知識服務環(huán)境下高校圖書館的組織結構變革

唐 虹

(湖南工學院，衡陽 421008)

隨著網(wǎng)絡信息環(huán)境的發(fā)展，電子館藏、虛擬資源的急劇擴張，用戶的需求和選擇發(fā)生了巨大變化，圖書館的工作體系由傳統(tǒng)的典藏文獻資料轉化為以“信息”為支、節(jié)點的網(wǎng)絡型模式，其信息資源與信息用戶空前擴張，服務方式向智能化、虛擬化轉變，圖書館業(yè)務流程不再局限于圖書、期刊等傳統(tǒng)的“物質流”，更多地表現(xiàn)為電子資源和網(wǎng)絡虛擬資源的“信息流”和“知識流”，知識服務正在成為圖書館新的發(fā)展方向和增長點。與傳統(tǒng)的圖書館服務形式相比，知識服務是基于自主和創(chuàng)新的服務，不再是標準化和事務性工作。知識服務不僅要求極大地調動館員的主觀能動性，還要變更傳統(tǒng)的業(yè)務流程，改善組織結構，提高圖書館工作、服務效率，保障知識服務的實現(xiàn)［1］。為了提高在知識經(jīng)濟社會的適應性和競爭能力，圖書館組織不得不進行相應的變革以適應這種變化，其中圖書館的組織結構變革尤為重要。

1 知識服務環(huán)境對高校圖書館組織結構變革的要求

1.1 組織結構扁平化

扁平化是網(wǎng)絡信息環(huán)境下圖書館組織結構變革最顯著的特征。傳統(tǒng)的圖書館組織結構多為金字塔型的，這種組織結構的優(yōu)點是分工明確、等級森嚴、便于控制，但是，這種組織結構在網(wǎng)絡信息服務環(huán)境下暴露出越來越多的弊端。例如:由于管理層次多導致機構臃腫，人員冗余，進而造成成本居高不下;不同部門間互相推諉責任，管理效率低下;館領導高高在上，很難接近第一線，這樣就容易造成下情不能上達，上面的想法也不易為基層人員所了解的局面［2］。這種嚴格的等級制度，使得組織成員缺乏責任感、自律意識、決策權限，從而造成組織的學習積極性低，缺乏創(chuàng)新精神與激勵創(chuàng)新的動力。為了克服傳統(tǒng)組織的這些缺點，首先要推倒“金字塔”，減少上下級間的層級，即所謂的組織扁平化，從而有利于信息的傳遞，保證信息傳遞的有效和真實，大幅度提高組織效率。

1.2 組織結構柔性化

所謂“柔性”，就是高校圖書館組織并行工作的能力和適應不同情況的能力，組織結構的柔性化就是將固定的組織模式拋棄，以臨時的任務為導向的團隊式組織完成圖書館工作，這種團隊式組織可以使員工打破原有的部門界限，省略原來的中間管理層次，直接對用戶和圖書館的總目標負責。組織通過權限結構的調整，適當下放中高層管理人員的權力，充分授予員工應付突發(fā)事件的自主權力，以提高決策的時效性。因此，柔性化組織做到了靈活性與多樣性的統(tǒng)一，它能為高校圖書館提供應對外部環(huán)境變化的能力，有利于組織較好地實現(xiàn)集權與分權、穩(wěn)定性與變革性的統(tǒng)一［3］。

1.3 組織結構網(wǎng)絡化

圖書館之間組織結構網(wǎng)絡化。圖書館網(wǎng)是整個社會信息大網(wǎng)絡中最重要的一部分，是高度發(fā)達的信息網(wǎng)絡上的一個重要結點，每個圖書館又是全球圖書館網(wǎng)中的一個結點。館與館之間的聯(lián)系將更加緊密，在自由平等和互惠互利的基礎上實現(xiàn)信息資源的共建共享，實現(xiàn)圖書館的戰(zhàn)略聯(lián)盟。這是宏觀意義上的圖書館網(wǎng)絡組織模式。

