信息時(shí)代中小型高校檔案的利用研究

□林建國(guó)

信息和信息技術(shù)在大學(xué)的工作中起著越來越重要的作用。數(shù)字系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)成為高校現(xiàn)代信息管理的重要組成部分，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然選擇。在學(xué)校的信息庫(kù)中獲取信息是實(shí)現(xiàn)高?！皵?shù)字校園”的重要組成部分。由于高校檔案的構(gòu)成缺乏公平的程序和科學(xué)的管理,其信譽(yù)越來越受到社會(huì)的質(zhì)疑。嚴(yán)格的檔案管理制度和落后的方法越來越不符合信息時(shí)代的發(fā)展要求。高校檔案管理應(yīng)該利用信息技術(shù)的潛力，在規(guī)范時(shí)代，不斷提高高校檔案管理和使用水平。

一、信息技術(shù)管理在高校檔案管理中的重要性

(一)信息技術(shù)可以提供更大的存儲(chǔ)容量和更安全的文件管理。長(zhǎng)期以來，高等教育機(jī)構(gòu)的檔案管理員在檔案管理中使用手工分類，工作量高、效率低。在文件管理信息量增加的情況下，處理文件的工作人員的業(yè)績(jī)通常會(huì)提高。這是一個(gè)自動(dòng)化和聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)。文件管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是：一旦數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)，它可以被執(zhí)行的次數(shù)相同。無論是在信息中還是在文件目錄中輸入文件數(shù)據(jù),只需輸入一次,即可在局域網(wǎng)內(nèi)共享數(shù)據(jù),通過輸入數(shù)據(jù)，不僅可以創(chuàng)建一個(gè)報(bào)告進(jìn)行打印和總結(jié)，也可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析檔案信息，在很大程度上有助于學(xué)校的管理、教學(xué)、入學(xué)，甚至社會(huì)服務(wù)。這些任務(wù)可以通過計(jì)算機(jī)在短時(shí)間內(nèi)完成。這大大提高了文件管理的效率，方便和加快了用戶的訪問，促進(jìn)高等教育機(jī)構(gòu)檔案的信息化建設(shè)，發(fā)展相關(guān)的規(guī)范法規(guī)，提高檔案的整體質(zhì)量，從而真正提高了高等院校檔案館的信息化管理水平。

(二)可以共享文件資源并便于查閱文件信息。在高等教育機(jī)構(gòu)的信息管理實(shí)施后，第一，可以讓管理人員擺脫繁重的體力勞動(dòng)，重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到收集和編輯藝術(shù)作品上。它可以提高文件管理的專業(yè)水平，更有效地履行其他的檔案管理功能，更好地為大學(xué)學(xué)習(xí)和研究服務(wù)。第二，對(duì)檔案的收集、分類、開發(fā)和使用也是一個(gè)挑戰(zhàn)。在管理平臺(tái)不完善的情況下，這些任務(wù)的完成是非常緩慢的。一旦廣泛使用信息和管理技術(shù)，文件可以確保共享資源。一方面，它是一個(gè)教學(xué)工具。研究人員可根據(jù)其職權(quán)范圍在網(wǎng)上獲得相關(guān)信息；另一方面，利益相關(guān)者也可在線獲取相關(guān)信息。通過網(wǎng)絡(luò)傳送檔案材料。此外，培訓(xùn)在線檔案業(yè)務(wù)以及檔案數(shù)字化，這有助于第二次開發(fā)和使用培養(yǎng)科研人員，大大提高了高等院校的整體效率。

二、大學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

(一)相對(duì)控制落后。隨著中國(guó)招生規(guī)模的擴(kuò)大，大學(xué)的資料數(shù)量以驚人的速度在增加。對(duì)于檔案館的增長(zhǎng)，很多大學(xué)使用電腦進(jìn)行輔助管理，其功能僅限于簡(jiǎn)單的檔案檢索。幾乎沒有文件、語(yǔ)音、圖像的無紙張管理。此外，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及辦公室自動(dòng)化和系統(tǒng)的普及，高等學(xué)校正在通過培訓(xùn)、傳輸和儲(chǔ)存文件來處理政府事務(wù)，因此，文件管理效率低下的問題仍然無法徹底改變。另外，電子設(shè)備：記錄的信息格式越來越多，電子文件數(shù)量也越來越多，使得文件管理員的工作更加困難和繁重。

