醫(yī)院門診藥房二級倉庫管理與維護的探討

蔡玉娟

（常州市中醫(yī)醫(yī)院藥劑科，江蘇 常州 213003）

隨著時代的進步，醫(yī)院藥房的職能作用正日益凸顯，它作為患者就診的最后一站，不僅是醫(yī)院整體就醫(yī)環(huán)境中不可或缺的重要組成部分，更是連接醫(yī)患之間的重要環(huán)節(jié)，而要保障藥房的順暢運行，作為直接向藥房提供藥品供應(yīng)的門診藥房倉庫，對其管理和維護，變得尤為突出。門診藥房倉庫做為二級倉庫，聯(lián)系的是一級倉庫總藥庫和藥房門診發(fā)藥窗口的紐帶，為確保藥房貨架穩(wěn)定，藥品供應(yīng)充足，二級倉庫應(yīng)該有常用藥的儲備，以便隨時保證窗口供應(yīng)到位。有時個別用藥，不上貨架，也需由二級庫提供。此外，二級庫還擔(dān)負有部門之間互調(diào)藥品的藥品流通，藥品退貨，進出庫臺賬建立等職責(zé)，因此，作為倉庫，其作用還需重視。

1 藥房二級庫的問題與對策

1.1 責(zé)任人的明確

二級庫管理員應(yīng)由專人負責(zé)，以經(jīng)驗豐富的藥劑師擔(dān)任，一般需配備2～3人，以保證倉庫能順暢運行，同時要明確倉管員職責(zé)：

1.1.1 在科主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)本院藥品，制劑等保管供應(yīng)工作，對二級倉庫的維護與管理負責(zé)。

1.1.2 在嚴(yán)格遵守各項法律法規(guī)和操作規(guī)程的同時，不斷提高專業(yè)技術(shù)和管理水平，保證倉庫的運轉(zhuǎn)。

1.1.3 對藥品實行按藥品性質(zhì)、劑型分類管理，定位存放保管；特別是加強對特殊藥品的管理。保持庫房內(nèi)通風(fēng)干燥，防止藥品變質(zhì)失效。

1.1.4 根據(jù)藥品庫存和使用情況，制定藥品出入庫計劃。

1.1.5 建立藥品分類明細賬，定期對庫存藥品盤點，并做詳細登記。

1.1.6 對入庫藥品應(yīng)認真驗收登記，填寫藥品驗收及入庫單。對不符合要求的藥品應(yīng)拒絕入庫。發(fā)現(xiàn)差錯及時查對。建立有效期藥品登記薄。藥品出庫單，藥品缺藥登記本。

1.1.7 貴重特殊藥品應(yīng)另外存放，并有標(biāo)示語，同時通知其他工作人員發(fā)放藥品時的注意事項，如遇危險藥品應(yīng)與普通藥品分開存放，不得與其它藥品同庫存，危險品庫應(yīng)配備滅火器等消防器材。

1.1.8 保持庫內(nèi)干凈整潔，不得在庫房內(nèi)做與保管工作無關(guān)的事情，不得將非庫房人員帶入藥庫[1]。

作為藥房倉庫管理者，必須把管理放在首位，盡職盡責(zé)，用科學(xué)合理的方法進行日常維護，保證藥架供應(yīng)到位。

1.2 藥品需按計劃有效合理擺放

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，倉庫的藥品堆放尚缺乏合理規(guī)劃，如整箱藥品與零散藥品混放；不同類型藥品混放等。

藥品入庫后，需按西藥，中成藥分開存放，如有條件，西藥部成藥部還應(yīng)按劑型分開存放，同時兼顧常用藥與備用藥的合理安排，以及近效期藥與遠效期藥的碼放，歸納如下：

1.2.1 以《藥品管理法》及《江蘇省藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》等法律法規(guī)為根據(jù)，對藥品倉庫實行科學(xué)、規(guī)范的管理，正確、合理的儲存、保證藥品儲存質(zhì)量。

