淺析銷售企業(yè)商貿(mào)檔案的管理

周口市城市管理局園林處 王杰

銷售企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)的主體形式，是知識產(chǎn)權(quán)得以充分利用的大本營。而知識產(chǎn)權(quán)的主要體現(xiàn)形式是商貿(mào)銷售檔案。商貿(mào)檔案是一種無形財(cái)產(chǎn)，是人們智力勞動成果的結(jié)晶，客觀上具有競業(yè)經(jīng)濟(jì)價值，在銷售企業(yè)的發(fā)展和市場競爭中有著重大意義。因此，在當(dāng)今銷售企業(yè)競爭極為激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，如何對商貿(mào)檔案加強(qiáng)管理力度，壟斷和控制代表銷售企業(yè)先進(jìn)生產(chǎn)力的專業(yè)技術(shù)，提高銷售企業(yè)的綜合競爭力，已成為每個銷售企業(yè)倍加關(guān)注的問題。商貿(mào)檔案包含勞動成果的原始持有人、投入時間及投入資金等信息，它能夠有效地維護(hù)銷售企業(yè)的合理競爭地位，具有憑證性、原始性、利益性、機(jī)密性及保密性等特征。而在這些特征當(dāng)中，對于銷售企業(yè)而言，其機(jī)密性占有主導(dǎo)地位[1]。在銷售企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和開始等過程中所生成的專業(yè)技術(shù)信息(包括技術(shù)配方、圖紙資料、工藝流程、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用等)及經(jīng)營信息(客戶信息、經(jīng)營策略、戰(zhàn)略決策等)均屬于商貿(mào)，它能夠直接或間接的提高銷售企業(yè)的競爭優(yōu)勢和經(jīng)濟(jì)利益，所以，銷售企業(yè)要將其商貿(mào)及時分類歸檔并加以科學(xué)的管理，同時采取有效的防范措施，以對知密范圍加以控制。另外要充分了解商貿(mào)檔案的憑證性價值，若發(fā)生泄密、侵權(quán)行為時，商貿(mào)檔案是向法院或有關(guān)行政執(zhí)法機(jī)關(guān)舉證的有力憑證， 如合同、保密協(xié)議等。

1 檔案和商貿(mào)

《〈中華人民共和國民事訴訟法〉若干問題的意見》中明確對商貿(mào)檔案做出了明確定義，主要包括商業(yè)情報、商業(yè)機(jī)密、生產(chǎn)技術(shù)信息等。比如說制造企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程，藥品配方、商貿(mào)業(yè)務(wù)聯(lián)系、客戶供應(yīng)商等連接渠道等所有企業(yè)不愿意作為公開信息的經(jīng)營項(xiàng)目。此外我國工商部門也針對于商貿(mào)檔案做出了一些規(guī)定，如《關(guān)于禁止侵犯商貿(mào)行為的若干規(guī)定》中，就對商業(yè)活動中的管理策略、設(shè)計(jì)、工藝、配方、制作方法、信息渠道、客戶信息、銷售網(wǎng)絡(luò)等等范疇做了規(guī)定。綜合以上幾點(diǎn)，現(xiàn)將商貿(mào)檔案概括為以下幾種：(1)生產(chǎn)技術(shù)資料；(2)制作方法、配方等；(3)生產(chǎn)工藝流程；(4)工藝流程的完善以及生產(chǎn)設(shè)備的改進(jìn)；(5)正在研發(fā)的產(chǎn)品和項(xiàng)目；(6)供應(yīng)商及客戶信息資源；(7)公司的內(nèi)部管理資料。一般而言所有的商貿(mào)信息都會以檔案的形式來記錄和保存。因此所有記錄企業(yè)商貿(mào)信息的檔案都視為企業(yè)的重要文件甚至機(jī)密文件。我們需要準(zhǔn)確識別和把握商貿(mào)的定義、機(jī)密性、實(shí)用價值性、保密要求等基本特征和具體體現(xiàn)，從館(室)藏的各種門類各種載體的檔案中，及時準(zhǔn)確地界定出屬于商貿(mào)活動的檔案，在保管和利用上都重點(diǎn)加以控制，為商貿(mào)活動的保護(hù)增加一道防火墻，以確保商貿(mào)萬無一失。

