計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用

摘要：計(jì)算機(jī)是20世紀(jì)最偉大的科學(xué)技術(shù)發(fā)明之一，對(duì)人類(lèi)的生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生了極其重要的影響，并以強(qiáng)大的生命力飛速發(fā)展，它是人類(lèi)進(jìn)入信息時(shí)代的重要標(biāo)志之一。辦公室是處理一種特定事務(wù)的地方或提供服務(wù)的地方，是提供工作辦公的場(chǎng)所，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已成為辦公技術(shù)的重要組成部分，文章從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用的角度簡(jiǎn)單進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；信息技術(shù)；辦公自動(dòng)化

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-8937（2012）05-0071-02

計(jì)算機(jī)的發(fā)明對(duì)人類(lèi)的生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生了極其重要的影響，并以強(qiáng)大的生命力飛速發(fā)展，標(biāo)志著人類(lèi)進(jìn)入信息時(shí)代。目前計(jì)算機(jī)的使用已遍及學(xué)校、企事業(yè)單位以及個(gè)人生活中，成為信息社會(huì)中必不可少的工具，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)等為了提高效率，都在大量引進(jìn)辦公自動(dòng)化技術(shù)，辦公自動(dòng)化的使用，可以?xún)?yōu)化單位管理組織結(jié)構(gòu)，有效調(diào)整管理體制，辦公協(xié)調(diào)能力得到調(diào)整，決策的一致性得到加強(qiáng)，這些優(yōu)勢(shì)都可以讓辦公效率大大提高。

1信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化

1.1信息技術(shù)概述

信息技術(shù)的研究包括科學(xué)、技術(shù)、工程以及管理等學(xué)科，這些學(xué)科在信息的管理，傳遞和處理中的應(yīng)用，相關(guān)的軟件和設(shè)備及其相互作用。信息技術(shù)的應(yīng)用包括計(jì)算機(jī)硬件和軟件，網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工具等。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)普及以來(lái)，人們?nèi)找嫫毡榈氖褂糜?jì)算機(jī)來(lái)生產(chǎn)、處理、交換和傳播各種形式的信息，如書(shū)籍、商業(yè)文件、報(bào)刊、唱片、電影、電視節(jié)目、語(yǔ)音、圖形、影像等。

人們對(duì)信息技術(shù)的定義，因其使用的目的、范圍、層次不同而有不同的表述：信息技術(shù)就是獲取、存貯、傳遞、處理分析以及使信息標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)，包含通信、計(jì)算機(jī)與計(jì)算機(jī)語(yǔ)言、計(jì)算機(jī)游戲、電子技術(shù)、光纖技術(shù)等，現(xiàn)代信息技術(shù)以計(jì)算機(jī)技術(shù)、微電子技術(shù)和通信技術(shù)為特征；信息技術(shù)是人類(lèi)在生產(chǎn)斗爭(zhēng)和科學(xué)實(shí)驗(yàn)中認(rèn)識(shí)自然和改造自然過(guò)程中所積累起來(lái)的獲取信息，傳遞信息，存儲(chǔ)信息，處理信息以及使信息標(biāo)準(zhǔn)化的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、技能和體現(xiàn)這些經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、技能的勞動(dòng)資料有目的的結(jié)合過(guò)程；信息技術(shù)是管理、開(kāi)發(fā)和利用信息資源的有關(guān)方法、手段與操作程序的總稱(chēng)。信息技術(shù)是指能夠擴(kuò)展人類(lèi)信息器官功能的一類(lèi)技術(shù)的總稱(chēng)；信息技術(shù)指應(yīng)用在信息加工和處理中的科學(xué)，技術(shù)與工程的訓(xùn)練方法和管理技巧。

1.2辦公自動(dòng)化概述

所謂辦公自動(dòng)化，就是指將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能和現(xiàn)代化辦公融為一體的新式辦公方式。目前還沒(méi)有對(duì)辦公自動(dòng)化形成統(tǒng)一的定義。常見(jiàn)的辦公自動(dòng)化領(lǐng)域包括在傳統(tǒng)辦公室中加入新機(jī)器、新設(shè)備，同時(shí)新加入的技術(shù)也屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在機(jī)關(guān)部門(mén)，人們把辦公自動(dòng)化稱(chēng)作電子政務(wù)。我們從日常工作的工作中可以體會(huì)到，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，優(yōu)化了管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整了管理體制。在提高工作效率的同時(shí)，增強(qiáng)了協(xié)同辦公能力，融合各部門(mén)決策，強(qiáng)化決策的執(zhí)行能力，最后提高各個(gè)單位的工作效率。一般情況下，辦公室的業(yè)務(wù)就是對(duì)文件的處理。通常包括文件起草、發(fā)出通知、處理業(yè)務(wù)文本，對(duì)外來(lái)文檔處理存檔。還有就是對(duì)和本單位有關(guān)的本部門(mén)文件、外來(lái)文件進(jìn)行保存和檢查。從日常工作的內(nèi)容就可以看出，計(jì)算機(jī)的文字處理技術(shù)可以完美的簡(jiǎn)化辦公室業(yè)務(wù)。加上其他的先進(jìn)設(shè)備，比如：傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，可以大量簡(jiǎn)化工作流程，節(jié)省人力物力。使辦公室業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單化，也成了辦公自動(dòng)化的基本特征。辦公室是一個(gè)機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行的核心所在。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的作用