1.2.2 按照安全、方便、節(jié)約、高效的原則，正確選擇倉位，合理使用倉容，“五距”適當(dāng)，堆碼規(guī)范、合理，一般以就近方便為原則，常用藥與一般藥分層擺放，散裝藥放外，整箱藥品靠里。

1.2.3 按照醫(yī)院規(guī)模的需要，配備符合規(guī)定要求的底墊、貨架等儲存設(shè)施，配置必要的庫房溫、濕度監(jiān)測和空調(diào)設(shè)施。

1.2.4 設(shè)置溫濕度條件適宜的恒溫庫。根據(jù)法規(guī)，常溫庫溫度在0～30℃之間，陰涼庫溫度≤20℃，冷庫溫度在2～10℃之間，庫房相對濕度應(yīng)控制在45%～75%之間，二級庫房溫濕度應(yīng)設(shè)定一個常用值，保證藥品儲存質(zhì)量，因為二級倉庫儲存藥品數(shù)量雖不多，但品種雜，基本上以一般口服用藥為主，還有少量外用藥，需冷藏和特殊保管的藥品較少，因此溫濕度應(yīng)控制在0～30℃，有些藥品需避光保存的，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的避光條件。同時根據(jù)季節(jié)、氣候變化，做好庫房溫濕度管理工作，定時觀測，記錄“庫房溫濕度記錄表”備查，并根據(jù)庫房條件及時調(diào)節(jié)溫濕度，確保藥品儲存安全。

1.2.5 按照藥品性能，對藥品實行分區(qū)、分類儲存管理。如：口服藥與外用藥應(yīng)分區(qū)存放，西藥與成藥應(yīng)分開存放，自制制劑應(yīng)單獨存放等。

圖1 抗哮喘藥處方量與季節(jié)的關(guān)系

圖2 抗病毒中成藥處方量與季節(jié)的關(guān)系

圖3 婦科中成藥處方量與季節(jié)的關(guān)系

1.2.6 為配合藥品的效期管理，庫存藥品應(yīng)按藥品批號及效期遠近依序集中碼放，對不同批號的藥品進行明顯區(qū)分存放。對效期不足6個月的藥品及時記錄和通知上級藥庫，并與其他遠效期藥分開，設(shè)立臨時保管點，可以參考法規(guī)規(guī)定的藥品存放色標(biāo)管理方案，以黃色，綠色，紅色分別表示近效期、退貨藥品區(qū)；合格品區(qū)、待發(fā)藥品區(qū)；不合格品，對于黃區(qū)紅區(qū)藥品建立記錄，以備按月進行催銷或退貨處理。

1.2.7 對破損或不合格藥品實行控制性管理，不合格藥品應(yīng)單獨存放，專帳記錄，并以明顯標(biāo)志標(biāo)示，儲存中發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題的藥品，應(yīng)立即將藥房和庫存的藥品集中控制并停售停用，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。

1.2.8 精、麻等特殊藥品雖由專人保管，但管理方式與二級庫維護有共同點，因此應(yīng)互相協(xié)作，保證藥品供應(yīng)。

其他還有做好庫存藥品的帳、貨管理工作，按月盤點，確保帳物相符。保持庫內(nèi)環(huán)境、貨架清潔衛(wèi)生，定期進行清理和消毒，做好防盜、防火、防潮、防腐、防鼠、防污染等工作[2]。

對庫房內(nèi)藥品存放的合理規(guī)劃是管理庫房的前提和保證，在不影響美觀整潔的前提下，對藥品進行分區(qū)管理，既能保證其倉儲功能，又能實現(xiàn)方便快捷的供應(yīng)維護，迅速搜索到所需藥品進行貨架供應(yīng)，保證前臺發(fā)藥的連貫性。

