淺談公共圖書館信息管理的必要性和相關策略

歐陽芳

摘要：隨著現(xiàn)代社會物質(zhì)、經(jīng)濟、文化文明的發(fā)展，各類圖書、論文、史志等相繼出現(xiàn)，隨著這些文學作品的出現(xiàn)，公共圖書館也越來越發(fā)展起來。而對于一個承載著人類文化發(fā)展的公共圖書館來說，良好的信息管理是非常有必要的。在現(xiàn)代高度發(fā)展的信息化的社會，人們所需要的是一個高效服務的圖書館，其中必要的也就是公共圖書館的信息管理要高效運行，所以對公共圖書館的信息管理采取相關策略是非常有必要的。

關鍵詞：公共圖書館；信息管理；策略

中圖分類號：G251 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）04-0082-02

一、公共圖書館實行信息管理的必要性及信息管理的要求

（一）公共圖書館實行信息管理的必要性

公共圖書館是為市民服務的圖書館，一般由政府稅收來支持。與專業(yè)圖書館不同，公共圖書館的服務對象可以針對兒童到成人，即所有的普通居民。提供非專業(yè)的圖書（包括通俗讀物、期刊和參考書籍）、公共信息、互聯(lián)網(wǎng)的連接及圖書館教育。這類的圖書館也會收集與當?shù)氐胤教厣嘘P的書籍和資訊，并提供社區(qū)活動的場所。開設公共圖書館主要讓信息合理利用，體現(xiàn)圖書館的自身價值。只有不斷地提高信息的開發(fā)水平，圖書館才能充滿活力，才能更好地為人民群眾服務。圖書館信息資源多且繁，圖書館管理部門應當不斷地探索信息的開發(fā)方向，在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，使圖書館的信息價值最大化，開發(fā)圖書館信息的內(nèi)在潛能，尋找正確的管理方法和手段進行信息的開發(fā)，為社會文化服務，才能真正凸顯出公共圖書館存在的價值。在二十一世紀，隨著精神文明的快速發(fā)展和文化的廣泛傳播，公共圖書館變得越來越活躍，也越來越被人們所需要。隨著以知識和信息為主要內(nèi)容的知識經(jīng)濟的到來，公共圖書館應當不僅能夠為人們提供學科門類齊全的紙制類的資料，還應當能夠為人們提供視聽、電子閱覽、網(wǎng)上信息檢索等多種多樣的服務，使人們能夠方便地利用計算機或者其他電子終端來檢索圖書館的館藏書目、文摘、雜志或其他的文獻，并且能夠在這些終端上進行調(diào)閱公共圖書館的文獻數(shù)據(jù)庫，使人們能夠方便地獲取知識和信息，充分利用圖書館的信息管理，從而實現(xiàn)圖書館的資源共享[1]。

（二）公共圖書館實行信息管理的要求

知識經(jīng)濟時代的公共圖書館只有充分利用信息管理技術，充分發(fā)揮圖書館的館藏、技術優(yōu)勢，在人們創(chuàng)造、傳播、存儲、使用知識信息的活動中，為人們提供高水平、高質(zhì)量的信息服務，才能使公共圖書館的管理事業(yè)發(fā)揮出新的生機與活力。公共圖書館實行信息管理的要求主要有以下兩點。

1.及時。所謂及時就是公共圖書館信息管理系統(tǒng)要靈敏、迅速地發(fā)現(xiàn)和提供管理活動所需要的信息。這里包括兩個方面：一方面，要及時地發(fā)現(xiàn)和收集信息?，F(xiàn)代社會的信息紛繁復雜，瞬息萬變，有些信息稍縱即逝，無法追憶。因此信息的管理必須最迅速、最敏捷地反映出工作的進程和動態(tài)，并適時地記錄下已發(fā)生的情況和問題。另一方面要及時傳遞信息。信息只有傳輸?shù)叫枰呤种胁拍馨l(fā)揮作用，并且具有強烈的時效性。因此，要以最迅速、最有效的手段將有用信息提供給有關人員，使其成為決策、指揮和控制的依據(jù)。

