淺談財務報賬系統(tǒng)在通信線路維護財務管理工作中的應用及思考

李凌

摘要：基于財務報賬系統(tǒng)在山東省長途電信傳輸局的推廣應用情況，分析其對財務管理工作產(chǎn)生的影響，同時總結(jié)取得的成效及需要完善的地方，從而探討財務報賬系統(tǒng)推行后帶給財務人員的挑戰(zhàn)，以及如何尋找對策進一步將財務報賬系統(tǒng)與通信線路維護工作有機結(jié)合起來，科學運用財務報賬系統(tǒng)，充分發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，適應管理需要，更好地服務、支撐通信線路維護工作。

關鍵詞：財務報賬系統(tǒng)；通信線路維護工作；應用；思考

中圖分類號：F810.4文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）23-0147-03

財務報賬系統(tǒng)以優(yōu)化財務報賬業(yè)務處理流程、提升處理效率、加強過程管控、實現(xiàn)自動核算為目的，其核心目標是落實成本費用的精細化管理。

山東省長途電信傳輸局維護著全省長達40多萬皮長公里的線路，人均維護量居集團同行業(yè)第一，維護好線路，確保通信質(zhì)量，為市場經(jīng)營發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的網(wǎng)絡支撐，是其義不容辭的責任。全省100多個分局多數(shù)分布在縣及鄉(xiāng)鎮(zhèn)，“點多、線長、面廣、人員分散”是該局的工作特點。也正因為如此，成本費用管理歷來是該局工作的重點和難點，如何進一步做好預算管理和成本費用的歸集工作，提高成本管控效能，是其長抓不懈、努力探索的課題。而財務報賬系統(tǒng)的推行，為其工作帶來了突破的契機。

一、財務報賬系統(tǒng)在山東省長途電信傳輸局的推廣應用情況

山東省長途電信傳輸局財務報賬系統(tǒng)于2011年1月正式上線運行，并于2012年4月完成了系統(tǒng)升級，實現(xiàn)了財務報賬系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)、工程建設系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等其他信息系統(tǒng)的無縫銜接，初步實現(xiàn)了企業(yè)的物流、人流、資金流、信息流統(tǒng)一管理。

該單位推廣財務報賬系統(tǒng)采取循序漸進、分步實施的方法。第一階段是全力推廣財務報賬系統(tǒng)，確保財務報賬系統(tǒng)獨立正常運行；第二階段是對財務報賬系統(tǒng)進行優(yōu)化，同時與預算管理、物資采購、工程建設、資金管理、合同管理等ERP子系統(tǒng)對接，實現(xiàn)各子系統(tǒng)間的信息共享，相輔相成、相互制約機制；第三階段是深度挖掘系統(tǒng)功能，將先進的財務管理手段融入系統(tǒng)，做好通信線路維護工作的有力支撐。

（一）第一階段

在單位原有核心會計核算系統(tǒng)基礎上，單獨設置財務報賬系統(tǒng)，將系統(tǒng)外人工審批流程納入系統(tǒng)審批，同時將會計核算系統(tǒng)的制證、復核職責前移到報賬系統(tǒng)，從經(jīng)濟業(yè)務報賬發(fā)起環(huán)節(jié)到生成會計憑證，全部在報賬系統(tǒng)完成。第一階段的工作初步實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)化，加強了成本管控力度。

1．財務報賬系統(tǒng)與原有報賬模式的銜接方面

原有報賬模式為傳統(tǒng)的手工審批報賬模式，即原始單據(jù)必須經(jīng)過各個環(huán)節(jié)手工審批簽字后方能報賬；財務報賬系統(tǒng)則按業(yè)務類別設置報銷審批流程，將各環(huán)節(jié)的審批工作納入系統(tǒng)內(nèi)，相關人員通過系統(tǒng)的身份識別后，才能進入系統(tǒng)進行審批，當前環(huán)節(jié)審批通過了才能進入下一個環(huán)節(jié)，審批完成后系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)到財務人員環(huán)節(jié)進行報賬處理。

