高校信息化環(huán)境下的檔案開發(fā)與服務(wù)創(chuàng)新

閉線林

(右江民族醫(yī)學(xué)院,廣西 百色 533000 E-mail:229273555@qq.com)

高校檔案是高校各項活動真實的歷史記錄,對高校的建設(shè)與發(fā)展起到不可低估的作用。高校檔案資源十分豐富,文件材料的歸檔范圍涉及黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財會等11個大類。這些檔案除具有其他檔案的憑證性和參考性作用外,更具有學(xué)術(shù)性和知識性。因此高校應(yīng)緊緊依附信息化網(wǎng)絡(luò)化時代,加快檔案信息化建設(shè),注重對高校檔案信息的分析、研究及系統(tǒng)開發(fā),并采取形式多樣、靈活便捷的服務(wù)方式,才能發(fā)揮檔案信息的最大效益,為高校的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化服務(wù)的主要特征及必然性

高校檔案部門逐漸成為高校的信息中心。對高校檔案信息的深層次開發(fā),目的是向?qū)W校和社會提供有深度的服務(wù),這種服務(wù)一定要借助現(xiàn)代方式和手段來實現(xiàn)。一般情況下,檔案信息化服務(wù)主要有以下幾個特征[1]:一是信息來源豐富。目前管理、存貯檔案數(shù)字信息的設(shè)備越來越多,產(chǎn)生了大量電子文件,形成了文字、影像、聲音、圖片等多種檔案載體并存的局面,檔案信息在種類和數(shù)量上非常豐富。二是信息服務(wù)便捷。隨著互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的普及,檔案部門亦建立了系統(tǒng)的檔案網(wǎng)絡(luò)體系,使得檔案利用者不受時間、地點的限制,只要有網(wǎng)絡(luò),就可以通過網(wǎng)絡(luò)終端機(jī)查詢信息及提出要求,縮短了人們交流的時間和空間。三是個性服務(wù)靈活。檔案信息部門可以根據(jù)個體利用者的要求,在檔案服務(wù)時空、服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容做到個性化,以適應(yīng)越來越多的個體的特殊要求。四是服務(wù)內(nèi)容與手段多樣。網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下,檔案信息的傳播與交流、開發(fā)與利用呈現(xiàn)多元化,這就要求檔案信息服務(wù)要改變過去傳統(tǒng)單一的、被動式的服務(wù)模式,主動地、廣泛地向信息需求者提供全方位的服務(wù)。

從發(fā)展的觀點看,高校檔案部門必須利用計算機(jī),對檔案進(jìn)行數(shù)字化,包括檔案目錄的數(shù)字化、檔案全文的數(shù)字化、檔案編研成果的數(shù)字化,建立起各類檔案信息數(shù)據(jù)庫。這首先基于高校檔案部門業(yè)務(wù)工作發(fā)展的必然要求,使用計算機(jī)管理檔案,改變過去單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,以適應(yīng)當(dāng)今數(shù)字信息存儲為主要載體形成的大量的數(shù)字化檔案信息。其次,高校檔案信息化建設(shè)符合國家信息化建設(shè)的要求。檔案信息化建設(shè)在我國已經(jīng)正式啟動,規(guī)范其管理,更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)等各項工作提供檔案信息服務(wù),成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。最后,高校檔案信息化建設(shè)有利于檔案信息資源的開發(fā)利用,使檔案信息服務(wù)的時效性、廣泛性更加突出,最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享[2]。

2 高校檔案信息開發(fā)的重點

高校檔案門類眾多,但教學(xué)、科研和人才檔案是高校檔案的中心工作[3],因此應(yīng)該有重點、有針對性地開發(fā)這類檔案信息資源,使高校檔案工作有效地為學(xué)校的各項工作服務(wù)。

