和諧社會環(huán)境下的人事檔案安全管理

唐書怡

（樂山師范學(xué)院檔案館 四川 樂山 614000）

作為具有中國特色的人事檔案，在我國人事管理工作中發(fā)揮著重要的作用。人事檔案忠實(shí)記錄著一個人的各種經(jīng)歷（包括學(xué)習(xí)、工作、繼續(xù)教育等等）、思想狀況、所取得的業(yè)績成果、參加黨團(tuán)歷史等，在個人轉(zhuǎn)正定級、申報職務(wù)、職稱、辦理社保、醫(yī)保等等關(guān)鍵時刻起著憑證、依據(jù)和參考的作用。因此人事檔案的安全問題對每個人而言非常重要，加強(qiáng)人事檔案的安全管理是建設(shè)和諧社會的重要環(huán)節(jié)。

一、人事檔案的特點(diǎn)

1、機(jī)密性。人事檔案的內(nèi)容大多涉及個人的隱私以及一些重大歷史事件的鑒定材料，因此具有機(jī)密的特點(diǎn)，任何人嚴(yán)禁私自保管他人檔案，查閱和借用本人及其直系親屬的檔案也是不被允許的。要調(diào)閱、查閱檔案，必須通過組織的審批、同意。

2、流動性。人員的流動性導(dǎo)致了人事檔案的流動性。特別是在當(dāng)前人員密集流動的大背景下，人員常常從一個地方遷移到另外一個地方，身份也在不斷發(fā)生著變化，伴隨個人的人事檔案也就隨時處于一個流動狀態(tài)中。

3、復(fù)雜性。人事檔案包含了一個人一生當(dāng)中的重要材料，由許多不同門類的材料組成。包括個人經(jīng)歷、各種考察考核、職稱職務(wù)評審、培訓(xùn)、獎懲等工作、學(xué)習(xí)中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，這么多不同門類的材料決定了人事檔案的復(fù)雜性。

4、真實(shí)性。人事檔案真實(shí)記錄了人員的各種基本信息，是經(jīng)過組織嚴(yán)格審查、鑒定過的反映個人德、能、勤、績的真實(shí)材料，真實(shí)、客觀反映了個人在工作調(diào)動、干部任免、考察考核、職稱職務(wù)評審、培訓(xùn)、獎勵等各項具體工作，能夠給組織提供真實(shí)、有效的參考。

5、動態(tài)性。人事檔案一旦形成并不是一成不變，伴隨工作學(xué)習(xí)的過程還將產(chǎn)生各種各樣新的材料，新產(chǎn)生的材料也需要及時歸入個人檔案，及時分類整理。只有處于動態(tài)性的人事檔案才能給組織提供真實(shí)、有效的參考。

二、人事檔案安全管理現(xiàn)狀

目前，我國人事檔案載體是以紙質(zhì)材料為主體，加以計算機(jī)輔助管理。關(guān)于人事檔案的管理已經(jīng)形成了一個比較完整的體系。相應(yīng)地建立了一套規(guī)章制度。先后發(fā)布了《干部檔案工作條例》、((關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《關(guān)于加強(qiáng)流動人員檔案管理工作通知》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等等。[1]人事檔案管理基本做到有章可依，在制度化、規(guī)范化方面正在逐步完善。但是隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)出現(xiàn)了很多問題，檔案丟失、棄檔現(xiàn)象，檔案造假、擅自帶檔、無頭檔案、檔案內(nèi)容陳舊等現(xiàn)象時有發(fā)生，阻礙了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。以四川樂山地區(qū)為例，2011年7月，樂山市人力資源和社會保障局發(fā)布的權(quán)威數(shù)據(jù)表明，該中心保管的人事檔案共約3萬份，其中，有兩萬余份檔案無人認(rèn)領(lǐng)，其主人大部分都是高校畢業(yè)生，年齡最大的檔案“孤兒”已有14歲了。除了這些無人認(rèn)領(lǐng)的檔案之外，在人事檔案的運(yùn)行過程中，人事檔案的完整性、真實(shí)性、安全性面臨著困惑與挑戰(zhàn)。

