Word和 Excel軟件的實用技巧談

□縱奇志，杜民榮

( 1.太原理工大學(xué)圖書館，山西 太原 030024；2.山西廣播電視大學(xué)，山西 太原 030027)

Word和Excel是無紙化辦公所必不可少的應(yīng)用軟件，諸如在公文寫作、繪制圖表、數(shù)據(jù)處理和批量作業(yè)等方面都有著廣泛的應(yīng)用，并為人們的日常工作帶來了很多便利。根據(jù)以往對Word和Excel的操作經(jīng)驗，本文將對其一些功能和使用捷徑作一個簡單介紹。

一、Word軟件的巧用

Word是我們在使用Office系列辦公軟件中所最先接觸的應(yīng)用軟件，也是我們在日常辦公中應(yīng)用最廣泛的軟件?；旧辖佑|過電腦的人都使用過Word,但是如何提高Word的使用效率仍是我們需要發(fā)掘?qū)W習(xí)和提高辦公效率的重要內(nèi)容。

(一)Word的快捷操作

1.光標(biāo)的快速定位。我們在日常修改或整理Word文檔時，有時由于時間或其他原因手頭的工作會臨時中斷，等下次再重新進行整理時已找不到上次工作中止前光標(biāo)的位置，尤其是遇到Word文檔篇幅很長時，更是要花費很多不必要的時間。此時我們只需在鍵盤上按下shift+F5鍵，光標(biāo)就會定位在上次Word文檔工作中止前的位置，對我們提高工作效率有很大的幫助。除了定位上一次的中止位置，shift+F5鍵可以定位前三次的中止位置，連續(xù)按下shift+F5鍵，光標(biāo)可以在前三次中止的位置上循環(huán)往復(fù)[1]。

2.Ctrl和Alt鍵的巧妙使用。一般Word文檔頁面的默認(rèn)設(shè)置是“兩端對齊”，但是根據(jù)中文頁面設(shè)置習(xí)慣或是一些排版的要求需要改變頁面的對齊方式。通常的操作是：將光標(biāo)移至菜單欄的“格式”選項→點擊“段落”→在“對齊方式”中進行格式選擇→點擊“確定”。具體操作頁面如下圖：

但是如此操作未免顯得有些繁瑣，這時Ctrl的快捷鍵就派上了大用場。若需“左對齊”點擊Ctrl+E鍵，若需“居中”點擊Ctrl+D鍵，若需“右對齊”點擊Ctrl+L鍵，如此操作相對更加便捷。除此功能，Ctrl+Home和Ctrl+End鍵分別能使光標(biāo)迅速回到文檔的頂端和底端，極大的方便了文檔的閱覽。

Alt鍵具有快捷打開菜單的功能。每個命令后都有一個加有括號和下劃線的字母，例如“文件(F)”，“編輯(E)”等，點擊Alt+F鍵就可以打開“文件”菜單。以此類推，按Alt鍵同時點擊相應(yīng)菜單后的字母就可打開所需的菜單欄。

3.快速插入當(dāng)前日期或時間。寫完一篇文章時，有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時間，一般人是通過選擇菜單來實現(xiàn)的，其實可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統(tǒng)日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前的時間。

(二)Word文檔表格中的數(shù)據(jù)計算技巧

很多情況下我們會在Word文檔中制作表格并進行數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計，例如數(shù)據(jù)的求和或求平均數(shù)等，這時我們就需要掌握Word的自動計算功能。如下表所示，下表是某銀行20xx年負(fù)債的成本變動表，我們需要快速求出該銀行負(fù)債項目平均余額和營業(yè)費用的總和。單擊菜單欄中的“視圖”按鈕→再單擊“工具欄”→選擇“表格與邊框”，這時就會出現(xiàn)一欄“表格與邊框”的工具欄，此時將光標(biāo)移至要求和的單元格，如下表中小計欄的第一或第三單元格，然后再單擊“表格與邊框”工具欄中的“∑”按鈕，即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動求和，分別求得的數(shù)據(jù)為90000萬元和1339萬元。

某銀行20xx年負(fù)債的各項成本情況表

但是這種計算方法如果在同時出現(xiàn)有左側(cè)單元格和上方單元格時，Word會自動選擇上方單元格進行求和計算，如果這時需要對左側(cè)單元格數(shù)據(jù)進行求和那必然得出的是錯誤的結(jié)果。此時應(yīng)單擊菜單中的“表格”按鈕→選擇“公式”→在“粘貼函數(shù)”一欄中選擇“SUM( )”選項，如果是對左側(cè)單元格求和，則在括號中輸入LEFT，以此類推，如果是右側(cè)輸入RIGHT，如果是上方輸入ABOVE。