2.1 全面開發(fā)教學(xué)檔案,為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù) 教學(xué)檔案涉及教學(xué)管理、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)、招生、實習(xí)、學(xué)生論文等,從內(nèi)容上涉及到高校所設(shè)置的各個專業(yè)教學(xué)的全過程和全部內(nèi)容。因此,應(yīng)將教學(xué)管理、教學(xué)業(yè)務(wù)、教學(xué)研究等方面的檔案信息按專題匯集起來,為學(xué)校的教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)評估和課程建設(shè)等工作提供參考依據(jù)。比如:在標(biāo)準(zhǔn)化考試題庫建設(shè)中,檔案人員可將歷年試題按專業(yè)、層次和考試類型分類匯編,及時提供給各教研室參考,為建立標(biāo)準(zhǔn)化考試題庫積累材料。

2.2 加強(qiáng)科研檔案開發(fā),提高師生科研能力 高校每年開展的研究課題和形成的科研成果很多,積累了大量的科研檔案。檔案人員應(yīng)根據(jù)學(xué)校科研的動態(tài),主動為科研技術(shù)開發(fā)提供相關(guān)檔案信息,如編輯出版高?？蒲星闆r及科研成果檔案文獻(xiàn)匯編,及時將研究機(jī)構(gòu)或個人課題研究進(jìn)展情況系統(tǒng)總結(jié),其中包括大量的數(shù)據(jù)、圖表、原始試驗記錄等信息資料、各種研究方案的選擇與比較、成功與失敗的體會,是一種非常重要的信息資源,利用價值較高,檔案部門可匯編這些檔案信息,向教師、學(xué)生提供利用,對師生提高科研開發(fā)能力,進(jìn)行科學(xué)研究具有重要的參考價值。

2.3 進(jìn)一步開發(fā)優(yōu)秀人才檔案,發(fā)揮檔案的特殊教育功能檔案部門可將優(yōu)秀骨干教師、學(xué)術(shù)帶頭人、優(yōu)秀學(xué)生、杰出校友檔案加以開發(fā),將這些教師的研究方向、學(xué)科專長、主要成果等信息開發(fā)出來,編輯介紹他們事跡和獲得的重大成果,或配合學(xué)校創(chuàng)業(yè)教育和校慶等活動,舉辦知名校友事跡展覽,充分利用照片檔案、實物檔案,陳列歷屆優(yōu)秀學(xué)生的照片、獎狀、證書、獎?wù)碌?運用檔案特有的實證性和直觀性以及典型事例激發(fā)師生的進(jìn)取精神及愛崗敬業(yè)精神,促進(jìn)校園文明建設(shè)及教育改革深入發(fā)展。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化服務(wù)的創(chuàng)新

檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是指通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向利用者提供檔案數(shù)字信息的一種服務(wù)形式?，F(xiàn)行的檔案利用服務(wù)模式是一種被動封閉的模式。在這種檔案信息服務(wù)模式下檔案部門始終抱著自我封閉的態(tài)度,勢必會導(dǎo)致檔案利用服務(wù)率不高,檔案的社會價值就不能完全顯現(xiàn),檔案的作用就不能充分而有效地發(fā)揮。隨著市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)文化的繁榮發(fā)展,學(xué)校的各項工作對檔案的需求不管在內(nèi)容上、利用頻率上、服務(wù)領(lǐng)域上、服務(wù)方式上都越來越高。因此高校檔案人員如何為利用者提供方便快捷的搜索途徑和方法,有效指導(dǎo)用戶查詢需求的檔案信息,成為檔案信息化服務(wù)的重要內(nèi)容。

3.1 建立檔案網(wǎng)頁及“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”,開展網(wǎng)上服務(wù)[4]高校檔案部門應(yīng)充分利用自己的校園網(wǎng),制作檔案網(wǎng)頁,收集和整理上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,并使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與各部門網(wǎng)站聯(lián)機(jī),為各部門提供檔案信息網(wǎng)上檢索,實現(xiàn)資源共享。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心應(yīng)重點收集、整理管理網(wǎng)站內(nèi)各部門的歸檔電子檔案,并在網(wǎng)站內(nèi)向各部門提供文件查詢、利用服務(wù),充分發(fā)揮電子文件覆蓋面廣、內(nèi)容豐富、利用率高的優(yōu)點。