2 對商貿(mào)檔案進(jìn)行鑒定和分類

雖然近些年銷售企業(yè)對于商業(yè)機(jī)密的認(rèn)識有所提高，但是大部分銷售企業(yè)針對商貿(mào)檔案的管理尚未制定出具體可行的辦法。導(dǎo)致銷售企業(yè)的商貿(mào)保護(hù)工作一直處于被動狀態(tài)，保密工作開展難度較大。因此，為了避免出現(xiàn)商業(yè)機(jī)密泄漏事件發(fā)生，銷售企業(yè)首先要做好對公司檔案資料的鑒定工作，合理運(yùn)用商貿(mào)的新穎性、價值性、秘密性做出正確評價。成立商業(yè)檔案秘密鑒定小組，要有高水平的專業(yè)技術(shù)人員，經(jīng)營管理人員以及負(fù)責(zé)檔案的人員共同參與，細(xì)致、合理的鑒定商貿(mào)檔案，依法、合理、準(zhǔn)確分類，必須明確商貿(mào)資料具體包括哪些。到目前為止，我國尚未對情報資料如何分類制定出統(tǒng)一辦法。

3 商貿(mào)檔案管理及其存在的主要問題

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展及市場良性競爭環(huán)境的進(jìn)一步完善，商貿(mào)作為銷售企業(yè)綜合競爭力的核心內(nèi)容也越來越受到重視。銷售企業(yè)要想在市場競爭中處于領(lǐng)先地位，就必須在有限的時間內(nèi)取得與銷售企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展有關(guān)的專業(yè)知識。就銷售企業(yè)而言，在運(yùn)營過程中都會存在知識的再利用現(xiàn)象，知識的再利用既包括過去積累知識的再利用，同時還包括以往某些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的再利用。這就需要銷售企業(yè)將這些知識總結(jié)分類后進(jìn)行歸檔管理。商貿(mào)檔案是銷售企業(yè)的知識儲備庫，是記錄銷售企業(yè)發(fā)展過程的重要依據(jù)和憑證。對商貿(mào)檔案的科學(xué)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)知識的共享和傳承，提高銷售企業(yè)創(chuàng)造知識的積極性，降低知識的創(chuàng)造及再利用成本，縮短運(yùn)作周期。所以，銷售企業(yè)應(yīng)有目的、有意識、科學(xué)系統(tǒng)地對商貿(mào)檔案進(jìn)行收集、歸類、歸檔和管理，充分利用商貿(mào)檔案的記憶功能，建立起開發(fā)利用及共享商貿(mào)檔案信息的激勵及保護(hù)機(jī)制。

4 進(jìn)一步強(qiáng)化銷售企業(yè)檔案管理的具體措施

4.1 加強(qiáng)銷售企業(yè)商貿(mào)檔案管理，必須首先做好依法治檔與強(qiáng)化監(jiān)督

一方面要依法治檔，逐步完善各項(xiàng)手續(xù)，將商業(yè)企業(yè)檔案管理工作早日提至法治日程。目前企業(yè)發(fā)展處于市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境中，同時也是一個法制環(huán)境，所有的商業(yè)企業(yè)都必須依法完成各項(xiàng)經(jīng)營活動，這其中也包括檔案法。任何國有商業(yè)企業(yè)，如果未能按照國家法律要求對企業(yè)檔案進(jìn)行正確管理及合理、有效的利用，出現(xiàn)國家檔案資料外泄，給國家、企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)及其他利益損失的，均要依法追究檔案管理人員以及直接負(fù)責(zé)人的相關(guān)法律責(zé)任。有關(guān)部門會對國有商業(yè)企業(yè)的檔案管理工作定期進(jìn)行執(zhí)法檢查，如果發(fā)現(xiàn)有問題存在，則按照相關(guān)規(guī)定要求整改，以保證企業(yè)檔案符合管理規(guī)定，有利于企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，確保商業(yè)秘密檔案安全。

另一方面，必須強(qiáng)化檔案監(jiān)督，各區(qū)域內(nèi)的檔案行政管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。一是地方各級檔案行政管理部門作為國家機(jī)關(guān)部門也是檔案執(zhí)法的主體，具有對行政區(qū)域內(nèi)各大小商業(yè)企業(yè)具體的檔案管理工作依法行使監(jiān)督與指導(dǎo)的法定義務(wù)，二是，針對區(qū)域內(nèi)檔案行政管理部門依法行使的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)權(quán)利，各商業(yè)企業(yè)也具有接受并積極配合的法律義務(wù)。在檢查過程中，檔案行政管理部門如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作存在問題，應(yīng)做出認(rèn)真研究，并給予企業(yè)正確、合理的處理、整改意見，提出有效的宏觀調(diào)控和微觀管理辦法，提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

