電子公章的使用與管理

文/劉大寧

隨著科技進步和網絡發(fā)展，電子政務正在社會各個領域得以廣泛推廣。2004年8月28日第十屆全國人民代表大會常務委員會第十一次會議通過的《中華人民共和國電子簽名法》，有力地促進了電子政務的相關應用。電子公章作為電子政務系統的重要組成部分，也得以不斷發(fā)展和應用。作為傳統意義上的公章，無疑是代表政府機關、企業(yè)單位和個人的權威及法人資格，是普通公文生效的標志。而在信息網絡時代，電子公章則是傳統政務與信息網絡系統的橋梁，具有傳統意義公章所具備的一切特質。不過，電子公章在網上使用，也具有網絡的一些特性。例如網絡的便捷性、易傳輸性、無紙化辦公等。

一、電子公章的使用

電子公章技術以先進的數字技術模擬傳統實物公章，其管理、使用方式符合實物公章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件具有與實物公章加蓋的紙張文件相同的外觀、相同的有效性和相似的使用方式?？梢姡娮庸陆^不是簡單的公章圖像加上電子簽名，關鍵在于其使用、管理方式是否符合實物公章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件是否有與紙張文件相同的外觀，使用方式與紙張文件有多大程度的相似性。

保留紅頭和公章，已成為我國傳統紙質公文的特色。怎樣使電子公文的內容和版面形式均與紙質公文保持一致，保留原有紅頭文件的嚴肅性和規(guī)范性成為在我國推行電子公文必須解決的一個難題。必須對電子公章進行加密，以保證其在發(fā)文、網絡傳輸、收文、閱讀、打印、存檔等各環(huán)節(jié)中都不能被竊取；收文單位無法提取發(fā)文單位的電子公章，無法偽造文件；即使電子公章被竊取，其加密方式也保證不能被破譯出來。因此，在使用方面要注意以下幾個方面：

1.明確系統定位。2005年3月，海南省委辦公廳、海南省政府辦公廳聯合發(fā)文：自2005年4月1日起，全省非涉密公文全部實行電子公文網上交換，不再交換紙質公文。在全國的三十幾個省級機關中，這是以電子公文全面取代紙質公文的第一個。標志著電子政務已全面進入辦公系統。電子公章系統是電子政務的組成部分，是隨著電子公文的流轉而進行操作，為了保證電子公章的唯一性、有效性，不可復制性和防偽能力，就要在使用方面注意簽章流程的監(jiān)控可跟蹤、簽章人員身份的確認，還要保證已簽章的電子文件的加密防偽能力。

2.執(zhí)行簽章流程。在使用電子政務系統時，用章流程要按傳統程序運轉，要具有標準性、安全性、唯一性，同時還要防偽可驗證。這就使電子公章在使用流程方面必須要嚴格規(guī)范，有自成一體的使用系統。（參看圖1）

3.掌握監(jiān)控環(huán)節(jié)。利用電子公章系統服務器的SQLsrvere數據庫監(jiān)控簽署動作細節(jié)并進行記錄。然后提取所簽署公文的信息并結合MDS算法進行加密，形成可以寫入BMP圖像的字符串。接著，把形成的加密字符串隱藏在公章圖像里，并形成電子文件方便B/S的結構的程序進行調用。在驗證環(huán)節(jié)，讀取待驗證的電子公章BMP文件中隱藏的加密字符串，查找簽署記錄，驗證所簽署的公文與該公章是否匹配。 （參看圖2）

4.統一人員培訓。使用電子政務系統就要統一規(guī)劃，采用統一交換系統，解決不同地區(qū)的不同OA系統的結合問題、不同格式文件的統一問題。同時電子公章系統與傳統公文處理模式相近，符合現有辦文習慣，能夠在不改變機構設置和工作流程的情況下實現公文的數字化，公章管理的數字化；所有相關人員經過一次專業(yè)培訓，要能熟練掌握計算機網絡操作技術，熟悉操作流程，運用數據庫使用方法。目前已有多家公司獲得了國家有關部門頒發(fā)的資質證書和產品銷售許可證，在申請電子公章業(yè)務時可以由公司組織進行相關業(yè)務培訓。

二、電子公章的管理

電子公章一經公安機關備案，并有合格的密匙作為保密手段，是等同實物公章的，用途和實物公章一樣，只不過是電子公章用在網絡上，實物公章用在現實中。作為管理方面來講，需要注意以下幾個方面：

1.嚴格管理流程。根據使用流程制定相關的規(guī)章制度，明確使用程序和管理辦法，參照公章的使用流程制定符合電子公章的管理辦法，使電子公章的使用規(guī)范，嚴格按照流程進行操作。用章首先需要得到主管領導批準，再將存儲有電子公章的介質 （例如USBKey）插入電腦終端的USB接口，啟動電子公章終端客戶端，讀入需要加蓋印章的電子文書，在電子文書中需要蓋章的地方點擊菜單上的“蓋章”功能鍵，按照系統提示輸入 “PIN”碼，當實體碼正確，則會蓋上印章。

2.設置專人管理。電子公章的管理員需要選配政治素質高的，有一定的電腦和網絡操作知識的人員。一方面，需要政治上可靠，嚴守單位規(guī)章制度和紀律，尤其是用章規(guī)定，能夠保證按照審批管理辦法用章。同時具有與業(yè)務技能相符的電腦網絡基礎知識，在接受相關培訓后，能夠按照用章流程使用電子公章。

3.加強安全防范。一般用章程序需要電子公章軟件系統配合和密鑰，兩樣同時具備才能進行蓋章。所以在進行保管時，電子公章和密鑰要分離保管。電子公章一般是存在存儲介質 （例如優(yōu)盤或者 USBkey）中，所以一般電子公章存儲介質是存在保險柜中，專人負責。而密鑰則是密碼程序，兩者要分開存放，提高防范措施。

4.權限驗證系統。同時在電子公章啟用后要設置使用權限，根據電子公章使用系統劃分為四個角色，即平臺管理員、系統管理員、公章管理員、公章使用人，根據人員身份不同，設置不同的權限，使對公章的使用能夠實時進行監(jiān)控和查詢。由于權限不同，可以分別對不同的身份進行授權和變更。同時加強驗證管理，在客戶端使用電子公章或者查閱電子公文時，可以對電子公文的公章進行驗證，一般是查閱公章的簽章人姓名、公章名稱、簽章時間、簽章方式、電子文本信息等，進行身份驗證和公章驗證，確保公章的使用合法合權。 （參看圖3）。