(二)學(xué)生調(diào)查表太簡(jiǎn)單，信息價(jià)值不高。大學(xué)生的大部分信息記錄主要包含以下內(nèi)容：姓名、性別、個(gè)人經(jīng)歷、職位、班級(jí)、愛好和家族關(guān)系。其他信息包括：截止日期測(cè)試結(jié)果、獎(jiǎng)勵(lì)、教師和其他科目的反饋。在高等院校目前的學(xué)習(xí)階段，全日制教師的任務(wù)非常大，咨詢?nèi)藛T也需執(zhí)行繁重的管理任務(wù)，很少有時(shí)間。在復(fù)雜多變的現(xiàn)實(shí)中，不可能穩(wěn)定學(xué)生的情緒和保證他們的情緒，全面參與學(xué)習(xí)，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量。

(三)初期的重要文件沒有電子化，容易導(dǎo)致文件損壞或丟失。許多大學(xué)忽視了重要文件的修復(fù)工作，許多文件在損壞或丟失后無法修復(fù)，給學(xué)校和社會(huì)造成了巨大損失。學(xué)校必須修復(fù)這些保存的文件,例如掃描文件,以及由于大面積而無法掃描的建筑圖紙,可以通過縮微膠片制成微縮膠卷。

(四)已形成的電子文件管理不足現(xiàn)象非常嚴(yán)重。沒有專門的管理,沒有規(guī)則或科學(xué)方法來保證電子記錄的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。盡管已經(jīng)進(jìn)行了一些實(shí)驗(yàn)研究,但由于資金問題,尚未創(chuàng)建數(shù)字文件管理系統(tǒng)。接受電子文件的問題尚未列入議程。大多數(shù)電子文檔都是通過它們的形成來存儲(chǔ)和處理的。電子文件仍處于自我毀滅的狀態(tài)。

三、增強(qiáng)高校檔案的管理信息化建設(shè)

(一)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。由于數(shù)字化控制的趨勢(shì),數(shù)字技術(shù)應(yīng)與光盤、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和寬帶數(shù)據(jù)存儲(chǔ)相結(jié)合。所有形式的書面文件的數(shù)字處理。高校檔案信息管理已成為中國(guó)最先進(jìn)的多媒體信息管理系統(tǒng)之一。并要求使用客戶端結(jié)構(gòu)/服務(wù)器和TCP/IP技術(shù)，通信協(xié)議，Un5X操作系統(tǒng)，大型Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，300GBHP光學(xué)庫(kù),MPEGZ壓縮系統(tǒng)和專業(yè)編輯技術(shù)來配置兩個(gè)服務(wù)器以形成雙系統(tǒng)備份系統(tǒng)視頻播放。因此，文件檢索工具可在閱覽室張貼后立即安裝和檢索?？梢蕴岣咚阉餍剩黾铀阉鞴δ埽黾游募畔⒌氖褂?，加快文件管理的信息化速度。同時(shí),可以有效保護(hù)一些珍貴的原始文件。

(二)管理文檔質(zhì)量并拒絕不符合要求的文檔。案件檔案的具體質(zhì)量要求如下:第一，有必要建立一個(gè)雙軌系統(tǒng)，用于存檔紙質(zhì)和電子文檔。然而，應(yīng)當(dāng)注意到從電子文件中收集的數(shù)據(jù)以及完全符合電子文件內(nèi)容的電子和書面文件的提交。第二，文件必須完整。第三,文件必須保持干凈整潔。在書寫過程中,筆或簽字筆必須統(tǒng)一使用。第四,要真正反映學(xué)校教學(xué)內(nèi)容、研究和管理。第五，遵守規(guī)則，所有的材料都應(yīng)該是有用的，這樣可以長(zhǎng)期保持管理。高等學(xué)校的信息文件不僅要建立高校檔案管理系統(tǒng)，還要注意提高保障信息系統(tǒng)安全的認(rèn)識(shí)。嚴(yán)格要求負(fù)責(zé)安全、文件和信息安全、高等教育機(jī)構(gòu)檔案管理和保密關(guān)系的工作人員。

(三)文件信息化的主要目的是提供無障礙環(huán)境。利用有價(jià)值的信息來滿足對(duì)使用這種信息的需求，應(yīng)成為檔案信息化最有力的推動(dòng)力，也是衡量信息效果的主要指標(biāo)。檔案規(guī)范化。對(duì)檔案信息化工作需求的分析，以及對(duì)檔案信息使用的理解和預(yù)測(cè)表明，檔案應(yīng)該開始因此，在高等院校檔案中使用信息技術(shù)將有效地提高工作效率，并對(duì)檔案館的發(fā)展具有重要意義。創(chuàng)建檔案的主要方向可以迅速轉(zhuǎn)移到信息化和現(xiàn)代化。管理模式的轉(zhuǎn)型最大限度地面向檔案對(duì)象,成為檔案信息的中心。