淺議檔案信息資源管理

社會信息化和“數(shù)字化”的構(gòu)建，為檔案信息資源的科學管理和開發(fā)利用帶來了新的契機。如何抓住這一機遇，開發(fā)檔案信息資源，推進檔案工作融入“數(shù)字化”的步伐，推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，是檔案工作的重要課題。

1 “數(shù)字化”的構(gòu)建，給檔案事業(yè)帶來了前所未有的巨大發(fā)展機遇

所謂“數(shù)字化”，是指充分利用數(shù)字化及其相關(guān)計算機技術(shù)和手段，對基礎(chǔ)設(shè)施和與生活發(fā)展相關(guān)的各方面內(nèi)容進行全方位的信息化處理和利用，具有對復(fù)雜系統(tǒng)的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理、服務(wù)與決策功能的信息體系?！皵?shù)字化”是信息技術(shù)的綜合應(yīng)用。

按照“數(shù)字化”構(gòu)想，在未來的2~3年內(nèi)，隨著信息資源管理中心的建立和“電子政務(wù)”的建設(shè)，將促使信息資源的開發(fā)利用程度和數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化水平全面提高。人們將開始享受“數(shù)字化”帶來的快捷和便利，也給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來巨大機遇。

1.1 檔案信息資源的合理配置是檔案工作自身發(fā)展的必然選擇。檔案工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。在知識和信息已經(jīng)成為經(jīng)濟和社會發(fā)展首要資源的今天，要求檔案工作必須提供方便、快捷、超越時空限制的信息服務(wù)。

1.2 城域網(wǎng)的建設(shè)，架起連接檔案館和因特網(wǎng)的橋梁，使“天塹”變“通途”。各級各類檔案館作為管理檔案的機構(gòu)，保存著大量的檔案信息，但信息的利用率卻相對較低，“鎖在深閨人不識”。如果將這些信息公布于因特網(wǎng)上，憑著其歷史記錄的原始性、真實性、權(quán)威性特點，相信會吸引大量的讀者閱覽檔案信息，使檔案館擴大影響，達到開發(fā)利用檔案信息資源的目的，實現(xiàn)其社會功能，也會給檔案館提供無限生機。

1.3 隨著網(wǎng)絡(luò)工程的深入開展，必將產(chǎn)生大量的電子文件，具有保存價值的電子文件，必須歸檔保存，電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案將逐步成為檔案館館藏中的主流成分，對電子檔案如何接收、管理、提供利用，以及信息共享與信息安全等，勢必成為檔案館事業(yè)在新形勢下發(fā)展需要面對的新問題。

2 推進檔案信息化建設(shè)的步伐，大力開發(fā)檔案信息資源

2.1 積極主動地將館藏檔案與網(wǎng)絡(luò)信息相結(jié)合，加快檔案數(shù)字化管理進程。檔案數(shù)字化，其手段就是對檔案實現(xiàn)全文存儲，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，實現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，用戶界面友好，易于掌握。

2.2 加快數(shù)字檔案館建設(shè)，努力適應(yīng)飛速發(fā)展的檔案利用需求。數(shù)字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果。與傳統(tǒng)檔案館相比，它具有信息多媒體化、管理計算機化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和存貯多載體化等一系列特點。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用完善發(fā)展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件長久保存。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，極大地滿足了利用要求，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。利用網(wǎng)絡(luò)的交互方式，數(shù)字檔案館能夠向利用者提供更加專指、更具特色的檔案咨詢服務(wù)，改變檔案館信息“孤島”形象，改善檔案服務(wù)的落后面貌。

2.3 檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要統(tǒng)一布局、合理規(guī)劃。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)應(yīng)成為檔案事業(yè)宏觀管理工作的一部分，需要進行全局性的規(guī)劃?？梢钥紤]以檔案社會化、信息化利用為導(dǎo)向，積極采用現(xiàn)代計算機技術(shù)和通信手段，逐步建立以中央級檔案館為核心，省市級綜合檔案館為基礎(chǔ)，連接全國各地各類檔案館的檔案信息資源網(wǎng)，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供網(wǎng)上服務(wù)。不論是在檔案館內(nèi)部建立的局域網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，還是在機關(guān)及企事業(yè)單位建立的辦公事務(wù)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，它們都使用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文件、檔案一體化管理軟件，實現(xiàn)辦公行文管理、辦公事務(wù)管理和檔案管理各環(huán)節(jié)的自動化及文、檔一體化，共享網(wǎng)絡(luò)多種類型的信息。實際上，檔案編研成果的材料來源并不僅局限于檔案材料，包括各種相關(guān)的文件、圖書、資料等。進而言之，在各檔案系統(tǒng)之間實現(xiàn)遠程聯(lián)網(wǎng)所共享的網(wǎng)絡(luò)資源，也將是多種類型的數(shù)據(jù)，這將進一步提高文件、檔案一體化管理水平，提高文件、檔案等信息資源的利用效率。

