抓制度建設(shè) 防經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

近年來(lái)，我國(guó)很多外貿(mào)公司因?yàn)閷?duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的防控不嚴(yán)而致貿(mào)易糾紛時(shí)有發(fā)生。諸多國(guó)內(nèi)外貿(mào)公司都曾先后深陷其中。經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)成為外貿(mào)企業(yè)面臨的“定時(shí)炸彈”。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理防范，已迫在眉睫。

制度建設(shè)是防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，制度建設(shè)在推進(jìn)外貿(mào)企業(yè)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中的重要地位與作用已日益為企業(yè)所熟知。尤其在金融危機(jī)的影響下，外貿(mào)企業(yè)面臨的進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)復(fù)雜多變，如何減少風(fēng)險(xiǎn)損失和在風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生后轉(zhuǎn)危為機(jī)，以制度建設(shè)防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)日漸顯效。茲結(jié)合上海飛馬進(jìn)出口有限公司的實(shí)踐，探索外貿(mào)企業(yè)通過(guò)管理制度建設(shè)、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的若干原則和要點(diǎn)。

一、充分認(rèn)識(shí)外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)制度建設(shè)的必要性

近年來(lái)，我國(guó)很多外貿(mào)公司因?yàn)閷?duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的防控不嚴(yán)而致貿(mào)易糾紛時(shí)有發(fā)生。諸多國(guó)內(nèi)外貿(mào)公司都曾先后深陷其中，企業(yè)經(jīng)營(yíng)和聲譽(yù)都遭受了不小的損失。經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)成為外貿(mào)企業(yè)面臨的“定時(shí)炸彈”。加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管理防范，已迫在眉睫。

1、制度建設(shè)是防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的根本措施

防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的措施很多，其主要措施應(yīng)為：一是建立基礎(chǔ)信息系統(tǒng)。二是制定風(fēng)險(xiǎn)控制流程，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。三是重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)重大事項(xiàng)，跟蹤監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)。四是規(guī)劃經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。有的放矢的制度建設(shè)，可以有效地防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2、制度建設(shè)必須“建制”與“執(zhí)行”并重

制度建設(shè)是制定制度、執(zhí)行制度并在實(shí)踐中不斷檢驗(yàn)和完善制度的過(guò)程。制度建設(shè)必須“建制”與“執(zhí)行”并重。

首先，“有制度可依”。一是必須研究和制定系統(tǒng)的有針對(duì)性的制度，并對(duì)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范管理制度適時(shí)修訂完善。在制定時(shí)必須全面規(guī)范各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，并將國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定貫徹于企業(yè)規(guī)章制度之中，使經(jīng)營(yíng)過(guò)程“有制度可依”。二是經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范更取決于制度的執(zhí)行。這就要求搞好企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范制度的合理性、時(shí)效性進(jìn)行長(zhǎng)期維護(hù)和改進(jìn)，延長(zhǎng)制度的生命力，堅(jiān)持依法治企。

其次，“有制度必依”。規(guī)章制度是用來(lái)規(guī)范我們行為的規(guī)則、條文。強(qiáng)化制度的可操作性，是制度建設(shè)的著力點(diǎn)。當(dāng)新業(yè)務(wù)推出或者操作流程更改時(shí)，必須同時(shí)將新推出的或作了相應(yīng)修改的規(guī)章制度通過(guò)培訓(xùn)方式及時(shí)傳達(dá)貫徹到業(yè)務(wù)部門(mén)，特別是貫徹到實(shí)際操作的外銷(xiāo)員，確保員工熟悉崗位基本制度，掌握相關(guān)內(nèi)控制度，在業(yè)務(wù)流程中按規(guī)范的制度操作。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行的監(jiān)督力度，才能降低“經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)”，促進(jìn)“企業(yè)發(fā)展”。

再次，“執(zhí)行制度必嚴(yán)”。要保證制度的有效貫徹實(shí)施，必須建立并完善制度執(zhí)行情況的跟蹤反饋流程，構(gòu)建責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，做到制度運(yùn)行上下聯(lián)動(dòng)，一切經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)遵循制度進(jìn)行，明確管理職責(zé)，落實(shí)管理責(zé)任。在制度推行落實(shí)的過(guò)程中，納入業(yè)績(jī)考核，由于沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行制度而造成損失的必須承擔(dān)責(zé)任。突出管理的剛性和力度，切實(shí)維護(hù)好制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，無(wú)論是誰(shuí)違反都必須給予嚴(yán)懲，真正讓制度成為員工的行為底線，用制度構(gòu)筑風(fēng)險(xiǎn)防范的“防火墻”，為從源頭上杜絕經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)提供制度保證。