(三)Word是生活、工作中的幫手

1.巧存Word文檔中的圖片。一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來做，打開該文檔，選擇“文件”菜單下的另存為“Web頁”，指定一個新點的文件名，按下“保存”按鈕，在保存的目錄下，多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會發(fā)現(xiàn)，Word文檔中所有圖片，都在這個目錄里保存著。

2.巧用表格制作作文紙。在小學(xué)語文試卷中經(jīng)常要插入一段作文紙，且往往和其他基礎(chǔ)知識題混合排在一張試卷上，故無法直接以稿紙方式打印，筆者發(fā)現(xiàn)，巧用Word20002002表格功能可以輕松達到這一要求。例如：要在8開的試卷中插入15行20格，共300字的作文紙，操作步驟如下：

(1)激活“表格”菜單，單擊“插入表格”，在對話框中的列數(shù)輸入“20”，行數(shù)輸入“1”，按確定后返回。(2)以上操作得到一行20格的虛框表格，選中這一行，用邊框按鈕把它變成實線表格。(3)在這個表格下面放置一個空行，復(fù)制時選中表格行和下面的空行，再在空行下面粘貼，即得到兩行，選中兩行即可復(fù)制出4行，直至復(fù)制出15行。(4)調(diào)整行間距，方法是設(shè)定空行的字體大小，一般用5號字即可。

二、Excel軟件的巧用

Excel是Office系列軟件中的又一款常用辦公軟件，通常用來制作表格和圖表。相對Word而言，Excel在表格制作方面更勝一籌，其在數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析等方面具有非常明顯的優(yōu)勢，倍受人們的青睞。

(一)Excel的快捷操作

1.相鄰兩列位置的快速轉(zhuǎn)換。有時，在初始設(shè)置列或行之后，由于考慮不周等原因需要將相鄰兩列位置調(diào)換，如下表所示，需要將B1：B8列同C1：C8列交換位置。

通常的做法是用鼠標(biāo)選中B1：B8列，將其剪切下來并粘貼至D1：D8列，這時B1：B8列自動變?yōu)榭瞻祝缓髮⑹髽?biāo)再次移動至B1：B8列的任一空白單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇“刪除”，并點擊“整列”選項，這時便實現(xiàn)了B列和C列位置的轉(zhuǎn)換。但是如此操作過程繁瑣，較為快捷的辦法是用鼠標(biāo)選中B1：B8列，然后按Shift鍵的同時用鼠標(biāo)點擊所選中的B列的右側(cè)邊框[2]，待光標(biāo)變成“+”字型，將其拖動至C列的右側(cè)邊框位置，此時在C列右側(cè)邊框處出現(xiàn)了一條“工”字型的虛線，放開Shift鍵和鼠標(biāo)左鍵即實現(xiàn)了相鄰兩列位置的快速轉(zhuǎn)換。

2.快速刪除Excel表格中的空白行。Excel表格在數(shù)據(jù)輸入時因為數(shù)據(jù)不全等原因會暫時將某些單元格做空白處理，但是之后又需要將這些空白單元格一一找出并且刪除，如果此時僅是人工逐一查找不僅工作量十分巨大，而且還會有部分遺漏。鑒于此，需要使用Excel的“自動篩選”命令。具體的操作是：首先在原有的Excel表格中選中一個單元格右擊，選擇“插入”再點擊“整行”，這時便添加了一行空白行[3]。之后將整個表格的所有行全選，點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”選項，單擊下拉列表中的“篩選”，再單擊“自動篩選”，此時在表格的每一列頂端將會出現(xiàn)一個下三角的按鈕，單擊其中一個按鈕并選擇“空白”選項。之后再單擊菜單欄的“編輯”選項，選擇其中的“刪除行”后再單擊確定便實現(xiàn)了對Excel表格中所有空白行的刪除工作，既簡便又避免了遺漏，一舉兩得。

3.快速地批量修改數(shù)據(jù)。 假如有一份Excel工作薄，里面有所有職工的工資，現(xiàn)在想將所有職工的補貼增加100元，當(dāng)然用公式進行計算，但除此之外，還有更簡單的批量修改的方法，即使用“選擇性粘貼”功能，首先在某個空白單元格中輸入100，選定此單元格，選擇“編輯”“復(fù)制”，選取想修改的單元格區(qū)域，例如：從E2到E150，然后選擇“編輯”“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框“運算”欄中選中“加”運算，按“確定”鍵，最后刪除開始時在某個單元格中輸入的100。