2.準確。公共圖書館信息不僅要求及時，而且必須準確。只有準確的信息，才能使決策者做出正確的判斷。失真以至錯誤的信息，不但不能對管理工作起到指導作用，相反還會導致管理工作的失誤。為保證信息準確，首先要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出準確的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的時候必須堅持實事求是的態(tài)度，克服主觀隨意性，對原始材料認真加以核實，使其能夠準確反映實際情況。其次是保持信息的統(tǒng)一性和唯一性。一個管理系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)，既相互聯(lián)系又相互制約，反映這些環(huán)節(jié)活動的信息有著嚴密的相關性。所以，系統(tǒng)中許多信息能夠在不同的管理活動中共同享用，這就要求系統(tǒng)內(nèi)的信息應具有統(tǒng)一性和唯一性。因此，在加工整理信息時，要注意信息的統(tǒng)一，也要做到計量單位相同，以免在信息使用時造成混亂現(xiàn)象。

二、公共圖書館的信息管理的現(xiàn)實狀況

（一）沒有良好的規(guī)章制度約束，圖書館的人員比較散亂

依照現(xiàn)在我國公共圖書館的發(fā)展狀況來看，圖書館的管理人員普遍工作態(tài)度不認真，圖書館內(nèi)獲取信息的人員比較雜亂無章。這些結(jié)果直接導致了那些真正需要獲取知識信息的人員不能在一個很好的環(huán)境下閱讀或者尋找資料，這就減弱了一個公共圖書館存在的價值。大多數(shù)的公共圖書館沒有一個很好的進館規(guī)定來約束進入圖書館內(nèi)的人員，使得進入圖書館內(nèi)的人員隨意性比較強，不利于圖書館的管理秩序的維護。

（二）沒有專業(yè)的信息管理人員，使信息管理系統(tǒng)不能很好地運作

很多圖書館都普遍存在的一個管理問題就是：對于圖書的分類沒有一個適合該分類區(qū)域的專業(yè)管理人員。目前，在很多的公共圖書館內(nèi)，各類的圖書，例如，文學類、史學類、科學類、雜志類等的分類已經(jīng)非常明確，但是，缺乏的是對于每個分類的專門的管理人員，這使得人們在尋找自己所需要的信息時，不能得到很好的介紹和服務。雖然現(xiàn)在很多的圖書館的信息管理已經(jīng)具備現(xiàn)代化的雛形，但是，很多人往往對于這些信息管理系統(tǒng)不大熟悉，導致這些人都無法很好地利用這些信息化的檢索工具，所以，需要專業(yè)的管理人員來為這些人員進行服務。

（三）圖書館的工作人員素質(zhì)普遍偏低，有待提高

不管是地方的公共圖書館，還是各高校的圖書館，所聘請的圖書館內(nèi)的工作人員往往都是一些經(jīng)過別人介紹的或者是一些離職的或退休的人員，這些工作人員的入職一般都沒有經(jīng)過嚴格的考核，因此，圖書館內(nèi)不僅人員復雜，而且工作人員的普遍素質(zhì)也有待提高。這些工作人員所應當具備的圖書館的管理素養(yǎng)也不是很健全，這就導致了工作人員不能充分掌握圖書館相應的管理規(guī)則，不能為人們提供很好的服務[2]。

三、對公共圖書館的信息管理進行優(yōu)化的相關策略

（一）制定良好的圖書館管理的規(guī)章制度，使工作人員和讀者的行為都規(guī)范起來

對于公共圖書館內(nèi)的各種信息管理系統(tǒng)，都應當有與之相適應的一套管理規(guī)章制度，不管是對圖書館的工作人員還是來圖書館查找資料的人員，都要有一個相關的信息管理制度，使這些人在圖書館內(nèi)的行為都規(guī)范起來，這樣，對于圖書館的信息管理的實施有很大的好處，能夠使圖書館的信息管理得到高效的實施。

各個圖書館的運行實際上都是存在一個信息管理系統(tǒng)的支撐，因此，對于圖書館來說，優(yōu)化信息管理系統(tǒng)就是必不可少的。由于每個公共圖書館的現(xiàn)實狀況與管理特色都不同，圖書館內(nèi)存有的信息的種類與數(shù)量也不盡相同，所以，應當根據(jù)每個圖書館的具體情況對管理系統(tǒng)進行優(yōu)化。但是，對于所有的圖書館來說分類設置信息管理系統(tǒng)，都是適用的，這樣對于每一種的信息分類都有一個與之相對的信息管理系統(tǒng)，在實行的過程中就可以逐類匯總，這樣不僅使查找信息的人員便于查找，而且對于管理人員來說也會更加方便快捷。

