大中型水利工程檔案驗收準備工作重點環(huán)節(jié)初探

張海張波

水利工程檔案驗收是水行政主管部門依法組織的水利工程建設(shè)項目檔案專項驗收，直接影響到工程能否順利竣工驗收。大中型水利工程檔案工作面廣量大，特別是檔案驗收工作環(huán)節(jié)頗多，為此，作為工程建設(shè)的主體，項目法人應(yīng)抓住重點環(huán)節(jié)開展驗收準備工作，確保項目檔案順利通過驗收并及時發(fā)揮效益。本文從項目法人的角度，總結(jié)了檔案驗收準備工作中的各重點環(huán)節(jié)，并結(jié)合工作實際提出了相應(yīng)的措施。

一、規(guī)范操作流程

規(guī)范檔案工作操作流程，是保障工程順利實施和通過檔案專項驗收的重要抓手。檔案工作歸納起來主要以下四個方面：

1.立項階段

立項過程中，一般項目法人尚未組建，過程相關(guān)文件由項目管理部門（一般為水行政主管部門）按照文件要求注意收集、整理并按歸檔計劃歸檔。立項后，項目管理部門會同項目法人根據(jù)相關(guān)文件確定歸檔范圍清單。項目法人根據(jù)工程計劃，擬制歸檔計劃。

2.工程實施階段

項目法人按照歸檔范圍清單及相關(guān)管理規(guī)定收集、整理實施過程文件并按計劃歸檔。根據(jù)“誰形成、誰收集、誰整理”原則，項目法人下設(shè)的工程、財務(wù)、綜合部門等歸檔各自材料。舉例來說，工程部門收集整理施工圖紙、設(shè)計變更、驗收等材料；財務(wù)部門收集整理賬冊憑證、價款支付文件等；綜合部門收集整理收發(fā)文、相關(guān)合同文件、大事記等。檔案部門對工程建設(shè)全過程的文件材料形成、積累和整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并參與水閘封底、水下工程驗收、投入使用驗收等重要節(jié)點及驗收工作。

3.檔案驗收階段

檔案驗收階段，項目法人應(yīng)制定相關(guān)標準，統(tǒng)一檔案歸檔格式。對于施工、監(jiān)理、設(shè)計單位上交檔案，項目法人根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目實際情況，重新分類編號，使各單位上交的檔案資料成為統(tǒng)一、完整的資料。檔案驗收前，對全部項目檔案進行清點、編目，并編制檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4.檔案移交階段

通過檔案驗收，意味著項目法人和各參建單位檔案工作規(guī)范，檔案資料達到了完整、準確、系統(tǒng)、安全的要求。但通過檔案驗收，并不代表著檔案工作已到此結(jié)束，下一步，項目法人應(yīng)抓緊落實整改意見，在提出竣工驗收申請時，將整改情況一并報送竣工驗收主持單位。

同時，在工程正式通過竣工驗收后3個月內(nèi)，與管理單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。分期實施的項目，應(yīng)在每期正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。

二、嚴格基礎(chǔ)工作管理

項目收集、歸檔、整理、立卷等基礎(chǔ)工作是檔案驗收準備的基本環(huán)節(jié)，是確保順利通過檔案驗收的重要基礎(chǔ)。為此，項目法人必須嚴格基礎(chǔ)工作，狠抓過程管理，并從以下幾個方面層層把關(guān)：

1.學(xué)習項目檔案驗收相關(guān)文件

項目法人應(yīng)適時開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持證上崗，認真組織相關(guān)人員學(xué)習領(lǐng)會國家及相關(guān)部門關(guān)于項目檔案管理文件要求，指導(dǎo)工程建設(shè)中的具體工作實踐。

2.文件收集、歸檔、整理

扎實做好文件收集、歸檔、整理，是確保項目檔案完整準確，做好檔案驗收準備的基礎(chǔ)。該項工作直接影響到項目檔案質(zhì)量，也是檔案驗收中檢查的重點。項目法人應(yīng)把收集、歸檔、整理工作納入整個建設(shè)管理范疇之中，與其同步進行。在排定工程建設(shè)計劃的同時，下達檔案歸檔計劃，依據(jù)上級單位頒發(fā)的項目檔案歸檔范圍表，結(jié)合工程實際情況，制訂可行的歸檔計劃，其中：項目建議書，可行性研究報告，專家評審意見及批復(fù)，合同文件，初步設(shè)計及批復(fù)，上級主管部門下達的項目年度投資計劃，項目調(diào)整計劃請示與批復(fù)，項目消防、水保、環(huán)保、征遷等專項驗收文件，財務(wù)審計意見及其他重要文件等要列清楚；項目法人在檢查工程進展情況的同時要檢查檔案的收集歸檔進度。另外，要切實掌握并熟練運用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T11822-2000)，做好文件的分類、組卷等檔案整理工作，實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性。