(二)Excel的圖表制作

很多做計量統(tǒng)計的工作人員通常比較善于應(yīng)用諸如Eviews，Stata等計量的應(yīng)用軟件，并且通過這些軟件來制作趨勢分析圖，殊不知Excel軟件本身就可以方便的制作出準(zhǔn)確且美觀的工作圖表。例如對于上文Excel表格中關(guān)于1998年至2004年“投資總額”和“住宅面積”的數(shù)據(jù)作趨勢走勢分析圖。首先在表格之外的隨意一個空白單元格處單擊選中，點擊菜單中“插入”的下拉列表的“圖表選項”，在“圖表類型”中有很多種圖表的樣式，可依數(shù)據(jù)的特點和自己的需求選擇所需要的圖表類型，選中后按“下一步”，這時出來了“圖表向?qū)А?-步驟2—圖表源數(shù)據(jù)”的對話框，將鼠標(biāo)選中將要作圖的數(shù)據(jù)范圍，按“下一步”，這時可對“圖表向?qū)А?-步驟3—圖表源數(shù)據(jù)”對話框的圖表主題，橫坐標(biāo)X軸，縱坐標(biāo)Y軸分別進行命名，再點擊“確定”即可完成圖表的制作。上文1998年至2004年“投資總額”和“住宅面積”的趨勢走勢圖繪制如下：

如此繪圖方法簡單便捷且清晰直觀，當(dāng)然圖表的樣式多種多樣，有柱狀圖，折線圖，餅狀圖等，可以根據(jù)自己的需求設(shè)置圖表樣式。Excel的這些功能為日常辦公提供了很大的便利。

(三)Excel是生活、工作中的幫手

1.在已有的單元格中批量加入一段固定字符。這是在工作中常常用到的，例如：單位的人事資料，用Excel輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加上兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù)26，如果一個一個改的話實在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時又省力。

(1)假設(shè)證書號在A列，在A列后點擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為B列。(2)在B2單元格寫入：=“26”&A2后回車。(3)看到結(jié)果為26××××××了，鼠標(biāo)放到B2位置，單元格的下方有一個小方點，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時就全部都改好了，若是在原證書號后面加26，則在B2單元格中寫入：= A2&“26”后回車。

2.通過Excel的技巧，天氣預(yù)報隨時都知道。我們可以不用看電視、上網(wǎng)站、下載相應(yīng)的軟件，即能隨時查看當(dāng)?shù)氐幕蛉魏纬鞘形磥韼滋斓奶鞖忸A(yù)報：先進入http://www.tq121. com.cn/forecast/fc06024.php,選擇城市(比如太原市)，單擊“檢索”按鈕，在打開的窗口中選相關(guān)數(shù)據(jù)，右擊，選擇“復(fù)制”把它復(fù)制到Windows的剪貼板中。再啟動Excel XP,新建一個工作薄，選擇“編輯” →“粘貼”，接著用鼠標(biāo)拖動向下滾動條，會發(fā)現(xiàn)一個智能標(biāo)記。單擊它，選擇“創(chuàng)建可刷新的Web查詢”。在打開的窗口中會發(fā)現(xiàn)該網(wǎng)頁有很多數(shù)據(jù)塊，分別有黃色右箭頭標(biāo)識。需要哪一塊數(shù)據(jù)時，只要用鼠標(biāo)單擊黃色右箭頭即可。當(dāng)然也可選擇多塊數(shù)據(jù)，完成后，按下“導(dǎo)入”把選中數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前表格中，再單擊窗口右上角“選項”按鈕，在“Web查詢選項”設(shè)置對話框中進行設(shè)置。

用鼠標(biāo)右擊制作好的天氣預(yù)報表格，選擇“數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩浴?，在打開的“外部數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩浴痹O(shè)置窗口中進行設(shè)置。并選中所有的復(fù)選框，最后將其保存為“天氣預(yù)報.xls”，為了方便查詢，可放置在桌面上，這樣只要正在連接著網(wǎng)絡(luò)，一打開該文件，即可看到最新的天氣預(yù)報了。

總之，Word和Excel辦公軟件的應(yīng)用為人們的日常工作帶來了極大的便利。在對Word和Excel軟件一般性使用的同時掌握一些小技巧，又能進一步提高辦公人員的工作效率。本文通過日常的使用所獲得的一些經(jīng)驗竅門旨在起到拋磚引玉的作用，希望這些軟件捷徑的發(fā)現(xiàn)為人們辦公效率的提高發(fā)揮越來越大的作用。

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[1]黎玲，陳平，蔣冬雁.小技巧大用處[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2009.(12).

[2]張靜，郭友. Excel的使用技巧及常見問題[J].信息系統(tǒng)工程,2010.(4).

[3]廉素玲.淺談Excel中的幾點使用技巧[J].教育園地,2010，(7).