3.2 改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式 長期以來,我們的檔案服務(wù)基本上遵循一種“等客上門”的被動服務(wù)方式,利用者需要什么檔案,檔案人員就查什么檔案,缺乏主動性,不能完全體現(xiàn)與發(fā)揮檔案信息價值,因此我們要變被動為主動,實行“請客入門”方式,積極主動地開展檔案信息服務(wù)。首先,我們要深入研究不同學(xué)科、不同專業(yè)、不同層次的利用者,主動提供相關(guān)檔案信息利用;其次,進(jìn)行廣泛宣傳,出版一些檔案專輯或板報,向廣大師生員工和社會各界介紹檔案的價值和用途,使他們對檔案有更深的認(rèn)識和了解;最后,提供強(qiáng)效的檢索工具,并加強(qiáng)編演工作,使檔案利用者能便捷查詢檔案信息。

3.3 提供多元化的服務(wù)內(nèi)容 網(wǎng)絡(luò)化下的檔案信息來源十分豐富,高校檔案館、各黨群行政部門、各二級院系及社會信息資源都是主要的信息來源部門,因此檔案部門應(yīng)與這些部門建立起緊密的聯(lián)系,及時將相關(guān)信息歸檔整理,并根據(jù)需要增加一些新的服務(wù)內(nèi)容,如檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、檔案信息的數(shù)字化開發(fā)與利用、檔案用戶的教育與培訓(xùn)等,從而使檔案利用者具備檔案信息數(shù)據(jù)庫選擇能力、信息檢索能力、信息篩選能力及信息識別能力。

3.4 開展靈活多樣的個性化服務(wù) 網(wǎng)絡(luò)信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的個性化服務(wù),他們希望在服務(wù)時空、服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容均能做到個性化服務(wù),因此檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過預(yù)約、在線服務(wù)等方式,根據(jù)用戶要求整理匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式,讓利用者能在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊,進(jìn)行信息交流,提供查詢和咨詢服務(wù)。

3.5 實現(xiàn)開放式和多樣式的檔案資源利用[5]目前高校師生利用檔案信息的意識和需求還不強(qiáng),這與我們的檔案利用宣傳、開放方式和服務(wù)資源有關(guān)。2008年8月20日,教育部、國家檔案局聯(lián)合簽署了《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》),《辦法》要求高校檔案必須開放服務(wù),“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等),積極開展檔案宣傳工作”。順應(yīng)國家要求,高校檔案部門應(yīng)將檔案資源納入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并根據(jù)權(quán)限向單位或社會開放,以達(dá)到最快捷的檔案信息利用效果。開放的檔案資源也由單一的紙質(zhì)向多種載體并存的方向發(fā)展,除利用報紙、廣告、櫥窗、影像、圖片展覽等形式宣傳檔案開放的內(nèi)容外,還要分期分批或分專題介紹開放檔案的范圍、內(nèi)容以及查檔的基本知識,變封閉服務(wù)為開放服務(wù),實現(xiàn)檔案信息價值的最大化。

[1] 劉麗佳.信息化視野中的高校檔案服務(wù)創(chuàng)新策略[J].錦州醫(yī)學(xué)院學(xué)報:社會科學(xué)版,2006,4(3):107-109.

[2] 屈明英,胡潔.關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的思考[J].軟件工程師,2011(5):51-52.

[3] 琪娜.論高校檔案信息的開發(fā)[J].檔案與社會,2004(1): 18-19.

[4] 杜延云,樊雪飛.新時期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)與發(fā)展[J].黑龍江史志,2009(3):56-59.

[5] 昌晶,鄧?yán)^均.論信息化時代高校檔案服務(wù)[J].商場現(xiàn)代化,2011(19):144.