高校檔案館管理初探

摘 要：高校檔案館工作的有效性取決于管理和服務(wù)的有效性。高校檔案館室效益、質(zhì)量的提高重在管理與服務(wù)創(chuàng)新，因此，完善檔案館功能建設(shè)與創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、人力資源建設(shè)和服務(wù)理念等方面的管理，對高校檔案館的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：高校 檔案館 管理

高校檔案館是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，擔(dān)負(fù)著對全校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理和利用學(xué)校檔案的職責(zé)。新形勢下的新要求，檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、明確工作重點(diǎn)、調(diào)整思路、打破常規(guī)、開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案館管理力度，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、切實(shí)貫徹“人本管理”的方針

檔案館管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，從根本意義上講，人是第一位的，管理工作中觀念的創(chuàng)新、管理手段、管理模式的創(chuàng)新都是圍繞人這一核心開展工作的。所謂人本管理，就是重視人、尊重人、理解人和關(guān)心人，從而調(diào)動(dòng)起人的工作積極性、創(chuàng)造性。首先，在檔案館管理工作中要充分考慮利用者的需求，多多地為利用者的使用需求考慮。而且，要加強(qiáng)與檔案利用者的交流與溝通，設(shè)置意見箱，召開座談會(huì)，在檔案館網(wǎng)頁上設(shè)立利用者回音欄，做好跟蹤服務(wù)，接受利用者的監(jiān)督，幫助他們解決疑難問題等，為他們提供全方位、多渠道、快捷的檔案信息服務(wù)，最大限度地滿足他們的需求。此外，檔案館要開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，就要為利用者開展多層次、多方位的服務(wù)。其次，要尊重檔案管理人員的個(gè)性和獨(dú)立的人格，突出他們主人翁地位，把實(shí)現(xiàn)管理人員的理想信念、自身價(jià)值作為最大目標(biāo)。要考慮本館工作人員的素質(zhì)水平、工作能力和各種需求等情況，運(yùn)用各種激勵(lì)手段充分調(diào)動(dòng)人的積極性、挖掘人的潛能，不斷增強(qiáng)檔案部門的活力。第三，要根據(jù)不同的工作崗位安排適當(dāng)?shù)娜藛T，即根據(jù)每個(gè)檔案人員工作能力的大小、知識(shí)水平的高低分配不同的與之相適合的工作，并為他們營造一個(gè)寬松、自由的工作環(huán)境，讓他們的才能得到充分的展示。

二、改善檔案館服務(wù)環(huán)境

服務(wù)環(huán)境不是檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素，但它是衡量檔案服務(wù)質(zhì)量的指標(biāo)之一。服務(wù)環(huán)境的改善包括兩個(gè)方面：第一，檔案館建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等硬件條件的改善。在檔案館建筑的設(shè)計(jì)上遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀、靈活、安全的設(shè)計(jì)原則，在基礎(chǔ)設(shè)施的布置上體現(xiàn)堅(jiān)持“以人為本”，提供廣闊的個(gè)性空間，如精心布置閱檔室、提供停車位、餐廳等便民服務(wù)，把檔案館建成休閑、交流的場所。第二，優(yōu)雅的環(huán)境和濃厚的文化氛圍，能給檔案利用者帶來意想不到的效果。絕大多數(shù)的高校檔案館都設(shè)立了專門的查詢利用檔案室，室內(nèi)擺設(shè)上體現(xiàn)了方便利用者使用的原則，如擺設(shè)了供來訪人員查閱檔案資料的桌椅，并向利用者提供紙、筆、水等。在館內(nèi)空間環(huán)境方面，用一些盆景、花卉點(diǎn)綴其間，營造一種和諧、優(yōu)雅、整潔的環(huán)境，使利用者進(jìn)入檔案館有一種身心愉悅的感覺。