1.3 對藥品進出庫進行合理規(guī)劃

在日常使用中，藥品的銷量常常呈現(xiàn)非線性曲線，無法正確預(yù)估常用藥使用量，因此，日常工作中常常出現(xiàn)供應(yīng)不足或藥品積壓的現(xiàn)象，一方面這是由于門診開方用藥的不確定性造成，另一方面，藥品庫存報警機制也需進一步完善[3]。目前只能憑經(jīng)驗確定備貨量，而一遇突發(fā)事件導(dǎo)致某些特殊用藥用藥量上升，就會出現(xiàn)供應(yīng)的中斷，有時還會引起醫(yī)患的糾紛，因此，作為我們藥房工作人員，尤其是庫房管理者，對藥品的使用量預(yù)估就需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3.1 作為藥劑師首先要對各種藥品的藥理效用有明確的認識，按時節(jié)不同，有些藥品的使用量會隨之波動，這就需要我們對此有充分認識，例如春秋兩季天氣驟寒常引起呼吸系統(tǒng)疾患，此時抗哮喘藥的用藥量就會上升（圖表1）；冬天氣候寒冷干燥，風(fēng)寒燥邪犯肺，感冒以風(fēng)寒居多，辛溫解表類的成藥使用量往往也會呈上升趨勢（圖表2），夏天則以清熱解毒類為主，而婦科用藥則四季皆有，就需時時備貨。

1.3.2 有些藥品的使用會隨時間推移使用量下降，如某婦科用藥（圖表3），此時應(yīng)及時下調(diào)報警下限指數(shù)，以防止誤領(lǐng)導(dǎo)致藥品積壓。

1.3.3 區(qū)分日常用藥和備用藥，分別設(shè)定入庫基數(shù)，對于非日常用藥，作為備用藥，應(yīng)設(shè)立一個相對較低基數(shù)，保持在此基數(shù)上以保證個別突發(fā)用藥能及時供應(yīng)；而常用藥如心血管藥物，胃腸道用藥，抗生素口服制劑及針劑等，應(yīng)維持一個庫存基數(shù)，確保用藥供應(yīng)的連續(xù)性[4]。

藥品的出入庫還要求倉庫管理者及時維護庫存信息，入庫時仔細核對，發(fā)現(xiàn)錯發(fā)漏發(fā)應(yīng)及時修正，才能確保二級庫對門診用藥的及時供應(yīng)。

1.4 建立并完善進出庫臺賬

對于每日入出庫藥品，需建立完整臺賬，并做好保管留存?zhèn)洳?。臺賬的建立，有助于日后復(fù)核，并確保藥品的質(zhì)量，以及保證藥品的供應(yīng)，及時發(fā)現(xiàn)不合理的入出庫記錄以便及時修正[5]。

1.4.1 管理員對入出庫記錄應(yīng)仔細核實，也要做到帳物相符，未接收到藥品時應(yīng)及時與上級倉庫反應(yīng)，發(fā)現(xiàn)錯發(fā)漏發(fā)也應(yīng)及時與其溝通，不可盲目記賬了事，核對藥品時除了數(shù)量，效期，還應(yīng)注意藥品包裝，劑量，確保藥品的同一性。

1.4.2 有時會發(fā)生藥品斷貨的情況，本著“一切以患者為中心”的原則，負責(zé)庫房管理的藥師需積極協(xié)調(diào)，進行部門調(diào)藥，部門之間互調(diào)藥品應(yīng)及時記錄備案，專人負責(zé)，統(tǒng)一管理，在電腦轉(zhuǎn)賬后仔細核對電腦賬目，準(zhǔn)確無誤時才可記賬。

1.4.3 有退藥發(fā)生時，將退藥數(shù)量批號記錄，發(fā)還總倉庫，等電腦信息出賬后經(jīng)核對無誤再統(tǒng)一核銷。

1.4.4 倉庫內(nèi)藥品庫存數(shù)量，品種應(yīng)記錄在案，對一些常用藥的庫存量進行每日統(tǒng)計，按月或周繪制入出庫曲線，作為制定入出庫計劃的依據(jù)，同時也有助于提前設(shè)定修改庫存限量報警上下限[6]。