3.信息化管理

檔案信息化有助于創(chuàng)新檔案工作服務(wù)手段，便于對檔案有效管理和利用。鑒于檔案信息化的重要性，項目檔案是否已運用計算機輔助檔案管理，是否建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，成為目前檔案驗收評分中的一個重要采分點。因此，項目法人應(yīng)確保檔案信息化管理與工程建設(shè)信息工作同步開展，同時要積極使用相關(guān)軟件輔助管理，前期文件、竣工圖必須掃描進軟件，所有的案卷目錄必須登記在軟件中。

4.安全管理

保證檔案安全是檔案驗收準備工作的最基本要求。因此，應(yīng)充分做好庫房的“八防”措施，控制溫濕度；保證檔案裝具、文件制成材料符合要求；安裝鐵門、鐵柜、鐵窗、報警器、消防器材等保證檔案實體和信息安全。

三、狠抓資料制備，及時申請驗收

項目驗收資料是水利工程的有機組成部分，是工程建設(shè)全過程的真實反映。在水利工程檔案專項驗收中，驗收資料的制備質(zhì)量是專家組評分的重要依據(jù)。因此，項目法人應(yīng)高度重視驗收資料制備工作，扎實整理歸檔項目文件，確保其具有真實性、完整性和歷史性。同時，積極組織檔案自檢、編寫檔案管理報告，具備檔案驗收申請條件后，及時申請驗收。

1.檔案自檢

水利部《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》（水辦〔2008〕366號）（以下簡稱“辦法”）規(guī)定，項目法人需完成檔案自檢工作，并達到的合格以上分數(shù)，方可申請檔案驗收。因此，應(yīng)在項目文件收集整理歸檔完畢之后，對照《水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標準》，及時開展自檢工作，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。

2.制備驗收資料

驗收資料一般分為備查資料和驗收報告等。

備查資料：即前期文件、建管文件、施工、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、科研項目文件、試生產(chǎn)文件、驗收文件、財務(wù)文件等。項目法人應(yīng)在驗收前提出備查資料清單以供驗收專家組查閱。

驗收報告：項目法人應(yīng)根據(jù)“辦法”要求和以上資料，會同各參建單位編制相應(yīng)的報告。其中項目法人的檔案自檢報告為重中之重，除需按規(guī)范要求編制相關(guān)內(nèi)容外，還應(yīng)重點突出以下內(nèi)容：

一是工作及組織保障體系,即檔案管理機構(gòu)、人員、培訓(xùn)、檔案管理制度、管理方法等情況；

二是要寫清楚本次驗收項目檔案的收集情況、整理情況、歸檔范圍、歸檔方法、編號方法及圖例和檔案的安全保管、信息化等情況；

三是要交待清楚本次驗收項目檔案的數(shù)量、質(zhì)量情況，并明確申請驗收時間。

3.落實驗收主持單位，申請驗收

確認達到“辦法”規(guī)定的驗收申請條件后，項目法人應(yīng)在工程計劃竣工驗收的3個月前，向項目竣工驗收主持單位提出檔案驗收申請。主持單位是水利部的，應(yīng)按歸口管理關(guān)系通過流域機構(gòu)或省級水行政主管部門申請；主持單位是流域機構(gòu)的，直屬項目可直接申請，地方項目應(yīng)經(jīng)省級水行政主管部門申請；主持單位是省級水行政主管部門的，可直接申請。

四、結(jié)語

大中型水利工程檔案工作面廣量大、涉及單位多，這無疑都增加了工作難度。因此，在檔案驗收準備中，應(yīng)充分貫徹項目法人負責制的原則，組成高效的領(lǐng)導(dǎo)和工作機構(gòu)，規(guī)范工作流程、嚴格基礎(chǔ)工作管理，重點研究過程管理中的各個難點，精心制備各項驗收資料，確保項目檔案順利通過專項驗收，如期發(fā)揮效益