本環(huán)節(jié)的關鍵點是審批流程的設置。通過對現(xiàn)有流程的搜集與整理，同時根據(jù)財務制度與內(nèi)控管理需要，進一步理順報賬流程，對各級單位的報賬流程進行了統(tǒng)一，并在系統(tǒng)內(nèi)固化下來，從而達到規(guī)范、優(yōu)化審批流程，貼近生產(chǎn)，服務線路維護工作的效果。

2.財務報賬系統(tǒng)操作知識普及方面

財務報賬系統(tǒng)要求業(yè)務經(jīng)辦人作為報賬審批流的發(fā)起人，一些財務信息必須由發(fā)起人填寫，本環(huán)節(jié)的難點是非財務人員作為起草發(fā)起人時如何正確錄入財務信息。解決辦法：可根據(jù)本單位常用業(yè)務制作簡易的財務信息對照表，同時加強財務環(huán)節(jié)的審核與溝通工作。

其次是做好系統(tǒng)操作全員培訓工作。報賬系統(tǒng)的用戶涉及全體人員，包括業(yè)務經(jīng)辦人、各級審批人、財務人員等，保質(zhì)保量的全員培訓是該項工作的難點。該單位采取包干負責、逐級培訓的方式，先是重點培訓一部分骨干，再由這些骨干負責本單位人員的培訓，同時輔以有針對性的典型業(yè)務輔導，發(fā)放操作手冊等方法，將系統(tǒng)操作知識普及到每一個員工。

3.財務報賬系統(tǒng)操作規(guī)范方面

制定財務報賬系統(tǒng)操作規(guī)范，使大家有規(guī)可循。如事由填寫應具備的基本要素，摘要填寫的規(guī)范格式、付款信息的準確性，供應商選擇的注意事項等，都做了具體要求。

（二）第二階段

總結(jié)第一階段財務報賬系統(tǒng)運行過程的經(jīng)驗與不足，對財務報賬系統(tǒng)進行優(yōu)化，同時與預算管理、物資采購、工程建設、資金管理、合同管理等ERP子系統(tǒng)對接，實現(xiàn)各子系統(tǒng)間的信息共享、相輔相成、相互制約機制。第二階段引入全面預算系統(tǒng)管理機制，進一步完善了企業(yè)內(nèi)部控制的系統(tǒng)化管理，夯實成本管控力度，同時提高了工作效率。

1.財務報賬系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)關聯(lián)，為加強全面預算管理，推行滾動預算管理模式創(chuàng)造了條件。報賬系統(tǒng)每月可報賬的各類成本費用的額度為預算管理系統(tǒng)每月初設置的當月預算控制額度。每月初，根據(jù)年初批復的全年預算額度及每月預算安排，在預算管理系統(tǒng)釋放當月成本控制額度，從而控制報賬系統(tǒng)每月可報賬的各類成本費用的額度。

2.財務報賬系統(tǒng)與物資采購系統(tǒng)關聯(lián)，進一步夯實了物資采購與庫存的管控力度。物資的需求、采購、入庫、出庫等，全部通過物資采購系統(tǒng)進行嚴格審批控制，報賬系統(tǒng)不再手工錄入物資采購報賬信息，而是直接對物資采購系統(tǒng)傳遞過來的信息進行報賬與結(jié)轉(zhuǎn)處理。

3.財務報賬系統(tǒng)與工程建設系統(tǒng)關聯(lián)，確保了在建工程項目系統(tǒng)全過程控制。工程建設系統(tǒng)對在建工程的立項申請、批復、決算、審計等審批流程及信息進行管理控制，報賬系統(tǒng)不再手工錄入在建工程報賬信息，而是直接對工程建設系統(tǒng)傳遞過來的信息進行報賬與結(jié)轉(zhuǎn)處理。

4.財務報賬系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)關聯(lián)，保證了二者系統(tǒng)內(nèi)合同的經(jīng)濟條款執(zhí)行信息共享與同步，避免了合同管理部門與財務部門信息脫節(jié)，有效防范企業(yè)風險。