1.4.5 對于藥品換包裝，規(guī)格，劑量的，應(yīng)及時修改臺賬，通過對比入出庫臺賬可以讓管理者做到心中有數(shù)，隨時切換藥品規(guī)格，避免前臺錯發(fā)漏發(fā)，因此，臺賬的建立也是確保窗口服務(wù)無誤的保證[7]。

建立完善入出庫臺賬，保證臺賬的正確，是保證藥品供應(yīng)穩(wěn)定的前提，也是藥房運轉(zhuǎn)的必須，管理者應(yīng)及時到位，維護臺賬的正確。

1.5 庫房維護也需建立信息化管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立科學(xué)合理的維護流程，與藥房信息化規(guī)范化管理接軌在現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展推動下，醫(yī)療機構(gòu)正一步步由半信息化向信息化轉(zhuǎn)變，在此大趨勢下藥房也在逐步實現(xiàn)信息化管理，作為藥房附屬倉庫，信息化管理不僅是大勢所趨，而且對庫房管理也能起到事半功倍的效果[8]。無論入出庫臺賬的建立，藥品庫存限量報警的設(shè)定，還是藥品貨位的維護，都離不開信息技術(shù)。庫房信息數(shù)據(jù)庫的建立能將一段時間內(nèi)藥品的使用情況完整展現(xiàn)，同時將藥品的流動明確記錄，將庫房信息與藥房信息整合，將便于藥房的統(tǒng)一管理，使部門負責(zé)人對藥品使用情況一目了然[9]。目前庫房管理數(shù)據(jù)庫在藥品的維護一塊還有欠缺，交互性和友好性不夠，這還需藥房部門與信息部門攜手共同努力。

2 結(jié) 論

藥房倉庫作為門診藥房的附屬，不屬于獨立部門，其建設(shè)與維護也一直是醫(yī)院藥事管理建設(shè)的薄弱之處，而我們作為從業(yè)人員則需從薄弱之處著手，發(fā)現(xiàn)管理上的漏洞，及時查漏補缺，維護好藥房的二級倉庫，確保整個系統(tǒng)的流暢運作。

綜上所述，藥房倉庫的管理維護需以信息化管理為依托，以藥房藥劑師的積極參與為主體，建立完善的臺賬管理，做好倉庫的維護保養(yǎng)，將其與門診藥房的職能合二為一，共同為醫(yī)院的順暢運作保駕護航。

[1]潘學(xué)仙,陸明華,祝永明.藥房二級庫網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國現(xiàn)代應(yīng)用藥學(xué),1999,16(5):89.

[2]張安妮.藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范[J].現(xiàn)代食品與藥品雜志,2007,17(5):74-76.

[3]唐晨虎,楊大鎖,吳亦民.南京市二級醫(yī)院藥房托管實例分析與探討[J].中國藥房,2009,20(5):35.

[4]肖建勤.淺談二級醫(yī)院門診藥房的管理[J].中華臨床醫(yī)藥雜志,2004,5(15):112.

[5]張合明.門診藥房的網(wǎng)絡(luò)化管理[J].醫(yī)學(xué)信息,2005,18(1):29-30.

[6]張彤.平臺化的HIS-醫(yī)院信息系統(tǒng)的發(fā)展方向[J].醫(yī)療設(shè)備信息,2004,19(7):21-22.

[7]邵瑞琪,周洪,左根永.執(zhí)業(yè)藥師在藥品分類管理中的作用[J].藥學(xué)教育,2006,22(2):58.

[8]李翔,邵蓉.優(yōu)良藥房工作規(guī)范是藥學(xué)服務(wù)的保障[J].藥學(xué)服務(wù)與研究,2005,5(3):317.

[9]米亞玲,梁新民.強化藥房工作規(guī)范的有效途徑[J].藥學(xué)服務(wù)與研究,2002,4(6):415.