云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理問(wèn)題的思考

摘要：本文在分析云計(jì)算概念和優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，對(duì)傳統(tǒng)電子文件管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行思考，指出云計(jì)算在電子文件領(lǐng)域應(yīng)用的前景。同時(shí)，我們也應(yīng)看到當(dāng)前現(xiàn)實(shí)條件下，云計(jì)算在電子文件運(yùn)用中存在的管理、可靠性、數(shù)據(jù)兼容性等主要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算電子文件信息資源

如今，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越迫切，對(duì)信息資源的共享也提出了更高的要求。如何對(duì)電子文件進(jìn)行安全有效地管理，以便更好地開發(fā)利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關(guān)注的一個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題。然而，傳統(tǒng)的電子文件管理在一定程度上限制了人們對(duì)電子文件信息資源的獲取和共享，制約了整個(gè)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。被視為IT業(yè)下一次革命的云計(jì)算技術(shù)，因其自身獨(dú)特的服務(wù)理念和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，給人們的工作方式及商業(yè)模式帶來(lái)了前所未有的變化，也為實(shí)現(xiàn)電子文件管理的新突破帶來(lái)了契機(jī)。

一、云計(jì)算技術(shù)的概念和優(yōu)勢(shì)

簡(jiǎn)單地說(shuō)，云計(jì)算是指一種全新的計(jì)算模式和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、方便地從云端獲取所需資源。在云端可能有成千上萬(wàn)臺(tái)計(jì)算機(jī)，但云外面的使用者看到的只是一個(gè)統(tǒng)一的“服務(wù)”界面(或接口)，就像在使用一臺(tái)巨大的虛擬“計(jì)算機(jī)”，用戶可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)像使用本地計(jì)算機(jī)一樣使用云計(jì)算機(jī)。

云計(jì)算是隨著處理器技術(shù)、虛擬化技術(shù)、分布式存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)格技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新技術(shù)，具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：其一，低成本投入?！霸诳紤]硬件、軟件以及維護(hù)系統(tǒng)所需人力成本的情況下，作為一種架構(gòu)方案，云計(jì)算要比傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心更為經(jīng)濟(jì)?！逼涠?，高度虛擬化。利用軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)硬件資源的虛擬化管理、調(diào)度及應(yīng)用是云計(jì)算平臺(tái)的最大特點(diǎn)。用戶只需要一臺(tái)筆記本或者一個(gè)手機(jī)，就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)需要的一切，甚至包括超級(jí)計(jì)算這樣的任務(wù)，而無(wú)需了解、也不用擔(dān)心應(yīng)用運(yùn)行的具體位置。其三，超存儲(chǔ)能力。云端是由成千上萬(wàn)臺(tái)甚至更多服務(wù)器組成的集群，它具有無(wú)限的空間。其四，靈活性的服務(wù)定制。在云環(huán)境下，用戶可以根據(jù)需要或喜好定制相應(yīng)的服務(wù)、應(yīng)用，云平臺(tái)可以按照用戶的需求來(lái)部署相應(yīng)的資源、計(jì)算能力、服務(wù)應(yīng)用。

二、云計(jì)算在電子文件管理領(lǐng)域運(yùn)用的前景

(一)云計(jì)算有助于降低電子文件管理的成本

電子文件歸檔與管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的研發(fā)和運(yùn)維是很多檔案部門較為頭痛的工作，因?yàn)樗枰度胂喈?dāng)高的經(jīng)費(fèi)。在云計(jì)算環(huán)境下，檔案部門不必?fù)?dān)心升級(jí)相關(guān)硬件問(wèn)題，因?yàn)樵朴?jì)算對(duì)用戶端的硬件設(shè)備要求最低，使用起來(lái)也最方便。用戶不再需要購(gòu)買和升級(jí)相關(guān)管理軟件，只需要根據(jù)自己的需要和喜好來(lái)租用服務(wù)商的價(jià)格低廉的云服務(wù)，軟件的維護(hù)也只需要用戶服務(wù)商進(jìn)行。同時(shí)，由于一切軟硬件只需服務(wù)商進(jìn)行搭建和維護(hù)升級(jí)，從而減少了檔案部門對(duì)信息技術(shù)人才的依賴，有利于節(jié)約對(duì)信息技術(shù)人才的投入。