5.財務報賬系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)關聯(lián)，系統(tǒng)自動劃清相關人員責任，提高了成本歸集的準確性。財務報賬系統(tǒng)人員信息來源于人力資源管理系統(tǒng)，每人分別有自己的門戶、密碼、歸屬組織機構(gòu)，用自己的身份不能登錄別人的門戶，也不會歸屬到其他單位或成本中心。

6.財務報賬系統(tǒng)與資金管理系統(tǒng)關聯(lián)，實現(xiàn)了付款審批與網(wǎng)銀支付的無縫銜接，確保資金安全。通過財務報賬系統(tǒng)審批并生成付款憑證的信息，自動傳送到資金管理系統(tǒng)，資金管理系統(tǒng)審核無誤后，付款指令直接發(fā)送網(wǎng)上銀行自動付款。通過財務報賬系統(tǒng)審批的付款信息，后續(xù)環(huán)節(jié)無權(quán)再改動，如發(fā)現(xiàn)付款信息錯誤，只能退回報賬系統(tǒng)重新處理，從而確保資金安全。

在各級領導和廣大員工的支持下，山東省長途電信傳輸局已完成了財務報賬系統(tǒng)實施的第一、二階段，正向第三階段積極探索、邁進。

二、財務報賬系統(tǒng)應用在山東省長途電信傳輸局取得的成效及需要進一步完善的地方

財務報賬系統(tǒng)在山東省長途電信傳輸局正式運行1年有余，日臻完善，初見成效，同時也發(fā)現(xiàn)一些需要進一步完善的問題。

（一）成效

1.規(guī)范了財務報賬業(yè)務

通過前期準備工作對流程的梳理與固化，實現(xiàn)審批流程的電子化、規(guī)范化、統(tǒng)一化；系統(tǒng)設置的報賬信息強制性填寫功能和統(tǒng)一格式，實現(xiàn)了報賬單據(jù)的規(guī)范化；投資、成本費用確認審批流程與付款審批流程分離，規(guī)范了投資、成本費用確認與實際付款出現(xiàn)時間差異的審批流程。

2.提高了工作效率

統(tǒng)一系統(tǒng)內(nèi)及各子系統(tǒng)信息共享，避免了信息多次錄入，從而減少重復勞動、提高工作效率。如報賬系統(tǒng)內(nèi)初始信息由起草人錄入后，以后各環(huán)節(jié)可直接使用，避免信息的重復錄入，同時，財務報賬系統(tǒng)與核心會計核算系統(tǒng)實現(xiàn)自動對接，財務報賬系統(tǒng)直接生成并導入核心會計核算系統(tǒng)基礎信息，核算系統(tǒng)內(nèi)的會計憑證、總賬、明細賬、各類報表均無須手工錄入。再如，財務報賬系統(tǒng)的付款信息通過資金管理系統(tǒng)直接生成網(wǎng)上銀行付款信息，減少了網(wǎng)銀手工錄入環(huán)節(jié)。

報賬系統(tǒng)提供多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，起草人、各環(huán)節(jié)審批人、管理人員可根據(jù)需要在職責范圍內(nèi)靈活提取數(shù)據(jù)，同樣起到了加強管理、提高效率的作用。

3.強化了成本預算管控力度

財務報賬系統(tǒng)每月的成本費用控制額度，直接關聯(lián)預算管理系統(tǒng)設置的預算額度，當月如出現(xiàn)超預算的項目，財務報賬系統(tǒng)將進行警示或直接拒絕報賬請求，這在很大程度上強化了成本預算管控力度。

4.提升了風險防范能力

財務報賬系統(tǒng)對操作人員身份識別功能，與物資采購、工程建設、合同管理合同管理系統(tǒng)信息的關聯(lián)與比對功能，與資金管理系統(tǒng)無縫聯(lián)接屏蔽網(wǎng)下付款功能，都有效地提升了企業(yè)風險防范能力。