由于人事檔案涉及每個人的切身利益，屬于民生問題，人事檔案的安全一旦得不到保障，會給當(dāng)事人帶來極大的損失，有的甚至無法挽回，但是另一方面我們也看到在各級檔案館內(nèi)查詢最多的就是跟個人相關(guān)的人事檔案，包括學(xué)籍、職稱、工資定級等等和個人密切相關(guān)的原始材料。幸運(yùn)的話可能能查到相關(guān)信息，但很多時候我們會看到當(dāng)事人滿懷希望而來卻最終失望而去，檔案管理人員絞盡腦汁、翻箱倒柜也查不到當(dāng)事人的任何信息。由于查不到檔案這些當(dāng)事人可能會失去轉(zhuǎn)正定級、職務(wù)晉升等等寶貴機(jī)會，給當(dāng)事人帶去很大的損失。因此人事檔案的安全問題在建設(shè)和諧和會的進(jìn)程中顯得尤為重要。

三、加強(qiáng)人事檔案安全管理的必要性

1、人事檔案自身性質(zhì)決定安全管理的重要性。人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動態(tài)性、專門性、集合性、機(jī)密性、認(rèn)可性等特點(diǎn)。是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)，是管理流動人員的憑據(jù)，也是編寫人物傳記、進(jìn)行歷史研究的寶貴資料，更是人力資源開發(fā)的信息來源。同時，人事檔案與職稱申報、職務(wù)定級、政審、戶口等緊密相連，養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)保險等國家推行的福利政策也與人事檔案相關(guān)聯(lián)。[2]因此如此重要的人事檔案要求我們必須保證其安全。這也是開展此項研究的原始動力。

2、現(xiàn)實(shí)的緊迫性。人事檔案對國家、對單位、對個人都具有非常重要的作者用，但當(dāng)前人事檔案的安全卻出現(xiàn)了許多重大問題，棄檔、死檔、無頭檔案、檔案丟失、篡改檔案現(xiàn)象時有發(fā)生，對個人、國家?guī)矸浅Ｖ卮蟮膿p失，因此必須加強(qiáng)人事檔案的安全管理。

3、人事檔案整理方法的落后性與社會不斷向前發(fā)展的矛盾性。傳統(tǒng)的人事檔案整理方法“成套裝訂”，不斷打孔，消耗了大量的人力和財力，取消人事檔案成套裝訂，以歸檔材料件為單位進(jìn)行裝訂、分類、編號、排列、編目、裝盒。有效避免裁邊、打孔等直接破壞檔案原貌的操作，節(jié)省資金，且保障檔案的安全性和查找的便捷性。

4、技術(shù)可行性?，F(xiàn)代社會已經(jīng)是一個信息時代，現(xiàn)代信息技術(shù)滲透到我們工作、學(xué)習(xí)、生活的方方面面。但人事檔案處于安全、保密的原則一直還在采用紙質(zhì)載體，這與現(xiàn)代信息社會的發(fā)展顯然不相適應(yīng)。在保證安全與保密的前提下，適當(dāng)引入計算機(jī)技術(shù)加以輔助管理，兩條腿走路，既保證了檔案的安全，又為檔案的快速、方便利用帶來可能。因此現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展一方面呼喚現(xiàn)有人事檔案管理的改革，另一方面又為現(xiàn)有人事檔案管理改革提供技術(shù)支撐與改革方向。

四、技術(shù)指標(biāo)