2.4 充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，開發(fā)利用檔案信息資源。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門可以利用互聯(lián)網(wǎng)的窗口，在網(wǎng)上進行信息發(fā)布與交流，采用制作主頁方式通過檔案館或檔案室所在單位的網(wǎng)站發(fā)布信息，擴大檔案部門的社會影響，讓公眾了解所藏檔案文獻；在網(wǎng)上與各檔案網(wǎng)站實現(xiàn)交互信息、計算機檢索目錄等資源共享，并通過新聞組、BBS以及電子郵件對檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的有關(guān)問題進行探討；還可加強與圖書、情報等其他信息部門及國外檔案同行的協(xié)作與交流，等等。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)正處起步階段，還未在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)真正意義上的資源共享的今天，能在網(wǎng)絡(luò)上以HTML頁面方式進行檔案信息的發(fā)布與交流，不失為目前檔案信息資源開發(fā)利用的一個有效途徑。

3 檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1 應(yīng)重點抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是存放信息資源的倉庫，是整個計算機信息網(wǎng)絡(luò)的核心。進行檔案信息化建設(shè)，開發(fā)利用檔案信息資源，必須首先解決好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)問題。數(shù)據(jù)庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一條途徑。所以，在進行檔案處理時，所揭示的檔案信息須有一定的廣度和深度，以確保系統(tǒng)存儲的檔案信息內(nèi)容豐富，只有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)才能實現(xiàn)真正意義的資源共享，否則，難以滿足利用者的各種檢索要求。要避免各數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)的重復(fù)，形成各具特色、內(nèi)容豐富、實用的各類檔案數(shù)據(jù)庫。

3.2 注意數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計并不是簡單地將單機數(shù)據(jù)庫向網(wǎng)絡(luò)中移動。建設(shè)一個實現(xiàn)資源共享的檔案計算機網(wǎng)絡(luò)，要突破以往“各自為政”、“閉門造車”的局限，突破單機數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)無法共享的局限，由國家檔案行政部門集中統(tǒng)一規(guī)劃，分類指導(dǎo)，按不同數(shù)據(jù)庫的特點進行開發(fā)利用。單機數(shù)據(jù)庫中不合理的地方要加以改進，不足的地方予以補充。

3.3 注重電子文件的收集。與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中連成一體，共同形成高質(zhì)量的電子文檔。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業(yè)，因此，標準化涉及的種類多、范圍廣，其必要性和工作難度都將大大超過紙質(zhì)文件，應(yīng)引起足夠的重視。電子文件如果能在網(wǎng)上傳輸，直接與檔案管理系統(tǒng)掛接，可以避免以后通過掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的大量工作。所以，我們應(yīng)及時將電子文件的收集納入檔案工作中來，使其成為今后網(wǎng)絡(luò)工作的一個重要部分。電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

3.4 配備必要的設(shè)備。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，它從其形成到利用都離不開技術(shù)設(shè)備。要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的目標，計算機等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個重要因素。適時地更新設(shè)備是保證“網(wǎng)絡(luò)化”高效率的重要前提。電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案存在的形式、特征、特性、意義的認識。電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存貯、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法不同，這是文件管理的一場革命。只有認真研究電子文件，了解電子文件，掌握電子文件的特性和生成規(guī)律，才能管理好電子文件，有效地提供電子檔案為社會所利用。

3.5 網(wǎng)絡(luò)安全將成為影響檔案信息化管理的主要問題。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出，網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級數(shù)增加時，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險性均以幾何級數(shù)增加。在一些發(fā)達國家，保證網(wǎng)絡(luò)安全已引起最高領(lǐng)導(dǎo)層的重視。在國外，重要的安全舉措是以“總統(tǒng)令”的方式發(fā)布的。一般認為，構(gòu)成對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的威脅主要有黑客入侵、計算機病毒的侵入、來自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題，我國檔案部門已在科研、標準化方面進行了重點支持。今后，將有一系列技術(shù)措施和標準出臺。這些標準和技術(shù)措施，將對檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全等級劃分及測評、檔案信息上網(wǎng)前的密級控制、網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決方法。

3.6 培養(yǎng)一批電子檔案管理人員。電子檔案的接收、征集、管理、利用都要靠管理人員來完成。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，對電子檔案的管理人員提出了更高的要求。電子檔案的管理人員必須具備電子計算機應(yīng)用及自然科學基礎(chǔ)知識，同時，要掌握檔案管理基本知識，并熟練地掌握英語。各級檔案館要采用各種措施，多途徑、多形式培養(yǎng)一批電子檔案管理人員，這是當務(wù)之急。