完善工作機(jī)制 提高公文校核效率

文/黃貴生

（作者系中共湖南省桃源縣委常委、縣委辦主任）

文/黃貴生

公文是領(lǐng)導(dǎo)管理工作的工具，是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策的產(chǎn)物。提高公文校核效率，可以極大地促進(jìn)機(jī)關(guān)工作高速運(yùn)轉(zhuǎn)、推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策及時(shí)貫徹。在工作實(shí)踐中，桃源縣委辦注重從機(jī)制建設(shè)入手，在保證公文質(zhì)量的前提下，堅(jiān)持高效率、快節(jié)奏地開展校核工作，較好地發(fā)揮了公文的應(yīng)有作用。

一、明確流程，規(guī)范校核環(huán)節(jié)。

公文校核是一項(xiàng)講規(guī)范、重程序的工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的拖拉和延誤，都會(huì)影響公文制發(fā)的時(shí)效性。近幾年來(lái)，我們積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善制度，形成了一套科學(xué)、便捷的工作流程。如我們制定了專門的流程圖，明確了縣委辦校核公文的程序規(guī)定：在部門撰寫代擬稿階段，要求一般性工作的文稿擬好后送本單位主要領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字，再由分管縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后送縣委辦校核；涉及重要工作、重大決策或重要政策的文稿擬好后，要廣泛征求意見，并提交縣委常委會(huì)討論通過，再送縣委辦校核。在縣委辦校核階段，由縣委辦校核人員初審，主要從行文規(guī)則、公文格式、政策法規(guī)、語(yǔ)言文字等方面予以把關(guān)，并提出擬辦意見，然后送分管公文校核工作的副主任復(fù)核，再進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。在縣領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽階段，由擬稿單位人員按照擬辦意見中列出的領(lǐng)導(dǎo)名單，從后往前依次送領(lǐng)導(dǎo)審簽。在編號(hào)送印階段，待最后一位領(lǐng)導(dǎo)審簽完后，擬稿單位人員將文稿送縣委辦校核人員登記編號(hào)，然后送打印室制作文件清樣，經(jīng)擬稿單位人員、縣委辦校核人員分別校對(duì)無(wú)誤后正式印刷。在蓋章裝訂階段，文件印刷完成后，由擬稿單位人員持領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽稿到縣委辦印章管理部門加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，然后交打印室裝訂，再交縣委機(jī)要部門統(tǒng)一分發(fā)到各單位。

二、科學(xué)分工，落實(shí)校核責(zé)任。

要對(duì)校核工作實(shí)行科學(xué)管理，統(tǒng)籌安排審稿、查證、修改、協(xié)調(diào)、綜合、報(bào)批、印制等具體工作，使各項(xiàng)任務(wù)都有人落實(shí)、高效推進(jìn)。在桃源縣委辦，從事公文校核的文秘人員都有明確分工，如新調(diào)入的同志，主要是從事文稿初審、資料查證、編號(hào)送印、檔案管理等工作，業(yè)務(wù)骨干主要是從事體例把關(guān)、格式審定、文字修改等工作，分管副主任主要是從事工作管理、事項(xiàng)協(xié)調(diào)、請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)等工作，這樣既落實(shí)了校核責(zé)任，又促進(jìn)了高效運(yùn)轉(zhuǎn)。遇有緊急任務(wù)或重大任務(wù)時(shí)，及時(shí)啟動(dòng) “五?！毙：酥贫?，即明確專人校核，組織專班配合，實(shí)行專程協(xié)調(diào)，調(diào)度專車送審，規(guī)定專時(shí)辦結(jié)，最大限度地提高了時(shí)間利用率。在具體分工的基礎(chǔ)上，從鍛煉新人的角度考慮，我們還注重發(fā)揮全體校核人員的整體協(xié)作意識(shí)，適度地給新人加任務(wù)、壓擔(dān)子，使他們跨分工地開展校核工作，加快了新人的成長(zhǎng)步伐，為進(jìn)一步提高公文校核效率夯實(shí)了能力儲(chǔ)備。

三、改進(jìn)技術(shù)，提高校核速度。

隨著信息化進(jìn)程不斷加快，公文校核工作需要改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，采用一系列的辦公設(shè)備和先進(jìn)通信技術(shù)，廣泛、迅速、全面地收集、整理、加工、儲(chǔ)存和使用信息，促使文秘人員便捷地共享信息，高效地開展工作。結(jié)合公文校核高效率的要求，我們主要抓了三個(gè)方面的工作：一是購(gòu)齊了基本設(shè)備。投入專項(xiàng)資金，購(gòu)買了便于開展公文校核工作的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、速印機(jī)、傳真機(jī)、光盤機(jī)等，為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化提供了物質(zhì)保障。二是提升了基本能力。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能比武、定期考核等方式，增強(qiáng)公文校核人員應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。在業(yè)務(wù)工作中，我們明確了 “三個(gè)必須”的規(guī)定，即必須用計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)工作，打字速度必須達(dá)每分鐘80個(gè)字以上，必須熟悉計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)工作程序軟件，使公文校核中的依據(jù)查詢、資料收集、文檔編輯、文件傳輸?shù)群芏喹h(huán)節(jié)，都在現(xiàn)代化的辦公設(shè)備上完成。三是配套了基本改革。早在幾年前，我們就全面實(shí)施了縣鄉(xiāng)黨政機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全電子郵件系統(tǒng)，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)傳真通信升級(jí)改造為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信，實(shí)現(xiàn)了傳真通信、電話通知、信息綜合、督辦反饋、電子公文、請(qǐng)示報(bào)告、溝通協(xié)商等功能內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行。目前，我們正在積極創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)早日實(shí)施協(xié)同辦公系統(tǒng)，進(jìn)一步提高公文校核效率。

四、精簡(jiǎn)公文，壓縮校核時(shí)間。

精簡(jiǎn)公文，是改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)的客觀要求，也是提高校核效率的必然前提。為了貫徹 “精簡(jiǎn)”原則，提高工作效率，我們主要在以下兩個(gè)方面著力：一方面，努力精簡(jiǎn)公文數(shù)量。要求行文必須實(shí)事求是，有必要性和可行性。沒有行文必要性和可行性的，不行文；貫徹上級(jí)文件精神，沒有新的具體措施，僅表態(tài)性的或照抄照搬的，不行文；已開會(huì)做了部署，可電話或當(dāng)面議定的事項(xiàng)，不行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，不由縣委辦行文。通過減少公文數(shù)量，減輕了公文校核人員的工作負(fù)擔(dān)，保證了他們集中時(shí)間、集中精力，高效率地開展公文校核工作。另一方面，努力精簡(jiǎn)公文字?jǐn)?shù)。提倡發(fā)短文，以最精煉的文字反映行文意圖。一是刪繁就簡(jiǎn)。圍繞公文的中心內(nèi)容，抓住重點(diǎn)，把一切與主題無(wú)關(guān)的內(nèi)容、材料和論述統(tǒng)統(tǒng)刪掉，即使這些材料、這些論點(diǎn)很精彩，也堅(jiān)持忍痛割愛。二是避虛就實(shí)。做到開門見山，一語(yǔ)中的，不講空話套話；盡量減少穿衣戴帽、描述修飾的話。三是凝煉文字。在內(nèi)容無(wú)法刪減的情況下，重點(diǎn)推敲文字，從煉詞、煉句到煉段，反復(fù)斟酌，決不多用一個(gè)字。