淺議圖書館圖書分編業(yè)務(wù)外包

黃海萍 王冬梅

摘要：文章介紹了海南省圖書館編目業(yè)務(wù)外包的基本情況，分析了圖書館編目業(yè)務(wù)外包下的質(zhì)量控制，并提出了在編目業(yè)務(wù)外包過程中應(yīng)重視的幾個問題。

關(guān)鍵詞：圖書館；圖書分編；業(yè)務(wù)外包

業(yè)務(wù)外包（Out sourcing）是源于企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營管理方法。它是通過委托外部企業(yè)或團體提供本企業(yè)應(yīng)該由內(nèi)部操作的各種業(yè)務(wù)活動,以達到降低生產(chǎn)成本、節(jié)約時間、提高效率和改進質(zhì)量,實現(xiàn)科學(xué)化、專業(yè)化管理的效果。同時企業(yè)更能集中有限的精力有效地完成企業(yè)內(nèi)部的核心任務(wù)和目標。近十多年來外包業(yè)務(wù)已被西方圖書館界吸收和采用,我國圖書館界近幾年也陸續(xù)認可業(yè)務(wù)外包尤其是采編業(yè)務(wù)外包這一形式,許多圖書館也開始投入實踐。

圖書館圖書分編的部分工作外包是現(xiàn)代圖書館自動化不斷提高的產(chǎn)物，通過部分勞動力密集工作的轉(zhuǎn)移，圖書館工作的重心逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)信息咨詢，二次文獻加工等附加值較高的方面，將圖書館員大量的精力從繁瑣的圖書加工中解放出來，讓現(xiàn)代圖書館發(fā)展成為信息文獻的中心，從而適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的需要，成為現(xiàn)代人生活中不可缺少的一部分。2006年底，海南省圖書館（以下稱我館）在面臨開館時間短、人員少等問題時，嘗試開展了中文圖書分編的部分工作外包業(yè)務(wù)。外包環(huán)節(jié)包括圖書書目數(shù)據(jù)、蓋館藏章、貼磁條等, 保證了圖書館按期開館。現(xiàn)將圖書該階段分編業(yè)務(wù)工作進行總結(jié)，以期與同行交流切磋。

圖書館實施業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點是顯而易見的:節(jié)省人力、物力、財力和提高工作效率。但缺點也是存在的,中間控制不易操作,數(shù)據(jù)、加工質(zhì)量令人擔(dān)憂。

一、圖書分編外包中存在主要的問題

（一） 圖書分編業(yè)務(wù)外包對本館編目業(yè)務(wù)水平存在一定的負面影響風(fēng)險

有人認為，編目業(yè)務(wù)外包如果處理不好極有可能導(dǎo)致館內(nèi)編目水平下降和采編部編目功能退化，書商為了謀求自身利益的最大化,可能采取一些機會主義的行為,比如不遵守合同承諾,降低服務(wù)質(zhì)量等。交易型的關(guān)系性質(zhì)難以獲得雙贏,合作中產(chǎn)生沖突就在所難免。這種沖突可能產(chǎn)生的嚴重的后果:長期分編外包,數(shù)據(jù)質(zhì)量達不到要求,圖書館的編目水平直線下降。有專家甚至認為編目業(yè)務(wù)全部外包的館會有失去在知識組織中很有技術(shù)價值的職員的風(fēng)險。盡管我館屬于新建館，編目人員少，編目業(yè)務(wù)工作從零起步，上述問題和風(fēng)險也仍然存在。

在實行編目外包實踐中，為防范上述風(fēng)險，我館制訂相應(yīng)的編目細則和相關(guān)技術(shù)參數(shù)指標，編目員不僅對每條數(shù)據(jù)負責(zé)，更要對我館的整個書目數(shù)據(jù)庫負責(zé)，一個好的書目數(shù)據(jù)庫，是靠編目員一條條數(shù)據(jù)累加起來的，因此必須建立和完善外包圖書質(zhì)量的監(jiān)控機制，使外包工作隨時處于我館控制和檢查之下。

