高校圖書館管理中ERP思想的應(yīng)用對(duì)策研究

呂靜

[摘要] ERP的基本思想包括系統(tǒng)管理思想、精益生產(chǎn)、敏捷制造、動(dòng)態(tài)控制，在高校圖書館管理中引入ERP思想不僅可以提升圖書館自身的服務(wù)質(zhì)量，還可以提高工作人員的素質(zhì)。而實(shí)行ERP管理中圖書館應(yīng)加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持、制訂適合自身發(fā)展的目標(biāo)，以推進(jìn)ERP管理的實(shí)施。

[關(guān)鍵詞] ERP圖書館管理應(yīng)用對(duì)策

在分析高校圖書館管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，引入現(xiàn)代管理理念是打開高校圖書館管理之路的重要方法，本文以現(xiàn)代管理方法中的ERP為切入點(diǎn)，重點(diǎn)介紹高校圖書館管理中的ERP思想、方法的引入，從而解決圖書館管理中的相關(guān)問題。

圖書館現(xiàn)狀分析

1.基礎(chǔ)管理工作落后(各部門在工作中的協(xié)調(diào)程度不夠)

現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)的職能系統(tǒng)（如圖書館的采編流典檢等橫向業(yè)務(wù)工作系統(tǒng))和管理系統(tǒng)(計(jì)劃、組織、控制、決策等縱向管理工作程序)分別都是線性結(jié)構(gòu)。隨著社會(huì)環(huán)境的變化和圖書館功能的轉(zhuǎn)變，這種結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出明顯的弱點(diǎn)，功能割裂和封閉性：(1)圖書館傳播知識(shí)的整體功能被人為劃分的各部門職責(zé)所割裂，各部門的館員只專注于完成自己的工作，不關(guān)心圖書館的整體發(fā)展。(2)組織結(jié)構(gòu)自身的單向封閉性讓每個(gè)人、每個(gè)部門只對(duì)自己的上級(jí)負(fù)責(zé)，而各部門之間壁壘森嚴(yán)、職責(zé)分明，相互之間卻很少交流，長久以來形成一種相對(duì)封閉的狀況。

2.基礎(chǔ)工作中的制度建設(shè)落后于工作實(shí)施的需要

隨著計(jì)算機(jī)信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館逐漸成為信息化、數(shù)字化的前沿陣地，工作方式和工作重點(diǎn)也在發(fā)生變化，傳統(tǒng)的手工操作逐漸為計(jì)算機(jī)自動(dòng)化操作所取代，館藏資源也在不斷地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化；另一方面隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高校圖書館在社會(huì)中的定位也從過去的被動(dòng)接受讀者到館借閱逐步進(jìn)化到主動(dòng)將圖書館的服務(wù)推送到讀者的環(huán)境中，以更好地滿足讀者的需要。而先進(jìn)技術(shù)日新月異發(fā)展，深入到圖書館工作中的同時(shí)，圖書館制度建設(shè)還停留在傳統(tǒng)手工操作的階段。無論是從技術(shù)還是服務(wù)理念出發(fā)，適時(shí)地調(diào)整工作制度才能不斷地促進(jìn)工作的有效展開和效率的迅速提升，因而加強(qiáng)工作制度的建設(shè)最重要的就是要做到與時(shí)俱進(jìn)和靈活具體。

3.不能充分地引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的重視

經(jīng)濟(jì)建設(shè)的浪潮下，凡是與經(jīng)濟(jì)有關(guān)的項(xiàng)目都能得到重視，圖書館的公益性決定了其投入的顯性、回報(bào)的隱性，因而容易忽視對(duì)高校圖書館發(fā)展的支持和投入。

高校圖書館因自身業(yè)務(wù)發(fā)展所需的經(jīng)費(fèi)（尤其是自動(dòng)化建設(shè)）逐年增長，但是經(jīng)費(fèi)短缺的現(xiàn)狀在短期內(nèi)很難得到改善，因此服務(wù)質(zhì)量得不到顯著提升，更加無法體現(xiàn)自身的社會(huì)服務(wù)功能，主管部門看不到高校圖書館的社會(huì)效益卻只看到經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)的要求，就更加不會(huì)重視圖書館的投入。

針對(duì)以上問題，引入ERP管理思想，從自身內(nèi)部系統(tǒng)協(xié)調(diào)，制度建設(shè)，加強(qiáng)與圖書館上游主管部門、處在同一級(jí)別的兄弟館之間、提供數(shù)據(jù)庫與文獻(xiàn)資料的數(shù)據(jù)公司、社區(qū)讀者的聯(lián)系出發(fā)，闡述ERP思想在圖書館管理中的應(yīng)用對(duì)策。

ERP管理思想概述

ERP的基本思想是指在宏觀上，將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一條由供應(yīng)商、企業(yè)自身、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶等各個(gè)環(huán)節(jié)緊密連接的供需鏈；在微觀上又在企業(yè)內(nèi)部劃分成多個(gè)相互協(xié)同的子系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營銷、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、服務(wù)維護(hù)、開發(fā)設(shè)計(jì)等。企業(yè)與上游產(chǎn)品供應(yīng)商、銷售商和產(chǎn)品用戶之間的關(guān)系不再是簡單的需求關(guān)系，而是利益共享的合作伙伴關(guān)系，共同組成一個(gè)穩(wěn)定的商業(yè)環(huán)境中的“生態(tài)鏈”。這個(gè)生態(tài)鏈的基礎(chǔ)就是“供需平衡”。

ERP管理思想認(rèn)為，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)不再是一個(gè)企業(yè)與另一個(gè)企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)，而是一條企業(yè)供需鏈與競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)供需鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。ERP思想對(duì)具體的生產(chǎn)方式的管理主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：精益生產(chǎn)、同步控制、敏捷制造。