1、建議完善并執(zhí)行人事檔案安全管理法規(guī)。在現(xiàn)有的檔案法、相關(guān)檔案管理條例中，對人事檔案安全管理方面的規(guī)定并不完善，對可能發(fā)生的失誤沒有估計，對違反規(guī)定的行為也沒有具體的懲罰措施。由于沒有硬性的、強(qiáng)制性的措施，例如檔案丟失、檔案篡改、檔案不及時更新這些明顯違背人事檔案管理的行為沒有懲戒措施，后果完全由檔案所有人承擔(dān)，對檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理人員形不成強(qiáng)力的約束性機(jī)制，因此，關(guān)于人事檔案一再受到安全威脅的可能不斷發(fā)生，給社會和個人帶來無法估量的損失，這些問題必須引起我們高度的關(guān)注。在我們后續(xù)的管理中在檔案法、檔案管理條例實(shí)施過程中增加人事檔案安全管理方面的內(nèi)容，明確違反規(guī)定者的懲治方法，加大懲罰力度，從而使檔案安全法規(guī)制度不僅在紙上完整制定，也在實(shí)際中完整執(zhí)行，能夠真正發(fā)揮實(shí)效。

2、制定人事檔案流通過程中的一系列操作規(guī)范，一切流通以此為依據(jù)，用條例來規(guī)范我們的行為。人事檔案的收集必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字，應(yīng)在蓋章簽字后才能歸入人事檔案。[3]人事檔案的傳遞要通過機(jī)要交通渠道或派專人傳送，不得郵寄或交本人自帶。檔案在傳遞后一定要見到回執(zhí)，一個月后沒收到回執(zhí)的應(yīng)寫信催回，以防丟失。人事檔案的傳遞需要人事部門、檔案管理部門以及相關(guān)部門的通力配合，以高度的責(zé)任心做好每個人事檔案的管理。

3、改革人事檔案的整理方法、對人事檔案管理中的保管單位、裝訂、歸檔章、編號等實(shí)際操作進(jìn)行總結(jié)與研究，創(chuàng)新人事檔案整理方法，以“件”為單位整理，使其管理更為科學(xué)、規(guī)范，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，改變以往人事檔案保管、裝訂對檔案的傷害。傳統(tǒng)人事檔案的整理方法還在沿用幾十年前的標(biāo)準(zhǔn)，裁邊、打孔、裱糊、加邊，不僅增加了檔案工作者的工作量，同時也增大了破損檔案材料的危險。改變這一局面，采用以“件”為單位整理人事檔案，不僅能有效保護(hù)好人事檔案，為快速方便利用檔案提供條件，也積極適應(yīng)了人事檔案動態(tài)性的特點(diǎn)，即動態(tài)歸檔、及時整理----實(shí)現(xiàn)對歸檔材料及時進(jìn)行裝訂、分類、編號、排列、編目、裝盒（插件），為通過掃描、縮微等方式實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、信息化打好基礎(chǔ)工作，為優(yōu)化人力資源做好人才信息管理。[4]

檔案安全管理體系的建立涉及各類管理體制的改革，涉及到很多部門的切身利益以及既有管理模式的改革，必然遭遇因循守舊者的阻礙。這就需要行政管理部門從宏觀上給予引導(dǎo)，從大方向上給予指引。人事檔案的安全管理還涉及到全社會檔案觀念的建立。人事檔案的安全問題很大部分是觀念問題。包括管理者以及社會公眾，只有觀念改變了，人事檔案的安全問題才能得到保證。但是觀念的改變也是最困難的，需要全社會的共同努力，需要我們檔案工作者的大力宣傳，積極做好輿論引導(dǎo)，這需要我們長時間的努力。

[1]金波.人事檔案制度的社會功能.上海大學(xué)，2006年學(xué)位論文.

[2]黃曉良.高校人事檔案的現(xiàn)狀與改革.長沙大學(xué)學(xué)報，1999（3）.

[3]葛荷英.檔案鑒定知識（五）——專門檔案的鑒定.機(jī)電兵船檔案，2003（5）.

[4]秦蓉.以“件”為單位整理高校人事檔案研究.內(nèi)江師范學(xué)院學(xué)報，2011，26（1）.