二、外貿(mào)企業(yè)制定制度的基本原則

1、簡(jiǎn)便。從外貿(mào)實(shí)際需要出發(fā)，切實(shí)貫徹“重在建設(shè)”的原則，靠制度加強(qiáng)管理，這從制度上保證了風(fēng)險(xiǎn)防范制度的具體落實(shí)。要將國(guó)家法律法規(guī)、上級(jí)政策精神和企業(yè)管理思想用通俗易懂的語(yǔ)言融入條款，要什么建什么，缺什么補(bǔ)什么，制定出簡(jiǎn)便、明了并易操作的制度，為外貿(mào)企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)保駕護(hù)航。

2、實(shí)用。首先是可操作，要按照企業(yè)實(shí)際，通過(guò)優(yōu)化工作流程來(lái)提高制度的可操作性，充分認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)防范制度建設(shè)的目的全在于應(yīng)用，將工作任務(wù)盡可能予以量化，操作過(guò)程中就不會(huì)出現(xiàn)“盲點(diǎn)”、“真空”，猶如一道道防盜門(mén)，將風(fēng)險(xiǎn)擋在了門(mén)外。在制度執(zhí)行中該做什么，不該做什么，具體明確，盡量減少自由裁量空間，嚴(yán)防制度之間相互掣肘。

3、有效。面對(duì)內(nèi)外部復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，使業(yè)務(wù)人員能在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中自覺(jué)運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)防范制度，關(guān)注和防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從源頭上控制經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，確保各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)在可控范圍內(nèi)得到積極拓展。因此，風(fēng)險(xiǎn)防范制度建設(shè)，必須注重實(shí)效，惟有實(shí)效才是制度建設(shè)的生命力之所在。

三、外貿(mào)企業(yè)制度建設(shè)的主要內(nèi)容

外貿(mào)企業(yè)關(guān)于防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的主要制度有《外貿(mào)風(fēng)險(xiǎn)管理辦法》主要內(nèi)容包括：合同管理、結(jié)匯管理、對(duì)外付款管理、收匯跟蹤管理等；《資金使用風(fēng)險(xiǎn)防范管理辦法》主要內(nèi)容包括：公司大額資金使用情況有風(fēng)險(xiǎn)防范小組審定，嚴(yán)防資金流失等；《進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程管理辦法》主要內(nèi)容包括：進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程、合同評(píng)審、審批權(quán)限、結(jié)算與付款、進(jìn)口用匯核銷(xiāo)等；《逾期應(yīng)收賬款逾期庫(kù)存管理辦法》主要內(nèi)容包括：逾期應(yīng)收賬款和逾期庫(kù)存的界定和處理等等，作為公司日常經(jīng)營(yíng)管理的行動(dòng)指南，為確保外貿(mào)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作，對(duì)整個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)的有效控制，是及早發(fā)現(xiàn)和快速處置外貿(mào)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。

四、外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)制度建設(shè)的一般流程

外貿(mào)企業(yè)應(yīng)借助ISO9001：2008質(zhì)量管理體系和ISO14000環(huán)境管理體系以及ERP信息系統(tǒng)的運(yùn)用，不斷完善與業(yè)務(wù)流程相匹配的管理制度并嚴(yán)格考核，為企業(yè)撐上防范風(fēng)險(xiǎn)的“防護(hù)傘”，確保在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中做到制度先行、管理同步、責(zé)任到位。

（一）確定制度建設(shè)的重點(diǎn)

一是完善公司風(fēng)險(xiǎn)防范管理制度。外貿(mào)公司應(yīng)適時(shí)針對(duì)外貿(mào)政策的一些新的變化，在原有管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)外貿(mào)風(fēng)險(xiǎn)防范管理制度全面重審、充實(shí)完善，確保各項(xiàng)工作都有章可循、管理有序，進(jìn)一步形成規(guī)范的管理體系。尤其是對(duì)《外貿(mào)風(fēng)險(xiǎn)管理辦法》、《資金使用風(fēng)險(xiǎn)防范管理辦法》、《進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程管理辦法》、《逾期應(yīng)收賬款逾期庫(kù)存管理辦法》等相關(guān)內(nèi)容要逐句推敲和完善，形成公司內(nèi)部比較完善的可操作性的風(fēng)險(xiǎn)管理體系。

二是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)例會(huì)。外貿(mào)公司應(yīng)定期分析經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，規(guī)定每周召開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議、部門(mén)經(jīng)理工作例會(huì)，每月中旬召開(kāi)外貿(mào)部門(mén)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)，每半年組織由公司領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理參加的外貿(mào)形勢(shì)研討會(huì)。每次會(huì)議由領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)負(fù)責(zé)人在例會(huì)上對(duì)部門(mén)經(jīng)理及時(shí)傳遞經(jīng)濟(jì)信息、外貿(mào)行情、政策溝通、案例分析等，做到及時(shí)把握市場(chǎng)，在外貿(mào)環(huán)境不確定因素多的情況下規(guī)避和減少風(fēng)險(xiǎn)。

