數(shù)字時(shí)代檔案編研的變革

摘要：本文從編研主體、編研客體、編研過(guò)程、編研成果四個(gè)方面，分析了數(shù)字時(shí)代編研的變革內(nèi)容和方向。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代檔案編研變革

21世紀(jì)是人類社會(huì)信息進(jìn)入數(shù)字化的時(shí)代，各種社會(huì)活動(dòng)的信息越來(lái)越多地以數(shù)字化形態(tài)記載、存儲(chǔ)、傳送和轉(zhuǎn)換顯示。檔案工作作為管理社會(huì)活動(dòng)信息記錄的工作，在數(shù)字時(shí)代正迅速的發(fā)生著變化。檔案編研是檔案工作重要業(yè)務(wù)，也隨之發(fā)生變革，分析研究這種變革對(duì)于檔案信息開發(fā)利用有現(xiàn)實(shí)意義。

一、編研主體的變革

1.廣義的多元化。傳統(tǒng)編研主體以檔案部門為主，這是因?yàn)闄n案部門保管并熟悉著大量的檔案，并具有較強(qiáng)的專業(yè)化編研水平，而其他組織和個(gè)人對(duì)檔案和編研知識(shí)則相對(duì)陌生。隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展及信息公開化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案信息資源的開發(fā)和利用將逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化，尤其是在數(shù)字檔案館普遍建立后，將會(huì)使越來(lái)越多的利用者熟悉和了解檔案。每個(gè)利用者都可根據(jù)自己的目的和需求對(duì)可利用的檔案進(jìn)行編研，徹底改變傳統(tǒng)只能依賴經(jīng)編研的二手信息去了解原始檔案信息的局面，原有檔案保管機(jī)構(gòu)和人員獨(dú)具檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)將不復(fù)存在。

2.狹義的多元化。數(shù)字時(shí)代編研主體聯(lián)合的多元化，是編研工作現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)，相比于傳統(tǒng)聯(lián)合方式，數(shù)字時(shí)代主體聯(lián)合具有跨時(shí)空性和虛擬性，主要包括如下幾種：

一是保存有檔案信息資源的圖書館、博物館、科研機(jī)構(gòu)、高等院校以及個(gè)人。通過(guò)數(shù)字化編研整合各主體的檔案信息資源，打破傳統(tǒng)編研主體單一化局面，互利共贏的為社會(huì)提供全面準(zhǔn)確的檔案信息產(chǎn)品。如2010年7月，三臺(tái)縣檔案館與四川大學(xué)中國(guó)西南文獻(xiàn)研究中心就歷史檔案資料的開發(fā)利用工作正式達(dá)成合作。雙方計(jì)劃用三年時(shí)間將三臺(tái)縣檔案館館藏歷史檔案資料全部實(shí)施數(shù)字化處理，并納入到中國(guó)西南文獻(xiàn)研究中心數(shù)據(jù)庫(kù)，為專家學(xué)者提供高質(zhì)量的歷史檔案信息資料。

二是檔案信息資源形成的政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織及個(gè)人。在數(shù)字化編研時(shí)代，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與這些機(jī)構(gòu)和部門建立聯(lián)系，對(duì)他們形成的檔案信息資源進(jìn)行實(shí)時(shí)編輯和研究，及時(shí)和準(zhǔn)確的為各部門提供檔案信息產(chǎn)品服務(wù)。

三是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化編研過(guò)程中，為精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和提高效率，可聯(lián)合或聘請(qǐng)如計(jì)算機(jī)錄入、電子掃描、數(shù)據(jù)處理、成果傳播等方面的信息處理、網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理等單位或技術(shù)人員。筆者在參觀四川省檔案館時(shí)，了解到在搶救和數(shù)字化民國(guó)檔案項(xiàng)目中，其數(shù)字化掃描及美工處理便是采用外包形式。