通過(guò)信息技術(shù)將辦公過(guò)程電子化、數(shù)字化，所有的辦公人員在共同的桌面環(huán)境下工作，這樣就完成了辦公自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展可以在一定程度上提高辦公自動(dòng)化的實(shí)用性及有效性等，本文主要在以下三個(gè)方面進(jìn)行闡述計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化上的功能，一是建立辦公室內(nèi)部信息平臺(tái)；二是實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化；三是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息集成；四是實(shí)現(xiàn)分布式辦公。

2.1建立辦公室內(nèi)部信息平臺(tái)

通過(guò)辦公自動(dòng)化，組建辦公室內(nèi)部的信息平臺(tái)，方便辦公室內(nèi)部的信息交流，形成一個(gè)高效的信息交流場(chǎng)所。例如單位通知、制度、技術(shù)交流等、通過(guò)這樣一個(gè)平臺(tái)，可以快速的傳達(dá)給每一個(gè)辦公人員。

2.2實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化

流程化工作存在于每一個(gè)單位，比如文件的收發(fā)、審批、匯報(bào)。通過(guò)自動(dòng)化辦公流程，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高協(xié)同效率。還可以使各個(gè)分單位的文檔按照權(quán)限進(jìn)行使用。

2.3實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息集成

目前基本上所有的單位都有著很多的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如采購(gòu)、銷(xiāo)售、存貨、等很多種，企業(yè)發(fā)展所需要的信息源基本上都在這些業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)里面，因此，要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的高效率，就必須跟這些業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的信息集成，讓單位的工作人員能夠快捷有效地得到所需要的信息，進(jìn)而提高單位工作的效率和領(lǐng)導(dǎo)決策能力。

2.4實(shí)現(xiàn)分布式辦公

分布式辦公是支持多個(gè)分支機(jī)構(gòu)跨地域的移動(dòng)辦公模式，隨著辦公分支地域的分布越來(lái)越廣，分布式辦公模式變得越來(lái)越迫切。

3信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的發(fā)展趨勢(shì)

近年來(lái)，伴隨著企業(yè)信息化快速發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)流程的改進(jìn)，技術(shù)的不斷創(chuàng)新，辦公自動(dòng)化也在不斷快速更新?lián)Q代，更加人性化、智能化辦公環(huán)境將成為未來(lái)企業(yè)的發(fā)展方向，辦公環(huán)境的不斷改善可以提高單位組織的決策效率，提供更好的決策支持及知識(shí)積累等全面辦公系統(tǒng)服務(wù)。未來(lái)企業(yè)信息化發(fā)展已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)，所以辦公自動(dòng)化的發(fā)展將對(duì)信息產(chǎn)業(yè)格局產(chǎn)生重要影響，目前根據(jù)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀，通過(guò)信息技術(shù)發(fā)展程度的提升，為辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展提出新的發(fā)展前景。

3.1設(shè)計(jì)理念更具人性化

現(xiàn)在的工作強(qiáng)調(diào)的是人性化，自動(dòng)化辦公也是如此。這就要突出辦公自動(dòng)化的穩(wěn)定性、開(kāi)放性和易用性，強(qiáng)調(diào)對(duì)于信息來(lái)源的整合能力，構(gòu)建一個(gè)可以拓展的管理平臺(tái)，從而改變現(xiàn)在人適應(yīng)系統(tǒng)的窘境，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)適應(yīng)人的操作這樣一個(gè)全新理念。

3.2辦公工具智能化

當(dāng)用戶在面臨越來(lái)越多的數(shù)據(jù)處理工作時(shí)，如果辦公軟件可以幫助用戶做一些智能分析，這又將大大的提高用戶的工作效率，還將對(duì)用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。在微軟的Office 2007版本中已經(jīng)提供了一些基本的商業(yè)智能功能。

3.3無(wú)線辦公環(huán)境

隨著信息終端應(yīng)用的全面融合，3G無(wú)線移動(dòng)技術(shù)將在我們的工作中大量的應(yīng)用。這樣一個(gè)融合和計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通訊技術(shù)的移動(dòng)設(shè)備會(huì)成為辦公必備的信息終端。這樣一個(gè)信息終端實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公自動(dòng)化，讓管理無(wú)處不在。

4結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)信息化的發(fā)展已成必然，推廣和實(shí)施辦公自動(dòng)化不僅可以幫助企業(yè)形成全面完善的信息化管理系統(tǒng)，更可以通過(guò)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理、業(yè)務(wù)的提升和改善，進(jìn)而使企業(yè)制度與組織結(jié)構(gòu)的合理發(fā)展。信息技術(shù)被更好的運(yùn)用于辦公自動(dòng)化當(dāng)中，使得辦公自動(dòng)化得到更好的發(fā)展，不僅提高了工作效率，同時(shí)能對(duì)辦公、交流及決策實(shí)現(xiàn)更靈活的管理。由此可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)將在辦公自動(dòng)化中扮演越來(lái)越重要的角色。

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