(二)云計(jì)算有助于改善分散異構(gòu)、雙套制保管和電子文件災(zāi)難搶救等問(wèn)題

1.電子文件分散異構(gòu)保管問(wèn)題

我國(guó)傳統(tǒng)的電子文件一直主要實(shí)行分散異構(gòu)的管理模式，這種模式下各種信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問(wèn)題，同時(shí)資源重復(fù)建設(shè)也帶來(lái)了極大了浪費(fèi)。云計(jì)算提供更容易的群組協(xié)作，意味著檔案資源建設(shè)可以通過(guò)云計(jì)算跨越不同地理位置來(lái)實(shí)現(xiàn)共同協(xié)作，增強(qiáng)各部門的溝通，有利于解決分散管理模式存在的問(wèn)題?！叭魧n案館電子文件信息置于云中心，用戶可以利用云計(jì)算技術(shù)檢索云檔案館‘虛擬資源池’，從而打破檔案館館際之間的‘信息壁壘’，有效地解決了‘檔案信息孤島’問(wèn)題?！庇纱丝磥?lái)，云計(jì)算技術(shù)在突破傳統(tǒng)的異構(gòu)分散的保管模式方面或許能夠有所作為。

2.電子文件歸檔保存的雙套制問(wèn)題

電子文件歸檔保存的雙套制是目前我國(guó)檔案界的主要做法，在這種模式下，浪費(fèi)了大量人力、物力、財(cái)力，同時(shí)還可能會(huì)給人們帶來(lái)思想上的誤區(qū)。云計(jì)算具有虛擬化的特點(diǎn)，以及無(wú)限存儲(chǔ)空間等優(yōu)勢(shì)，可以方便用戶將文件資源通過(guò)數(shù)據(jù)中心基礎(chǔ)設(shè)施置于虛擬的云端，無(wú)需鏡像于本地，用戶可以再也不必?fù)?dān)心文件資源存儲(chǔ)空間的問(wèn)題?！霸谠朴?jì)算中，一臺(tái)電腦的崩潰不會(huì)影響到數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，因?yàn)樵茣?huì)自動(dòng)備份存儲(chǔ)數(shù)據(jù)?！倍以朴?jì)算實(shí)行數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)，便于數(shù)據(jù)中心工作人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)施可靠的安全實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。因此，云計(jì)算或許能彌補(bǔ)雙套制存在的某些不足。

3.電子文件災(zāi)難搶救問(wèn)題

自然災(zāi)害尤其是洪災(zāi)、地震對(duì)檔案的危害非常大。在5·12地震中，部分地區(qū)的檔案就遭受了巨大的損失。電子文件載體在災(zāi)害中很容易遭受損壞，同時(shí)電子文件分散保管模式意味著在災(zāi)害發(fā)生時(shí)搶救檔案的困難系數(shù)增加。云計(jì)算將各種資源集中于虛擬的云端，由于不需要一定的物質(zhì)載體而在一定程度上可以減少或免遭自然災(zāi)害的危害。另外，即使發(fā)生自然災(zāi)害，云計(jì)算集中式存儲(chǔ)也可以使得搶救工作更加容易高效。

(三)云計(jì)算有助于解決電子文件存儲(chǔ)空間不足問(wèn)題

目前，電子檔案的數(shù)量呈指數(shù)增長(zhǎng)趨勢(shì)。然而，無(wú)論是實(shí)體庫(kù)房的不斷擴(kuò)建還是介質(zhì)載體容量的擴(kuò)展，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了電子文件的存儲(chǔ)需求。因此，未來(lái)的電子文件的存儲(chǔ)問(wèn)題，僅僅依靠實(shí)體庫(kù)房的擴(kuò)建和介質(zhì)載體存儲(chǔ)容量的擴(kuò)展是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，也是不實(shí)際的。云計(jì)算的云端由成千上萬(wàn)臺(tái)甚至更多服務(wù)器組成的集群具有無(wú)限空間，用戶不再需要建立自己的數(shù)據(jù)中心，只需要向云計(jì)算服務(wù)商申請(qǐng)存儲(chǔ)服務(wù)，支付較低的費(fèi)用，即可享受存儲(chǔ)服務(wù)。云計(jì)算廉價(jià)的超級(jí)存儲(chǔ)服務(wù)，或許能為解決未來(lái)的電子文件存儲(chǔ)問(wèn)題提供解決途徑。