二、編研客體的變革

1.選題市場(chǎng)化。選題是編研工作的首要環(huán)節(jié)，好的選題方能發(fā)揮最佳效益。傳統(tǒng)選題具有較強(qiáng)的政策性和指令性，也有部門聯(lián)合性、用戶查選性及檔案部門自選題目，但這種單純的文件匯編、大事記、組織沿革、文獻(xiàn)目錄等方式，服務(wù)目標(biāo)較單一，利用范圍有限，已不適應(yīng)檔案信息開放和信息公開的發(fā)展，不能滿足數(shù)字時(shí)代社會(huì)化和大眾化的需求，迫切的需要編研選題走向社會(huì)和市場(chǎng)。數(shù)字化技術(shù)為選題走向市場(chǎng)化提供了支持，數(shù)字化編研大大縮短傳統(tǒng)編研周期，為編研主體空出較多的時(shí)間去了解社會(huì)大眾的需求，使檔案編研選題具有較強(qiáng)的針對(duì)性和目的性。編研選題的市場(chǎng)化，一方面可最大限度的為社會(huì)大眾提供檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用：另一方面，也是檔案部門自立更生，收獲經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的可持續(xù)發(fā)展道路。央視《國(guó)寶檔案》節(jié)目在國(guó)內(nèi)很受歡迎，其為國(guó)家級(jí)文物解密建檔的方式，是值得我們擁有眾多國(guó)家級(jí)檔案的機(jī)構(gòu)和部門借鑒和學(xué)習(xí)的。

2.選材社會(huì)化和多樣化。每個(gè)檔案部門所保存的檔案信息資料，都是根據(jù)特定的目的和要求保存的，傳統(tǒng)編研選材主要是自身館藏檔案，因此面對(duì)包羅萬(wàn)象的社會(huì)需求具有很大的局限性。數(shù)字化編研促使著編研工作打破部門局限走向社會(huì)化，去聯(lián)合不同性質(zhì)、不同地域的檔案部門及非檔案部門進(jìn)行編研。傳統(tǒng)編研材料主要依靠紙質(zhì)材料，種類單一，數(shù)字時(shí)代的編研材料不僅包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還包括電子文件、照片、圖像、音頻等多媒體檔案，亦包括已形成的機(jī)讀目錄和掃描文件等。

三、編研過(guò)程的變革

1.手段數(shù)字化。傳統(tǒng)的編研工作主要是通過(guò)手工對(duì)檔案信息資源進(jìn)行篩選、排列、組合、摘編和匯集等，這種加工方式往往加工速度緩慢，周期較長(zhǎng)。針對(duì)此問(wèn)題有關(guān)部門提出編研工作應(yīng)追求“短、平、快”，提高加工速度和縮短編研周期以適應(yīng)發(fā)展需要，但此法僅適合于單一問(wèn)題和小型資料編研，對(duì)于大型的綜合性的資料編研卻是很難實(shí)施。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，使得編研手段轉(zhuǎn)向數(shù)字化，這一問(wèn)題得以根本解決。檔案數(shù)字化編研的本質(zhì)特征是利用數(shù)字化技術(shù)將眾多形式的檔案信息轉(zhuǎn)化、表達(dá)成數(shù)字形式，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)各種傳播渠道在極為廣泛的領(lǐng)域間更有效地進(jìn)行檔案信息資源的存儲(chǔ)、傳輸和共享，大大的提高編研加工速度，縮短編研周期，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)檔案部門多設(shè)有檔案編研科處，是編研工作的主要平臺(tái)，編研人員集中在一起進(jìn)行編輯和研究工作。數(shù)字時(shí)代編研平臺(tái)則走向網(wǎng)絡(luò)化，一種虛擬化的網(wǎng)絡(luò)編研，即依靠網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的研究、編輯、傳播和反饋的全過(guò)程。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)既可以是內(nèi)部網(wǎng)，也可以是互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)化編研可簡(jiǎn)化編研過(guò)程，縮短選材、校對(duì)、匯編及傳播等周期，精簡(jiǎn)工作人員和經(jīng)濟(jì)開支，大大提高編研工作的效益，是數(shù)字化編研的重要組成部分。國(guó)家檔案局主頁(yè)的“中國(guó)共產(chǎn)黨成立時(shí)期檔案”欄目，便是一種將共產(chǎn)黨成立時(shí)期的檔案(照片、文件、漫畫等)，運(yùn)用數(shù)字化手段進(jìn)行編研，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)形成便于瀏覽和立體化的“網(wǎng)上展廳”，向社會(huì)大眾公布重要?dú)v史檔案文獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的一種有益方式。第一、第二歷史檔案館主頁(yè)上“精品展臺(tái)”、“館藏精品”等欄目也是一種數(shù)字化編研成果的展示，同樣在各省市檔案館也不難發(fā)現(xiàn)有類似的編研成果。