（二）圖書分編質(zhì)量控制標準明確，但實際控制有一定難度

圖書分編質(zhì)量主要體現(xiàn)三個方面：一是文獻分類標引的準確性。即就是對所編文獻賦予的分類標識符所代表的概念與其學(xué)科內(nèi)容、外表特征完全相符或基本相符的準確程度。通俗地講，準確即指辨類、歸類準確無誤。利用《中圖法》按照文獻分類標引規(guī)則、文獻分類標引工作程序， 將文獻歸到最切合其內(nèi)容而又用途最大的類。圖書分類是圖書加工的核心業(yè)務(wù)，它直接關(guān)系到圖書館的藏書次序質(zhì)量、內(nèi)容揭示水平和圖書的檢準率和數(shù)據(jù)質(zhì)量；二是著錄的標準，包括題名、叢編項、責(zé)任者及主要相關(guān)字段的對應(yīng)問題；三是質(zhì)量控制，質(zhì)量控制主要是參照本館的分類著錄相關(guān)細則來進行，質(zhì)量也可以通過抽查驗收與合同管理進行。

圖書分類法是圖書分類的工具，熟悉掌握分類法是提高圖書分類質(zhì)量的基礎(chǔ)?！吨袌D法》是目前我國圖書館廣泛采用的分編圖書文獻資料的最重要的工具，是作為國家標準的具有很高權(quán)威的分類法。要想提高圖書分類質(zhì)量，深入學(xué)習(xí)并熟練掌握《中圖法》是圖書分類人員的首要任務(wù)。這要求圖書分類人員正確認識和理解《中圖法》的體系結(jié)構(gòu)、編制原則和使用方法，詳細掌握《中圖法》的分類標準和方法等。唯如此，才能杜絕分類人員的主觀隨意性，減少分類結(jié)果的不一致現(xiàn)象，提高圖書分類的質(zhì)量。由于各館的分類要求級次和收藏特色各異，在分類、主題的選擇和控制上存在一定的差異。為嚴格控制圖書館圖書業(yè)務(wù)外包過程中的圖書分類質(zhì)量，圖書館加強了對書商分編人員的溝通工作，讓他們掌握我館的編目規(guī)則與分類要求。開館時間緊迫，圖書量大，缺乏人力，因此，事后質(zhì)量控制主要方式是抽檢。抽檢是一個很好的檢查方式，但也存在一定的缺陷，因而在加工過程中還是存在少量的問題。

（三）編目數(shù)據(jù)來源明確，部分配送數(shù)據(jù)存在不規(guī)范和不符合我館要求的情況

我館在圖書招標中要求圖書供應(yīng)商提供符合我館要求的CNMARC數(shù)據(jù)。與我館合作的圖書供應(yīng)商有多家，數(shù)據(jù)來源不同，有國圖的，有自編的，也有缺少數(shù)據(jù)的。如少兒圖書及海南本地文獻。在數(shù)據(jù)更新上存在新版圖書配送舊版數(shù)據(jù)現(xiàn)象。原則上而言,圖書館要求書商提供國圖或CALIS數(shù)據(jù)進行直接套錄,但對于一些新近出版的圖書,對應(yīng)的數(shù)據(jù)國家圖書館和CALIS無法查到時,一些書商就自行編制編目數(shù)據(jù),編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以保證。在叢書著錄中,也容易出錯。許多書商的編目人員對于圖書館編目的系統(tǒng)性缺乏概念,在處理叢書著錄時,容易將不同時間到館的叢書分散著錄,甚至于給出不同的分類號,極大影響了讀者的使用。在典藏分配中也極易出現(xiàn)差錯,出現(xiàn)如圖書分配方位的錯誤而且這種錯誤較為隱蔽,不易被發(fā)現(xiàn),只有當讀者需借閱又無法借出時才能被發(fā)現(xiàn)。因此，我館要求書商分編人員在套錄書目數(shù)據(jù)時要仔細審核，以保證數(shù)據(jù)的有效性和正確性，同時要根據(jù)我館要求進行字段修改。驗收抽查中發(fā)現(xiàn)的問題主要集中在版本與出版年代的錯誤與遺漏、叢書與多卷書頭標區(qū)著錄等方面，通過按批次審核均能發(fā)現(xiàn)該類并能問題及時更正。