(四)云計(jì)算有助于增強(qiáng)電子文件的安全性

“保存在云中的數(shù)據(jù)，被復(fù)制到多合物理機(jī)器上存儲(chǔ)，因而始終保留著多個(gè)副本，不受意外刪除或硬件崩潰的困擾，不用擔(dān)心數(shù)據(jù)的丟失或損壞。由于用戶資源不是放在某一臺(tái)物理機(jī)器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺(tái)或多臺(tái)機(jī)器進(jìn)入脫機(jī)狀態(tài)，“云”也能夠繼續(xù)正常運(yùn)行。同時(shí)云計(jì)算提供了云安全服務(wù)，通過(guò)其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式向用戶端及時(shí)提供最新病毒和木馬信息以及安全免費(fèi)的病毒升級(jí)庫(kù)服務(wù)，以保障用戶信息的可靠和安全。

(五)云計(jì)算有利于改善電子文件的利用服務(wù)

在云計(jì)算環(huán)境中，電子文件信息資源不再單一的存儲(chǔ)在本部門的管理系統(tǒng)中或者檔案庫(kù)房里，而是放在云端。用戶因此可以利用云計(jì)算技術(shù)檢索云端的“虛擬資源池”，獲得及時(shí)有效的相關(guān)服務(wù)。“用戶即可‘一站式’地‘穿越’國(guó)家級(jí)、省級(jí)及其他各級(jí)檔案館，將自己所需信息‘一網(wǎng)打盡’，用戶可以不受任何時(shí)間、空間的限制，輕松地獲取自己所需信息?！蓖瑫r(shí)，基于云計(jì)算，檔案部門可以創(chuàng)新服務(wù)方式，為用戶開發(fā)新型檔案服務(wù)?！皩⒎墙Y(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)、空間數(shù)據(jù)和其他多維數(shù)據(jù)有效融合集成，基于人工智能、虛擬服務(wù)、云終端等多種技術(shù)為用戶建立虛擬的。云”檔案館，提供檔案核心業(yè)務(wù)及其以外的服務(wù)支持，給用戶全新體驗(yàn)?！?/p>

(六)有助于減少對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的依賴

電子文件保管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維護(hù)工作，具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)含量，對(duì)技術(shù)人才的要求也更高。云計(jì)算環(huán)境下，企業(yè)與機(jī)構(gòu)無(wú)需規(guī)劃自己的數(shù)據(jù)中心，也不需要將精力耗費(fèi)在與自己主管業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的IT管理上，所需一切都由服務(wù)商搞定。這不但節(jié)省了用戶終端資源，同時(shí)還可避免了軟件的運(yùn)行維護(hù)和隨時(shí)更新帶來(lái)的麻煩。檔案工作人員更像一個(gè)用電戶，而不是一個(gè)電工，他們的主要任務(wù)是研究如何利用電為自己工作，而不是挖空心思研究電的技術(shù)，研究電技術(shù)是那些服務(wù)商們的事情?！坝脩舨槐仃P(guān)心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云了?！?/p>

三、云計(jì)算在電子文件應(yīng)用中存在的主要缺陷

(一)管理問(wèn)題

云計(jì)算的應(yīng)用是一項(xiàng)戰(zhàn)略選擇，一旦選擇了云計(jì)算，必然會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理體制和管理方式的變化，同時(shí)會(huì)使整個(gè)部門的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化。面臨云計(jì)算浪潮的沖擊，檔案部門該一味堅(jiān)守原有的電子文件的管理模式，還是進(jìn)行大刀闊斧的改革，或?qū)⑵渑c原有模式進(jìn)行融合，值得我們進(jìn)一步思考。

