優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理 促進(jìn)圖書館創(chuàng)新發(fā)展

業(yè)務(wù)檔案管理是指圖書館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。圖書館許多工作的開展也離不開檔案管理的支持，做好檔案管理，有利于圖書館工作的交流、提高，促進(jìn)各項(xiàng)服務(wù)工作的更好開展。特別是隨著圖書館評(píng)估工作的深入開展，業(yè)務(wù)檔案管理工作作為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評(píng)估考核的一個(gè)重要方面被人們重新認(rèn)識(shí)，各級(jí)圖書館都在加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)和管理工作。然而，隨著業(yè)務(wù)檔案管理工作的深入展開，出現(xiàn)了一些有礙于檔案管理和利用的問題，如何優(yōu)化工作方法手段，解決檔案管理工作中面臨的問題，是各級(jí)圖書館必須認(rèn)真對(duì)待的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 業(yè)務(wù)檔案管理在圖書館服務(wù)工作中的地位和作用

圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)圖書館各項(xiàng)工作來說既是基礎(chǔ)，又是保證。搞好業(yè)務(wù)檔案管理的根本目的是利用服務(wù)。一方面，要完善檢索體系，編制案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等，同時(shí)，還應(yīng)編輯多種編研檔案，在服務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

1.1 是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析工作的牢固基礎(chǔ)。圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，并不是一些數(shù)字簡(jiǎn)單的累加匯總，而是一種科學(xué)的方法，通過對(duì)一些數(shù)字的計(jì)算與以往的工作記錄進(jìn)行比較、分析，找出工作上的優(yōu)勢(shì)與差距，分析原因并加以改善和解決。從中也可以提出新觀點(diǎn)、新思路，引導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析工作的連續(xù)性，是以前面的工作為條件依據(jù)，以系統(tǒng)完整的記錄作為工作參考，進(jìn)行歸納、總結(jié)、分析，得出科學(xué)的理論依據(jù)，用以指導(dǎo)今后的工作更好地向前發(fā)展?，F(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)，為業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)分析、保存完整的可供參考的檔案利用，提供了方便快捷的途徑。

1.2 是圖書館人力資源建設(shè)的可靠依據(jù)。在高速發(fā)展的今天，圖書館要跟上時(shí)代的步伐，引進(jìn)和培養(yǎng)人才工作是目前正面臨解決的問題之一。如何引進(jìn)和培養(yǎng)所需要的人才，不是盲目地去做，而是一項(xiàng)有計(jì)劃的工作。人才缺乏無法開展工作，沒有目的培養(yǎng)人才，是人才資源的一種浪費(fèi)，這項(xiàng)工作需要有可依照的檔案資料作參考。比如，本人所在的濮陽市圖書館建立了翔實(shí)的檔案資料(即：圖書館人事調(diào)動(dòng)情況編研檔案和圖書館內(nèi)部各機(jī)構(gòu)沿革情況編研檔案)，配以現(xiàn)代化的檢索工具和手段，建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。為館領(lǐng)導(dǎo)決策任用、選拔、培養(yǎng)干部及進(jìn)行機(jī)構(gòu)的崗位設(shè)置提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的依據(jù)。尤其是事業(yè)單位人事改革不斷深化的今天，建立完善的人事檔案管理體系，對(duì)圖書館人才建設(shè)起到十分重要的作用。

1.3 是深化圖書館服務(wù)工作的有力保證。檔案是歷史的原始記錄，同樣，圖書館的業(yè)務(wù)檔案是在為讀者服務(wù)的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的文件資料轉(zhuǎn)化而來。業(yè)務(wù)檔案如實(shí)地記載了圖書館開展各項(xiàng)服務(wù)過程中的思路、措施和方法，是各項(xiàng)活動(dòng)的歷史寫照。在圖書館服務(wù)的探索過程中，認(rèn)真做好圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理，完整和真實(shí)地收集、整理、記錄服務(wù)工作發(fā)展整個(gè)歷程的所有文件資料，如，服務(wù)項(xiàng)目發(fā)展階段的思路、活動(dòng)過程、組織情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等。這些服務(wù)的檔案資料，將為圖書館今后工作的發(fā)展和建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，并提供可靠的信息價(jià)值。既對(duì)制訂圖書館的工作計(jì)劃、檢查和總結(jié)服務(wù)工作提供了依據(jù)，又對(duì)推廣圖書館特色服務(wù)的先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)等都有著重要的查考作用。