5.增強了信息透明化

同一筆業(yè)務在各子系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享，使得該業(yè)務全流程信息更加透明化，如某業(yè)務已進行到哪各環(huán)節(jié)，預算剩余情況，合同執(zhí)行情況，成本確認情況，資金支付情況，一目了然。

同時，報賬系統(tǒng)讓所有使用用戶都能夠清晰地看到當前報賬的狀態(tài)和處理人員情況，以及各審核、審批人員的處理意見，同時系統(tǒng)保留歷史數(shù)據(jù)，以供隨時查詢，這與過去必須到財務部門進行查詢的情況不同，增強了信息透明化，方便了工作。

（二）需要進一步完善的方面

財務報賬系統(tǒng)在山東省長途電信傳輸局尚處于起步階段，還處于磨合期，有些地方需要完善。另外，財務報賬系統(tǒng)還有更深的發(fā)掘空間，需要進一步將財務報賬系統(tǒng)的優(yōu)勢功能挖掘、發(fā)揮出來。

1.財務報賬系統(tǒng)在許多方面很大程度地提高了工作效率，但同時也在某些方面存在反作用。如系統(tǒng)整合了部分重復操作，通過辦公門戶實現(xiàn)全員參與，但使用量的激增也帶給系統(tǒng)很大壓力，尤其是月底報賬較集中的時期，系統(tǒng)處理速度較慢，“信息高速公路堵車”現(xiàn)象時有發(fā)生，需要進一步優(yōu)化系統(tǒng)、網(wǎng)絡和擴容硬件設施。

2.財務報賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的銜接方面需要繼續(xù)完善。目前雖已實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的全面關聯(lián)，但囿于系統(tǒng)的龐大與復雜性，對系統(tǒng)進一步理順、磨合存在一定難度，還需要一定的時間。

3.財務報賬系統(tǒng)審批流程還有優(yōu)化的空間。審批流程設置可在內(nèi)控基礎上合理整合，如成本預算管控與日常報賬審批流的整合，能有效提高過程管控效果。另外，過于追求精細化帶來的是時間成本和資金成本的浪費，通過優(yōu)化流程以達到精細化管理與提高效率有機結(jié)合。

三、幾點思考

（一）財務報賬系統(tǒng)的推廣應用對財務人員提出新的挑戰(zhàn)。

財務報賬系統(tǒng)上線之前，財務人員的大部分精力都栓在繁瑣的會計核算工作上，對財務管理工作是力不從心。隨著財務報賬系統(tǒng)的推廣應用，原來由財務人員承擔的部分會計核算工作前移、分散到業(yè)務經(jīng)辦人員，如報賬信息的錄入、報賬單據(jù)的粘貼、銀行付款信息的錄入等，現(xiàn)在都由具體報賬人員負責。另外，財務報賬系統(tǒng)等信息化管理手段，使得工作效率明顯提高，這都在一定程度上減輕了財務人員的工作負擔。

同時，這也對財務人員提出了挑戰(zhàn)，先進的管理模式部分解放了財務人員，財務人員應該及時調(diào)整思路、轉(zhuǎn)變角色，將騰出的時間與精力用來做好財務分析、管理工作，為企業(yè)的決策提供有力支撐。

（二）財務報賬系統(tǒng)的推廣應用使財務集中報賬制成為可能

財務報賬系統(tǒng)的應用以及與其他子系統(tǒng)的有效關聯(lián)（尤其是資金管理系統(tǒng)），使報賬與資金支付可以突破時空限制，這就使財務報賬集中到市級、省級甚至全國成為可能。誠然，財務報賬模式是取決于企業(yè)管理模式的，但從山東傳輸報賬系統(tǒng)的推行情況可以得出，如果企業(yè)要實行集中化、專業(yè)化、扁平化管理，財務已不是制約因素。