（二）對圖書館進行可視化信息管理，提高圖書館的信息服務質(zhì)量

公共圖書館的可視化查詢是建立在圖書館原有的信息管理基礎之上的，把圖書館內(nèi)的各種文獻、圖書、雜志及其相應的館藏位置的信息在計算機網(wǎng)絡上組成一個空間數(shù)據(jù)庫，在查詢終端上體現(xiàn)出來。這樣，想要查找信息的人員就可以先登錄這個查詢終端進行查閱，如果找到了自己所需要的文獻或者資料，就可以直接到圖書館的館藏位置尋找，這樣不僅可以減少查找資料的時間，也可以減少公共圖書館的人流量，還能更加方便地為人們提供高質(zhì)量的服務。

（三）優(yōu)化公共圖書館的信息資源分析，合理進行圖書資源的采購

圖書館的文獻資料的采購常常會出現(xiàn)這樣的問題：如何在使用有限的經(jīng)費的基礎上，充分利用圖書館的有限空間，添置真正被讀者需要的圖書資源，提高圖書資源的合理利用率？傳統(tǒng)的公共圖書館的圖書資源采購工作往往是由專門的圖書采購人員單獨決定或者與少數(shù)的圖書采購專家商議決定的，但是，這樣就不可避免地帶有這些采購人員的主觀性，難免會造成采購經(jīng)費的浪費以及館藏資源的缺陷，所以要優(yōu)化公共圖書館的信息資源分析，合理地進行圖書資源的采購工作。

圖書館每天都會產(chǎn)生大量的可以對圖書采購工作進行指導的數(shù)據(jù)，如圖書館的歷史采購數(shù)據(jù)、館藏書查詢系統(tǒng)記錄的查詢數(shù)據(jù)、讀者在圖書館進行借閱的歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。這些數(shù)據(jù)在很大程度上都可以體現(xiàn)出圖書館館藏情況與讀者對圖書資源的需求情況，對這些信息進行統(tǒng)計、記錄、管理、分析，就能很好地為圖書采購工作做指導，從而使圖書館更好地為讀者服務[3]。

（四）對圖書館內(nèi)的工作人員進行工作培訓，從而更好地為讀者服務

現(xiàn)代化的科學技術、知識信息都在不斷地向前發(fā)展，圖書館也在隨著現(xiàn)代化而不斷地做出相應的制度變革，因此，相關的圖書館信息管理系統(tǒng)以及信息管理制度的變更都需要及時地讓工作人員進行了解和掌握。圖書館的工作人員應當具備從社會的角度預測信息的需求，通過對文獻信息資源進行加工整理、科學分析綜合、指引，形成有秩序、有規(guī)律、源源不斷的有價值的信息流，進行更加廣泛的交流與傳遞，使讀者更好地利用它們。所以，圖書館應當定期地舉行相關工作人員對于新的系統(tǒng)改革、新的制度實行、新的管理問題的改善這些方面的相關培訓學習，這樣，才能更好地保證圖書館的信息管理工作的順利實行。

總之，隨著信息時代的不斷發(fā)展和改革，公共圖書館的科學、合理運行也需要良好的管理系統(tǒng)作為公共圖書館跟隨時代步伐的保障，這之中也包括圖書館對于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應用以及工作人員的配備。圖書館只有了解到信息管理的重要性，發(fā)現(xiàn)公共圖書館內(nèi)存在的信息管理方面的缺陷和不足，并且能夠利用科學、合理的方法對這些現(xiàn)象進行改進，才能使公共圖書館的信息管理制度、系統(tǒng)、設備得到優(yōu)化。因此，在追隨知識信息經(jīng)濟時代發(fā)展的步伐的現(xiàn)狀下，不斷優(yōu)化圖書館的信息管理，才能更好地為社會提供優(yōu)質(zhì)的圖書館服務。

參考文獻：

[1]沈彤.現(xiàn)代信息技術環(huán)境下公共圖書館信息服務面臨的挑戰(zhàn)與應對之策[J].電子世界，2012，（2）.

[2]梅錦萍.圖書館信息管理方案研究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2011，（24）.

[3]舒宗瑛.圖書館信息管理中數(shù)據(jù)挖掘技術的應用[J].甘肅科技縱橫，2009，38（2）.