（四）手工加工環(huán)節(jié)繁瑣，驗收核對量大，抽檢不能解決問題

手工加工環(huán)節(jié)包括貼磁針、蓋館藏章。磁針要求貼在圖書書內(nèi)隱蔽較深處，要不易發(fā)現(xiàn)；館藏章二個，蓋在題名頁和書內(nèi)頁，要求清晰公正。雖然我們將要求告知書商，但實際上，還是出現(xiàn)磁針僅隨意夾放在書中，并未夾貼的情況；館藏章蓋的不夠清晰，并有漏蓋的情況。為此，我館重點安排新書拆包逐冊驗收的工作，確保該環(huán)節(jié)質(zhì)量的要求。同時因為圖書冊數(shù)多，工作量大，影響新書分編上架進程。

二、解決辦法及預(yù)防對策

（一）加強數(shù)據(jù)質(zhì)量意識

書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的生命線，也是圖書館各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，保障它的質(zhì)量直接關(guān)系到館藏的收集、整序、組織管理以及為用戶提供服務(wù)的效果?，F(xiàn)代圖書館的圖書檢索、借閱等服務(wù)工作都需要書目數(shù)據(jù)庫做支撐。圖書館全體工作人員都要從思想上認識數(shù)據(jù)準確的重要性，在保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提下，保證圖書加工的數(shù)量。

（二）加強驗收管理，把好數(shù)據(jù)質(zhì)量驗收關(guān)

首先要保證有經(jīng)驗的分編的人員做驗收，我館對分類及種次號集中處理有比較高的要求，因此，嚴格的分編要求必然要求分編人員具有豐富的經(jīng)驗以及扎實的分編功底。其次設(shè)立驗收人員責(zé)任制，對于每一個分編人員，都給其設(shè)立一個單獨的賬號和密碼，我館采用的廣東圖創(chuàng) Interlib 圖書館自動化系統(tǒng)，該系統(tǒng)對每一位操作員的操作過程都會有詳細的記錄，本館的數(shù)據(jù)審校人員如果發(fā)現(xiàn)有錯誤，就可以直接找到相關(guān)負責(zé)的分編人員進行糾正，以免以后再犯同樣的錯誤。

（三）加強聯(lián)系，協(xié)調(diào)工作

開展工作前要做好與書商充分溝通的工作，要將本館的各類工作規(guī)則、注意事項與書商交待清楚，以便讓他們在工作中有章可循，按規(guī)矩辦事。我館工作人員對書商所作的工作進行隨機跟進檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。除此之外，還要加強采編部門與圖書館其他各部門之間的聯(lián)系，了解讀者的意見及他們在工作中遇到的圖書分編及加工問題，以便及時調(diào)整工作。

（四）選擇有實力、信譽好的書商

目前，書商對編目數(shù)據(jù)的加工，多是聘請外來編目人員完成的，少數(shù)有相對固定的編目人員。而實力雄厚的書商通常較能請到水平高的編目人員，同樣，信譽好的承包商則會提供相對周到的服務(wù)，較少出現(xiàn)偷工減料、應(yīng)付了事的情況，這樣加工出來的圖書質(zhì)量就相對有保障。對書商的選擇直接關(guān)系到業(yè)務(wù)外包的成功與否，圖書館應(yīng)首先對書商的技術(shù)實力、信譽、資金、工作效率、服務(wù)態(tài)度、社會影響等多方面進行考察和調(diào)研，并建立相關(guān)的評價指數(shù)，在招投標的時候?qū)⑵渥鳛檫x擇書商的硬性條件。對于承攬過該類業(yè)務(wù)內(nèi)容的書商可以優(yōu)先考慮。因此，在選取書商時，對他們實力的綜合考察非常重要，這樣，才能保證選取到比較好的書商，從而保證圖書的加工質(zhì)量。

總之，圖書館分編業(yè)務(wù)外包從整體上看，它節(jié)約了圖書館的人力資源、優(yōu)化了圖書館工作流程，加強了與外界的溝通與交流，但從目前圖書館的外包實踐看，依然存在專業(yè)業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司少，圖書供應(yīng)商以業(yè)務(wù)外包作為增值服務(wù)的相對較多，從而圖書館選擇的余地相對不足。

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（作者單位：海南省圖書館）