（二）成立外貿(mào)風(fēng)險(xiǎn)防范管理小組

建立由外貿(mào)公司財(cái)務(wù)部、貿(mào)易管理部、辦公室、紀(jì)委等部門(mén)組成的外貿(mào)風(fēng)險(xiǎn)防范管理小組。職責(zé)是負(fù)責(zé)制度和流程的審查，以及執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督、檢查、幫助和考核、評(píng)價(jià)工作。密切關(guān)注形勢(shì)變化，及時(shí)溝通信息，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)資金運(yùn)行的各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。幫助公司及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中存在的問(wèn)題。做到提前介入預(yù)防為先，把風(fēng)險(xiǎn)化解在嚴(yán)密的監(jiān)控之中。

（三）強(qiáng)化制度的專題培訓(xùn)

針對(duì)國(guó)家不斷調(diào)整的貿(mào)易政策，通過(guò)聘請(qǐng)海關(guān)、商檢、稅務(wù)機(jī)關(guān)、市出口信用保險(xiǎn)公司、銀行、律師事務(wù)所、法院經(jīng)濟(jì)庭專員圍繞法律法規(guī)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、信用保險(xiǎn)和信息化管理等多個(gè)專題，適時(shí)對(duì)公司部經(jīng)理、外銷(xiāo)員開(kāi)展以案說(shuō)法的風(fēng)險(xiǎn)教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員運(yùn)用法律解決問(wèn)題的能力和加深對(duì)貿(mào)易條款司法解釋層面上的理解與把握，以保護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。通過(guò)條文講解，案例分析，討論交流提高員工對(duì)制度的理解，對(duì)流程的把握，為執(zhí)行制度奠定基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化全過(guò)程監(jiān)控

根據(jù)外貿(mào)公司風(fēng)險(xiǎn)防范制度要求，對(duì)貿(mào)易的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)識(shí)別問(wèn)題，及時(shí)采取措施解決。做到風(fēng)險(xiǎn)防范層層抓落實(shí)，道道把好關(guān)，把風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽中。

1、建立公司法律顧問(wèn)室制度。加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、履行的法律審查和訴訟代理工作。未經(jīng)法律顧問(wèn)審查同意，不得簽訂和變更合同。密切關(guān)注合同履行過(guò)程，確保合同履行善始善終。

2、強(qiáng)化對(duì)客戶的資信調(diào)查。加強(qiáng)公司的信用風(fēng)險(xiǎn)管理，開(kāi)展客戶的資信調(diào)查和信用評(píng)定，建立客戶資信檔案。謹(jǐn)防上當(dāng)受騙。簽訂合同前，要對(duì)客戶的工商登記、資產(chǎn)、信譽(yù)及經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查、核實(shí)等方式予以防范和化解風(fēng)險(xiǎn)。

3、跟蹤應(yīng)收賬款庫(kù)存變化情況。建立逾期應(yīng)收賬款、逾期庫(kù)存的預(yù)警機(jī)制，做好逾期應(yīng)收款和庫(kù)存的界定和處理。

4、加強(qiáng)業(yè)務(wù)的跟蹤管理。由于國(guó)際金融危機(jī)的影響， 國(guó)內(nèi)供貨商破產(chǎn)倒閉的可能性隨時(shí)存在。如果供貨商不能及時(shí)提供有效的、完稅的增值稅專用發(fā)票，公司將存在一定的退稅風(fēng)險(xiǎn)。公司應(yīng)采取相應(yīng)的對(duì)策：一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員全面了解該商品在國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上的行情。二是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)的跟蹤管理，如對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行過(guò)程中各環(huán)節(jié)的實(shí)施狀況、交易過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題、供貨商財(cái)務(wù)狀況的最新動(dòng)態(tài)，進(jìn)行全程監(jiān)控。

5、實(shí)施ERP信息管理系統(tǒng)。利用ERP信息化管理手段，建立涵蓋風(fēng)險(xiǎn)管理基本流程和內(nèi)部控制系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)出口貿(mào)易流程的制度管理從原來(lái)事后發(fā)現(xiàn)到超前控制的目的。

（五）加強(qiáng)考核獎(jiǎng)懲

提高外貿(mào)業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)安全意識(shí)，每個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)人員按職務(wù)和責(zé)任的大小實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)保證金。部經(jīng)理和業(yè)務(wù)員自行承擔(dān)外貿(mào)風(fēng)險(xiǎn)的后果和造成的損失，對(duì)資金的匯攏承擔(dān)利息等責(zé)任。嚴(yán)格按照制度進(jìn)行考核評(píng)估獎(jiǎng)懲，保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

面對(duì)內(nèi)外部復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，建立一整套科學(xué)的、適合企業(yè)自身特點(diǎn)的、嚴(yán)密、具有可操作性的制度體系，才能將企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)降到最低限度，使企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)步地向前發(fā)展。

（作者系上海飛馬進(jìn)出口有限公司）