（三）如何科學運用財務報賬系統(tǒng)，服務、支撐線路維護工作

1.財務報賬系統(tǒng)應用程度的劃分

按照財務報賬系統(tǒng)深化的程度，可將其應用分為三個層次：

第一層次。將系統(tǒng)審批替代手簽審批，將審批流規(guī)范、固化，完善內(nèi)控管理，信息透明化，減少重復勞動，在一定程度上提高工作效率。

第二層次。優(yōu)化審批流程，進一步提高工作效率，與山東省長途電信傳輸局生產(chǎn)特點相結(jié)合，以達到系統(tǒng)審批的時效性，信息統(tǒng)計、管理的科學性。

第三層次。報賬系統(tǒng)作為人與各個系統(tǒng)的聯(lián)接樞紐，應用到管理領域，使其作為有效管理手段對生產(chǎn)經(jīng)營工作進行支撐，對生產(chǎn)經(jīng)營情況進行過程管控、跟蹤分析、信息反饋，與預算管理系統(tǒng)等其他子系統(tǒng)無縫聯(lián)接，達到信息資源整合共享。山東省長途電信傳輸局目前基本達到第三個層次。

2.結(jié)合線路維護實際情況，進一步深化財務報賬系統(tǒng)作用，服務支撐線路維護工作。

山東省長途電信傳輸局的工作特點是“點多、線長、面廣、人員分散”。以辦公門戶為基礎平臺的財務報賬系統(tǒng)，基本不受人員分布情況和時間限制，只要具備上網(wǎng)條件，就可使用財務報賬系統(tǒng)，解決了人員分散情況下的全員參與、全員使用的問題。全員參與的實現(xiàn)，使得多種管理手段的落地與有效實施成為可能。

線路維護工作需要良好的預算管理、成本管控、資源調(diào)配等管理手段的有力支撐，財務報賬系統(tǒng)作為核心會計核算系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、資金管理等系統(tǒng)的聯(lián)接樞紐，是人與系統(tǒng)以及系統(tǒng)與系統(tǒng)之間信息交互的中繼站。因此，科學運用財務報賬系統(tǒng)，發(fā)揮系統(tǒng)強大優(yōu)勢，使其成為預算管理、成本管控、資源調(diào)配等的有效管理工具，需要深度挖掘。例如：

預算管理方面。財務報賬系統(tǒng)使得全面預算管理的全員參與成為可能，可以成為強化預算過程管控的有力工具，預算系統(tǒng)可以及時獲取預算項目的資金占用情況，并能通過財務報賬系統(tǒng)進行控制，有利于財務預算管理的合理性、有效性。

成本管控方面。近年成倍增加的維護工作量與成本壓力，使得維護成本已壓縮到歷史最低點，我單位適時提出由傳統(tǒng)意義上的成本維護型向規(guī)模效益型的轉(zhuǎn)變，合理解決成本控制與維護質(zhì)量的矛盾，財務報賬系統(tǒng)的全員化和可控性，使得成本管控的全員化成為可能，為進一步加強成本費用精細化管理創(chuàng)造了條件。

資源調(diào)配方面。山東省長途電信傳輸局維護的光纜線路遍布全省，線路是連續(xù)的，不可能按照行政區(qū)域人為割裂開來進行維護，發(fā)生緊急情況進行線路搶修、應急整治時，有可能距離最近的資源不在本轄區(qū)，而在鄰近轄區(qū)，該種情況顯然從鄰近轄區(qū)調(diào)配資源更具有時效性、更為經(jīng)濟。財務報賬系統(tǒng)與物流采購系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)等系統(tǒng)的關聯(lián)性，為科學調(diào)配資源提供了平臺。

綜上所述，通過財務報賬系統(tǒng)的上線，結(jié)合單位財務管理和內(nèi)控制度的建設，對集中化、陽光化、規(guī)范化的管理起到積極的促進作用。同時在規(guī)范經(jīng)濟行為，實現(xiàn)信息共享、及時為經(jīng)營決策提供依據(jù)等方面更加有效。而進一步將財務報賬系統(tǒng)與線路維護工作有機結(jié)合起來，科學運用財務報賬系統(tǒng)，充分發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，適應管理需要，對線路維護工作提供的良好的服務與支撐，有待我們繼續(xù)探索與實踐。

[責任編輯杜娟]