圖書館內(nèi)部組織結構網(wǎng)絡化。圖書館內(nèi)部打破部門界限，各部門及成員以網(wǎng)絡形式相互連接，使信息和知識在高校圖書館內(nèi)快速傳播，實現(xiàn)最大限度的資源共享，實現(xiàn)高校圖書館內(nèi)部的無邊界化。無邊界化使高校圖書館內(nèi)部溝通暢通無阻，極大地提高了高校圖書館的服務管理效率。當然這離不開先進的信息網(wǎng)絡技術的支持。這是微觀意義上的圖書館網(wǎng)絡組織模式，本文主要討論這一模式。

2 高校圖書館網(wǎng)絡組織模式的設計與構建

2.1 網(wǎng)絡組織模式設計

傳統(tǒng)以文獻為主線的工作模式采用剛性的部門化管理，割裂了用戶、圖書館員與文獻信息之間的緊密聯(lián)系，不利于對快速變化的用戶需求做出迅速的反應，也限制了圖書館員工的全面發(fā)展，因此有必要建立一種適應高校圖書館工作要求的新型組織模式，筆者依照如下原則來構建網(wǎng)絡組織模式。

(1)流程導向原則。對組織結構進行優(yōu)化，要建立在流程再造基礎之上，強調組織為流程而設。要求突破原部門職能分工的嚴格界限，按照圖書館的發(fā)展戰(zhàn)略和任務，把全部流程當作整體，將主要業(yè)務流程按信息資源收集、整序、組織、存儲、利用主要流程及其子流程加以集成和組合，建立跨部門的機動團隊，按科學的原則重新翻新，并以此為出發(fā)點和歸宿，根據(jù)圖書館發(fā)展戰(zhàn)略重新設置組織和崗位［4］。

(2)用戶中心原則。圖書館的組織結構應以人為中心而不是以物為中心，滿足用戶的信息需求是圖書館一切工作的出發(fā)點和落腳點。所以圖書館應根據(jù)用戶的需求采集和提供信息資源，而不是根據(jù)圖書館采集的信息提供服務。圖書館的信息源分析、信息采集、信息組織、信息存儲、信息檢索、信息開發(fā)及信息傳播等工作都應圍繞用戶的需求分析去展開。

(3)集成信息服務原則。圖書館將為用戶提供集成化的信息服務，它包括:①信息資源的集成。把不同出版類型和不同載體類型的信息資源整合成一個有機的整體。②信息內(nèi)容的集成。在獲得原文文獻的基礎上，對信息內(nèi)容進行加工、綜合，為用戶提供增值信息產(chǎn)品，甚至包括圖像理解、語音識別和視頻情節(jié)理解等。③信息技術集成。圖書館應提供一整套工具，實現(xiàn)檢索、采集、分析、加工和提供利用的無縫鏈接，實現(xiàn)各種服務方式之間的有機結合。圖書館的所有工作都是為“獲取”提供服務，它不再是某一個功能部門的責任，因此，圖書館網(wǎng)絡組織模式中的工作單元(結點)應是許多功能部門的邏輯組合。

(4)自主與協(xié)作性原則。網(wǎng)絡型組織模式的核心是以人為中心，讓每個人在工作中都有一定的制訂計劃、判斷決策、分析復雜問題的權利，都有不斷學習新知識的機會。賦予一線工作人員充分的決策權，讓每個工作小組都承擔起用戶需求分析、信息資源采集、分類編目、檢索導航、參考咨詢及用戶教育等職責，使每個團隊都成為一支快速反應隊伍。同時，鼓勵圖書館員工參與自主的民主管理，既給予一定的工作壓力和自主權，又能使其相互合作。滿足人們學習新知識和實現(xiàn)自我價值的愿望，充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性，從而形成獨特的、有競爭意識的圖書館文化。

(5)精簡性原則。高校圖書館的管理體系要強調組織體系的簡潔性，對圖書館服務和管理過程中一切多余的環(huán)節(jié)實行精簡。在組織結構上，縱向上減少層次，橫向上打破部門壁壘，將多層次、細分工的管理模式轉化為分布式平行網(wǎng)絡的管理模式;在服務和管理過程中，采用先進的信息技術特別是網(wǎng)絡技術，使每位員工的服務工作增值。精簡還包括，在減少服務的復雜性的同時，提供多樣化的服務和產(chǎn)品［5］。