四、編研成果的變革

1.出版和傳播方式多樣化。傳統(tǒng)檔案編研成果多以紙質(zhì)書刊出版，形式較為單一，展示效果平面化，缺少足夠的吸引力。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，編研成果數(shù)字化出版將是一種選擇和趨勢(shì)。數(shù)字化的出版方式，集文、圖、聲、像于一體，將立體化的編研成果呈現(xiàn)給讀者，具有強(qiáng)烈的感官?zèng)_擊、藝術(shù)效益和感染力，可更好的吸引讀者。數(shù)字化編研成果的出版方式根據(jù)不同的社會(huì)需求，可有如下方式：一是傳統(tǒng)出版，這種方式歷史悠久，具有其他方式無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，仍然擁有巨大的市場(chǎng)和傳播范圍。二是電子產(chǎn)品出版，這種方式比之于傳統(tǒng)方式，具有信息量大，依賴于一定設(shè)備閱讀，如電子書刊、音像制品和多媒體產(chǎn)品等。三是網(wǎng)絡(luò)出版，這種方式傳播最快最廣，具有跨越時(shí)空性、開放性和虛擬化等特點(diǎn)。利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接獲取文獻(xiàn)或權(quán)限獲取，具體產(chǎn)品如目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全外文數(shù)據(jù)庫(kù)、編研成果數(shù)據(jù)庫(kù)等。

第一歷史檔案館“全文數(shù)字化清代檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)目是一個(gè)典型的例子，項(xiàng)目利用一史館一千余萬(wàn)件珍貴清代檔案文獻(xiàn)和數(shù)十年已有之檔案文獻(xiàn)整理成果，依托最新信息技術(shù)和古籍?dāng)?shù)字化技術(shù)，有計(jì)劃、分步驟地加以實(shí)施，建成最具規(guī)模的清代檔案文獻(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。第一期成果為全文數(shù)字化《大清歷朝實(shí)錄》和《大清五部會(huì)典》，已由一史館與北京書同文數(shù)字化技術(shù)有限公司合作完成。該數(shù)據(jù)庫(kù)具有立足保真、漢字?jǐn)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、全文檢索、漢字關(guān)聯(lián)檢索等強(qiáng)大的功能和特點(diǎn)。該數(shù)據(jù)庫(kù)現(xiàn)在的出版方式主要是電子產(chǎn)品和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，即發(fā)行光盤和為高校及研究機(jī)構(gòu)提供網(wǎng)絡(luò)全文數(shù)據(jù)庫(kù)有償服務(wù)。

2.用戶大眾化和互動(dòng)化。傳統(tǒng)編研產(chǎn)品用戶主要是政府部門、企事業(yè)單位和科研機(jī)構(gòu)等，偏向與政治性和學(xué)術(shù)性。出現(xiàn)這種單一局面，一是編研成果多出于任務(wù)型或用戶提出型，二是傳播途徑和范圍有限。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案信息化建設(shè)的加強(qiáng)，特別是檔案數(shù)字化的推進(jìn)和數(shù)字檔案館普遍建立起來(lái)時(shí)，社會(huì)大眾將更加快捷方便的獲取檔案信息及編研服務(wù)。這便迫切的需要編研者改變傳統(tǒng)觀念，樹立大眾用戶觀，主動(dòng)發(fā)掘大眾化需求，開展大眾化的編研、傳播和利用服務(wù)工作。

編研與用戶互動(dòng)化，也是數(shù)字化對(duì)傳統(tǒng)編研的重要變革。網(wǎng)絡(luò)為編研者和用戶提供了互動(dòng)化的平臺(tái)，編研者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)站、論壇、博客上公布編研方案、選材目錄、加工進(jìn)程和編研成果等，用戶通過(guò)留言板、Email及電話等提出相關(guān)建議或提供線索及材料，做到全程互動(dòng)參與。比之于傳統(tǒng)編研中用戶只能接觸最終成果，這種互動(dòng)化的編研模式具有很大優(yōu)勢(shì)，其成果是社會(huì)大眾智慧的結(jié)晶，也符合大眾化的需求。

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4.中國(guó)第一歷史檔案館主頁(yè)：http：//www.lsdag.com/indexc.asp

本文為“檔案教育網(wǎng)”《檔案編研》網(wǎng)絡(luò)課程“檔案數(shù)字化編研”課題階段性成果論文。

作者單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院