是讓工程內(nèi)業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工作的非常少。一些大學(xué)檔案專業(yè)的學(xué)生在大三左右就已經(jīng)基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以真正進(jìn)入人才市場進(jìn)行流通的檔案學(xué)人才就微乎其微了。檔案實(shí)體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的大量檔案沒有進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體 （專業(yè)的檔案管理軟件），導(dǎo)致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問題。檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高。當(dāng)前,大部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內(nèi)鎖起來，檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高，同時也是一個很漫長的過程。檔案管理的經(jīng)費(fèi)得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計劃當(dāng)中。在企業(yè)的運(yùn)營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經(jīng)費(fèi)，但是對于檔案管理的經(jīng)費(fèi)（購買檔案軟件、改善硬件設(shè)施、人員在職培訓(xùn)等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經(jīng)費(fèi)緊張或沒有預(yù)算等借口，減少檔案管理經(jīng)費(fèi)，有的甚至在年度的工作計劃和經(jīng)費(fèi)開支中就根本沒有檔案業(yè)務(wù)費(fèi)用這一欄，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔案的作用。

（三）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風(fēng)險

檔案信息的不安全性。沒有一個系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個檔案專業(yè)人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時，一些關(guān)乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實(shí)說話，以證據(jù)定論的。由于我們在日常的企業(yè)經(jīng)營中沒有認(rèn)識到檔案的作用，那么在關(guān)鍵時刻也只能是無據(jù)可爭，敗走麥城了，這方面的實(shí)例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災(zāi)害時，檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災(zāi)害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災(zāi)害過程中更好地?fù)尵群捅Ｗo(hù)檔案信息載體，維護(hù)檔案信息的安全性和完整性，是每個企業(yè)管理者都應(yīng)該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。

二、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點(diǎn)

（一）工程類檔案的歸檔范圍

根據(jù)GB／T50328－2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理規(guī)范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項(xiàng)目建議書批復(fù)及項(xiàng)目建議書（立項(xiàng)報告）、建設(shè)用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告等等。土建、安裝質(zhì)量保證資料。包括開工報告、竣工工程申請驗(yàn)收報告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收報告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗(yàn)單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報告、土壤各種試驗(yàn)報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強(qiáng)、弱電）、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報告、竣工工程申請驗(yàn)收報告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等等?？⒐D。包括綜合圖（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置）、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣[強(qiáng)、弱電]、消防、通風(fēng)、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設(shè)工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。

（二）工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求

一是歸檔的工程檔案應(yīng)為原件；二是工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；三是工程檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；四是工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七是工程檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

（三）工程檔案整理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)

重點(diǎn)環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》進(jìn)行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求

一是立卷原則。應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)等組卷?？⒐を?yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

（五）立卷過程中宜遵循的要求

案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)檔案的排列順序：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列；同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

（六）案卷編目的要求

編目的要求為:每卷單獨(dú)編號,依流水號，不得有重號、空號等情況出現(xiàn)。

三、工程類檔案分析

檔案分析，有點(diǎn)類似于檔案統(tǒng)計和檔案年報工作,是對所屬檔案整體情況的一個分析。

（一）檔案分析的作用

就是通過對所存檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對于建設(shè)工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項(xiàng)工程運(yùn)營的全部情況，通過比對，規(guī)避項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu)化工作進(jìn)程。

（二）檔案分析的種類

一是文字式。主要以文字總結(jié)的形式對所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進(jìn)行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細(xì)、直觀、全面、系統(tǒng)。

四、結(jié)語

工程類檔案的管理是近幾年建設(shè)工程市場百花齊放的結(jié)果,是科技專門檔案的一個延伸,也是一個比較新型的課題。特別是房地產(chǎn)企業(yè)的工程類檔案，基本上都是關(guān)乎民生的住宅、商業(yè)、交通等重要檔案，如果不進(jìn)行有效的管理，勢必對建設(shè)社會主義和諧社會帶來一定的影響，存在的問題會隨著時間的推移越來越顯現(xiàn)的。同時，國家職能部門對建設(shè)工程的質(zhì)量監(jiān)督也就無本可據(jù)了。所以，我們一定要按照《國家檔案法》、《企業(yè)檔案管理?xiàng)l例》等一系列法律法規(guī)，未雨綢繆，做好檔案管理工作，為全面實(shí)現(xiàn)小康社會保駕護(hù)航。