1.4 是圖書館業(yè)務(wù)工作評(píng)估查考的原始憑證。憑證作用是圖書館業(yè)務(wù)檔案的本質(zhì)作用之一，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接作用的文件或直接產(chǎn)生的效果記錄轉(zhuǎn)化來的，并非事后為使用而另外編寫的，因此，它客觀地記錄了以往的業(yè)務(wù)工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，是令人信服的歷史證據(jù)，材料記錄齊全，有利于檢查工作的開展和總結(jié)成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)，為今后開展工作和活動(dòng)提供可靠的科學(xué)依據(jù)和豐富的參考素材。

1.5 是對(duì)新館員和讀者宣傳教育的生動(dòng)教材。圖書館利用各種館藏?cái)?shù)據(jù)、讀者數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，能全面向新館員和讀者展示圖書館的館情概貌、現(xiàn)代化服務(wù)和各項(xiàng)管理目標(biāo)、方法、效果等，能有效地激發(fā)讀者利用圖書館的熱情和需求欲望，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料。利用檔案向新館員介紹圖書館的過去、現(xiàn)在和將來，使他們熟悉圖書館工作，從而更加熱愛圖書館工作。

2 圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來，各級(jí)圖書館的業(yè)務(wù)檔案工作是作為圖書館管理工作的附庸，人們對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，業(yè)務(wù)檔案管理工作沒有從根本上得到重視。沒有完善的檔案管理制度，業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范，隨意性強(qiáng)；缺乏搜集檔案的主動(dòng)性，建檔不及時(shí)；有的工作檔案只是記在腦子里。由此，導(dǎo)致難以做好圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2.2 檔案管理的設(shè)備和技術(shù)手段落后。圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，普遍落后于本館各項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案從收集到利用得不到應(yīng)有的基本保障。有礙于提高圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作的水平，妨礙了圖書館業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，業(yè)務(wù)檔案管理落后的狀況難以為圖書館事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供快捷、有效的參考咨詢服務(wù)。

2.3 館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理、檔案信息開發(fā)利用觀念薄弱。從檔案種類結(jié)構(gòu)來看，目前，許多圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案相對(duì)較少，亟待豐富；從檔案載體來看，紙質(zhì)檔案所占比重較大，其他載體如電子檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較少。從目前的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)來看，這樣的館藏檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，完全無法適應(yīng)圖書館的業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會(huì)的需要。當(dāng)前，很多圖書館普遍存在著重管理、輕開發(fā)的問題，制約著檔案管理為圖書館發(fā)展和建設(shè)服務(wù)的各項(xiàng)功能的發(fā)揮，造成了圖書館業(yè)務(wù)檔案資源的浪費(fèi)。

2.4 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)尚需提高。圖書館做兼職檔案管理員的現(xiàn)象很普遍，缺乏專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理工作開展，兼職的圖書館檔案管理人員所做的也只是一般的檔案登記、收藏和不夠規(guī)范的保管等工作，與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要是不相適應(yīng)的。

3 優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理、促進(jìn)圖書館創(chuàng)新發(fā)展的思路和對(duì)策

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。圖書館檔案同館藏文獻(xiàn)資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對(duì)圖書館工作有很大的參考作用，因此，上至館領(lǐng)導(dǎo)，下至辦公室工作人員，都應(yīng)該重新認(rèn)識(shí)業(yè)務(wù)檔案管理工作，從思想上高度重視這項(xiàng)工作。在獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同的基礎(chǔ)上，逐步將圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化。筆者認(rèn)為，從辦公室人員中確定專人負(fù)責(zé)全館業(yè)務(wù)檔案管理十分必要，這是做好圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