4.2 加強(qiáng)銷售企業(yè)商貿(mào)檔案管理，要重點(diǎn)抓檔案管理的完整性與安全性

首先，在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，銷售企業(yè)商貿(mào)檔案的建立與健全應(yīng)符合銷售企業(yè)的經(jīng)營理念，應(yīng)注重商貿(mào)檔案的管理和運(yùn)營，同時還要不斷地豐富其成分及內(nèi)容。完整和優(yōu)化商貿(mào)檔案的過程中應(yīng)注重以下幾點(diǎn)：(1)銷售企業(yè)首先要建立并明確產(chǎn)權(quán)問題、國有資源管理、政企分離、經(jīng)營模式改革、經(jīng)營機(jī)制轉(zhuǎn)型等相關(guān)內(nèi)容檔案；(2)完善公司融資、債轉(zhuǎn)股、土地轉(zhuǎn)讓、債券發(fā)行、變現(xiàn)資產(chǎn)等相關(guān)內(nèi)容的商貿(mào)檔案；(3)優(yōu)化銷售企業(yè)市場調(diào)研、商業(yè)業(yè)態(tài)選擇、產(chǎn)品市場定位、供貨商選擇、商業(yè)招標(biāo)、售后調(diào)查研究等方面的檔案；(4)健全銷售企業(yè)在市場中樹立品牌形象、維護(hù)企業(yè)信譽(yù)等服務(wù)過程中所形成的檔案；(5)設(shè)立先進(jìn)管理法及優(yōu)秀經(jīng)營制度等方面的檔案管理，如銷售代理、連鎖加盟、網(wǎng)店銷售等內(nèi)容檔案。

其次，在國有銷售企業(yè)產(chǎn)權(quán)及資產(chǎn)變更過程中，要確保其檔案處置的安全性及完整性。我國大多國有銷售企業(yè)都已通過或?qū)⒁媾R機(jī)制改革，其表現(xiàn)形式包括兼并、改組、承包、聯(lián)合、租賃、出售、股份制等，上述改制均會涉及銷售企業(yè)檔案的處置內(nèi)容。在此過程中，企業(yè)檔案若得不到妥善處置，必將會對國家造成檔案丟失，從而破壞了檔案的完整性。因此，各部門應(yīng)本著保守商業(yè)機(jī)密、維護(hù)國家安全及利益，以避免檔案丟失，從而保證企業(yè)不間斷連續(xù)經(jīng)營管理，確保檔案處置過程中商貿(mào)檔案的安全性及完整性。

4.3 將開發(fā)檔案信息資源工作作為重點(diǎn)來抓

隨著市場競爭的日益激烈化，市場經(jīng)濟(jì)逐漸由原來的賣方市場轉(zhuǎn)換為現(xiàn)在的買方市場，因此誰掌握了準(zhǔn)確的市場信息資源，誰就在激烈的市場競爭中占據(jù)了相當(dāng)優(yōu)勢。而銷售企業(yè)檔案信息是市場信息資源中極為重要的組成部分，具有原始性、可靠性、真實(shí)性、實(shí)用性以及專業(yè)性等特點(diǎn)，商貿(mào)銷售企業(yè)檔案工作者要重視開發(fā)檔案信息資源，積極主動地為銷售企業(yè)量身打造現(xiàn)代化銷售企業(yè)發(fā)展經(jīng)營制度、依法維護(hù)銷售企業(yè)利益、為進(jìn)一步改善銷售企業(yè)國有資產(chǎn)負(fù)債結(jié)構(gòu)、降低成本提高經(jīng)營效率，提升市場競爭力、保護(hù)職工權(quán)益，優(yōu)化各項(xiàng)其他服務(wù)等提供重要的檔案信息。充分發(fā)揮檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會效應(yīng)，用強(qiáng)有力的事實(shí)來證明銷售企業(yè)檔案管理工作對于銷售企業(yè)發(fā)展的重要性，從而來增強(qiáng)管理者對檔案管理工作的重視，加大開發(fā)檔案信息資源的力度，從而為商業(yè)銷售企業(yè)檔案管理工作更好的發(fā)展提供良好條件。

[1]李杰,徐波.淺議商貿(mào)與檔案管理的關(guān)系[J].山東檔案,2011(01).

[2]賈美芹.我國中小銷售企業(yè)商貿(mào)的治理與保護(hù)——基于精細(xì)化管理視角的分析[J].中國商貿(mào),2011(24).