三、努力實(shí)現(xiàn)資源共享

信息資源共享思想下的檔案館收集工作要有整體觀念，建立起合理、有序、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)的館藏體系，最大化地發(fā)揮出檔案的作用。比如，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行區(qū)域檔案資源整合，這是當(dāng)前可操作性最強(qiáng)的選擇，即利用檔案館檔案資源管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立檔案目錄中心、檔案全文數(shù)庫和檔案信息共享平臺(tái)，整合各專業(yè)檔案館(室)分散、凌亂的檔案資源，使之成為一體，有效地實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。在此基礎(chǔ)上，要開展特色服務(wù)，如名人信息數(shù)據(jù)庫、地方特色數(shù)據(jù)庫等，檔案館要更加重視館藏優(yōu)化和特色服務(wù)，加強(qiáng)特藏室建設(shè)，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)，以特色化贏得社會(huì)的認(rèn)同。

四、堅(jiān)持剛性管理和柔性管理的統(tǒng)一

檔案館人本管理需要采用“剛?cè)嵯酀?jì)”的管理策略，在正確運(yùn)用制度賦予的權(quán)力時(shí)，更應(yīng)該注重的是利用和擴(kuò)大自身?xiàng)l件的影響力。首先，高校應(yīng)切實(shí)重視高校檔案工作，尤其是加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案館建設(shè)工作的力度，將其納入高?？傮w工作之中予以部署安排，為高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用、基礎(chǔ)設(shè)施的改進(jìn)、現(xiàn)代化管理手段的運(yùn)用、專業(yè)人才的引進(jìn)等方面給予人力、財(cái)力、物力支持，為高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作提供強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)支撐。其次，剛性管理以“規(guī)章制度為中心”，憑借制度約束、紀(jì)律監(jiān)督、獎(jiǎng)懲規(guī)則等手段進(jìn)行管理。但在檔案館人本管理中，過分強(qiáng)調(diào)制度的約束作用，是不會(huì)取得良好效果的。因此，管理者要通過嚴(yán)格的自律來影響人，高尚的品德感染人，精通的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人，真誠的感情關(guān)心人，通過自身的人格魅力和真誠的感情交流縮小領(lǐng)導(dǎo)和檔案館員之間的心理距離，取得良好的管理效果的目的。此外，要改革與完善檔案館組織管理系統(tǒng)，加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)的整體規(guī)劃設(shè)計(jì)，調(diào)整不適合檔案館工作內(nèi)容和特點(diǎn)的組織機(jī)構(gòu)，優(yōu)化檔案館的工作程序，提高檔案館工作的整體功效。

五、注重人力資源的開發(fā)與管理

為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案館事業(yè)的發(fā)展，需要培養(yǎng)和建立一支具有良好素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)隊(duì)伍。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)可分為兩個(gè)層次，一是領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)管理知識(shí)和理論的學(xué)習(xí)，不斷提高管理水平和管理能力，提高管理效能。二是檔案館應(yīng)把人力資源的開發(fā)與管理放在首位，加大對人力資源方面的投入，確定新的人才結(jié)構(gòu)，建立完善的人才激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)現(xiàn)代檔案館事業(yè)所需的專業(yè)人才。此外，要建立培訓(xùn)制度，使學(xué)習(xí)成為檔案館的日常行為，同時(shí)營造學(xué)習(xí)的良好氛圍，制訂和落實(shí)激勵(lì)學(xué)習(xí)的政策措施，通過組織多樣化的學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高館員的學(xué)習(xí)能力和知識(shí)創(chuàng)新能力。

綜上所述，服務(wù)是檔案館發(fā)展的主線，是檔案館的核心價(jià)值觀，是檔案館的靈魂和精髓，高校檔案館應(yīng)研究新形勢下檔案工作新規(guī)律、新特點(diǎn)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作在理論和體制上的創(chuàng)新，并適時(shí)的進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組和作業(yè)流程的科學(xué)化、規(guī)范化管理，適時(shí)制定和修訂規(guī)章制度，始終保持其發(fā)展的連續(xù)性、穩(wěn)定性，更好地為檔案使用者服務(wù)。

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