2.2 網(wǎng)絡組織模式構建

基于以上原則，筆者構想了高校圖書館網(wǎng)絡組織的模式(如圖1)。

圖1 動態(tài)的圖書館流程網(wǎng)絡型組織模式框架圖

圖1中總部與組織單元形成了網(wǎng)絡結構。總部及各組織單元構成了網(wǎng)絡中的結點，總部由大學圖書館館長級管理層及圖書館的服務職能部門所構成，組織單元是職能部門、功能團隊等形成的與總部直接相聯(lián)系的次級結構?？偛渴撬薪Y點最重要的核心結點，一方面，它通過組織內(nèi)部的行政協(xié)調系統(tǒng)與組織單元相聯(lián)系，另一方面，它與各組織單元憑借通訊網(wǎng)絡、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術網(wǎng)絡及溝通網(wǎng)絡等形成的合作關系相聯(lián)結。動態(tài)的圖書館流程網(wǎng)絡型組織單元是臨時的，隨著工作任務或項目產(chǎn)生，工作任務或項目完成，組織單元也就解散，組織單元與總部保持動態(tài)的變化關系。在動態(tài)的圖書館流程網(wǎng)絡結構中，組織單元的角色是不固定的、動態(tài)變化的，根據(jù)臨時任務或項目的需要，形成臨時組織單元，即動態(tài)的組織單元(用虛線橢圓表示)，人員來自于其他組織單元(臨時或穩(wěn)定的組織單元)。一旦臨時組織單元組建，它就成為動態(tài)網(wǎng)絡結構中的一個結點，與總部及其他組織單元產(chǎn)生了網(wǎng)絡關系。工作任務或項目完成后，臨時組織單元就會解散，人員回到原組織單元中，或重新進入一個新的臨時單元［6］。這樣的組織結構可以根據(jù)需要，隨時進行靈活的組合排列，迅速形成戰(zhàn)斗力，而一般情況下則保持相對的獨立服務管理，這無疑大大提高了組織結構的靈活性。

圖書館為用戶提供的世界范圍的知識成果由綜合協(xié)調部門同各結點協(xié)調后，按知識分類體系分流，提供給各結點。結點數(shù)量的多少，主要依據(jù)信息量和用戶的需求來決定，各結點加工和處理的只是若干學科范圍的相關信息。各結點圍繞用戶需求，負責信息源分析、信息采集、信息組織、信息存儲、信息檢索、信息開發(fā)、信息傳播以及用戶培訓等一系列工作;技術支持部門負責全館的技術條件、技術設備、技術支持與技術升級更新等問題，在技術上保障整個網(wǎng)絡的正常運行。綜合協(xié)調部門負責規(guī)劃、組織和控制本館的發(fā)展與建設目標、步驟與進度，協(xié)調各結點工作，促進館員之間的相互交流與學習，協(xié)調館際之間及本館部門之間的相互關系，進行人事與財務管理，組織國內(nèi)、國際的學術交流［7］。在成立的工作團隊里，這些組織單元(工作團隊)由于是根據(jù)項目需要組織的，所以任務清楚，目的明確，各方面有專長的人都是有備而來，能相互溝通與較好融合，能把自己的工作同整體工作聯(lián)系起來，為攻克難關、解決問題獻計獻策，并且增強了責任感和榮譽感，激發(fā)了工作熱情，有利于工作團隊順利完成任務。

3 高校圖書館組織結構變革中的幾點措施

網(wǎng)絡組織是一個前瞻性的概念，是未來圖書館組織結構發(fā)展的方向，但是，希望圖書館從傳統(tǒng)組織直接轉變?yōu)榫W(wǎng)絡組織是不現(xiàn)實的，新的組織結構畢竟要以過去的組織結構為基礎，而不可能憑空創(chuàng)造出來。因此，圖書館組織必然要采取一些措施在結構上向網(wǎng)絡組織過渡。