ERP思想在圖書館管理中的移植應(yīng)用

相對(duì)于企業(yè)來說高校圖書館作為公共服務(wù)單位其資金流動(dòng)是不完整的，因?yàn)閳D書館的資金投入是顯性的，而社會(huì)回報(bào)卻是隱形的，流入圖書館的資金投資增值的意義在于：圖書館員通過自己的勞動(dòng)將各種文獻(xiàn)信息資源進(jìn)行加工，以利于讀者的方式提供給讀者，不但滿足了讀者自身的需求，也促進(jìn)社會(huì)物質(zhì)文明和精神文明的發(fā)展；圖書館業(yè)務(wù)流程科學(xué)化則構(gòu)成了圖書館的工作流程。

1.從系統(tǒng)的觀點(diǎn)客觀分析高校圖書館的供需鏈

高校圖書館的供需鏈與企業(yè)的供需鏈有相似之處，圖書館在其生存的社會(huì)環(huán)境中也存在一個(gè)以工作關(guān)系維系的供需鏈，包括圖書館本身、書商、行政管轄部門、資金來源部門（包括財(cái)政部門和提供贊助資金的單位和個(gè)人）、社區(qū)、讀者及圖書館業(yè)務(wù)技術(shù)支持行業(yè)等，另外還應(yīng)包括存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的其他圖書館。

2.ERP的精益生產(chǎn)和敏捷制造思想在高校圖書館管理中的應(yīng)用

精益生產(chǎn)首先需要一個(gè)穩(wěn)定的供需鏈，與高校圖書館處于統(tǒng)一供需鏈上的各方不僅為圖書館提供服務(wù)，也受惠于圖書館的服務(wù)。我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)這種互惠互利的原則，不斷穩(wěn)定強(qiáng)化與供需鏈上各方的關(guān)系，為提升自身的服務(wù)質(zhì)量和加大圖書館服務(wù)覆蓋面而作好準(zhǔn)備。有了一個(gè)穩(wěn)定的供需鏈也需要圖書館協(xié)調(diào)好內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，在內(nèi)外協(xié)調(diào)，系統(tǒng)化加強(qiáng)的前提下，真正實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)服務(wù)的“大批量、混合型”生產(chǎn)，從而滿足圖書館主體讀者的需求。

3.強(qiáng)化高校圖書館管理中的動(dòng)態(tài)控制

高校圖書館工作以及與社會(huì)的聯(lián)系交互式無時(shí)無刻不在進(jìn)行的，而這種聯(lián)系也在不斷地發(fā)生變化。圖書館工作的內(nèi)容會(huì)隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步而產(chǎn)生新的問題，如在編目過程中常常遇到新的學(xué)科和交叉性、邊緣性的學(xué)科；文獻(xiàn)獲取的途徑可能不僅僅局限在傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)這種形式，而各種載體文獻(xiàn)的購買成本、利用的方便程度等等都是在具體工作中沒有現(xiàn)成制度可以遵循的。因而如何動(dòng)態(tài)的建立完善制度成為動(dòng)態(tài)控制的關(guān)鍵。

動(dòng)態(tài)控制的另一個(gè)重要的方面就是圖書館工作人員素質(zhì)的提升。從管理者到工作人員，都要從知識(shí)結(jié)構(gòu)、服務(wù)意識(shí)、崗位責(zé)任、獎(jiǎng)懲措施各個(gè)方面明確，配合國家的崗位聘任制和分配制度改革，可以建立起一個(gè)知識(shí)層次高、追求上進(jìn)、工作積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)、愛崗敬業(yè)的高校圖書館員隊(duì)伍。

高校圖書館在ERP實(shí)施過程中問題對(duì)策研究

1.圖書館高層領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)力支持是成功的保證

圖書館高層領(lǐng)導(dǎo)不能把ERP的實(shí)施僅僅視為單純的信息系統(tǒng)建設(shè)，而是整個(gè)圖書館管理制度的革命性變革。只有這種管理制度的革命性變革，圖書館高層領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)力推進(jìn)，才能使圖書館各個(gè)管理部門協(xié)同一致完成ERP的實(shí)施，而圖書館高層領(lǐng)導(dǎo)的忽視將成為ERP實(shí)施失敗的直接原因。

2.選擇適合圖書館自身需求的ERP管理思想

ERP管理的內(nèi)容涉及很多方面，而各個(gè)圖書館的具體情況各不相同，針對(duì)不同館的具體現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)采用最適合圖書館自身的ERP系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化的管理制度改革。如內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)不合理就應(yīng)當(dāng)注重系統(tǒng)化的管理，制度建設(shè)落后則更應(yīng)該注重動(dòng)態(tài)控制，不斷累積制度建設(shè)，從而適應(yīng)現(xiàn)狀。

3.明確的目標(biāo)優(yōu)化組合和合理的期望值

圖書館實(shí)施ERP是一項(xiàng)周期長、見效慢的系統(tǒng)工程，所以高校圖書館在檢驗(yàn)其實(shí)施ERP的效果時(shí)要以是否有效地提高圖書館對(duì)其供應(yīng)鏈管理效率來作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。高校圖書館要根據(jù)圖書館自身的實(shí)際需求和資金情況，制訂合理明確的項(xiàng)目目標(biāo)。ERP不是萬能的，具體工作中應(yīng)具體對(duì)待，結(jié)合自身情況，落實(shí)ERP管理思想中的關(guān)鍵部分，才能明確自身目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)最終的期望值。

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作者單位：西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院陜西西安