(二)可靠性問(wèn)題

云計(jì)算通過(guò)多個(gè)冗余站點(diǎn)和恢復(fù)備份機(jī)制等，使得用戶數(shù)據(jù)的安全性在云環(huán)境中得以增強(qiáng)。然而檔案類的數(shù)據(jù)安全與保密問(wèn)題更多的是政策層面上的，檔案工作人員對(duì)于數(shù)據(jù)信息資源脫離控制有種本能的恐懼?！叭f(wàn)一你的數(shù)據(jù)真的不見了，你沒(méi)有任何物理和本地備份，那么你被云‘勒索’了”

(三)數(shù)據(jù)兼容問(wèn)題

目前，用于實(shí)現(xiàn)云計(jì)算工作的各種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用程序的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有完全確定。不同檔案部門的情況會(huì)有所不同，服務(wù)器的配置以及所使用的服務(wù)器操作系統(tǒng)等方面也有差異。因此云計(jì)算技術(shù)能否解決不同數(shù)據(jù)的兼容性問(wèn)題，可能會(huì)成為檔案部門未來(lái)是否采用云計(jì)算的一個(gè)關(guān)鍵因素。

(四)網(wǎng)速問(wèn)題

在云環(huán)境下，我們所做的一切事情只需輕輕點(diǎn)擊瀏覽器，然而，這，必須以你的計(jì)算機(jī)能夠連接到網(wǎng)絡(luò)為前提。與本地計(jì)算機(jī)相比，云計(jì)算的聯(lián)網(wǎng)通常需要“光纖級(jí)”的網(wǎng)速。在我國(guó)目前的情況下，很多檔案部門的網(wǎng)絡(luò)條件還很難滿足云計(jì)算的使用。

(五)工作人員自身發(fā)展問(wèn)題

云計(jì)算環(huán)境下，檔案部門對(duì)信息技術(shù)的了解與關(guān)注將會(huì)逐漸減少，檔案部門學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識(shí)的機(jī)會(huì)喪失。把電子文件信息資源交給云服務(wù)商進(jìn)行管理，對(duì)檔案工作人員確實(shí)是一次“減壓行動(dòng)”，不過(guò)檔案工作人員有可能會(huì)形成“墮化”的心理，認(rèn)為把電子文件信息資源交給服務(wù)商管理，自己便可以“萬(wàn)事大吉”了。長(zhǎng)此以往，有可能會(huì)削弱檔案部門工作人員的學(xué)習(xí)力及創(chuàng)新力。

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，云計(jì)算的浪潮向我們席卷而來(lái)，而且大有不可阻擋之勢(shì)。云計(jì)算的出現(xiàn)，已經(jīng)改變了人們?nèi)粘Ｉ罘绞胶凸ぷ鞣绞剑瑫r(shí)也引發(fā)了我們對(duì)電子文件傳統(tǒng)管理中某些問(wèn)題的思考。云計(jì)算現(xiàn)在固然存在著某些缺陷與不足，但其明顯的優(yōu)勢(shì)為解決電子文件管理問(wèn)題提供了新的思路，值得我們繼續(xù)關(guān)注。

注釋：

①楊怡.云計(jì)算環(huán)境下的安全問(wèn)題淺析[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2009(5)：4154-4156.

②[美]David S.Linthicum.云計(jì)算與SOA[M].馬國(guó)耀，譯.北京：人民郵電出版社，2010：24.

⑧祝慶軒，桑毓域，方昀.基于云計(jì)算的檔案信息資源共享模式研究[J].蘭臺(tái)世界，2011(7)：8-9.

④卞昭玲，李俐潁，劉振鵬.云計(jì)算在檔案信息共享中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)世界，2011(7)：16-17.

⑤胡亞南.云計(jì)算在檔案信息資源管理中的應(yīng)用初探[J].蘭臺(tái)世界，2011(3)，20.

⑥祝慶軒，桑毓域，方昀.基于云計(jì)算的檔案信息資源共享模式研究[J].蘭臺(tái)世界，2011(7)：8-9.

⑦黃正鴻.云計(jì)算在檔案信息化領(lǐng)域的應(yīng)用啟示[J].中國(guó)檔案，2011(5)：61-63.

⑨王鵬.走近云計(jì)算[M].北京：人民郵電出版社，2009(10)：39.

⑨[美]Michael Miller.云計(jì)算[M].姜進(jìn)磊，譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2009.

作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系