3.2 健全檔案管理制度。圖書館業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等八個(gè)具體環(huán)節(jié)。如此眾多的環(huán)節(jié)，如不制定具體的規(guī)章制度給予規(guī)范，將會(huì)使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使業(yè)務(wù)檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好業(yè)務(wù)檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員。最好選用思想政治覺悟高、事業(yè)心強(qiáng)并有較高學(xué)歷的人才，具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人才更好。業(yè)務(wù)檔案人員一經(jīng)落實(shí)，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不要隨意變動(dòng)，有利于保持檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，為使管理水平跟上不斷發(fā)展變化的檔案管理工作新形勢(shì)，應(yīng)該不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。最后，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，檔案管理人員要更新觀念，積極掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以適應(yīng)檔案電子化和檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。

3.4 優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。一方面，圖書館應(yīng)當(dāng)重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄圖書館重要活動(dòng)、重大事件的文字材料，對(duì)圖書館的發(fā)展具有十分重要的歷史和紀(jì)念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續(xù)關(guān)注。另一方面，還應(yīng)重視非文字資料，如實(shí)物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動(dòng)、更具體、更真實(shí)，是比較有價(jià)值的佐證資料。根據(jù)當(dāng)前媒介多樣化的特點(diǎn)，應(yīng)該將電子文件、音像、照片、光盤、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等形式的歸檔作為業(yè)務(wù)檔案工作的重點(diǎn)。這部分檔案是圖書館檔案完整性、系統(tǒng)性的重要保證。此外，注重根據(jù)檔案的重要程度和價(jià)值大小進(jìn)行檔案歸檔十分必要，使檔案存放科學(xué)合理，節(jié)省存放空間，節(jié)約管理費(fèi)用，也便于檔案的查找、開發(fā)和利用。

3.5 充分開發(fā)利用檔案信息。檔案的開發(fā)和利用是各級(jí)圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作才有意義。在開發(fā)利用方面，檔案管理人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是應(yīng)積極配合館領(lǐng)導(dǎo)決策，根據(jù)工作需要及時(shí)準(zhǔn)確提供相應(yīng)的檔案資料，為圖書館發(fā)展做好服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案的信息利用率。傳統(tǒng)的“重藏輕用”思想，很大程度上，制約著圖書館業(yè)務(wù)檔案作用的有效發(fā)揮。因此，應(yīng)該更新管理觀念，加強(qiáng)對(duì)圖書館業(yè)務(wù)檔案作用的宣傳，使讀者們正確認(rèn)識(shí)到圖書館業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值和意義，提高檔案的利用機(jī)會(huì)。

3.6 大力推進(jìn)管理手段的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理手段是現(xiàn)代化圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作所需，也是時(shí)代發(fā)展的要求。實(shí)現(xiàn)圖書館業(yè)務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代化，就是由傳統(tǒng)的人工操作過渡到以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化管理方法，充分利用電子計(jì)算機(jī)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、統(tǒng)計(jì)分析、存儲(chǔ)、檢索等，最終全面實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。專家指出，要實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化，應(yīng)該建立起開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖書館檔案指南資料庫(kù)、原文影像資源庫(kù)以及史料匯編、專題文件匯編資料庫(kù)等四大數(shù)據(jù)庫(kù)，這是管理手段現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

總之，業(yè)務(wù)檔案是各級(jí)圖書館管理工作的基石，業(yè)務(wù)檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個(gè)漫長(zhǎng)的從觀念到技術(shù)再到實(shí)際應(yīng)用的過程，是圖書館基礎(chǔ)建設(shè)的一部分。不斷優(yōu)化圖書館檔案管理方法手段，提高檔案利用率，可以促進(jìn)各級(jí)圖書館整體服務(wù)水平不斷邁上新的臺(tái)階。