3.1 壓縮組織層級

圖書館傳統(tǒng)組織以勞動分工、科層結構和職能主導為特征，呈現(xiàn)金字塔形狀，基層由采訪、編目、流通閱覽、典藏等組織和各職能部門構成，每個子組織內(nèi)部又有自己的層級機構，下級組織對上級管理負責，組織上下共同提供服務。這種組織結構曾經(jīng)極大地推動了圖書館事業(yè)的發(fā)展，既保證了館長的統(tǒng)一指揮，又發(fā)揮了職能機構的專業(yè)管理作用，促進了圖書館人才的專業(yè)化發(fā)展。隨著信息技術的發(fā)展和用戶需求的多樣化，這種組織結構的弊病開始制約圖書館的發(fā)展，如過細的專業(yè)分工使人們忽視整個組織的使命，有效的管理幅度使組織規(guī)模的擴大必然伴隨著管理層次的增加;各職能部門由于業(yè)務性質的不同，工作無法進行橫向比較，造成各部門本位主義嚴重，從而影響圖書館整體目標的實現(xiàn)。我們不能期望圖書館組織結構能從傳統(tǒng)層級制直接變革為網(wǎng)絡組織結構，但是減少組織層，是圖書館目前能夠做到，也是必須做到的。

3.2 以業(yè)務流程為導向的工作團隊的建立

在業(yè)務流程重組的基礎上，圖書館組織需要建立工作團隊，也就是將過去以功能分工的組織方式改變?yōu)橐粤鞒虨閷虻捻椖啃〗M。過去分散于各職能部門的工作由一個小組結合起來，承擔起滿足用戶需求的所有工作，各組成小組構成了一個非中心化的聯(lián)合體網(wǎng)絡，這樣不但可以避免傳統(tǒng)圖書館內(nèi)部廣泛存在的“官僚主義”所導致的管理效率低下，而且也使各組成小組的界限不再嚴格地局限于功能和層次。當組織職務是圍繞小組而不是個人來進行設計時，結構就組成了任務團隊。知識服務時代的大學圖書館將越來越多地在圖書館內(nèi)部和外部使用跨職能的任務團隊，人們必須學會在沒有固定職務、沒有命令權威、既不是被控制也不是控制他人的情況下去進行管理，去完成任務，去實現(xiàn)組織目標［8］。

3.3 加強知識服務時代人力資源管理

信息技術給人力資源管理帶來了新的挑戰(zhàn)，因此圖書館應從以下幾方面加強人力資源的管理:(1)轉換人的管理角色。在知識服務環(huán)境下進行組織結構變革，減少組織層級，許多員工會對變革產(chǎn)生抵觸情緒。因此，圖書館應使廣大館員認識到技術進步的幅度越大，組織變革就越深刻，對人的素質要求就越高，這是現(xiàn)代社會生產(chǎn)力發(fā)展的客觀規(guī)律。圖書館進行組織結構變革能夠使人們有更多精力去參與創(chuàng)造性、決策性的活動。(2)適應知識服務環(huán)境的特點，徹底破除“官本位”觀念，建立符合時代要求的人事管理制度。(3)適應知識服務環(huán)境下圖書館組織的扁平化、柔性化和網(wǎng)絡化趨勢，對知識服務工作者的職務任用和工資福利，應探索新的方法，使其能安心從事知識創(chuàng)造和服務工作;圖書館領導要參與其團隊活動，不斷調動和激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造性［9］。

優(yōu)化高校圖書館組織結構，提高組織結構效率，創(chuàng)建面向知識服務的圖書館組織結構是大學圖書館生存、發(fā)展的必然。網(wǎng)絡化環(huán)境和信息技術為知識服務提供了技術支撐，與此同時，知識服務要求改變傳統(tǒng)的組織結構形式，建立起新的、相應的組織管理機制。圖書館要適應時代發(fā)展要求，打破傳統(tǒng)的集權式組織結構，模糊組織邊界，強調部門之間合作，實現(xiàn)各類資源縱橫通暢，提高辦館效率，適應知識服務的發(fā)展要求。

［1］孫曉明，張愛臣.知識服務與圖書館組織結構變革［J］.圖書館工作與研究，2010，(10):45－48.

［2］［3］［8］［9］吳聲鳳.信息時代的企業(yè)組織結構變革［J］.貴陽學院學報(自然科學版)，2008，(1):1 －8.

［4］［5］［7］張 敏.網(wǎng)絡組織模式:21世紀圖書館管理系統(tǒng)的新形態(tài)［J］.圖書館理論與實踐，2005，(2):17－18.

［6］盧旭升.論企業(yè)管理的網(wǎng)絡化組織結構［J］.商場現(xiàn)代化，2007，(7):99 －100.